Tài liệu: Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp cải thiện hoạt

Phân tích hoạt động mua hàng tại Trace Tec Việt Nam, đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý mua sắm cho doanh nghiệp.

• Tác giả: Đỗ Thùy Dương
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Minh Phúc
• Trường học: Trường Đại học Ngoại thương
• Chuyên ngành: Kinh doanh thương mại
• Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp cải thiện hoạt động mua hàng của Công ty TNHH Trace-Tec Việt Nam
• Loại tài liệu: Đề án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Thực trạng hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất điện tử

Hoạt động mua hàng là một trong những chức năng quan trọng nhất của doanh nghiệp sản xuất điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và năng lực cạnh tranh trên thị trường. Thực trạng cho thấy, nhiều công ty hiện nay còn gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa quy trình mua hàng, từ lựa chọn nhà cung cấp đến quản lý hợp đồng. Các vấn đề chính bao gồm: thiếu hiệu quả trong quản lý nguồn cung, chưa áp dụng đầy đủ công nghệ trong xử lý đơn hàng, và khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ dài hạn với các nhà cung cấp chất lượng. Để giải quyết những thách thức này, cần có những giải pháp toàn diện nhằm nâng cao hiệu suất và độ tin cậy của hoạt động mua hàng.

1.1. Khái niệm và nội dung hoạt động mua hàng

Hoạt động mua hàng là quá trình lựa chọn, đàm phán và mua sắm nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất. Nội dung chính bao gồm: xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh giá cả, ký kết hợp đồng, và theo dõi giao hàng. Đây là hoạt động có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, và lợi nhuận của doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành công nghiệp điện tử.

1.2. Vai trò của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp

Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, cải thiện chất lượng nguyên vật liệu, và tối ưu hóa dòng tiền. Một hoạt động mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh, tăng thời gian đáp ứng thị trường, và xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác cung ứng.

II. Phân tích thực trạng mua hàng công ty TNHH Trace Tec Việt Nam

Công ty TNHH Trace-Tec Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ sản xuất điện tử, đã ghi nhận một số thành tựu trong giai đoạn 2017-2023. Tuy nhiên, hoạt động mua hàng của công ty vẫn còn những hạn chế cần cải thiện. Phân tích cho thấy: quy trình mua hàng chưa được tối ưu hóa, công tác quản lý kho nguyên vật liệu còn lỏng lẻo, và hệ thống thông tin giữa các phòng ban chưa được tích hợp đầy đủ. Bên cạnh đó, công ty chưa xây dựng được kênh phân phối rõ ràng và chưa tối ưu hóa chi phí mua sắm một cách hiệu quả. Những vấn đề này đã gây ra tăng chi phí vận hành, chậm trễ trong giao hàng, và ảnh hưởng đến sự hài lòng khách hàng.

2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Mua hàng

Phòng Mua hàng của Trace-Tec Việt Nam có vai trò quản lý toàn bộ quá trình mua sắm linh kiện điện tử. Tuy nhiên, cơ cấu nhân sự còn hạn chế, chuyên môn của đội ngũ chưa đáp ứng yêu cầu của ngành công nghiệp hiện đại. Cần tăng cường đào tạo kỹ năng và xây dựng quy trình chuẩn hóa để nâng cao hiệu suất hoạt động.

2.2. Quy trình mua hàng hiện tại

Quy trình mua hàng tại Trace-Tec Việt Nam bao gồm các bước: dự báo nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, so sánh giá cả, ký hợp đồng, và theo dõi giao hàng. Tuy nhiên, quy trình này chưa được tự động hóa đầy đủ, dẫn đến lãng phí thời gian và tăng sai sót trong quản lý.

III. Các vấn đề chính trong hoạt động mua hàng hiện nay

Hoạt động mua hàng của công ty TNHH Trace-Tec Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn cần giải quyết ngay. Thứ nhất, chi phí mua sắm vẫn còn cao do chưa có chiến lược mua hàng dài hạn với nhà cung cấp chính. Thứ hai, tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng tồn kho xảy ra thường xuyên, ảnh hưởng đến dòng tiền kinh doanh. Thứ ba, chất lượng nguyên vật liệu từ một số nhà cung cấp không ổn định, gây tăng tỷ lệ lỗi sản phẩm. Cuối cùng, hệ thống thông tin quản lý chưa được kết nối hiệu quả, làm chậm trễ các quyết định mua hàng và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Những vấn đề này đòi hỏi cần có những giải pháp cải thiện kỹ lưỡng.

