Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa nền kinh tế, công nghệ thông tin đã trở thành công cụ hỗ trợ thiết yếu trong hoạt động điều hành và quản trị của các doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các phần mềm tiện ích văn phòng cơ bản như soạn thảo văn bản, bảng tính hay xử lý hình ảnh, mà trọng tâm chuyển dịch sang việc tin học hóa và xây dựng các hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt (như quản lý nhân sự, tài chính - kinh doanh, quản lý sản xuất).

Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt, tác giả nhận thấy công tác quản lý nhân sự tại đơn vị vẫn còn nhiều hạn chế do đa phần các nghiệp vụ được thực hiện bằng phương pháp thủ công, ghi chép sổ sách và sử dụng các công cụ văn phòng rời rạc. Tình trạng này dẫn đến sự chậm trễ, thiếu chính xác trong việc tra cứu, cập nhật hồ sơ, theo dõi chế độ chính sách và tính toán lương cho cán bộ nhân viên.

Để giải quyết vấn đề thực tiễn trên, đề tài "Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt" được thực hiện nhằm đạt các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể sau:

  1. Nghiên cứu thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, tiền lương và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt.
  2. Đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng quản lý nhân sự thông qua việc xây dựng một công cụ phần mềm chuyên biệt.
  3. Khắc phục các hạn chế của quy trình thủ công, thiết kế các tính năng quản lý hồ sơ, danh mục, chế độ chính sách, chấm công, tính lương và thống kê báo cáo nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí.
  4. Xây dựng hệ thống làm nền tảng có thể mở rộng và phát triển các phân hệ quản trị khác trong tương lai.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự, hồ sơ cán bộ, chế độ chính sách và tiền lương.
  • Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt (bao gồm các cơ sở và phòng ban chức năng của công ty).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài sử dụng hệ thống lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phương pháp luận phát triển hệ thống có cấu trúc và các quy định hành chính về quản lý hồ sơ nhân sự:

  • Khung lý thuyết hệ thống thông tin: Mô hình cấu thành hệ thống thông tin (Đầu vào - Xử lý - Đầu ra - Phản hồi); 5 thành phần của hệ thống thông tin quản lý (Phần cứng, Phần mềm, Cơ sở dữ liệu, Viễn thông và mạng, Con người); 3 cấp độ thông tin quản lý (Thông tin chiến lược, Thông tin chiến thuật, Thông tin điều hành/tác nghiệp); Phân loại hệ thống theo lĩnh vực hoạt động (Nhóm hỗ trợ tác nghiệp: TPS, PCS, ECS; Nhóm hỗ trợ quản lý: MIS, DSS, ESS).
  • Phương pháp luận phát triển hệ thống có cấu trúc: Tuân thủ 3 nguyên tắc cơ sở (Sử dụng mô hình; Đi từ cái chung sang cái riêng; Chuyển đổi giữa mô hình logic và mô hình vật lý) xuyên suốt 7 giai đoạn phát triển hệ thống.
  • Phương pháp chuẩn hóa và mô hình hóa dữ liệu: Lý thuyết chuẩn hóa dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF); Mô hình hóa thực thể - liên kết (ERD); Các phương pháp mã hóa dữ liệu (mã phân cấp, liên tiếp, tổng hợp, xeri, gợi nhớ, ghép nối).
  • Quy định về quản lý hồ sơ cán bộ: Khái niệm hồ sơ cán bộ, hồ sơ gốc; thành phần hồ sơ (Quyển lý lịch, Sơ yếu lý lịch, Bổ sung lý lịch, Tiểu sử tóm tắt, văn bằng, quyết định bổ nhiệm/điều động...); quy trình lập và bổ sung hồ sơ định kỳ theo quy định quản lý.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo, cán bộ phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán để thu thập yêu cầu quản lý và quy trình luân chuyển biểu mẫu.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích hệ thống cũ, đánh giá luồng dữ liệu, tổng hợp các mẫu biểu hồ sơ, bảng chấm công, bảng tính lương để rút ra các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
  • Phương pháp thực nghiệm: Xây dựng mô hình thử nghiệm, kiểm thử các chức năng phần mềm và giao diện tương tác với người dùng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập

