Chương 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 1.1 Khảo Khảo sát hệ thốn thốngg Phân tích hệ thống là một công việc rất quan trọng đòi hỏi sự chính xác về mặt thông tin dữ liệu. Mà hiện tại đa phần các doanh nghiệp không có các phần mềm để quản lý một các tối ưu. Qua quá trình khảo sát một số cách doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ thực sự chưa chú trọng đến vấn đề quản lý nhân sự này. Việc quản lí một cách thủ công, trong khi dữ liệu cần quản lí lại là rất lớn, việc lưu trữ cũng chỉ trên giấy tờ hoặc các bản word.
Chưa thực sự quy về một chỗ để dễ dàng thuận tiên trong quản lí. Cần rất nhiều đến nguồn nhân lực để chỉ làm một công việc này, độ chính xác trong các thông tin là chưa cao. Để lưu trữ trong thời gian dài thì khá là bất tiện, dễ bị thất lạc trong quá trình lưu trữ, khó khăn trong việc muốn tìm lại dữ liệu. Nên việc phát triển một phần mềm dành riêng cho quá trình quản lí là một việc vô cùng cấp thiết và quan trọng.
Tên đơn vị áp dụng: Quán photo Miao Địa chỉ: 322 Mỹ Đình Tổng số nhân viên: 4 Thời gian làm việc: Sáng: 7h00 – 12h00.1: Hình ảnh về quán photo 1 Những khó khăn hiện tại Tốc độ chậm: khi muốn tra cứu thông tin của một đơn mà khách đã đặt thì nhân viên cửa hàng phải đi tìm lại trong các phiếu thông tin việc nhập nhàng nhiều phiếu thông tin gây khó khăn, hoặc tìm kiếm 1 cách chậm chạp từ sổ sách ghi chép lại. Nhiều khi không thể tìm ra thông tin một cách nhanh chóng, gây mất thời gian cho người đặt hàng cũng như với các nhân viên bán hàng. Quá tải: Khi số lượng khách hàng đến mua hàng quá đông khách hàng phải đợi thanh toán gây khó chịu cho khách hàng. Mà số lượng nhân viên của cửa hàng thì có hạn, không thể thay đổi theo số lượng công việc được.
Quản lý khó khăn: công việc kiểm soát các đơn, quá trình nhập xuất các loại vật liệu không được dễ dàng cho lắm. Khi khối lượng thông tin dữ liệu ngày càng nhiều, việc tìm kiếm và đưa ra các thông tin cần thiết trở nên khó khăn và có khả năng sẽ bị sai sót do các công việc diễn ra thủ công, hay bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, ví dụ như do mất mát, do sai sót khi ghi chép lại dữ liệu. Dễ gây sai sót: Hệ thống vận hành hoàn toàn thủ công nên tất cả các công đoạn nhập hàng, bán hàng đều được làm bằng tay, bằng sức người. Điều này rất dễ gây ra sai sót.
Nó sẽ làm khó khăn cho việc quản lý của chủ cửa hàng, nhân viên cũng như làm tăng thời gian chờ đợi của khách hàng. Với hệ thống quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, buôn bán. Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm sao để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớt nhân công. Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực và cấp bách.2 Xác định định bài toán cần cần được giải giải quyết Dự án phần mềm quản lý quán photo Miao này sẽ là một phần mềm hữu ích và mang tính thực tế cao cho chủ quán.
Được xây dựng nhằm giúp cho nhân viên hoặc người quản lý có thể quản lý tốt hơn về mọi mặt mà không phải mất quá nhiều thời gian cũng như công sức để quản lý so với cách thông thường là ghi chép bằng bản ghi và tìm kiếm thông tin trên giấy tờ. Hệ thống giúp cho việc quản lý cũng như xuất nhập thông tin trở lên đơn giản hóa. 2 Tất cả các thông tin này sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý rồi từ đó có thể tạo các nhóm theo yêu cầu đặt ra. Các nhóm quản lý vận hành hệ thống, quản lý hệ thống an ninh.
Người đứng đầu có thể xem thông tin bất kì về khách hàng, số lượng hàng, hàng tồn kho, v. Xóa thêm cập nhật một các dễ dàng. Thông tin sẽ được hiển thị đầy đủ và chính xác nhất.3 Phân tích và đặc tả các nghiệp vụ của hệ thống.1 Quản lý nhân viên Nhân viên được nhận vào làm sẽ được chủ cửa hàng lấy thông tin và lưu lại bao gồm: tên, ngày sinh, số chứng minh, giới tính, đơn vị công tác, ngày vào làm, số điện thoại, quê quán, email, … (nhân viên xin việc phải đầy đủ lý lịch). Quản lý nhân viên là bộ phận quyết định việc điều chỉnh nhân sự làm việc trong cửa hàng, phân chia ca trực Full time hoặc Part time việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân sự, chấm công và trả lương cho nhân viên trong cửa hàng theo quyết định và chỉ thị phía trên của quản lý cửa hàng.2 Quản lý hóa đơn Ở chức năng này chúng ta sẽ kiểm soát được số lượng đơn hàng khách đã đặt, quản lý các đơn đã thanh toán và chưa thanh toán.