3.1. Vấn đề về chi phí mua sắm

Chi phí mua sắm chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty. Hiện nay, công ty chưa có chiến lược mua hàng tối ưu, dẫn đến thiếu khả năng thương lượng với nhà cung cấp. Cần xây dựng hệ thống phân loại nhà cung cấp, ký hợp đồng dài hạn để giảm giá mua và nâng cao ổn định cung ứng.

3.2. Vấn đề về quản lý kho nguyên vật liệu

Quản lý tồn kho hiện nay chưa đạt hiệu quả, thường xảy ra thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu. Điều này gây tăng chi phí lưu kho, giảm tốc độ lưu thông hàng, và làm yếu dòng tiền của công ty. Cần áp dụng phương pháp quản lý kho khoa học như JIT hay EOQ để tối ưu mức tồn kho.

IV. Đề xuất giải pháp cải thiện hoạt động mua hàng

Để cải thiện hoạt động mua hàng của công ty TNHH Trace-Tec Việt Nam, cần áp dụng một bộ giải pháp toàn diện bao gồm nhiều khía cạnh. Thứ nhất, cần xây dựng chiến lược mua hàng dài hạn, xác định rõ các nhà cung cấp chính, phụ và dự phòng. Thứ hai, nên ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) để tự động hóa quy trình mua hàng. Thứ ba, cần nâng cao kỹ năng đội ngũ thông qua đào tạo chuyên môn về quản lý chuỗi cung ứng. Thứ tư, cần xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, tổ chức đánh giá định kỳ chất lượng và hiệu suất giao hàng. Cuối cùng, cần thiết lập chỉ tiêu đánh giá rõ ràng để giám sát hiệu quả hoạt động mua hàng.

4.1. Xây dựng chiến lược mua hàng dài hạn

Chiến lược mua hàng dài hạn giúp công ty ổn định nguồn cung, giảm chi phí mua sắm, và nâng cao chất lượng. Cần phân loại nhà cung cấp theo mức độ quan trọng, ký hợp đồng khuôn khổ để đảm bảo giá ổn định, và phát triển mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp chính.

4.2. Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa

Triển khai hệ thống ERP để quản lý toàn bộ quy trình mua hàng, từ dự báo nhu cầu, lập kế hoạch, đặt hàng, cho đến quản lý thanh toán. Điều này giúp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý, nâng cao minh bạch thông tin, và tạo cơ sở dữ liệu để phân tích và tối ưu hóa.

4.3. Nâng cao chất lượng nhân sự và đào tạo

Cần tuyển dụng nhân sự có chuyên môn, đào tạo liên tục về quản lý chuỗi cung ứng, kỹ năng thương lượng, và quản lý rủi ro. Xây dựng nhóm chuyên gia chuyên xử lý các vấn đề phức tạp trong hoạt động mua hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sản xuất điện tử Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Trace- Tec Việt Nam giai đoạn 2017-2023 Chương 3: Đề xuất một số giải pháp cải thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Trace-Tec Việt Nam giai đoạn 2023-2028 CHƯƠNG T1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VA THUC TIEN VE HOAT DONG MUA HANG CUA DOANH NGHIEP CUNG CAP DICH VU SAN XUAT DIEN TU 1.1 Tổng quan về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp 1.1 Khái niệm và nội dung của hoạt động mua hàng 1.1 Khái niệm hoạt động mua hàng Trong thực tiễn quản lý và vận hành, mua hàng là một chức năng kinh doanh liên quan đến việc thu mua các đầu vào cân thiết cho hoạt động của doanh nghiệp, trong đó mua hàng phục vụ cho việc mua đi bán lại được xem là mua hàng thương mai (merchant), con mua hàng phục vụ sản xuất được xếp vào loại hình mua hàng cong nghiép (industrial buyer) (Wisner, Tan va Leong, 2021). Theo Monczka va cong sự (2020), những mục tiêu chính của hoạt động mua hàng là: đảm bảo việc cung ứng đầu vào liên tục, điều hành quy trình mua sắm, quản lý cơ sở cung ứng (suppiy base), kêt nôi các bên liên quan và phát triên chiên lược tìm kiếm nguồn cung. Khái niệm hoạt động mua hàng có thê được định nghĩa theo nhiều cách từ đơn giản đến phức tạp. tuy nhiên đều dựa trên yêu tô cơ bản này.

