CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH I. Khảo sát hệ thống 1. Hiện trạng: Thị trường sách tại Việt Nam là một thị trường ngày càng phát triển, có rất nhiều cửa hàng xuất hiện, nhưng đa số các cửa hàng này đều chưa có phần mềm quản lý, việc quản lý đều thực hiện theo phương thức truyền thống như sau: -Nhập sản phẩm từ nhà cung cấp: lập hóa đơn đặt mua, gửi đơn đặt mua, nhận hàng từ nhà cung cấp, lưu hàng vào kho, thanh toán, quảng cáo trưng bày sản phẩm mới, bày bán trưng bày sản phẩm lên các kệ hàng, … -Quy trình mua sản: được thực hiện khi có sự tiếp xúc trực tiếp giữa người mua và người bán -Thanh toán trực tiếp khi mua hàng tại cửa hàng bằng tiền mặt Với phương thức kinh doanh truyền thống trên đã dẫn đến các hạn chế sau: -Tốn diện tích trưng bày, tốn thời gian để mua và chọn sản phẩm. Quảng cáo sản phẩm khó khăn và chi phí tốn kém.
Trực tiếp làm giảm đáng kể doanh thu của cửa hàng. Hơn thế nữa việc áp dụng giải pháp áp dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý, thương mại hiện nay là một xu thế tất yếu. Giúp cho cửa hàng giải quyết được các khó khăn trên và điều quan trọng là đáp ứng được nhu cầu của đông đảo khách hàng Ưu điểm của hệ thống bán hàng trực tuyến: - Chi phí nhận được đơn đặt hàng trên hệ thống sẽ rẻ hơn so với hầu hết cách nhận đơn đặt hàng khác, kể cả đặt tại cửa hàng, qua điện thoại, hay đến tận nhà. - Chi phí xử lý và quản lý thấp hơn - Các đơn đặt hàng qua hệ thống thường ít sai sót hơn.
Nhược điểm: -Sự bảo mật trên internet không được đảm bảo, các khách hàng không thể xác nhận được họ đang mua hàng của ai và các thông tin tài khoản bị tiết lộ,khách có nguy cơ có thể nhận được hàng kém chất lượng và lo lắng về các chính sách trả hàng lại. -Các hệ thống nhận tiền thanh toán rất khó sử dụng và các doanh nghiệp không có đủ kiến thức về các phần mềm và các tiến trình liên quan. Khảo sát một số hệ thống bán sách hiện nay Khảo sát hệ thống trang website: https://nhasachphuongnam.com/ Hình thức: hệ thống bán hàng trực tuyến có chi nhánh chính tại TP.Hồ Chí Minh:Tầng B2-Vincom Center,72 Lê Thánh Tôn,P. Các sản phẩm sách được bày bán trên hệ thống đa dạng đầy đủ Hình thức thanh toán: + Thanh toán COD (Khách thanh toán sau khi nhận hàng) + Thanh toán chuyển khoản Cách thức mua hàng: Khách hàng truy cập trang hệ thống, sau khi giao diện trang hệ thống xuất hiện: + Đối với khách hàng đã có tài khoản: khách hàng đăng nhập tài khoản bằng số điện thoại, mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống, xem hàng, và tiến hành mua hàng.
+ Đối với khách hàng chưa có tài khoản có thể nhấn đăng kí để tạo tài khoản, bằng cách nhập số điện thoại, và mã xác nhận gửi về máy, sau khi nhập mã xác nhận chính xác, quý khách nhập thông tin địa chỉ, tên, mật khẩu. Đăng kí thành công và có thể tiến hành mua hàng. + Trong trường hợp khách hàng chưa có tài khoản, và cũng không muốn tạo tài khoản, vẫn có thể truy cập trang website xem sản phẩm, khi mua hàng chỉ cần nhập số điện thoại, tên, địa chỉ giao hàng, hình thức thanh toán, là có thể đặt hàng thành công. Giao diện trang website: Khoa học, dễ sử dụng, có nhiều danh mục liệt kê theo từng loại sản phẩm.
