Luận Văn: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Cho Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Thời Trang May

Luận văn phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần tập đoàn thời trang may, tập trung vào giải pháp hiệu quả.

• Tác giả: Phan Thị Khánh Ly
• Người hướng dẫn: Th. Nghiêm Thị Lịch
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
• Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho tập đoàn thời trang MAY
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa và tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
• 1.2. Tình hình nghiên cứu
• 1.2.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 1.2.2. Tình hình nghiên cứu ngoài nước
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
• 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
• 1.4.2. Phạm vi đề tài nghiên cứu
• 1.5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
• 1.6. Kết cấu khóa luận
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY
• 2.1. Tổng quan về PTTK hệ thống thông tin
• 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY
• 4. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế hệ thống quản lý nhân sự. Đối với tập đoàn thời trang MAY, việc phân tích hệ thống hiện tại giúp xác định các vấn đề tồn tại và nhu cầu cải thiện. Hệ thống quản lý nhân sự hiện tại của công ty đang gặp phải những hạn chế như quản lý thủ công, thiếu chính xác và tốn thời gian. Phân tích hệ thống tập trung vào việc đánh giá các quy trình quản lý nhân sự, từ đó đề xuất các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa hiệu quả.

1.1. Đánh giá thực trạng hệ thống

Thực trạng hệ thống quản lý nhân sự tại tập đoàn thời trang MAY được đánh giá thông qua việc khảo sát và phỏng vấn trực tiếp nhân viên. Các vấn đề chính bao gồm việc quản lý hồ sơ nhân viên không đồng bộ, quy trình chấm công thủ công và thiếu hệ thống báo cáo tự động. Phân tích hệ thống giúp xác định các yêu cầu cần thiết để thiết kế một hệ thống mới hiệu quả hơn.

1.2. Xác định yêu cầu hệ thống

Từ kết quả đánh giá, các yêu cầu chức năng của hệ thống quản lý nhân sự được xác định. Các yêu cầu bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công tự động, tính lương và báo cáo thống kê. Phân tích hệ thống cũng xác định các yêu cầu phi chức năng như tính bảo mật, khả năng mở rộng và dễ sử dụng.

II. Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống là bước tiếp theo sau khi hoàn thành phân tích. Đối với tập đoàn thời trang MAY, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tập trung vào việc tạo ra một hệ thống tự động hóa các quy trình quản lý nhân sự. Thiết kế hệ thống bao gồm việc xây dựng các biểu đồ use case, biểu đồ lớp và thiết kế cơ sở dữ liệu để đảm bảo hệ thống đáp ứng các yêu cầu đã xác định.

2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý nhân sự. Thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm việc xác định các bảng dữ liệu như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và bảng lương. Thiết kế hệ thống đảm bảo cơ sở dữ liệu được tổ chức khoa học, dễ dàng truy cập và bảo mật thông tin.

2.2. Thiết kế giao diện

Giao diện người dùng là yếu tố quan trọng giúp hệ thống dễ sử dụng. Thiết kế hệ thống tập trung vào việc tạo ra các giao diện thân thiện, dễ dàng điều hướng và phù hợp với nhu cầu của người dùng. Các giao diện được thiết kế bao gồm đăng nhập, quản lý hồ sơ nhân viên và báo cáo thống kê.

III. Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của tập đoàn thời trang MAY. Hệ thống quản lý nhân sự mới được thiết kế nhằm tự động hóa các quy trình quản lý, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc. Quản lý nhân sự bao gồm các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và báo cáo thống kê.

3.1. Quản lý hồ sơ nhân viên

Hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên giúp lưu trữ và cập nhật thông tin nhân viên một cách chính xác. Quản lý nhân sự đảm bảo thông tin nhân viên được quản lý đồng bộ, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.

3.2. Chấm công và tính lương

Hệ thống chấm công tự động giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác. Quản lý nhân sự cũng bao gồm chức năng tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

IV. Ứng dụng thực tiễn

Hệ thống quản lý nhân sự được thiết kế cho tập đoàn thời trang MAY có khả năng ứng dụng cao trong thực tế. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống giúp cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự, giảm chi phí và tăng độ chính xác trong các quy trình quản lý. Hệ thống cũng có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty trong tương lai.