Dưới đây là một số định nghĩa được tham khảo những nghiên cứu đi trước: e Theo Viện Mua sắm và Cung ứng (The Chartered Institute of Procurement & Supply — CIPS), mua hang là chức năng quản lý kinh doanh thực hiện việc xác định, tìm kiếm, tiếp cận nguồn cung và quản lý các nguồn lực bên ngoài mà doanh nghiệp cần và có thê cần đề đạt được những mục tiêu chiến lược. e© Mua hàng là hoạt động quản lý các nguôn lực bên ngoài của doanh nghiệp sao cho dòng chảy vật chất, thông tin và tài chính của quá trình cung cấp tất cả hàng hóa, dịch vụ, năng lực và tri thức cần thiết cho việc vận hành, duy trì và quản lý các hoạt động cơ bản cũng như phụ trợ của doanh nghiệp được diễn ra với những điều kiện thuận lợi nhất cho đến điểm tiêu thụ (Van Weele va Rozemeijer, 2022). e© Mua hàng là các hoạt động mang tính chủ động, chiến lược của doanh nghiệp, liên quan đến vấn đề quản lý các rủi ro trong chuỗi cung ứng thông qua việc đàm phán một cách hiệu quả hợp đồng, mô hình chi phí và giá cả, số lượng cũng như các yêu tô đâu vào quan trọng khác với các nhà cung câp nhăm đảm bảo hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp đó được cung cấp một cách liên tục và không bị gián đoạn (Lysons và Farrington, 2020).2 Các nội dung hoạt động mua hàng Hugos (2018) cho rằng mua hàng là một chức năng kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều hoạt động với tầm quan trọng ngang nhau chứ không chỉ lả mặc cả với nhà cung cấp về giá cả nhằm thu mua các đầu vào với mức giá thấp nhất như quan niệm trước kia. Theo đó, quản lý mua hàng sẽ bao gồm năm máng chính: e Mua sam: cdc hoạt động diễn ra hàng ngày như ra quyết định mua sắm, liên hệ và trao đôi thông tin với nhà cung cấp, gửi đơn đặt hàng.

e _ Quản lý mức tiêu thụ: theo dõi, kiêm soát và hoạch định danh mục hàng hóa cần mua sắm của doanh nghiệp cũng như số lượng cần mua đề phục vụ cho hoạt động của các đơn vị chức năng trong doanh nghiệp e Lựa chọn nhà cung cấp: chọn lọc các nhà cung cấp dựa vào sự so sảnh, đánh gia năng lực nhà cung cấp theo các tiêu chí về giá cả, chất lượng sản phâm, mức độ dịch vụ và hỗ trợ vẻ kỹ thuật. e_ Đàm phán hợp đồng: đàm phán cụ thê về các điều kiện và điều khoản trong hợp đồng mua bán với nhà cung cấp, bao gồm só lượng, giá cả, chất lượng hàng hóa, chỉ tiêu kỹ thuật, thời gian và địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán, các dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật. © Quan ly hop dong: theo dõi, giám sát, đo lường và đánh giá mức độ đáp ứng của nhà cung cấp theo các điều kiện và điều khoản của hợp đồng 1.2 Vai trò của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp Trước đây hoạt động mua hàng chỉ đơn thuần được coi là một khâu mang tính vận hành trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Tuy nhiên khi quá trình toàn cầu hóa diễn ra khiến sự cạnh tranh trên thị trường trở nên ngảy càng phức tạp và gay gắt, các doanh nghiệp đã dần nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này và coi nó là một bộ phận quan trọng trong chiến lược kinh doanh.

Lý do cơ bản nhất khiến mua hàng trở thành hoạt động chiến lược là bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới tài chính của doanh nghiệp. Theo Van Weele và RozemeiJer (2022), giá von hang ban (cosf øfgoods sold - COGS) thường chiếm ít nhất 50% doanh thu bán ra tùy theo ngành nghê, trong đó con số của những ngành như bán lẻ, máy tính, điện tử tiêu dùng, tự động hóa,. có thê lên tới 60-80%, vi thế việc tối ưu giá mua hàng hóa và nguyên vật liệu đầu vào sẽ trực tiếp làm tăng lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp. Kéo theo đó, những chỉ số như tỷ suất sinh lời trên tài san (Return on Assets — ROA), ty suat hoan von (Return on Investment - ROI, vong quay hang ton kho (inventory turnover).

cing sé duoc cai thién. Với vai trò là đầu mỗi liên kết giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp, hoạt động mua hàng còn liên quan tới cả vấn đề phát triền và củng cô mối quan hệ với các nhà cung cấp, thực hiện các hoạt động kiêm soát, theo dõi, đánh giá sự tương tác giữa doanh nghiệp và các đối tác cung ứng đầu vào phục vụ hoạt động của doanh nghiệp đó nhằm tăng cường hiệu quả cộng tác. Bên cạnh đó, hoạt động mua hàng là một mắt xích quan trọng, liên quan mật thiết tới việc quản lý và vận hành chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, chủ yếu thông qua việc lựa chọn những nhà cung cấp tốt nhất đê đảm bảo nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa đầu vào không bị gián đoạn với điều kiện chất lượng và chi phí tối ưu. Theo Wisner, Tan và Leong (2021), quản lý chuỗi cung ứng về cơ bản được câu thành từ bốn mảng bao gồm: quan lý cung tmg (supply management), quan ly van hanh (operation management), quan lý phân phối (distribution management) va tich hop (integration).