Dễ dàng đặt hàng và lựa chọn sản phẩm. Có đầy đủ các chức năng của hệ thống: Tìm kiếm, Danh mục sản phẩm, Mua hàng… II. Hình thành và mô tả hệ thống: 1.Mô tả hệ thống: a. Nguyên tắc chung: -Hệ thống cửa hàng thực hiện hoạt động và vận hành.
Đối tượng phục vụ là tất cả khách hàng có nhu cầu mua hàng nhưng muốn tiết kiệm thời gian mua hàng. -Sản phẩm được kinh doanh phải có nguồn gốc, giấy chứng nhận hợp pháp theo đúng quy định pháp luật. -Hoạt động mua bán tại website phải được thực hiện công khai, minh bạch đảm bảo quyền lợi của người tiêu dùng. -Thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên ,người giao hàng và dữ liệu về doanh số bán hàng và doanh thu cần được bảo mật.
Nhiệm vụ: +Xây dựng hệ thống ở mức độ hoàn thiện, sử dụng ổn định. +Đề xuất cải thiện nâng cao chất lượng hàng hóa. +Bảo trì và nâng cấp khi cần thiết. +Giám sát việc thực hiện các hoạt động khi sử dụng hệ thống để nâng cao các cải thiện và mở rộng chương trình.
Các quy trình nghiệp vụ A. Quy trình giao dịch mua hàng: Bước 1: Truy cập trang hệ thống, tìm xem sản phẩm cần mua Bước 2: Bấm chọn vào sản phẩm bản thân quan tâm, xem giá và thông tin chi tiết sản phẩm đó, nếu quý khách phân vân có thể ấn “Thêm vào giỏ hàng”, nếu muốn mua ngay sản phẩm bấn chọn “Mua ngay”. Bước 3: Đối với các khách hàng đã có tài khoản và đăng nhập chỉ cần chọn phương thức thanh toán, rồi bấm chọn đặt hàng, ngoài ra còn nhận thêm ưu đãi về mã giảm giá, ví tích điểm khi đặt hàng. Với khách hàng chưa có tài khoản hệ thống yêu cầu khách hàng nhập Tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, phương thức thanh toán, Sau đó bấm chọn đặt hàng.
Bước 4: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống sẽ liên lạc lại với khách hàng qua thông tin khách hàng cung cấp để xác thực lại thông tin đơn hàng. Bước 5: Giao hàng tận nơi cho khách hàng, thời gian giao hàng và lấy hàng tùy thuộc vào khoảng cách địa lý và thời gian đặt hàng. Quy trình thanh toán: Khách hàng có 2 hình thức thanh toán Cách 1: Thanh toán COD (Khách thanh toán sau khi nhận hàng) +Bước 1: Khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm muốn mua +Bước 2: Khách hàng xác thực đơn hàng (Tên, Số điện thoại, Địa chỉ giao hàng). +Bước 3: Cửa hàng xác nhận lại thông tin đơn đặt hàng của khách hàng +Bước 4: Chuẩn bị đơn hàng, giao hàng +Bước 5: Người mua nhận hàng kiểm tra sản phẩm và thanh toán tiền mặt cho người giao hàng.
Cách 2: Thanh toán chuyển khoản +Bước 1: Khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm muốn mua +Bước 2: Khách hàng xác thực đơn hàng (Tên, Số điện thoại, Địa chỉ giao hàng). +Bước 3: Cửa hàng xác nhận lại thông tin đơn đặt hàng của khách hàng +Bước 4: Người mua thanh toán +Bước 5: Người bán chuẩn bị hàng và giao hàng +Bước 6: Người mua nhận hàng kiểm tra sản phẩm. Quy trình xử lý khi đơn hàng bị hủy Đơn hàng của khách hàng sẽ bị hủy khi khách hàng hủy đơn đặt hàng, hoặc đơn đặt hàng quá hạn cho phép, hệ thống không thực hiện được đơn hàng. Giải pháp: +Nếu hệ thống không thể thực hiện được đơn hàng hoặc quá hạn mà vẫn chưa được vận chuyện giao đến tay khách hàng hệ thống sẽ thông báo tới khách hàng để hủy bỏ đơn hàng hoặc tiếp tục đặt hàng.