4.1. Đánh giá khả năng ứng dụng

Hệ thống quản lý nhân sự được đánh giá cao về khả năng ứng dụng thực tiễn. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống giúp tự động hóa các quy trình quản lý, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc. Hệ thống cũng được thiết kế để dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác trong công ty.

4.2. Đề xuất hướng phát triển

Để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống, các đề xuất hướng phát triển bao gồm việc tích hợp thêm các chức năng như quản lý đào tạo và đánh giá nhân viên. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống cũng cần được cải thiện thông qua việc cập nhật và nâng cấp định kỳ.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY (thương hiệu MAY BOUTIQUE) được thành lập năm 2011, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hàng thời trang xuất khẩu cũng như nội địa, tập trung vào các dòng sản phẩm từ len, sợi. Sau gần 7 năm hoạt động, tính đến thời điểm nghiên cứu (năm 2018), công ty đã phát triển hệ thống 20 showroom tại các tuyến phố lớn ở Hà Nội với quy mô nhân sự vượt hơn 400 người và tiếp tục có định hướng mở rộng thêm các chi nhánh trên toàn quốc.

Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng lao động đã tạo ra áp lực lớn đối với công tác quản trị nhân lực. Thực tế tại doanh nghiệp cho thấy toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, theo dõi chấm công và tính toán tiền lương đang được thực hiện thủ công trên sổ sách và bảng tính Microsoft Excel. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí nhân lực; việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn; tra cứu và cập nhật hồ sơ chậm chạp; tính bảo mật và đồng bộ dữ liệu thấp, có nguy cơ thất lạc thông tin khi khối lượng giấy tờ lưu trữ ngày càng lớn. Trước yêu cầu mở rộng quy mô, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên dụng là đòi hỏi cấp thiết nhằm giảm thiểu chi phí và nâng cao độ chính xác, nhanh nhạy trong quản lý.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể theo ba nội dung:

1. Hệ thống hóa kiến thức lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, phân loại và các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
2. Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hình quản lý nhân sự nói chung và mô hình quản lý nhân sự của công ty nói riêng.
3. Nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY, đề xuất giải pháp và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, mang tính thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả công việc.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhân sự; hệ thống nhân sự, thông tin nhân sự, quy trình quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY; phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, ngôn ngữ mô hình hóa UML và công cụ Rational Rose.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY (trụ sở tại HEID Building, 12 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Số liệu và dữ liệu thứ cấp được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và quản trị nhân lực trong doanh nghiệp:

• Khái niệm và cấu trúc hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin được định nghĩa gồm 5 thành phần chính: phần cứng, phần mềm, dữ liệu (cơ sở dữ liệu), mạng truyền thông và con người. Trong đó, con người giữ vai trò chủ thể quyết định.
• Phân loại hệ thống thông tin quản lý: Bao gồm hệ thống thông tin kế toán (AIS), hệ thống thông tin bán hàng - marketing, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính và hệ thống thông tin nhân sự.
• Lý thuyết quản trị nhân lực: Tiếp cận theo chức năng hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm soát các hoạt động thu hút, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực (tham khảo tài liệu của PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm). Khóa luận cũng phân tích ba mô hình tổ chức quản lý nhân sự: lấy cá nhân làm trung tâm - tập trung ảnh hưởng, cá nhân làm trung tâm theo hướng quản lý tập thể, và tập thể lãnh đạo kiểu cũ.
• Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Thực hiện qua 4 giai đoạn chuẩn: (1) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án; (2) Phân tích hệ thống (về xử lý và dữ liệu mức logic); (3) Thiết kế hệ thống (tổng thể, giao diện, CSDL, kiểm soát, phần mềm); (4) Cài đặt hệ thống.