Chương 1 trình bày chi tiết về Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt – đơn vị chuyên tư vấn, thi công, lắp đặt các sản phẩm cửa nhôm kính, vách kính, cabin tắm, cửa kính thủy lực, cửa kính trượt treo, lan can kính và kính màu ốp bếp.

  • Địa bàn hoạt động: Công ty có 3 cơ sở tại Hà Nội: Cơ sở 1 tại Xã Thanh Liệt (Thanh Trì), Cơ sở 2 tại Phường Đại Kim (Hoàng Mai), và Cơ sở 3 tại Khu đô thị Xa La.
  • Cơ cấu tổ chức: Bộ máy lãnh đạo gồm 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và 4 Trưởng phòng điều hành các bộ phận: Ban Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kỹ thuật.
  • Hiện trạng công nghệ thông tin:
    • Phần cứng: Toàn bộ máy tính kết nối mạng LAN. Hệ thống gồm 20 máy tính để bàn và 10 máy tính xách tay cùng các thiết bị ngoại vi.
    • Phần mềm: Đang sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office (Word, Excel, Access) kết hợp lưu trữ hồ sơ giấy tờ.
    • Đánh giá thực trạng: Việc quản lý thủ công và bán tự động bằng Excel bộc lộ nhiều điểm bất cập trong việc lưu trữ đồng bộ, tìm kiếm dữ liệu cán bộ và tính lương khi quy mô nhân sự mở rộng.
Thiết bị / Hạng mục Số lượng Cấu hình kỹ thuật chi tiết
Máy tính để bàn (Model TA.01) 20 máy CPU Intel Celeron J1800 (2.41 GHz, 1MB Cache), RAM 2GB DDR3, HDD 500GB SATA, ODD DVD, Card mạng LAN, VGA Intel HD Graphics, Nguồn 350W, HĐH Windows 7 Ultimate
Máy tính xách tay (Asus) 10 máy CPU Intel Core i3-501U, RAM 4GB DDR3, HDD 500GB, VGA rời 2GB, Màn hình 14 inch Full HD, Nguồn 350W
Thiết bị phụ trợ Nhiều loại 05 máy in đen trắng, 01 máy photocopy, 05 camera giám sát

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ thực hiện đề tài

Chương 2 thiết lập nền tảng lý thuyết và công cụ kỹ thuật sử dụng trong quá trình phân tích và xây dựng hệ thống:

  • Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin: Trình bày chi tiết 7 giai đoạn có cấu trúc:
    1. Đánh giá yêu cầu: Khảo sát tính khả thi và hiệu quả của dự án.
    2. Phân tích chi tiết: Nghiên cứu hiện trạng, chẩn đoán vấn đề và đề xuất giải pháp.
    3. Thiết kế logic: Thiết kế cơ sở dữ liệu, xử lý và luồng dữ liệu vào/ra mức logic.
    4. Đề xuất các phương án và giải pháp: Đánh giá chi phí, lợi ích và ràng buộc kỹ thuật.
    5. Thiết kế vật lý ngoài: Thiết kế giao diện vào/ra, thủ tục tương tác người - máy.
    6. Triển khai kỹ thuật hệ thống: Lập trình, thiết kế vật lý trong, thử nghiệm và soạn tài liệu.
    7. Cài đặt và khai thác: Chuyển đổi hệ thống, bảo trì và vận hành.
  • Kỹ thuật mô hình hóa:
    • Sơ đồ luồng thông tin (IFD): Biểu diễn đường đi của tài liệu và hoạt động xử lý trong thế giới vật lý.
    • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Biểu diễn logic với 4 thành phần (nguồn/đích, tiến trình, luồng dữ liệu, kho dữ liệu); quy tắc phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram), mức 0, mức 1 đến các tiến trình nguyên thủy.
    • Sơ đồ phân rã chức năng (BFD): Thể hiện cấu trúc phân cấp các chức năng của hệ thống.
  • Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu: Quy trình thiết kế từ thông tin đầu ra kết hợp chuẩn hóa dữ liệu (1NF, 2NF, 3NF), xây dựng sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD và mô hình dữ liệu thực thể - liên kết (với các liên kết 1-1, 1-N, N-N).
  • Môi trường và công cụ phát triển:
    • Ngôn ngữ và IDE: Ngôn ngữ C# trên môi trường Microsoft Visual Studio 2015.
    • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008 (tên mã Katmai) với các tính năng mã hóa dữ liệu trong suốt, nén bảng dữ liệu (Data Compression), quản lý tài nguyên (Resource Governor), và công cụ thu thập giám sát hiệu suất (Performance Studio).