+Nếu khách hàng hủy đơn hàng thì khách hàng phải chịu tiền cước phí vận chuyển. Trong trường hợp khách hàng muốn đổi trả khiếu nại sản phẩm, Với hình thức (Thanh toán COD) khách hàng thanh toán tiền cước phí vận chuyển cho bên giao hàng, bên giao hàng sẽ gửi lại sản phẩm cho phía cửa hàng xác định lỗi, nếu lỗi sai sót từ phía cửa hàng hệ thống sẽ đổi trả lại sản phẩm khác cho khách hoặc hoàn lại tiền cước phí. Còn với hình thức chuyển khoản khách hàng sau khi kiểm tra sản phẩm nếu phát hiện vấn đề, khách hàng gửi lại sản phẩm cho bên giao hàng, bên giao hàng gửi lại sản phẩm cho cửa hàng xác nhận lại, nếu có lỗi sẽ đổi trả sản phẩm khác hoặc hoàn lại tiền chuyển khoản của khách hàng, nếu không có lỗi từ phía cửa hàng nhưng khách hàng không chịu nhận hàng, hệ thống cũng sẽ hoàn trả tiền chuyển khoản ban đầu nhưng trừ đi tiền cước phí vận chuyển.Quy trình giao hàng Bước 1:Sau khi đơn hàng được xác thực nhân viên kiểm tra hàng hóa theo hóa đơn, đóng gói cẩn thận ,để đảm bảo hàng hóa trong quá trình vận chuyển không bị hư hỏng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Bước 2:Người giao hàng nhận đơn hàng từ hệ thống sau khi khách hàng đặt hàng thành công và đơn hàng đã xác thực và đến cửa hàng lấy đơn hàng được nhân viên đóng gói.
Bước 3:Người giao hàng vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ khách hàng đã cung cấp. Bước 4:Giao hàng cho khách hàng và nhận thanh toán(đối với trường hợp khách hàng chọn hình thức thanh toán COD). Bước 5:Sau khi giao hàng và nhận thanh toán,người giao hàng xác nhận với hệ thống đơn hàng đã giao thành công. Yêu cầu về hệ thống: -Khả năng thích nghi và tính ổn định: ứng dụng phải chạy được trên tất cả các trình duyệt cũng như thiết bị di động, điện thoại thông minh.
-Tính chính xác: ứng dụng phải chạy đúng như quy trình cài đặt -Tính sẵn sàng: sẵn sàng sử dụng ngay lập tức khi vừa truy cập -Tính tái sử dụng: ứng dụng có thể nâng cấp dễ dàng cho những mục đích phát triển thêm chức năng. -Dễ dàng sử dụng: ứng dụng dễ sử dụng ngay cả đối với người chưa biết đến nghiệp vụ của hệ thống và những người không quen sử dụng. Phân tích hệ thống 1. Xác định tác nhân, UseCase 1.1 Xác định tác nhân • Khách hàng: Là người có nhu cầu mua hàng, tương tác với hệ thông thông qua các hoạt động xem thông tin sản phẩm, đặt hàng theo ý muốn… • Nhân viên: Là người trực tiếp thực hiện hầu hết các hoạt động trong cửa hàng (xử lý các đơn hàng chốt đơn, hủy đơn, lập báo cáo thống kê theo tháng hoặc khi có yêu cầu của cấp trên…) • Quản lý: Là người sử dụng hệ thống, tham gia vào việc quản lý sản phẩm, quản lý tài khoản nhân viên, bảo trì và nâng cấp hệ thống, nhận báo cáo thống kê doanh thu từ nhân viên.
• Người giao hàng: Là người sự dụng các chức năng của hệ thống,tham gia vào việc tiếp nhận đơn hàng ,quản lí đơn hàng.