Khóa luận thực hiện so sánh chi tiết giữa hai phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế:

Tiêu chí so sánh	Phương pháp hướng cấu trúc	Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm tiếp cận	Tập trung vào công việc, chức năng cần thực hiện	Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm
Phân rã chương trình	Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn	Chương trình được chia thành các đối tượng độc lập
Cơ chế truyền tin	Các hàm truyền thông tin thông qua cơ chế tham số	Các đối tượng tương tác qua các hàm với cơ chế thông báo
Cơ chế đóng gói	Đóng gói chức năng (dùng hàm không cần biết chi tiết)	Đóng gói cả chức năng và dữ liệu (truy cập qua phương thức)
Dòng dịch chuyển dữ liệu	Dữ liệu chuyển động từ hàm này sang hàm khác	Cấu trúc dữ liệu đặc tả đối tượng, hàm gắn liền với vùng dữ liệu
Hướng thiết kế	Tiếp cận từ trên xuống (Top-down)	Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up)

Từ việc phân tích ưu điểm về tính đóng gói, trừu tượng hóa, kế thừa và module hóa, tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD), sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML, phần mềm Rational Rose để xây dựng các biểu đồ phân tích và công cụ Visual Studio để thiết kế giao diện chương trình.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

• Thu thập tài liệu sơ cấp: Điều tra bằng bảng câu hỏi trắc nghiệm (phiếu khảo sát) tại công ty; điều tra trực tiếp thông qua phỏng vấn cán bộ, nhân viên các phòng ban trong quá trình thực tập tổng hợp.
• Thu thập tài liệu thứ cấp: Thu thập giáo trình, tài liệu chuyên ngành HTTT, báo cáo nội bộ của doanh nghiệp và thông tin từ Internet.
• Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu: Vận dụng phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu thực tiễn với lý luận, thống kê và tổng hợp lý thuyết để xây dựng mô hình hệ thống hoàn chỉnh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương này khẳng định tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc tin học hóa quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan trong và ngoài nước:

• Nghiên cứu trong nước: Khóa luận của Vũ Anh Quyết (Đại học Kinh tế Quốc dân) về phần mềm QLNS tại mỏ than Cọc Sáu (theo hướng cấu trúc, đã viết mã chương trình); khóa luận của Nguyễn Hoàng Đức (Đại học Bách Khoa TP.HCM) tại Công ty TNHH Hưng Long (giao diện thân thiện nhưng CSDL chỉ chạy cục bộ, chức năng chưa hoàn chỉnh); khóa luận của Hoàng Thế Quyền (Đại học Vinh) tại Công ty TNHH TBA Việt Nam (theo hướng cấu trúc, thiếu chức năng quản lý công việc và tính lương chưa tối ưu).
• Nghiên cứu ngoài nước: Điểm qua các hệ thống chuẩn như ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp), E-Roster (chấm công, nghỉ phép), Personnel Information (quản lý hồ sơ nhân viên), Payroll (tính lương). Chương 1 cũng làm rõ mục tiêu, 3 nhóm đối tượng, phạm vi không gian - thời gian (2014-2017) và kết cấu gồm 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về PTTK HTTT quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Chương 2 hệ thống hóa các định nghĩa khoa học về hệ thống, hệ thống thông tin, 5 thành phần HTTT, hệ thống thông tin quản lý và các phân hệ chức năng. Tác giả phân tích chi tiết quy trình 4 bước phát triển hệ thống, làm rõ sự khác biệt giữa phương pháp hướng cấu trúc và hướng đối tượng, trình bày hệ thống ký hiệu và các loại biểu đồ trong UML (Use Case, Class, State, Sequence, Activity, Component, Deployment). Đồng thời, chương này trình bày lý luận về quản trị nhân lực, mục tiêu, vai trò và 3 mô hình tổ chức quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Chương 3: Phân tích, đánh giá thực trạng về HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Chương này mô tả tổng quan về doanh nghiệp: tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang Maygroup (MST: 0106211956, người đại diện: Bà Lương Thị Phương Hạnh, trụ sở tại tầng 12 tòa nhà HEID, 12 Láng Hạ, Hà Nội). Doanh nghiệp sở hữu thương hiệu MAY BOUTIQUE với chuỗi 20 showroom tại Hà Nội, hoạt động theo cơ cấu 5 phòng ban. Chế độ làm việc chuẩn là 6 ngày/tuần, 8 giờ/ngày, nghỉ Chủ nhật (có thể tăng ca theo điều động).