Hiển thị đầy đủ thông tin như địa chỉ giờ giao hàng, v. Định kì mỗi tháng, kì, năm các bộ phận quản lí sẽ tổng hợp thông tin báo cáo thống kê: +) Thống kê hàng tồn kho +) Báo cáo theo dõi tình hình hoạt động của nhân viên thoe hóa đơn bán hàng, nhập hàng +) Báo cáo doanh thu Báo cáo – thống kê: Để tiện theo dõi việc kinh doanh mua bán xe ô tô của cửa hàng, hàng tháng các bộ phận lập ra các báo cáo gửi cho ban quản lý cửa hàng về doanh thu trong tháng.3 Quản lý khách hàng Khách mua hàng đến quầy thanh toán, nhân viên tìm hiểu thông tin khách đã có trong Nhânghi viênchép haysốchưa check để mà lượng từ đó thêmcần khách khách. 3 Khách hàng có thể thanh toán bằng hình thức thanh toán qua thẻ hoặc có thể thanh toán tiền mặt trực tiếp ở quầy. Quản lý khách hàng là phương pháp giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn.
Nhờ đó có thể thấu hiểu được hành vi của người mua, đồng thời có những phương pháp chăm sóc phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc chăm sóc khách hàng đối với quán vô cùng quan trọng, khi cơ sở tồn tại được là nhờ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng và chính họ sẽ là nguồn thu chính. Vì vậy có thể nói rằng khách hàng chính là sự sống còn đối với quán, nên việc quản lý để giữ chân và tạo thiện cảm cho khách hàng là điều vô cùng quan trọng cho cơ sở.4 Quản lý đơn nhập Việc quản lý đơn nhập nhằm xác định rõ được tên nguyên vật liệu mức giá nhập và ngày nhập. Mục đích chính là tránh được sự tồn kho và sẽ không bị thiếu hụt nguyên liệu cho thời gian tới 1.4 Xác định các yêu cầu của hệ thống.1 Yêu cầu chức năng Mô tả chi tiết các chức năng của hệ thống: - Chức năng đăng nhập: Giúp quản lý và nhân viên có thể thao tác hệ thống.
Đảm bảo xác thực thông tin người sử dụng và an toàn bảo mật hệ thống. - Mỗi người muốn tham gia vào hệ thống đều cần có một tài khoản và password khi đó họ mới có thể đăng nhập được, trước khi đăng nhập vào họ phải đăng ký ở trang chủ và được Chủ Shop phân quyền thì mới đăng nhập được vào hệ thống bên trong. *Kiểm tra hông tin khách hàng: bao gồm các thông tin khách hàng ví dụ như tên khác hàng, sdt, địa chỉ, mã khách hàng… *Kiểm tra thông tin nhân viên: thông tin của nhân viên làm việc tại cửa hàng, bao gồm thông tin nhân viên như quê quán, năm sinh, trình độ học vấn, kinh nghiệm… Chức năng quản lý khách hàng Thêm khách hàng Sửa thông tin khách hàng 4 Xóa khách hàng Tìm kiếm khách hàng Chức năng quản lý nhân viên -Chức năng quản lý nhân viên + Lưu thông tin nhân viên mới + Sửa thông tin nhân viên + Xóa thông tin nhân viên + Tìm kiếm nhân viên -Chức năng quản lý hóa đơn + Thêm hóa đơn + Sửa thông tin hóa đơn + Xóa thông tin hóa đơn + Tìm kiếm hóa đơn -Chức năng quản lý khách hàng + Thêm khách hàng + Sửa thông tin khách hàng + Xóa thông tin khách hàng + Tìm kiếm khách hàng 1.2 Yêu cầu phi chức năng: 1. Yêu cầu bảo mật - Điều quan trọng cần chú ý nhất đó là thông tin khách hàng do khách hàng cung cấp phải được bảo mật tuyệt đối.
Tránh tình trạng thông tin dữ liệu của khách hàng bị mất hoặc bị sửa đổi. - Mọi thông tin quan trọng cần phải được kiểm duyệt qua quản lý hoặc chủ cửa hàng. Yêu cầu về sao lưu - Phải có giải pháp đảm bảo sự an toàn dữ liệu: Có khả năng backup dữ liệu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố. Yêu cầu về tính năng sử dụng - Sử dụng được đầy đủ tính năng trên phần mềm.
- Đảm bảo có thể tìm được nhiều dữ liệu trong một lúc. - Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết. Yêu cầu ràng buộc thiết kế 5 - Hệ thống được xây dựng chủ yếu bằng ngôn ngữ lập trình .NET hoặc ngôn ngữ khác thông dụng. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2019.
Yêu cầu phần cứng - Đáp ứng được cấu hình hiện có của quán. Nhẹ nhàng không yêu cầu hiệu năng quá cao. Phần mềm được sử dụng - Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2019. Yêu cầu khi sử dụng phần mềm - Người dùng sẽ được quản lý giới thiệu về chức năng của phần mềm khi được sử dụng.
Các yêu cầu khác - Hệ thống phải dễ sử dụng, dễ sửa lỗi, có khả năng tái sử dụng. - Có hướng dẫn chi tiết cho người mới sử dụng. 6 Chương 2: Quản lý dự án 2.1 Ước lượng dự án 2.1 Ước lượng chi phí Bảng 2.1: Ước lượng chi phí Giai Công việc Mô tả Chi phí đoạn Quản lý Khảo sát yêu Thu nhập các yêu cầu tổng 500.000- dự án cầu dự án quan của dự án 1.000VND Khởi tạo dự án Thông báo báo tri triển kha khai dự án án, 2.000- lập project charter 2.000VND Lập kế hoạch Lập bản kế hoạch phạm vi 2.000- phạm vi dự án dự á 2.000VND Viết báo cáo Tổng kết lại toàn bộ công 0 VND tổng kết việc thành báo cáo cuối cùng Rútt kin Rú kinhh ngh nghiệ iệm m Rút Rút kinh kinh nghiệ nghiệm m cho đợt đợt dự 0 VND án sau Phân Đặcc tả chi tiết Từ yêu cầu thu được từ 2.000- Đặ tích và các yêu cầu phần khảo sát, mô tả cụ thể 2.