MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.8 – QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Các học thuyết về quản lý con người 3. Các quy trình quản lý nhân lực 2 1.
Tổng quan • Con người quyết định thành công hay thất bại của dự án hay tổ chức. • Sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt và nguồn nhân lực là yếu tố chiến lược tạo lên lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Tổng quan • Nguồn lực, tài nguyên (resourses) bao gồm nguồn lực vật chất và nguồn nhân lực. • Nguồn lực vật chất bao gồm thiết bị, vật liệu, cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng… • Nguồn nhân lực đề cập đến nhân sự, con người trong dự án.
Nhân sự có thể có các bộ kỹ năng khác nhau, có thể được phân công toàn thời gian hoặc bán thời gian và có thể được thêm hoặc xóa khỏi nhóm dự án khi dự án tiến triển. • Có một số điểm chồng chéo giữa Quản lý nguồn lực dự án và Quản lý các bên liên quan của dự án. Phần này tập trung vào tập hợp con các bên liên quan tạo nên nhóm dự án. Tổng quan • Đối với PMBOK các phiên bản trước, lĩnh vực này là “Quản lý nguồn nhân lực dự án” • PMBOK 6 đổi thành “Quản lý nguồn lực dự án” để đề cập cả nguồn nhân lực dự án và các yếu tố về tài nguyên vật chất.
Tổng quan • Quản lý nguồn lực dự án bao gồm các quy trình để xác định, thu thập và quản lý các nguồn lực cần thiết cho sự hoàn thành thành công của dự án. • Các quy trình này giúp đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp sẽ sẵn có cho người quản lý dự án và nhóm dự án vào đúng thời điểm và địa điểm. • Có sự khác biệt giữa các kỹ năng và năng lực cần thiết đối với người quản lý dự án để quản lý nguồn nhân lực của dự án so với nguồn lực vật chất. Tổng quan • Nhóm dự án bao gồm các cá nhân có vai trò và trách nhiệm được giao, làm việc chung để đạt được mục tiêu chung của dự án.
• Người quản lý dự án nên đầu tư nỗ lực phù hợp vào việc tiếp thu, quản lý, động viên và trao quyền cho nhóm dự án. Mặc dù vai trò và trách nhiệm cụ thể của các thành viên trong nhóm dự án đã được phân công nhưng sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm vào việc lập kế hoạch và ra quyết định dự án là có lợi. Sự tham gia của các thành viên trong nhóm trong quá trình lập kế hoạch sẽ bổ sung thêm kiến thức chuyên môn của họ cho quy trình và củng cố cam kết của họ đối với dự án. Tổng quan • Người quản lý dự án phải vừa là người lãnh đạo vừa là người quản lý của nhóm dự án.
Ngoài việc quản lý dự án như khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát cũng như kết thúc các giai đoạn khác nhau của dự án, người quản lý dự án chịu trách nhiệm thành lập nhóm như một nhóm hiệu quả. Tổng quan • Người quản lý dự án cần nhận thức được các khía cạnh khác nhau ảnh hưởng đến nhóm, chẳng hạn như: • Môi trường nhóm, • Vị trí địa lý của các thành viên trong nhóm, • Truyền thông giữa các bên liên quan, • Quản lý thay đổi tổ chức, • Chính trị đối nội và đối ngoại, • Các vấn đề về văn hóa và tính độc đáo của tổ chức, và • Các yếu tố khác có thể làm thay đổi hiệu suất dự án. Tổng quan • Với tư cách là người lãnh đạo, người quản lý dự án cũng chịu trách nhiệm chủ động phát triển các kỹ năng và năng lực của nhóm đồng thời duy trì và cải thiện sự hài lòng cũng như động lực của nhóm. Người quản lý dự án cần nhận thức và tuân thủ các hành vi chuyên nghiệp và đạo đức, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm tuân thủ các hành vi này.
Tổng quan • Quản lý nguồn lực vật chất tập trung vào việc phân bổ và sử dụng các nguồn lực vật chất (ví dụ như vật liệu, thiết bị và vật tư) cần thiết để hoàn thành dự án một cách hiệu quả và hiệu suất. • Không quản lý và kiểm soát nguồn lực một cách hiệu quả là nguồn rủi ro cho việc hoàn thành dự án thành công. Ví dụ: • Không bảo đảm thiết bị quan trọng đúng thời hạn có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình sản xuất sản phẩm cuối cùng • Đặt hàng vật liệu chất lượng thấp có thể làm hỏng chất lượng sản phẩm, gây ra tỷ lệ thu hồi hoặc làm lại cao • Giữ quá nhiều hàng tồn kho có thể dẫn đến chi phí hoạt động cao và giảm lợi nhuận của tổ chức. Tổng quan • Xu hướng: • Phong cách quản lý dự án đang chuyển từ cơ cấu chỉ huy và kiểm soát để quản lý dự án sang cách tiếp cận quản lý mang tính hợp tác và hỗ trợ hơn, trao quyền cho các nhóm bằng cách ủy quyền ra quyết định cho các thành viên trong nhóm.