Tác giả phân tích các mảng nghiệp vụ hiện tại:

• Quản lý hồ sơ nhân viên: Tiếp nhận, lưu trữ thông tin (mã NV, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, SĐT, CMND) và chỉnh sửa thủ công trên Excel.
• Quản lý lương: Nhân viên kế toán tổng hợp chấm công và tính lương theo hệ số lương gắn với chức vụ.
• Báo cáo thống kê: Lập báo cáo thông tin cá nhân hoặc bảng lương định kỳ cuối tháng, cuối quý hoặc đột xuất theo chỉ đạo của ban lãnh đạo.

Đánh giá thực trạng chỉ ra ưu điểm là đội ngũ nhân sự trẻ, ham học hỏi, các thao tác Excel không đòi hỏi trình độ quá cao. Tuy nhiên, tồn tại 6 nhược điểm lớn: quy trình Excel dễ nhầm lẫn sai sót; tốn kém thời gian và nhân lực khi lượng giấy tờ tăng; nguy cơ thất lạc dữ liệu cao; cập nhật thiếu đồng bộ; tính bảo mật thấp; hệ thống thủ công hoàn toàn không đáp ứng được quy mô trên 400 người và định hướng mở rộng chi nhánh năm 2018.

Chương 4: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Chương 4 là nội dung trọng tâm của khóa luận, thực hiện mô hình hóa toàn diện bài toán quản trị nhân sự của Maygroup:

• Xác định 4 nhóm chức năng cốt lõi: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý tiền lương & Quản lý chấm công, Báo cáo thống kê, Tìm kiếm thông tin.
• Thiết lập 4 yêu cầu hệ thống: Bảo mật phân quyền tài khoản, độ mềm dẻo dễ nâng cấp, kiểm soát chặt chẽ biểu mẫu nhập liệu và truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
• Xây dựng bảng đặc tả 4 tác nhân (Nhân viên quản lý nhân sự, Nhân viên kế toán, Ban lãnh đạo, Nhân viên) cùng các kịch bản ca sử dụng chi tiết (Bảng kịch bản Đăng nhập, Thêm/Sửa/Xóa HSNV, Chấm công, Tính lương, Báo cáo thông tin cá nhân/lương, Tìm kiếm cá nhân/lương/chấm công).
• Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ Use Case tổng quát và 5 biểu đồ Use Case phân rã.
• Xây dựng biểu đồ lớp gồm 8 thực thể dữ liệu và xác định các mối quan hệ liên kết.
• Xây dựng biểu đồ trạng thái cho 3 lớp đối tượng chính (HOSONV, HDLD, BANGLUONG) và 5 biểu đồ hoạt động thể hiện luồng thao tác.
• Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý gồm 8 bảng và mô hình quan hệ dữ liệu.
• Thiết kế giao diện ứng dụng bằng công cụ Visual Studio gồm 9 màn hình chức năng.
• Đưa ra các đánh giá về khả năng ứng dụng thực tế và đề xuất định hướng phát triển hệ thống trong tương lai.

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống

Hệ thống được thiết kế hướng đối tượng hoàn chỉnh dựa trên ngôn ngữ UML và công cụ Rational Rose.

Ma trận phân quyền tác nhân và ca sử dụng

Hệ thống xác định 4 tác nhân tương tác trực tiếp với các chức năng:

Tác nhân	Ca sử dụng (Use Case) đảm nhiệm	Mô tả quyền hạn và nhiệm vụ
Nhân viên quản lý nhân sự	Đăng nhập, Quản lý hồ sơ NV, Báo cáo thống kê, Tìm kiếm	Đăng nhập hệ thống; thực hiện thêm, sửa, xóa hồ sơ nhân viên; lập báo cáo thống kê thông tin nhân sự và bảng lương gửi ban lãnh đạo; tìm kiếm thông tin nhân viên.
Nhân viên kế toán	Đăng nhập, Quản lý chấm công, Tính lương, Tìm kiếm	Đăng nhập hệ thống; theo dõi, thêm, sửa, xóa dữ liệu chấm công hàng ngày; tổng hợp và tính toán bảng lương theo hệ số chức vụ; tìm kiếm dữ liệu lương.
Ban lãnh đạo	Đăng nhập, Tìm kiếm thông tin	Đăng nhập bằng tài khoản quản trị; tra cứu, tìm kiếm toàn bộ thông tin cá nhân, hồ sơ lao động, dữ liệu chấm công và bảng lương của nhân viên.
Nhân viên	Đăng nhập, Tìm kiếm thông tin	Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân; tra cứu thông tin cá nhân, thông tin chấm công và chi tiết bảng lương của chính mình.