Chương 3: Phân tích và thiết kế phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt

Chương 3 trình bày kết quả phân tích yêu cầu, phân rã chức năng và xây dựng mô hình luồng dữ liệu cho phần mềm quản lý nhân sự tại doanh nghiệp:

  • Khảo sát yêu cầu nghiệp vụ: Hệ thống phải đảm bảo quản lý hồ sơ nhân viên chi tiết theo phòng ban/chức danh, hỗ trợ tra cứu đa tiêu chí (theo mã, họ tên, số CMTND), theo dõi các chế độ bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, thai sản, xử lý chấm công, tính lương và in ấn báo cáo định kỳ.
  • Thiết kế phân rã chức năng (BFD) và các phân hệ phần mềm:
    • Phân hệ Hệ thống: Đăng nhập, phân quyền người dùng (quản trị, nhân viên nhân sự), đổi mật khẩu.
    • Phân hệ Quản lý danh mục: Cập nhật danh mục trình độ học vấn, dân tộc, tôn giáo, quốc tịch, chức vụ, chức danh, loại hợp đồng, hình thức kỷ luật, lý do thôi việc.
    • Phân hệ Quản lý nhân sự: Cập nhật thông tin nhân viên, phân bổ vào phòng ban/bộ phận, hiệu chỉnh chi tiết hồ sơ, xử lý nhân viên thôi việc.
    • Phân hệ Quản lý chế độ: Ghi nhận thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, khen thưởng, kỷ luật, thai sản và tổng hợp theo tháng.
    • Phân hệ Quản lý tiền lương: Quản lý chấm công hàng ngày, danh sách làm thêm giờ, theo dõi nhân viên thử việc, lập bảng thanh toán tiền lương.
    • Phân hệ Tra cứu & Thống kê - Báo cáo: Tìm kiếm thông tin tổng hợp của nhân viên, trích xuất báo cáo nhân sự, bảng lương, báo cáo tăng giảm lao động gửi Ban Giám đốc.
    • Phân hệ Trợ giúp: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm cho người dùng.
  • Xây dựng mô hình luồng dữ liệu (DFD):
    • Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện luồng trao đổi thông tin giữa hai tác nhân chính (Nhân viên, Giám đốc) với tiến trình Quản lý nhân sự.
    • Sơ đồ mức 0 và mức 1: Chi tiết hóa các luồng xử lý: Đăng nhập hệ thống, Cập nhật danh mục, Cập nhật nhân sự, Cập nhật chế độ, Cập nhật lương công ty tương tác trực tiếp với các kho dữ liệu trong hệ thống.