Ngoài ra, các phương pháp quản lý tài nguyên dự án hiện đại nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. • Phương pháp quản lý tài nguyên: Do tính chất khan hiếm của các nguồn lực quan trọng, trong một số ngành, một số xu hướng đã trở nên phổ biến trong vài năm qua: quản lý tinh gọn, sản xuất đúng thời gian (Just In Time - JIT), Kaizen, bảo trì năng suất tổng thể (total productive maintenance - TPM), lý thuyết về các ràng buộc (theory of constraints - TOC)… 13 1. Tổng quan • Trí tuệ cảm xúc (Emotional intelligence - EI): Người quản lý dự án nên đầu tư vào EI cá nhân bằng cách cải thiện năng lực bên trong (ví dụ: tự quản lý và tự nhận thức) và bên ngoài (ví dụ: quản lý mối quan hệ). Nghiên cứu cho thấy rằng các nhóm dự án thành công trong việc phát triển EI của nhóm hoặc trở thành một nhóm có năng lực về mặt cảm xúc sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
Ngoài ra, tỷ lệ luân chuyển nhân viên cũng giảm. • Self-organizing teams: Sự gia tăng sử dụng các phương pháp tiếp cận linh hoạt chủ yếu để thực hiện các dự án CNTT đã tạo ra nhóm tự tổ chức, trong đó nhóm hoạt động mà không có sự kiểm soát tập trung. • Đội ngũ ảo/phân tán: Quá trình toàn cầu hóa các dự án đã thúc đẩy nhu cầu về các nhóm ảo làm việc trên cùng một dự án nhưng không tập trung tại cùng một địa điểm 14 1. Tổng quan • Tailoring: • Nền tảng đa dạng của nhóm là gì? • Vị trí vật lý của các thành viên trong nhóm và của tài nguyên vật chất là gì? • Tài nguyên cụ thể của ngành.
Những nguồn lực đặc biệt nào cần thiết trong ngành? • Làm thế nào các thành viên trong nhóm sẽ được tuyển dụng cho dự án? Nguồn lực của nhóm là toàn thời gian hay bán thời gian cho dự án? • Việc phát triển nhóm được quản lý cho dự án như thế nào? Có công cụ tổ chức nào để quản lý việc phát triển nhóm hay cần thiết lập những công cụ mới? Có thành viên nào trong nhóm có nhu cầu đặc biệt không? Nhóm có cần đào tạo đặc biệt để quản lý sự đa dạng không? • Cách tiếp cận vòng đời nào sẽ được sử dụng trong dự án? 15 2. CÁC HỌC THUYẾT QUẢN LÝ CON NGƯỜI 2. Quản lý con người • Một số yếu tố liên quan đến Quản lý con người ▪ Động cơ (Bên trong & bên ngoài). ▪ Ảnh hưởng và Sức mạnh (Quyền lực).
Quản lý con người • Các Lý thuyết về động cơ. ▪ Lý thuyết thứ bậc nhu cầu của A. ▪ Lý tuyết “hai yếu tố” của F. ▪ Lý thuyết về nhu cầu đã được thỏa của D.
McClelland ▪ Lý thuyết X & Y của D.1 Các lý thuyết động cơ • Lý thuyết Thứ bậc Nhu cầu của A. Maslow • Nhu cầu là một yêu cầu hoặc điều gì đó mà con người cảm thấy thiết yếu, quan trọng hoặc muốn có để đáp ứng bản thân họ • Một chuỗi nhu cầu => Hành vi của con người. • Con người có những phẩm chất đặc biệt cho họ khả năng lựa chọn độc lập → cho họ quyền kiểm soát vận mệnh của mình. • Khi nhu cầu được thỏa mãn thì nó không còn là động lực mạnh mẽ cho hành vi.
“Hành vi của con người bị dẫn dắt bởi một chuỗi nhu cầu. Con người có những tài năng đặc biệt, cho phép họ có khả năng chọn lựa độc lập, vì thế mang lại cho họ quyền kiểm soát vận mệnh của mình.1 Các lý thuyết động cơ • Lý thuyết Thứ bậc Nhu cầu của A. Maslow • Nhu cầu sinh lý: là những nhu cầu cần thiết cho sự sống của con người, bao gồm thức ăn, nước uống, nơi ở, quần áo,. • Nhu cầu an toàn: là những nhu cầu cần thiết để bảo vệ con người khỏi những nguy hiểm, bao gồm an toàn về thể chất, an toàn về tinh thần, an toàn về tài chính,.
• Nhu cầu xã hội: là những nhu cầu cần thiết cho sự giao tiếp và tương tác với những người khác, bao gồm tình yêu, sự quan tâm, sự đồng hành, sự tôn trọng,. • Nhu cầu được tôn trọng: là những nhu cầu cần thiết để cảm thấy tự tin, có giá trị và có năng lực, bao gồm sự tôn trọng từ bản thân, sự tôn trọng từ người khác và thành tích đạt được,. • Nhu cầu tự khẳng định, thể hiện bản thân: là những nhu cầu cần thiết để phát triển và hoàn thiện bản thân, bao gồm sự tự do, sự sáng tạo, sự thành công 2.1 Các lý thuyết động cơ • Lý thuyết Thứ bậc Nhu cầu của A.1 Các lý thuyết động cơ • Học thuyết động cơ – duy trì của F. Herzberg (motivator-hygiene theory) ▪ Các yếu tố duy trì (hygiene factors): sự đáp ứng các nhu cầu bậc thấp của cá nhân sẽ không thúc đẩy con người mà chỉ ngăn người đó không bất mãn.
▪ Các yếu tố thúc đẩy (motivational factors): Chỉ khi các nhu cầu bậc cao được đáp ứng thì cá nhân đó mới được thúc đẩy: thành tựu, được công nhận, tự làm việc, trách nhiệm, thăng tiến và phát triển 22 2.1 Các lý thuyết động cơ • Học thuyết động cơ – duy trì của F.