Thiết kế cơ sở dữ liệu và mối quan hệ thực thể

Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự Maygroup được thiết kế gồm 8 bảng thực thể với cấu trúc thuộc tính cụ thể:

1. NGUOIDUNG (MaND, TenND, Matkhau, Quyenhan)
2. HDLD (MaHD, MaNV, TenNV, MaPB, Ngaykiket, Thoihan, Congviec, Chedolamviec)
3. HOSONV (MaNV, TenNV, MaPB, MaCV, Ngaysinh, Gioitinh, Diachi, SDT, CMND)
4. BANGCHAMCONG (MaBCC, TenBCC, Mota)
5. CHITIETBCC (MaNV, MaBCC, Songaycong, Thoigian)
6. BANGLUONG (MaBL, MaBCC, Hesoluong, Thamnien, Tongluong)
7. PHONGBAN (MaPB, TenPB, SoluongNV, Truongphong)
8. CHUCVU (MaCV, TenCV)

Mối quan hệ giữa các thực thể trong mô hình quan hệ dữ liệu:

• NGUOIDUNG - HDLD: Quan hệ 1 - 1
• NGUOIDUNG - HOSONV: Quan hệ 1 - 1
• HOSONV - HDLD: Quan hệ 1 - 1
• HOSONV - CHUCVU: Quan hệ 1 - 1
• PHONGBAN - HOSONV: Quan hệ 1 - n (Một phòng ban có nhiều nhân viên)
• HOSONV - CHITIETBCC: Quan hệ 1 - n (Một nhân viên có nhiều bản ghi chi tiết chấm công)
• BANGCHAMCONG - CHITIETBCC: Quan hệ 1 - n (Một bảng chấm công gồm nhiều dòng chi tiết)
• BANGCHAMCONG - BANGLUONG: Quan hệ 1 - 1 (Một bảng chấm công tổng hợp tương ứng một bảng lương)

Mô hình động và thiết kế giao diện

• Biểu đồ trạng thái: Được thiết lập cho 3 lớp có vòng đời thay đổi liên tục theo nghiệp vụ: Lớp HOSONV (trạng thái tiếp nhận hồ sơ, cập nhật thông tin, lưu trữ, xóa bỏ); Lớp HDLD (trạng thái ký kết, hiệu lực, gia hạn, thanh lý hợp đồng); Lớp BANGLUONG (trạng thái khởi tạo từ chấm công, tính toán lương, phê duyệt, lưu trữ).
• Biểu đồ hoạt động: Mô hình hóa chi tiết quy trình xử lý cho các luồng công việc: Luồng Đăng nhập hệ thống (kiểm tra tài khoản, phân quyền, xử lý quên/đổi mật khẩu); Luồng Thêm mới dữ liệu (kiểm tra tính hợp lệ của trường thông tin, ghi vào CSDL); Luồng Sửa đổi thông tin; Luồng Xóa dữ liệu; Luồng Tìm kiếm dữ liệu.
• Thiết kế giao diện ứng dụng (trên nền Visual Studio): Thiết kế hoàn chỉnh 9 form giao diện chức năng bao gồm: Màn hình Đăng nhập hệ thống; Màn hình Quên mật khẩu; Màn hình Đặt lại mật khẩu; Màn hình Phân cấp chức năng dành cho Nhân viên Quản lý nhân sự; Màn hình Quản lý hồ sơ nhân viên; Màn hình Phân cấp chức năng dành cho Kế toán; Màn hình Quản lý lương; Màn hình Báo cáo - Thống kê; Màn hình Báo cáo tuyển dụng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã giải quyết trọn vẹn mục tiêu nghiên cứu đề ra với các kết quả cụ thể:

