Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, giáo dục đại học giữ vai trò then chốt trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực và phát triển kinh tế tri thức. Tại Việt Nam, công tác đảm bảo chất lượng (ĐBCL) và kiểm định chất lượng (KĐCL) giáo dục đại học đã được chú trọng phát triển từ những năm 2000, với sự ra đời của các tổ chức chuyên trách và hệ thống văn bản pháp lý đồng bộ. Tính đến ngày 31/12/2020, Việt Nam có 237 cơ sở giáo dục đại học, trong đó hơn 60% đã thực hiện công tác KĐCL theo tiêu chuẩn trong nước và quốc tế.

Trường Đại học Quốc tế Miền Đông (EIU), thành lập năm 2010 tại Bình Dương, là một trong những cơ sở giáo dục đại học tư thục có quy mô và hoạt động đa dạng với 7 chương trình đào tạo đại học và hơn 2.000 sinh viên hiện tại. Giai đoạn 2014-2018, Nhà trường tập trung triển khai công tác ĐBCL và KĐCL theo bộ tiêu chuẩn 25 tiêu chuẩn và 111 tiêu chí của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD&ĐT). Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp minh chứng cho các hoạt động này.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông trong giai đoạn 2014-2018, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý hồ sơ. Nghiên cứu có phạm vi không gian tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông và thời gian tập trung vào giai đoạn 2014-2018, giai đoạn Nhà trường thực hiện công tác ĐBCL và KĐCL. Kết quả nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, hỗ trợ công tác ĐBCL và KĐCL, đồng thời tạo cơ sở khoa học cho việc xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong tương lai.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý hồ sơ lưu trữ, đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục đại học.

  • Lý thuyết quản lý hồ sơ lưu trữ: Hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các tài liệu liên quan đến một sự việc, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. Quản lý hồ sơ lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn và hiệu quả trong quản lý thông tin.

  • Mô hình ĐBCL và KĐCL giáo dục đại học: ĐBCL bao gồm ĐBCL bên trong (IQA) và ĐBCL bên ngoài (EQA), trong đó KĐCL là hoạt động đánh giá độc lập nhằm công nhận mức độ đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của Bộ GD&ĐT. Bộ tiêu chuẩn ĐBCL gồm 25 tiêu chuẩn và 111 tiêu chí, được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn AUN-QA, phân chia theo bốn lĩnh vực: chiến lược, hệ thống, thực hiện chức năng và kết quả hoạt động. Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) được áp dụng trong quản lý chất lượng và minh chứng được sử dụng để chứng minh mức độ đạt tiêu chuẩn.

  • Khái niệm minh chứng: Minh chứng là các văn bản, tài liệu, hồ sơ, hình ảnh, số liệu… được sử dụng để chứng minh cho các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn ĐBCL và KĐCL. Hồ sơ minh chứng phải tuân thủ chu trình PDCA, bao gồm các loại minh chứng tương ứng với từng giai đoạn lập kế hoạch, triển khai, rà soát và cải tiến.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp ba phương pháp chính:

  • Phương pháp lưu trữ học: Thu thập, phân loại, đánh giá giá trị tài liệu nhằm xác định thực trạng quản lý hồ sơ phục vụ công tác ĐBCL và KĐCL tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông.

  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Khảo sát lãnh đạo, giảng viên và chuyên viên các đơn vị trong trường về thực trạng quản lý hồ sơ minh chứng. Tổng số phiếu khảo sát thu về hợp lệ khoảng 58 phiếu, phản ánh đa dạng ý kiến từ các phòng, khoa và trung tâm.

  • Phương pháp thống kê toán học: Xử lý số liệu khảo sát, thống kê khối lượng hồ sơ, số lượng văn bản đến và đi, phân tích dữ liệu để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 22 đơn vị trực thuộc trường, với tổng khối lượng hồ sơ lưu trữ khoảng 129 mét giá trong giai đoạn 2014-2018, trung bình 12,9 mét giá mỗi năm. Phương pháp chọn mẫu theo phương pháp phi xác suất, tập trung vào các đơn vị có liên quan trực tiếp đến công tác ĐBCL và KĐCL. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ năm 2019 đến 2021, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mô hình quản lý hồ sơ phân tán gây khó khăn trong kiểm soát
    Trường Đại học Quốc tế Miền Đông hiện áp dụng mô hình quản lý hồ sơ phân tán, theo đó hồ sơ được lưu trữ tại từng đơn vị riêng biệt. Tổng số văn bản đến và đi trong giai đoạn 2014-2018 là khoảng 7.538 văn bản, với số lượng tăng dần qua các năm (ví dụ năm 2014 có 1.609 văn bản, năm 2018 tăng lên khoảng 2.500 văn bản). Mô hình này dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, dễ thất lạc và trùng lặp hồ sơ, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin.