Thiết kế và triển khai

Căn cứ vào kết quả phân tích trong văn bản, kiến trúc và giải pháp kỹ thuật của phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế như sau:

  • Công nghệ phát triển:
    • Ngôn ngữ lập trình: C#.
    • Môi trường tích hợp (IDE): Microsoft Visual Studio 2015.
    • Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008.
  • Kiến trúc mô hình luồng dữ liệu (DFD):
    • Mức ngữ cảnh: Tiếp nhận yêu cầu báo cáo từ Giám đốc, thông tin nhân viên từ Nhân viên/Cán bộ nhân sự; xuất trả kết quả xử lý và thông tin báo cáo cho các đối tượng liên quan.
    • Mức 1: Được phân rã thành 5 tiến trình xử lý cốt lõi:
      1. Đăng nhập hệ thống: Kiểm tra thông tin người dùng từ cơ sở dữ liệu và trả kết quả xác thực.
      2. Cập nhật danh mục: Tiếp nhận dữ liệu danh mục từ nhân viên nhân sự/quản trị và lưu vào cơ sở dữ liệu danh mục.
      3. Cập nhật nhân sự: Xử lý thông tin hồ sơ nhân viên, phân phòng ban và lưu trữ thông tin nhân sự.
      4. Cập nhật chế độ: Xử lý thông tin bảo hiểm, thai sản, khen thưởng, kỷ luật và lưu vào cơ sở dữ liệu chế độ.
      5. Cập nhật lương công ty: Tính toán dữ liệu chấm công, làm thêm giờ và cập nhật bảng lương vào cơ sở dữ liệu lương.
Phân hệ chức năng Chức năng chi tiết Tác nhân sử dụng
Hệ thống Đăng nhập hệ thống, Đổi mật khẩu, Phân quyền truy cập Người quản trị, Nhân viên nhân sự
Quản lý danh mục Thêm, sửa, xóa danh mục: Trình độ, Dân tộc, Tôn giáo, Quốc tịch, Chức danh, Chức vụ, Hợp đồng, Kỷ luật, Thôi việc Người quản trị, Nhân viên nhân sự
Quản lý nhân sự Nhập mới hồ sơ, Sửa chi tiết hồ sơ, Phân loại phòng ban, Xóa/Lưu trữ nhân viên thôi việc, Báo cáo nhân sự Nhân viên phòng nhân sự
Quản lý chế độ Theo dõi bảo hiểm xã hội, thai sản, khen thưởng, kỷ luật; Tổng hợp số liệu theo tháng Người quản trị, Nhân viên nhân sự
Quản lý tiền lương Chấm công hàng ngày, Theo dõi làm thêm giờ, Quản lý thử việc, Tính toán và lập bảng lương Nhân viên phụ trách tiền lương
Tra cứu & Báo cáo Tìm kiếm theo Mã NV, Họ tên, CMTND; Xuất báo cáo lý lịch, bảng công, bảng lương, báo cáo thôi việc Ban Giám đốc, Quản lý, Nhân viên
Trợ giúp Cung cấp tài liệu và chỉ dẫn thao tác phần mềm Toàn bộ người dùng