• Đã phân tích toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY, làm rõ các bất cập trong việc quản lý thủ công trên sổ sách và Excel tại một doanh nghiệp thời trang có quy mô trên 400 nhân sự và 20 showroom.
• Ứng dụng thành công phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) để xây dựng trọn bộ hồ sơ thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự, bao gồm: biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ Use Case tổng quát và 5 biểu đồ phân rã, 11 bảng kịch bản Use Case chi tiết, biểu đồ lớp 8 thực thể, 3 biểu đồ trạng thái, 5 biểu đồ hoạt động, mô hình CSDL quan hệ 8 bảng và 9 giao diện mẫu trên Visual Studio.
• Đóng góp so với các công trình nghiên cứu đi trước: Khóa luận đã khắc phục được nhược điểm của các đề tài trước đây (như đề tài của Vũ Anh Quyết và Hoàng Thế Quyền vốn sử dụng phương pháp hướng cấu trúc truyền thống khó mở rộng; hay đề tài của Nguyễn Hoàng Đức mới dừng lại ở CSDL cục bộ và thiếu các chức năng quản lý lương/chấm công chi tiết). Đề tài này đã tiếp cận theo phương pháp hướng đối tượng hiện đại, tích hợp đầy đủ phân hệ chấm công - tính lương gắn với chức vụ và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ đồng bộ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu mới dừng lại ở giai đoạn phân tích, thiết kế mô hình logic, thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện mô phỏng trên Visual Studio; chưa tiến hành lập trình mã nguồn hoàn chỉnh (coding) và chưa triển khai cài đặt, kiểm thử thực tế trên hệ thống mạng của doanh nghiệp. Nguồn số liệu khảo sát giới hạn trong giai đoạn 2014-2017 tại một doanh nghiệp thời trang cụ thể.
• Hướng phát triển: Tiếp tục viết mã chương trình hoàn thiện các chức năng; kết nối cơ sở dữ liệu hệ thống trên máy chủ mạng; triển khai thử nghiệm thực tế tại các phòng ban và 20 showroom của Maygroup; nghiên cứu bổ sung thêm các phân hệ đánh giá hiệu quả công việc (KPIs), quản lý đào tạo và hoạch định nguồn nhân lực dài hạn.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin và Quản trị nhân lực. Tài liệu cung cấp ví dụ mẫu trực quan về cách thức áp dụng quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD), cách vẽ và đặc tả biểu đồ UML (Use Case, Class, Activity, Statechart) bằng Rational Rose cho một bài toán quản trị doanh nghiệp thực tế. Đồng thời, cấu trúc 8 bảng cơ sở dữ liệu và các kịch bản nghiệp vụ chấm công, tính lương là tài liệu tham khảo tốt cho những người thực hiện đồ án xây dựng phần mềm quản trị nhân sự trong các doanh nghiệp bán lẻ và thời trang.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại thời điểm nghiên cứu, quy mô nhân sự và cơ cấu tổ chức của Công ty MAY (Maygroup) như thế nào?

Theo số liệu trong khóa luận, Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY thành lập năm 2011, đến thời điểm nghiên cứu (năm 2018) có quy mô hơn 400 nhân sự, sở hữu 20 showroom tại Hà Nội và được tổ chức thành 5 phòng ban chức năng. Chế độ làm việc của công ty là 6 ngày/tuần, 8 giờ/ngày, nghỉ ngày Chủ nhật.

2. Tác giả đã tổng quan và so sánh đề tài với những công trình nghiên cứu nào trong nước?

Tác giả đã phân tích 3 công trình: (1) Luận văn của Vũ Anh Quyết (ĐH Kinh tế Quốc dân) tại mỏ than Cọc Sáu (dùng phương pháp hướng cấu trúc); (2) Khóa luận của Nguyễn Hoàng Đức (ĐH Bách Khoa TP.HCM) tại Công ty TNHH Hưng Long (CSDL chỉ chạy trên máy cục bộ, chức năng chưa hoàn chỉnh); (3) Khóa luận của Hoàng Thế Quyền (ĐH Vinh) tại Công ty TNHH TBA Việt Nam (dùng phương pháp hướng cấu trúc, thiếu quản lý công việc, chức năng tính lương chưa hiệu quả).