  2. Thiếu văn bản quy định và nhân sự chuyên trách
    Nhà trường mới ban hành 3 văn bản quy định liên quan đến quản lý văn bản và lưu trữ, chủ yếu tập trung vào soạn thảo và quản lý con dấu. Các nghiệp vụ quan trọng như phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu chưa có hướng dẫn cụ thể. Nhân sự làm công tác quản lý hồ sơ chủ yếu là kiêm nhiệm, không có chuyên môn lưu trữ, với 22 nhân sự kiêm nhiệm trên toàn trường, chưa được đào tạo bài bản.

  3. Khối lượng hồ sơ lưu trữ lớn và chưa được quản lý khoa học
    Khối lượng hồ sơ lưu trữ của 22 đơn vị trong giai đoạn 2014-2018 đạt khoảng 129 mét giá, trung bình 12,9 mét giá mỗi năm. Phòng Tổ chức hành chính có khối lượng lớn nhất với 15 mét giá (chiếm 11,62%), trong khi một số đơn vị như Trung tâm đào tạo liên tục cán bộ y tế chỉ có 1 mét giá. Hồ sơ chưa được chỉnh lý khoa học kỹ thuật, chưa thực hiện xác định giá trị tài liệu, dẫn đến tồn tại tài liệu trùng lặp, hết giá trị lưu trữ chiếm diện tích kho lưu trữ.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế
    Việc quản lý hồ sơ minh chứng phục vụ ĐBCL và KĐCL chưa được số hóa đầy đủ, hồ sơ bản giấy được bảo quản phân tán tại các đơn vị. Việc khai thác, sử dụng hồ sơ còn thủ công, gây mất thời gian và giảm hiệu quả công tác kiểm định.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy, mô hình quản lý hồ sơ phân tán tuy thuận tiện cho từng đơn vị trong việc lưu trữ và khai thác hồ sơ nhanh chóng, nhưng lại gây ra nhiều bất cập trong việc kiểm soát, bảo mật và đồng bộ thông tin trên toàn trường. So với các nghiên cứu về quản lý hồ sơ tại các trường đại học khác, việc thiếu nhân sự chuyên trách và văn bản quy định chi tiết là điểm yếu chung, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý hồ sơ.

Khối lượng hồ sơ lớn và chưa được chỉnh lý khoa học kỹ thuật làm tăng nguy cơ mất mát, hư hỏng tài liệu, đồng thời gây khó khăn trong việc cung cấp minh chứng cho công tác ĐBCL và KĐCL. Việc chưa áp dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ minh chứng cũng làm giảm hiệu quả và tính kịp thời của công tác kiểm định.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện sự gia tăng số lượng văn bản đến và đi qua các năm, bảng thống kê khối lượng hồ sơ lưu trữ theo đơn vị, và sơ đồ mô hình quản lý hồ sơ phân tán hiện tại. Những biểu đồ này minh họa rõ ràng xu hướng phát triển và những điểm nghẽn trong quản lý hồ sơ của Nhà trường.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Chuyển đổi mô hình quản lý hồ sơ từ phân tán sang tập trung
    Xây dựng mô hình quản lý hồ sơ tập trung nhằm thống nhất quản lý, giảm thiểu thất lạc và trùng lặp hồ sơ. Thành lập đơn vị chuyên trách quản lý hồ sơ toàn trường, chịu trách nhiệm thu thập, lưu trữ, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ minh chứng phục vụ ĐBCL và KĐCL. Thời gian thực hiện dự kiến trong 12-18 tháng, do Ban Giám hiệu và Phòng Đảm bảo chất lượng chủ trì.

  2. Xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quy định quản lý hồ sơ
    Soạn thảo, ban hành các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác hồ sơ minh chứng. Văn bản cần phù hợp với Luật Lưu trữ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 12/2017/TT-BGDĐT. Thời gian hoàn thành trong 6 tháng, do Phòng Đảm bảo chất lượng phối hợp Phòng Tổ chức hành chính thực hiện.

