CHƯƠNG 1 NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH 1.1 Khái niệm và đặc điểm chuyển phát nhanh 1.1 Khái niệm về dịch vụ chuyển phát nhanh Dịch vụ chuyển phát nhanh là dịch vụ bưu chính nhanh nhất được thực hiện bằng các phương tiện vật lý. Dịch vụ này bao gồm từ khâu thu gom, vận chuyển và phát thư tín, tài liệu hoặc hàng hóa trong thời gian ngắn nhất. Đây là loại dịch vụ bưu chính có chất lượng cao, quá trình thu gom, khai thác, vận chuyển được thực hiện bằng phương pháp tổ chức và các phương tiện hiện đại, gọn nhẹ. Dịch vụ chuyển phát nhanh được quy định trên cơ sở các thỏa thuận song phương.
Những đặc điểm riêng biệt của dịch vụ không được quy định trong các thỏa thuận này thì áp dụng trong những điều khoản tương ứng trong các văn kiện của liên minh bưu chính thế giới. Theo Tổng Công ty Cổ phần bưu chính Viettel, dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế là loại dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa (dưới đây gọi tắt là bưu gửi) theo chỉ tiêu thời gian được Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel công bố trước.2 Đặc điểm của dịch vụ chuyển phát nhanh Đặc trưng của dịch vụ chuyển phát nhanh là hoạt động dịch vụ có những đặc điểm tương tự như các loại hình dịch vụ khác, dịch vụ bưu chính nhằm thoả mãn nhu cầu truyền tin của khách hàng song cũng có những sự khác biệt nhất định. Dịch vụ chuyển phát nhanh là một trong những dịch vụ của ngành bưu chính vì vậy trước hết nó mang các đặc điểm của dịch vụ bưu chính. Đó là: Thứ nhất, tính phi vật chất (vô hình) của sản phẩm.
Khác với sản phẩm vật chất, sản phẩm chuyển phát nhanh thể hiện dưới dạng dịch vụ, không mang tính cơ, lý, hóa,…với những tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể vì thế khó mô tả chính xác đặc tính và chất lượng như hàng hóa hữu hình. 5 Thư viện ĐH Thăng Long Sản phẩm chuyển phát nhanh không phải là vật chất cụ thể tồn tại ngoài quá trình sản xuất nên không thể đưa vào kho lưu trữ, không thể thay thế được do đó có những yêu cầu rất cao về chất lượng sản phẩm, kết quả dịch vụ phải đảm bảo tuyệt đối về chất lượng, không chấm nhận phế phẩm hay thứ phẩm. Đối tượng của dịch vụ là tin tức và yêu cầu phải truyền đưa nguyên vẹn, không chịu sự thay đổi nào về vị trí không gian, mọi sự biến đổi về hình thức, nội dung đều làm giảm hoặc làm mất giá trị của sản phẩm. Trong quá trình truyền đưa tin tức thì yêu cầu về chất lượng sản phẩm rất cao, không chấp nhận một tỷ lệ sai sót hoặc mất an toàn nào.
Thứ hai, tính dây chuyền của quá trình cung ứng. Cũng giống như các ngành dịch vụ khác, sản phẩm bưu chính mang tính dây chuyền, nghĩa là mọi dịch vụ được hoàn thành với sự tham gia của nhiều đơn vị trong ngành. Nhưng đặc biệt đối với ngành bưu chính, sự liên kết các tác nghiệp để thực hiện hoàn chỉnh một công việc đòi hỏi phải qua rất nhiều khâu, nhiều công đoạn đan chéo nhau với sự tham gia của nhiều đơn vị. Mỗi đơn vị chỉ hoàn thành một công đoạn nhất định trong quá trình truyền đưa tin tức, hay nói cách khác là thực hiện một trong bốn khâu: khâu đi-khâu qua-khâu đến và cả khâu truyền đưa tin.
Do đó quá trình sản xuất phải được diễn ra nhịp nhàng, liên tục tại cá khâu. Thứ ba, tính gắn liền giữa cung ứng và tiêu dùng dịch vụ. Tông tin bưu chính mang tính chất hai chiều , cả người tiêu dùng cũng tham gia vào quá trình truyền đưa tin tức. Khi nhân viên bưu chính nhân bưu gửi của khách hàng là lúc bắt đầu sản xuất và tiêu thụ.
Khi bưu gửi được vận chuyển là quá trình cung ứng đang diễn ra và khi người nhận đã nhận được bưu gửi thì cũng là sự kết thúc quá trình cung ứng và tiêu thụ. Thứ tư, tính không đồng đều về chất lượng, về tải trọng theo thời gian và không gian. Chất lượng dịch vụ chuyển phát nhanh phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố như thời tiết, khí hậu, sự ổn định của trang thiết bị, trạng thái tinh thần và tâm lý của người phục vụ…do vậy chất lượng không thể hoàn toàn giống nhau. 6 Sự không đồng đều về tải trọng theo thời gian và không gian là do nhu cầu về chuyển phát bưu gửi xuất hiện không đều theo các giờ trong ngày đêm, theo các ngày trong tuần, tháng trong năm…Thường nhu cầu này phụ thuộc vào nhịp độ sinh hoạt của xã hội như các giờ ban ngày, giờ làm của các cơ quan, doanh nghiệp, vào các ngày lễ, tết thì lưu lượng lớn hơn.
Thứ năm, dịch vụ chỉ có thể tiêu dùng một lần. Dịch vụ chuyển phát nhanh mỗi khách hàng được định trước một loại hình dịch vụ, họ không thể chọn, đổi sản phẩm khi đã mua như đối với các sản phẩm vật chất khác. Vì vậy chất lượng của dịch vụ có ảnh hượng trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Do đó trong việc truyền đưa tin tức phải đảm bảo truyền đạt nguyên vẹn nội dung, tin tức được truyền đến đúng và kịp thời cho người nhận.