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả đạt được:
    • Khảo sát và hệ thống hóa toàn diện cơ cấu tổ chức, hiện trạng hạ tầng CNTT gồm 30 máy tính (20 máy bàn TA.01, 10 laptop Asus) và quy trình quản lý hồ sơ, tính lương tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt.
    • Ứng dụng quy trình phát triển hệ thống 7 giai đoạn và phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc để xây dựng mô hình chức năng (BFD), mô hình ngữ cảnh và hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0, DFD mức 1 cho 5 phân hệ chính).
    • Xác định đầy đủ các trường dữ liệu danh mục, thông tin hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, bảng lương và các chế độ bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật phù hợp với đặc thù quản lý của doanh nghiệp.
    • Lựa chọn bộ công cụ phát triển phần mềm gồm C# trên Visual Studio 2015 kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Chuyển đổi mô hình quản lý nhân sự từ phương thức thủ công, phân tán trên sổ sách và bảng tính rời rạc sang phần mềm quản lý tập trung có cơ sở dữ liệu quan hệ.
    • Chuẩn hóa quy trình lập, lưu trữ, bổ sung hồ sơ cán bộ định kỳ theo quy định hành chính và tự động hóa khâu tính toán tiền lương, phụ cấp, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Do giới hạn về thời gian thực tập và năng lực phân tích, lập trình của tác giả, đề tài mới chỉ dừng lại ở phạm vi phân tích, thiết kế các phân hệ chính và giao diện luồng dữ liệu, chưa hoàn thiện toàn bộ các tính năng nâng cao.
    • Dữ liệu khảo sát và phạm vi áp dụng gói gọn trong phạm vi nội bộ của Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Tiếp tục hoàn thiện mã nguồn, kiểm thử toàn diện các module chức năng trên môi trường thực tế tại công ty.
    • Mở rộng phát triển thêm các phân hệ quản lý khác như quản lý tài chính - kinh doanh, quản lý sản xuất, bán hàng để tích hợp thành hệ thống thông tin quản lý tổng thể cho doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý hoặc Tin học kinh tế đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập tốt nghiệp.
    • Cán bộ kỹ thuật, lập trình viên và các nhà quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu tin học hóa quy trình quản lý nhân sự và tính lương.
  • Nội dung tham khảo giá trị:
    • Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc 7 giai đoạn.
    • Quy trình mô hình hóa luồng dữ liệu DFD và phân rã chức năng BFD cho bài toán quản trị nhân sự thực tế.
    • Các bước chuẩn hóa dữ liệu từ biểu mẫu đầu ra (1NF, 2NF, 3NF) và phương pháp xây dựng sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD).

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài được triển khai dựa trên môi trường công nghệ và công cụ lập trình nào?
Phần mềm được thiết kế và lập trình bằng ngôn ngữ C# trên môi trường phát triển tích hợp Microsoft Visual Studio 2015, kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008.

2. Hạ tầng phần cứng thực tế tại đơn vị thực tập được tác giả khảo sát gồm những gì?
Hạ tầng tại công ty gồm hệ thống mạng LAN kết nối 20 máy tính để bàn (Model TA.01, CPU Intel Celeron J1800, RAM 2GB, HDD 500GB, Windows 7 Ultimate), 10 máy tính xách tay (Asus Core i3-501U, RAM 4GB, HDD 500GB), 5 máy in đen trắng, 1 máy photocopy và 5 camera giám sát.

3. Phần mềm quản lý nhân sự gồm những phân hệ chức năng chính nào?
Hệ thống gồm 8 phân hệ chính: Đăng nhập hệ thống, Quản lý danh mục, Quản lý nhân sự, Quản lý chế độ, Quản lý tiền lương, Tra cứu, Thống kê - báo cáo, và Trợ giúp.

4. Chức năng tra cứu thông tin nhân viên hỗ trợ tìm kiếm theo những tiêu chí nào?
Chức năng tra cứu hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh hồ sơ nhân viên theo 3 tiêu chí: mã nhân viên, họ tên nhân viên, hoặc số chứng minh nhân dân (CMTND).

5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của hệ thống được phân rã thành những tiến trình nào?
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 được phân rã thành 5 tiến trình cụ thể gồm: Đăng nhập hệ thống, Cập nhật danh mục, Cập nhật nhân sự, Cập nhật chế độ, và Cập nhật lương công ty.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã giải quyết yêu cầu thực tiễn về tin học hóa công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Phát triển thương mại và Xây dựng Tín Việt. Thông qua phương pháp luận phát triển hệ thống 7 giai đoạn kết hợp các công cụ mô hình hóa BFD, DFD và kỹ thuật chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, đề tài đã xây dựng hoàn chỉnh bản phân tích và thiết kế phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng C# và SQL Server 2008. Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai ứng dụng quản lý nhân sự và mở rộng phát triển các hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp trong tương lai.