CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG BỐI CẢNH CÁCH MẠNG CÔNG NGHỆ 4. Cơ sở lý luận phương pháp đánh giá thực hiện công việc 1. Một số khái niệm cơ bản Đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp. Đánh giá thực hiện công việc được hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người (nhóm người) lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với người lao động.
Đây thực chất là việc so sánh tình hình thực hiện công việc của chính người (nhóm người) lao động so với yêu cầu đề ra của tổ chức” [2]. “Đánh giá thực hiện công việc là quá trình so sánh, đối chiếu thực tế với những tiêu chuẩn đã định sẵn để rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận, các mối liên kết bên trong sự vật với những chuẩn mực, quy định của nó” [3]. “Đánh giá kết quả thực hiện công việc (perfomance appraisal hoặc performance evaluation) là xác định mức độ hoàn thành công việc của tập thể hoặc cá nhân so với các tiêu chuẩn đã đề ra hoặc so sánh với kết quả công việc của các tập thể, cá nhân khác cùng thực hiện công việc” [4]. Như vậy, đánh giá thực hiện công việc được hiểu là một quá trình thu nhận và xử lí thông tin có hệ thống để đo lường quá trình và kết quả thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp trong khoảng thời gian quy định.
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc Trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, xác định và lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc là nội dung quan trọng để đảm bảo được những mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp. 5 “Phương pháp đánh giá thực hiện công việc được hiểu là cách thức để triển khai quy trình đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp, nhằm phản ánh chính xác những đóng góp của mỗi bộ phận vào mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp; những đóng góp của cá nhân người lao động vào việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận trong một khoảng thời gian nhất định” [5]. Từ khái niệm này có thể thấy: Thứ nhất, phương pháp đánh giá thực hiện công việc là công cụ quan trọng để phản ánh chính xác kết quả thực hiện công việc của bộ phận so với mục tiêu được đặt ra cho bộ phận và kết quả công việc của người lao động so với mục tiêu mà cá nhân họ được bộ phận giao. Thứ hai, trong tổ chức/doanh nghiệp có thể triển khai cùng lúc nhiều phương pháp khác nhau với các đối tượng khác nhau.
Tùy từng loại hình tổ chức/doanh nghiệp, đặc thù lĩnh vực kinh doanh, đặc thù về nhân lực để lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc cho phù hợp. Do đó, tổ chức/doanh nghiệp với nhiều đối tượng lao động khác nhau có thể kết hợp sử dụng nhiều phương pháp đánh giá để mang lại hiệu quả trong công tác đánh giá. Thứ ba, phương pháp đánh giá được lựa chọn phục vụ đánh giá cần có sự rà soát, điều chỉnh nếu không còn phù hợp và không mang lại hiệu quả trong công tác đánh giá. Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc [6] Phương pháp thang điểm: là phương pháp đánh giá dựa trên mức điểm số với từng tiêu chí đánh giá, nhằm phản ánh được những đóng góp của bộ phận với mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp và đóng góp của cá nhân người lao động vào mục tiêu chung của đơn vị trong một khoảng thời gian nhất định.
6 Quy trình triển khai phương pháp thang điểm Hình 1.1: Quy trình đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp thang điểm Ưu điểm và hạn chế của phương pháp thang điểm Ưu điểm Thứ nhất, phương pháp đánh giá theo thang điểm đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện. Khi các tiêu chuẩn đánh giá được lượng hóa thành các mức điểm cụ thể làm cho người đánh giá dễ dàng hơn trong quá trình đánh giá. Thứ hai, phương pháp thang điểm lượng hóa được những đóng góp của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định theo mức điểm nhất định. Thứ ba, các nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định quản lý căn cứ vào kết quả đánh giá với nhân viên dưới quyền.
Hạn chế Phương pháp thang điểm có hạn chế trong xác định đặc trưng từng loại công việc. Khi triển khai theo phương pháp thang điểm, tổ chức/doanh nghiệp có thể xây dựng một mẫu thang điểm chung cho các bộ phận, cá nhân người lao động trong doanh nghiệp. Điều này mang tới lợi ích dễ làm, dễ thực hiện nhưng cũng tạo ra hạn chế là chưa bám sát các yêu cầu cụ thể, đặc thù của từng loại công việc. Phương pháp thang điểm cũng còn tồn tại hạn chế khi các mức điểm cho từng tiêu chí đánh giá khó xác định một cách chi tiết để đảm bảo sự công bằng.
7 Phương pháp so sánh cặp: là phương pháp đánh giá thực hiện công việc dựa trên quá trình so sánh từng cặp nhân viên trong bộ phận, đơn vị, phòng, ban có gắn với điểm số cho từng nhân viên theo kết quả so sánh của từng cặp nhân viên để xếp hàng mức độ hoàn thành công việc của cá nhân nhân viên trong đơn vị, bộ phận. Quy trình tiến hành phương pháp so sánh cặp Hình 1.2: Quy trình đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp so sánh cặp (*) Tiến hành so sánh từng nhân viên với các nhân viên khác theo từng cặp với nguyên tắc sau: +Tổng điểm của hai người luôn bằng 4. + Cá nhân nào vượt trội được 4 điểm, cá nhân còn lại được 0 điểm. + Cá nhân nào nhỉnh hơn thì được 3 điểm, cá nhân còn lại được 1 điểm.
