CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1. Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng trong các các trường đại học 1. Một số vấn đề về công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng trong trường đại học 1. Khái niệm đảm bảo chất lượng giáo dục đại học Có thể hiểu, ĐBCL trong giáo dục đại học là các quy trình quản lý và đánh giá một cách có hệ thống nhằm giám sát hoạt động của các trường/tổ chức giáo dục đại học, ĐBCL đầu ra và cải tiến chất lượng.
Theo định nghĩa của SEAMEO thì ĐBCL giáo dục là những quan điểm, chủ trương, chính sách, mục tiêu hành động, công cụ, quy trình, thủ tục mà thông qua sự hiện diện và sử dụng chúng có thể đảm bảo rằng sứ mạng và mục tiêu giáo dục được thực hiện, các chuẩn mực đang được duy trì và nâng cao (SEAMEO, 1999). Theo thông tư 12/2017/TT-BGDÐT của Bộ GD&ĐT giải thích: “Chất lượng của cơ sở giáo dục là sự đáp ứng mục tiêu do cơ sở giáo dục đề ra, đảm bảo các yêu cầu về mục tiêu giáo dục của Luật giáo dục đại học, phù hợp với yêu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và cả nước” còn “Tự đánh giá” là quá trình cơ sở giáo dục tự xem xét, nghiên cứu dựa trên các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành để báo cáo về thực trạng chất lượng giáo dục, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất và các vấn đề liên quan khác để cơ sở giáo dục tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục” [8]. Từ hai thuật ngữ: “Chất lượng của cơ sở giáo dục và tự đánh giá” mà Bộ GD&ĐT giải thích cho thấy ĐBCL là một quá trình liên tục duy trì chất lượng và liên tục cải tiến chất lượng theo cấu trúc hệ thống. “Tự đánh giá” là một công cụ, một khâu quan trọng trong hoạt động KĐCL trường đại học.
Đó là quá trình trường tự xem xét, nghiên cứu trên cơ sở các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng do Bộ GD&ĐT ban hành để báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất cũng như các vấn đề liên quan khác, từ đó tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. 10 ĐBCL trong giáo dục đại học bao gồm: ĐBCL bên trong (Internal Quality Assurance: IQA) và ĐBCL bên ngoài (External Quality Assurance: EQA). Theo đó: ĐBCL bên trong (IQA) là đảm bảo cho cơ sở đào tạo, một hệ thống hay một chương trình có chính sách và cơ chế hoạt động đáp ứng những mục tiêu và chuẩn mực còn ĐBCL bên ngoài (EQA) được thực hiện bởi một tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cơ sở đào tạo. Đánh giá viên đánh giá hoạt động của cơ sở đào tạo, hệ thống hay chương trình để quyết định xem mức độ đáp ứng những tiêu chuẩn.
Từ những giải thích trên cho thấy ĐBCL là một trong những yêu cầu quan trọng mà trường đại học phải xây dựng và phát triển thành một hệ thống ĐBCL, nhằm duy trì và cải tiến chất lượng trong giáo dục đại học. Khái niệm kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học Theo thông tư 12/2017/TT-BGDÐT ngày 19/5/2017 Bộ GD&ĐT. “KĐCL cơ sở giáo dục là hoạt động đánh giá và công nhận mức độ cơ sở giáo dục đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành” [8]. Như vậy, có thể hiểu KĐCL giáo dục là một quá trình đánh giá chất lượng độc lập từ bên ngoài (tổ chức công hoặc tư) đối với các cơ sở giáo dục đại học và các chương trình đào tạo để công nhận mức độ đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy chuẩn, ràng buộc, đảm bảo và cải tiến chất lượng.
Các tiêu chuẩn trong đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học KĐCL giáo dục là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ sở giáo dục đại học Việt Nam. Điều này đã được thể hiện trong Luật Giáo dục và Luật Giáo dục đại học. Công cụ để KĐCL cơ sở giáo dục đại học theo Thông tư số 12/2017/TT-BGDÐT ngày 19/5/2017 là bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng gồm 25 tiêu chuẩn với 111 tiêu chí. Bộ tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn đánh giá cơ sở giáo dục của Mạng lưới ĐBCL các trường đại học ASEAN (AUN – QA).
Các nhóm tiêu chuẩn được phân chia theo bốn lĩnh vực của ĐBCL gồm ĐBCL về chiến lược, ĐBCL về hệ thống, ĐBCL về thực hiện chức năng và kết quả hoạt động. Theo văn bản số 768/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 về việc hướng dẫn đánh giá theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục đại học thì số lượng tiêu chuẩn, tiêu chí trong bốn lĩnh vực. Trong đó: lĩnh vực ĐBCL về chiến lược có 08 tiêu chuẩn 37 tiêu chí; lĩnh vực ĐBCL về hệ thống có 04 tiêu chuẩn 19 tiêu chí; lĩnh 11 vực ĐBCL về thực hiện chiến lược có 09 tiêu chuẩn 39 tiêu chí và kết quả hoạt động có 04 tiêu chuẩn 16 tiêu chí. Trong KĐCL, kết quả đánh giá của trường đại học được sẽ dựa trên điểm số của các tiêu chuẩn trong từng lĩnh vực.