Trong do, quan ly mua hang (purchasing management) \a mét trong nhing van dé quan trọng nhất của quản lý cung ứng, liên quan đến việc nghiên cứu thị trường cung ứng, tìm kiếm và lựa chọn nguồn hang (sourcing), dam phán và ký kết hợp đồng mua bán nhằm dam bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các vật tư, trang thiết bị cần thiết cho hoạt động kinh doanh (nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động thương mại. Như vậy, có thê thấy hoạt động mua hàng là một bộ phận cầu thành quan trọng của chiến lược quản lý chuỗi cung ứng của mỗi doanh nghiệp. Hơn hết, đây là một trong những hoạt động đóng vai trò chú chốt trong việc đóng góp vào mục tiêu tối cao của quản lý chuỗi cung ứng, đó là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng với mức chi phí tối ưu thông qua việc tối ưu hiệu suất (efficiency) và hiệu quả (effectiveness) van hanh của chuỗi. Trong đó, hiệu suất đạt được thông qua việc thực hiện các hoạt động nhằm 10 thu được kết quả dự kiến với mức sử dụng nguồn lực đầu vào tối thiêu, còn hiệu quả đạt được khi kết quả cuối cùng là tốt nhất và đem lại nhiều giá trị nhất, bao gồm cả các yêu tố như thời gian giao hàng (/ead time), toc độ đôi mới sản phâm, dịch vụ khách hảng.

do vậy thường đòi hỏi cao về mặt chi phi (Jacobs va Chase, 2018). Co thé thay hai mục tiêu này mâu thuẫn với nhau, hay nói cách khác việc đồng thời đạt hiệu suất vả hiệu quả tối đa là bất khả thi, vì thế các doanh nghiệp thường sẽ dựa vào chiến lược kinh doanh đê cân đối và xác định kết hợp tôi ưu giữa hai yếu tô này. Với vai trò là khâu đầu tiên và đóng vai trò then chốt của cả chuỗi cung ứng, cách thức quản lý và vận hành hoạt động mua hàng sẽ ảnh hưởng lớn tới khả năng đạt được các mục tiêu nảy.3 Quy trinh mua hàng của doanh nghiệp Trên thực tế, hoạt động mua hàng hiện tại có thê thực hiện dưới cả hình thức thủ cong va dién tir (e-procurement). Tuy nhién quy trình của hoạt động này về cơ bản đều đi qua những bước giống nhau như xác định nhu câu, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hang, nhận hàng, kiêm tra và lưu kho, thanh toán.

chỉ khác biệt ở chỗ e-procurement duoc thực hiện trên nên tảng điện tử với su hỗ trợ của công nghệ thông tin.1 Quy trình mua hàng Xác định yêu Chọn nhà Thỏa thuận 7. Đánh giá nhà cầu chỉ tiết cung cấp hợp đồng Đặt hàng Xúc tiến Lug cấp Xác định yêu cầu |Lựa chọn nhà| - .ýn bì và đàm Thực hiện đật|Xúc tiến thực|Đánh giá nhà Veltro vẻnăng vàmột kỹ thuật chức | hop |cung cấp PhO! P chop ding. 8 | han 8 hign don hang § | cung 6 c& cáp * Các chỉ tiểu CV BỀN ° Xấy dựng lịch |* Xúc tiến việc Ỉ Te đối °!, Tiền đánh giả Che ren rch dat hang thực hiện |* Đánh giá nhà ch tiêu kỹ và quy trình liên s Các nhà cung cấp ° _ Gửi đơn hàng đơn hàng cung cấp thuật o ge - | quan đến soạn a ae a 2 : yếu tố. j* Yêu cầu bảo | +.

: ` |* Xử lý đơn|* Phát hiện và |* Xếp hạng nhà ° Cung cấp các & thao va dam ‘ aT ae a ; : gia ; " hàng xử lý các vần cung cấp trí thức của phản hợp đồng đề phát sinh nhà cung cấp cho các kỹ sư Danh mục nhà Datasheet, hệ ise. | cung cap ưu tiên : Bảo cáo ngoại lệ, Chứng | thống chỉ tiêu, ' Đề xuất lựa chọn 5 Bản kế hoạch từ |quy chuấn chất Í nhà cung cấp Hợp đồng Đơn đặt hàng fia don, đánh giả và xếp lượng.