3. Hệ thống thông tin phân quyền cho những tác nhân nào truy cập?

Hệ thống phân quyền cho 4 tác nhân chính: Nhân viên quản lý nhân sự (quản lý hồ sơ nhân viên, lập báo cáo thống kê, tìm kiếm); Nhân viên kế toán (quản lý chấm công, tính lương, tìm kiếm); Ban lãnh đạo (đăng nhập tra cứu, tìm kiếm toàn bộ thông tin nhân sự và lương); Nhân viên (đăng nhập tra cứu thông tin cá nhân, chấm công và lương của chính mình).

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng nào và mối quan hệ chính ra sao?

CSDL gồm 8 bảng thực thể: NGUOIDUNG, HDLD, HOSONV, BANGCHAMCONG, CHITIETBCC, BANGLUONG, PHONGBAN, CHUCVU. Các mối quan hệ chính gồm: PHONGBAN - HOSONV (1-n), HOSONV - CHITIETBCC (1-n), BANGCHAMCONG - CHITIETBCC (1-n), BANGCHAMCONG - BANGLUONG (1-1), HOSONV - HDLD (1-1), NGUOIDUNG - HOSONV (1-1), HOSONV - CHUCVU (1-1).

5. Những nhược điểm chính của quy trình quản lý nhân sự thủ công bằng Excel tại Maygroup là gì?

Văn bản chỉ ra 6 nhược điểm: xử lý thủ công dễ nhầm lẫn sai sót số liệu; tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí nhân sự khi lượng sổ sách tăng; nguy cơ thất lạc dữ liệu giấy tờ cao; cập nhật thông tin không đồng bộ; tính bảo mật thấp; không thể đáp ứng được nhu cầu quản trị khi công ty mở rộng quy mô hoạt động.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phan Thị Khánh Ly đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng. Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY giai đoạn 2014-2017, tác giả đã chỉ rõ những hạn chế của phương thức quản lý thủ công trên Excel và xây dựng thành công bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhân sự hoàn chỉnh bằng UML và Rational Rose. Đề tài cung cấp cơ sở khoa học và mô hình thiết kế chi tiết (gồm 8 thực thể dữ liệu và 9 giao diện chức năng trên Visual Studio), tạo tiền đề thuận lợi cho việc lập trình và triển khai ứng dụng quản trị nhân sự thực tế tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Nêu ra tầm quan trọng của đề tài, tính cấp thiết của đề tài, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài. Chương 2: Cơ sở lý luận về HTTT quản lý nhân sự cho công ty Tập đoàn thời trang MAY 4 Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và mô hình quản lý nhân sự của công ty Tập đoàn thời trang MAY Chương 3: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng về HTTT quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY Phân tích, đánh giá thực trạng QLNS tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp phù hợp. Chương 4: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các sơ đồ hướng đối tượng như sơ đồ use case, sơ đồ lớp, sơ đồ hoạt động, sơ đồ trạng thái cho đến việc thiết kế hệ thống cho công ty theo hướng đối tượng. Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.

5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY 2.1 Tổng quan về PTTK hệ thống thông tin Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.1 Một số khái niệm cơ bản Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. (giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội) Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu,… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại, 2016) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin.

Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. 6 Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó. Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung.

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý.

Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System) Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

+ Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT quản lý có các chức năng chính là: -Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. 7 - Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. - Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.

+ Các loại HTTT quản lý thông dụng Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức.

Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Phần này trình bày các nội dung gồm quy trình phân tích, thiết kế HTTT, các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT và phương pháp phân tích, thiết kế hướng đối tượng. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Quy trình phân tích, thiết kế HTTT gồm có các giai đoạn là khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống. 8 - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Khảo sát hệ thống đang làm gì? + Đưa ra đánh giá về hiện trạng.

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. - Phân tích hệ thống Phân tích hệ thông là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu).

Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. + Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. - Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích.

Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Thiết kế tổng thể + Thiết kế giao diện + Thiết kế cơ sở dữ liệu + Thiết kế các kiểm soát + Thiết kế phần mềm - Cài đặt hệ thống Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: 9 Lập kế hoạch cài đặt → Biến đổi dữ liệu → Huấn luyện → Các phương pháp cài đặt → Biên soạn tài liệu về hệ thống. Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT Phân tích, thiết kế HTTT gồm có 2 phương pháp dựa trên kích thước của phần mềm lớn hay nhỏ và sự hiệu quả như thế nào trong việc sử dụng lại, đó là phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng.