I. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Phân tích hiện trạng của quán photo Miao cho thấy nhiều vấn đề trong quản lý quán photo. Hệ thống hiện tại chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công, dẫn đến việc lưu trữ thông tin không hiệu quả. Việc quản lý nhân sự và thông tin khách hàng gặp nhiều khó khăn, gây ra tình trạng quá tải và sai sót. Để giải quyết vấn đề này, việc phát triển một phần mềm quản lý là cần thiết. Phần mềm này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng và nâng cao hiệu quả quản lý. Theo khảo sát, quán photo Miao hiện có 4 nhân viên và thời gian làm việc từ 7h00 đến 12h00. Việc quản lý thông tin khách hàng và đơn hàng cần được cải thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
1.1 Khó khăn hiện tại
Quán photo Miao đang gặp phải nhiều khó khăn trong quản lý hoạt động. Tốc độ chậm trong việc tra cứu thông tin đơn hàng khiến khách hàng phải chờ đợi lâu. Việc quản lý thông tin thủ công dẫn đến tình trạng quá tải, gây khó chịu cho khách hàng. Hệ thống hiện tại không thể kiểm soát tốt các đơn hàng và nguyên vật liệu, dẫn đến sai sót trong quá trình nhập xuất hàng. Để khắc phục, cần có một hệ thống quản lý tự động, giúp giảm thiểu thời gian và tăng hiệu quả làm việc. Phần mềm quản lý sẽ giúp nhân viên dễ dàng theo dõi thông tin và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
1.2 Xác định bài toán cần giải quyết
Dự án phần mềm quản lý quán photo Miao được xây dựng nhằm giải quyết các vấn đề hiện tại. Phần mềm sẽ giúp nhân viên quản lý thông tin khách hàng, đơn hàng và nguyên vật liệu một cách hiệu quả. Hệ thống sẽ cho phép người dùng nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, từ đó tạo ra các báo cáo thống kê và theo dõi tình hình hoạt động của quán. Việc quản lý thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên. Hệ thống cũng sẽ cung cấp các chức năng như quản lý nhân viên, hóa đơn và khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho quán.
II. Phân tích và đặc tả các nghiệp vụ của hệ thống
Hệ thống quản lý quán photo Miao sẽ bao gồm nhiều chức năng quan trọng. Đầu tiên là quản lý nhân viên, nơi thông tin của nhân viên sẽ được lưu trữ và quản lý. Chức năng này cho phép chủ quán theo dõi lịch làm việc, chấm công và trả lương cho nhân viên. Tiếp theo là quản lý hóa đơn, giúp kiểm soát số lượng đơn hàng đã đặt và thanh toán. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về đơn hàng, bao gồm địa chỉ giao hàng và thời gian giao hàng. Cuối cùng, quản lý khách hàng sẽ giúp quán dễ dàng tiếp cận và chăm sóc khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm của họ.
2.1 Quản lý nhân viên
Chức năng quản lý nhân viên sẽ cho phép chủ quán lưu trữ thông tin chi tiết về từng nhân viên. Các thông tin như tên, ngày sinh, số chứng minh, và thông tin liên lạc sẽ được ghi lại. Hệ thống sẽ hỗ trợ việc phân chia ca làm việc cho nhân viên, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc chấm công và trả lương cũng sẽ được thực hiện một cách tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho chủ quán. Nhờ vào hệ thống này, việc quản lý nhân sự sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
2.2 Quản lý hóa đơn
Chức năng quản lý hóa đơn sẽ giúp quán photo Miao theo dõi tình hình doanh thu và số lượng đơn hàng. Hệ thống sẽ cho phép nhân viên kiểm tra các đơn hàng đã thanh toán và chưa thanh toán, từ đó có thể lập báo cáo doanh thu hàng tháng. Việc thống kê hàng tồn kho cũng sẽ được thực hiện một cách tự động, giúp chủ quán nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách chính xác. Chức năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng quản lý tài chính cho quán.
III. Xác định các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống quản lý quán photo Miao cần đáp ứng nhiều yêu cầu chức năng và phi chức năng. Về yêu cầu chức năng, hệ thống cần có các chức năng như đăng nhập, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và quản lý hóa đơn. Mỗi người dùng cần có tài khoản và mật khẩu để đảm bảo an toàn thông tin. Về yêu cầu phi chức năng, hệ thống cần đảm bảo tính bảo mật cao, khả năng sao lưu dữ liệu và dễ sử dụng. Các yêu cầu này sẽ giúp hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
3.1 Yêu cầu chức năng
Hệ thống cần có chức năng đăng nhập để đảm bảo an toàn thông tin. Người dùng sẽ cần đăng ký tài khoản và được phân quyền trước khi có thể truy cập vào hệ thống. Các chức năng quản lý khách hàng, nhân viên và hóa đơn cũng cần được xây dựng một cách chi tiết. Hệ thống sẽ cho phép thêm, sửa, xóa và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Điều này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
3.2 Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu bảo mật là rất quan trọng trong hệ thống này. Thông tin khách hàng cần được bảo vệ tuyệt đối để tránh mất mát hoặc sửa đổi. Hệ thống cũng cần có khả năng sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin. Ngoài ra, tính năng sử dụng cũng cần được đảm bảo, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Các yêu cầu này sẽ giúp hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả.