Thứ sáu, dịch vụ chuyển phát nhanh không được bảo hộ độc quyền như các sản phẩm hữu hình khác. Ngoài những đặc điểm chung giống như dịch vụ bưu chính trên thì dịch vụ chuyển phát nhanh còn một số đặc điểm riêng phân biệt với dịch vụ bưu chính khác. Dịch vụ chuyển phát nhanh thực hiện quá trình khai thác chuyển phát với tốc độ nhanh. Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh, việc đảm bảo thời gian truyền đưa tin tức là chỉ tiêu quan trọng số một.
Dịch vụ chuyển phát nhanh thực hiện việc thu gom, phân loại và chuyển phát các tài liệu và bưu phẩm đến tay người nhận rất nhanh chóng vợt xa các dịch vụ bưu chính khác do việc tổ chức và thực hiện bằng các phương tiện chuyên trở đặc biệt như máy bay, ô tô…Ngoài đặc điểm nhanh chóng dịch vụ chuyển phát nhanh còn thực hiện việc chuyển phát an toàn hơn, chính xác hơn. Chỉ tiêu thời gian toàn trình chuyển phát đến từng khu vực của dịch vụ chuyển phát nhanh được công bố trước. Do đókhacsh hàng có thể biết trước thời điểm thông tin đến tay người nhận, hoặc hỏi đáp, tìm kiếm các thông tin về bưu gửi trong quá trình chuyển phát. Dịch vụ chuyển phát nhanh là loại dịch vụ cao cấp, giá thành dịc vụ thường cao hơn các dịch vụ bưu chính khác nên nhu cầu sử dụng dịch vụ có độ co 7 Thư viện ĐH Thăng Long dãn lớn.
Đặc biệt là sự nhạy cảm của cầu dịch vụ trền thị trường với giá cao, chỉ cần giảm giá cước một chút thì nhu cầu sẽ tăng lên rất lớn và ngươc lại. Dịch vụ chuyển phát nhanh có cá dịch vụ thay thế là dịch vụ chuyển phát thường, dịch vụ Fax, thư điện tử, …khi giá dịch vụ chuyển phát nhanh tăng thì nhu cầu sử dụng các dịch vụ kia sẽ tăng. Giá cả dịch vụ chuyển phát nhanh hầu hết cao hơn dịch vụ thường vì đây là dịch vụ bưu chính có chất lượng cao, do đó đòi hỏi chi phí cho quá trình khai thác và vận chuyển cũng rất lớn. Dịch vụ chuyển phát nhanh mang tính hiệu quả kinh tế cao (đầu tư lớn nhưng khả năng thu hồi vốn nhanh, mang lại lợi nhuận cao) so với các dịch vụ bưu chính truyền thống khác do đây là loại dịch vụ cao cấp, phục vụ cho tầng lớp có thu nhập cao trong xã hội và các công ty, các tổ chức lớn, người nước ngoài ở Việt Nam…Do đó tất cả các công ty kinh doanh dịch vụ bưu chính đều chỉ kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh.2 Phân loại dịch vụ chuyển phát nhanh Theo vị trí địa lý, dịch vụ chuyển phát nhanh ở Việt Nam bao gồm: Dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế.
Dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước là dịch vụ chuyển phát nhanh gữa người gửi và người nhận ở Việt Nam. Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế là loại dịch vụ chuyển phát nhanh được gửi từ Việt Nam đi các nước và ngược lại theo thỏa thuận giữa Bưu chính Viettel và Bưu chính các nước theo quy định của liên minh Bưu chính thế giới hoặc các đối tác khác. Theo nội dung của vật phẩm, hàng hóa có thể phân chia dịch vụ chuyển phát nhanh theo các loại sau: Dịch vụ chuyển phát nhanh chứng từ, tài liệu thương mại, …đây là dịch vụ chuyển phát nhanh các loại giấy tờ như thư từ, công văn, tài liệu mang tính chất thương mại. Các giấy tờ này không bị đánh thuế và do đó ít khi phải làm thủ tục hải quan.
8 Dịch vụ chuyển phát nhanh kiện hàng, gói hàng. Đây là dịch vụ chuyển phát nhanh các kiện hàng, gói hàng hay còn gọi dịch vụ chuyển phát nhanh các loại bưu kiện. các danh mục hàng hóa gửi không thuộc giấy tờ tài liệu thì được chấp nhận làm dịch vụ này. Các hàng hóa này thường bị đánh thuế.3 Phân tích đánh giá môi trường có ảnh hưởng đến dịch vụ chuyển phát nhanh Bất cứ chủ thể nào trong nền kinh tế đều chịu tác động từ môi trường kinh doanh đó là tác động hai mặt tích cực và tiêu cực.
Cùng một môi trường kinh doanh đó nó sẽ trở thành cơ hội cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp biết nắm bắt phát huy những điểm mạnh của mình. Ngược lại nó sẽ trở thành thách thức đối với doanh nghiệp nếu không biết cách hạn chế những yếu điểm và nhận ra cơ hội cho mình. Vì vậy, với bất cứ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển cần nhận thức rõ về môi trường kinh doanh để từ đó có những hướng đi phù hợp với sự vận động không ngừng của nó. Môi trường bên ngoài doanh nghiệp Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô (Môi trường tổng quát hay môi trường đặc thù).
Môi trường vĩ mô: Môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mức độ và tính chất tác động khác nhau do đó doanh nghiệp khó kiểm soát được môi trường này. Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố: Yếu tố kinh tế: Bao gồm các hoạt động, các chỉ tiêu kinh tế của mỗi quốc gia, mỗi thời kỳ, chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.