+ Hai người ngang bằng nhau thì cùng được 2 điểm cho mỗi người. Ưu điểm và hạn chế của phương pháp so sánh cặp Ưu điểm Phương pháp so sánh cặp khá đơn giản trong quá trình triển khai. Phản ánh tương đối bao quát về đóng góp của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, tổ chức. Hạn chế Phương pháp này còn mang tính chủ quan của người đánh giá trong quá trình đánh giá.
8 Hạn chế trong cung cấp thông tin chính xác và chi tiết về đóng góp cỉa nhân viên trong kỳ. Không chi tiết hóa và lượng hóa được sự khác biệt trong đóng góp của nhân viên vào việc hoàn thành mục tiêu tổng thể của đơn vị, bộ phận. Phương pháp xếp hạng luân phiên: là phương pháp đánh giá thực hiện công việc thông qua quá trình so sánh cá nhân người lao động với những người còn lại trong phòng, ban, bộ phận để xếp hạng mức độ hoàn thành công việc của người lao động trong kỳ đánh giá. Quy trình đánh giá theo phương pháp xếp hạng luân phiên Hình 1.3: Quy trình đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp xếp hạng luân phiên Ưu điểm và hạn chế của phương pháp xếp hạng luân phiên Ưu điểm Thứ nhất, phương pháp xếp hạng luân phiên tương đối đơn giản trong quá trình thực hiện.
Thứ hai, phương pháp này phản ánh cách nhìn bao quát về đóng góp của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, tổ chức. Hạn chế Thứ nhất, phương pháp xếp hạng luân phiên có ý kiến chủ quan của người đánh giá. 9 Thứ hai, kết quả đánh giá có thể chưa chính xác đóng góp chi tiết và cụ thể kết quả đánh giá của người lao động vào việc thực hiện mục tiêu chung của đơn vị, tổ chức. Phương pháp đánh giá theo quản trị mục tiêu (MBO): theo nghiên cứu của Noe và cộng sự (2007), tiếp cận đánh giá theo mục tiêu của hệ thống đánh giá gắn liền với quá trình thiết lập, giao, nhận mục theo cấp bậc quản trị từ cao xuống thấp và quá trình thực hiện từ dưới lên trên để đảm bảo mọi nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp đều có những đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức/doanh nghiệp, hệ thống mục tiêu cũng là những tiêu chuẩn đánh giá với nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp.
Quy trình triển khai phương pháp đánh giá theo tiếp cận quản trị mục tiêu Hình 1.4: Quy trình đánh giá thực hiện công việc theo tiếp cận MBO Ưu điểm và hạn chế khi sử dụng phương pháp đánh giá theo tiếp cận MBO Ưu điểm Phương pháp có ưu điểm nổi bật là bám sát công việc của từng cá nhân, đơn vị và có được một mục tiêu là cơ sở đánh giá. Trên phương diện cá nhân, đối với nhân viên tại từng vị trí cụ thể - MBO giúp họ có được sự chỉ dẫn và định hướng mang tính cá nhân, tạo sự tự tin, tạo niềm đam mê, nâng cao hiệu quả công việc, tạo cơ hội phát triển cá nhân và tạo cho họ hiểu biết một cách toàn diện về cách 10 thức họ sẽ được đánh giá. Đứng trên phương diện tập thể, MBO giúp cải thiện mối quan hệ giữa những người quản lý và nhân viên, nâng cao hiệu quả giao tiếp và trao đổi công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc toàn diện, bộc lộ năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả xác định mục tiêu, tránh việc lặp lại các công việc và hành động. Hạn chế Trong một số trường hợp nhà quản trị cấp cao gặp khó khăn trong kiểm soát chất lượng tổng thể của hệ thống quản lý.
Khi MBO hoạt động hiệu quả, có thể xem đó là sự phối hợp của việc lựa chọn mục tiêu và đánh giá thành tích, mặt khác, khi không đưa ra được mục tiêu cụ thể và khả thi, MBO sẽ trở thành một chương trình đơn độc, không mang lại kết quả như kỳ vọng. Triển khai hệ thống quản trị theo mục tiêu khó tạo ra sự gắn kết giữa các nhân viên, do bản thân mỗi nhân viên có mục tiêu khác nhau, cách thức thực hiện công việc khác nhau nên quá trình triển khai công việc có thể khó tạo ra sự kết nối nhân viên. Phương pháp đánh giá theo KPIs: là cách thức thu thập, phân tích thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra những nhận định chính xác về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định. Quy trình thực hiện theo phương pháp đánh giá theo KPIs Hình 1.