  3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự quản lý hồ sơ
    Tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho nhân sự kiêm nhiệm và chuyên trách, nâng cao năng lực quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Mục tiêu đạt 100% nhân sự quản lý hồ sơ được đào tạo trong vòng 1 năm, do Phòng Đào tạo và Phòng Đảm bảo chất lượng phối hợp tổ chức.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ minh chứng
    Triển khai hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, số hóa hồ sơ minh chứng phục vụ ĐBCL và KĐCL, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu và báo cáo. Đầu tư phần mềm quản lý hồ sơ, đào tạo sử dụng cho cán bộ liên quan. Thời gian triển khai dự kiến 12 tháng, do Phòng Công nghệ thông tin và Phòng Đảm bảo chất lượng phối hợp thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ sở giáo dục đại học
    Giúp nhận thức rõ vai trò của quản lý hồ sơ trong công tác ĐBCL và KĐCL, từ đó xây dựng chiến lược và chính sách quản lý hồ sơ hiệu quả.

  2. Nhân sự phụ trách công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng
    Cung cấp kiến thức về quản lý hồ sơ minh chứng, giúp nâng cao hiệu quả thu thập, lưu trữ và khai thác hồ sơ phục vụ kiểm định.

  3. Chuyên viên lưu trữ và văn thư các trường đại học
    Hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, phân loại, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ theo quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản lý giáo dục
    Là tài liệu tham khảo quý giá về thực trạng và giải pháp quản lý hồ sơ trong môi trường giáo dục đại học, hỗ trợ nghiên cứu và học tập chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao quản lý hồ sơ lại quan trọng trong công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng?
    Hồ sơ lưu trữ là minh chứng quan trọng chứng minh các hoạt động ĐBCL và KĐCL được thực hiện đúng quy trình, giúp đánh giá chính xác chất lượng giáo dục và hỗ trợ ra quyết định quản lý.

  2. Mô hình quản lý hồ sơ tập trung có ưu điểm gì so với mô hình phân tán?
    Mô hình tập trung giúp thống nhất quản lý, giảm thiểu thất lạc, trùng lặp hồ sơ, dễ dàng kiểm soát và khai thác thông tin, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và hỗ trợ ĐBCL, KĐCL.

  3. Làm thế nào để xác định giá trị tài liệu lưu trữ?
    Xác định giá trị tài liệu dựa trên tiêu chí pháp lý, giá trị lịch sử, khoa học, kinh tế và quản lý. Việc này giúp phân loại tài liệu cần lưu trữ lâu dài hoặc tiêu hủy, tối ưu diện tích kho lưu trữ.

  4. Công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý hồ sơ như thế nào?
    Công nghệ giúp số hóa hồ sơ, lưu trữ điện tử, tra cứu nhanh chóng, bảo mật thông tin và tự động hóa quy trình quản lý, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong công tác ĐBCL và KĐCL.

  5. Nhân sự quản lý hồ sơ cần có những kỹ năng gì?
    Cần có kiến thức về nghiệp vụ lưu trữ, hiểu biết về pháp luật liên quan, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, khả năng tổ chức, phân loại và bảo quản hồ sơ hiệu quả.

Kết luận

  • Quản lý hồ sơ lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng giáo dục đại học, cung cấp minh chứng quan trọng cho các hoạt động ĐBCL và KĐCL.
  • Thực trạng quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Quốc tế Miền Đông hiện còn nhiều hạn chế do mô hình phân tán, thiếu văn bản quy định và nhân sự chuyên trách.
  • Khối lượng hồ sơ lớn, chưa được chỉnh lý khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kiểm định.
  • Đề xuất chuyển đổi mô hình quản lý tập trung, xây dựng hệ thống văn bản quy định, đào tạo nhân sự và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ.
  • Nghiên cứu là cơ sở khoa học quan trọng để Nhà trường phát triển công tác quản lý hồ sơ phục vụ ĐBCL và KĐCL trong giai đoạn tiếp theo, góp phần nâng cao uy tín và chất lượng đào tạo.

Hành động tiếp theo: Ban Giám hiệu và các phòng ban liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả và bền vững trong quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo và kiểm định chất lượng.