Để đạt được điểm số yêu cầu của từng tiêu chí thì trong quá trình thực hiện tự đánh giá cần phải tham chiếu các các mốc chuẩn để đánh giá cho từng tiêu chí. Với mỗi một mốc chuẩn sẽ có một hoặc một số minh chứng chứng minh cho nội dung của mốc chuẩn quy định. Theo đó, 111 tiêu chí trong bộ 25 tiêu chuẩn được phân loại theo nội hàm thể hiện yêu cầu về mức độ đáp ứng theo chu trình: Lập kế hoạch – Triển khai – Rà soát – Cải tiến (Plan – Do – Check – Act: PDCA). Khái niệm minh chứng trong đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học Trong công tác ĐBCL và KĐCL minh chứng được hiểu là những thông tin gắn với nội hàm từng chỉ báo trong từng tiêu chuẩn để xác định mức độ đạt được trong mỗi tiêu chuẩn.
Minh chứng là những văn bả, tài liệu, hồ sơ, sổ sách, hiện vật, hình ảnh đa phương tiện,…. Đã và đang có của nhà trường gắn với các chỉ số để xác định từng chỉ số đạt hay không đạt yêu cầu. Minh chứng được sử dụng để chứng minh cho các phân tích, giải thích, từ đó đưa ra các nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá. Các loại hồ sơ minh chứng phục vụ công tác đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học Theo chu trình PDCA trong ĐBCL và KĐCL được quy định tại Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT ngày 19/5/2017 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT kèm theo công văn số 768/QLCL-KĐCLGD ngày 20/4/2018 của Cục Quản lý chất lượng hướng dẫn cụ thể cho từng tiêu chuẩn sẽ có những tiêu chí nhỏ và trong từng tiêu chí có phân loại, yêu cầu (chỉ báo), các mốc chuẩn tham chiếu để đánh giá tiêu chí đạt và quan trọng nhất là nguồn minh chứng ứng với từng tiêu chí.
Theo bảng hướng dẫn này thì hồ sơ lưu trữ là nguồn minh chứng quan trọng. Minh chứng là các văn bản, quyết định, kế hoạch, báo cáo, hình ảnh, video, bảng tổng hợp, số liệu điều tra… chứng minh cho một hoạt động của cơ sở giáo dục đã thực hiện. Căn cứ vào bộ tiêu chuẩn trong đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục, hồ sơ minh chứng cần có phải tuân thủ theo chu trình: Lập kế hoạch – Triển khai – Rà soát – Cải tiến (Plan – Do – Check – Act: PDCA), chu trình ĐBCL có bốn giai đoạn, trong mỗi giai đoạn cần có các loại minh chứng cụ thể như sau: 12 + Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (P) bao gồm các loại minh chứng: Thông báo kết luận của cấp quản trị/lãnh đạo về hoạt động của Nhà trường; Ban hành quy định, hướng dẫn thực hiện hoạt động của Nhà trường; Ra quyết định thành lập ban chỉ đạo hoạt động; Ban hành kế hoạch và phân công thực hiện hoạt động; Hồ sơ tập huấn nghiệp vụ hoạt động (nếu có). + Giai đoạn 2: Triển khai (D) bao gồm các loại minh chứng: Biên bản họp ban chỉ đạo triển khai thực hiện hoạt động; Biên bản họp triển khai thực hiện hoạt động; Văn bản góp ý của các bên liên quan (nếu có); Văn bản đối sánh với các hoạt động tương tự với các cơ sở giáo dục trong và ngoài nước; Tổ chức hội nghị, hội thảo về thực hiện hoạt động; Văn bản tiếp thu ý kiến các bên liên quan về thực hiện hoạt động (nếu có); Kết quả thực hiện hoạt động; Hội nghị tổng kết đánh giá hoạt động; Quyết định thực hiện hoạt động nếu có; Quy định/kế hoạch phổ biến kết quả thực hiện hoạt động (nếu có); Hướng dẫn thực hiện kết quả hoạt động (nếu có).
+ Giai đoạn 3: Rà soát (C) bao gồm các loại minh chứng: Kế hoạch rà soát việc thực hiện hoạt động; Biên bản họp triển khai việc rà soát thực hiện hoạt động; Văn bản đối sánh trong và ngoài nước về hoạt động (nếu có); Kết quả khảo sát ý kiến phản hồi từ các bên liên quan về hoạt động; Văn bản đánh giá việc thực hiện hoạt động. + Giai đoạn 4: Cải tiến (A) bao gồm các loại minh chứng: Biên bản tiếp thu kết quả khảo sát các bên liên quan về hoạt động; Biên bản họp hội đồng tư vấn (nếu có) về điều chỉnh hoạt động; Kết luận/quyết định của Lãnh đạo sau rà soát và cải tiến hoạt động. Có thể thấy, các loại hồ sơ minh chứng phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL cơ sở giáo dục rất đa dạng và có tính logic cao. Trong từng giai đoạn sẽ có những hồ sơ minh chứng tương ứng với giai đoạn đó.
Tất cả văn bản, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ sở giáo dục nói chung và của một trường đại học nói riêng đều là những minh chứng quan trọng. Những văn bản, hồ sơ, tài liệu này sẽ được tập hợp thành một danh mục minh chứng phục vụ cho hoạt động ĐBCL và KĐCL của cơ sở giáo dục. Quản lý hồ sơ lưu trữ 1.