CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG 1. Một số khái niệm cơ bản * Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có mối ràng buộc lẫn nhau và hoạt động chung cho một mục đích nào đấy. 19] * Hệ thống thông tin: Là tập hợp người, thủ tục, và các nguồn lực để thu thập xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Máy tính hay con người sẽ thực hiện quá trình xử lý nào đó để nhận được thông tin ở đầu ra (output).
Quá trình nhập dữ liệu, xử lý và xuất thông tin đều có thể được lưu trữ.1:Quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin [2, Tr.20] Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. * Các thành phần hệ thống thông tin. - Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin.
Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được. - Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị… - Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính, các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng. Luan van 7 - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Hình 1.2: Các thành phần của Hệ thống thông tin Nguồn tham khảo[3] * Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin - Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý - Nhiệm vụ: trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin giữ hệ quyết định và hệ tác nghiệp. * Phân loại hệ thống thông tin. + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp.
HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hàng ngày. + HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System): là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau. Luan van 8 + HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp.
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định. (Nguồn tham khảo:[6]) * Tổng quan về quản lý nhân sự Như chúng ta đã biết con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức và doanh nghiệp.
Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức. Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. * Tầm quan trọng của quản lý nhân sự Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau.
Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Luan van 9 Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp.
Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. * Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp,.) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. * Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại, phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thức quản lý tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình, đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đốivới các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình.
Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết, nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động. Nhờ những thông tin mà hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, chính xác. Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệm sức Luan van 10 người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo, người quản lý.
Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin được tổng hợp chung thành các bước: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống Hình 1.3: Chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Bước 1: Khảo sát hiện trạng Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Bước 2: Phân tích hệ thống Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, xác định được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống. Dựa vào mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Bước 3: Thiết kế hệ thống Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng.
Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn. Bước 4: Xây dựng hệ thống Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước. Kết quả là các chương trình cần xây dựng Bước 5: Cài đặt hệ thống - Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng - Chuyển đổi dữ liệu cũ: thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi.