Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự-Tiền Lương

Luận văn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương tại công ty TNHH May Hưng Nhân, cung cấp giải pháp hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Thị Huyền
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Hưng Long
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản lý nhân sự
• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự-Tiền Lương Tại Công Ty TNHH May Hưng Nhân
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
• 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
• 1.3. Mục tiêu của đề tài
• 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 1.5. Phương pháp nghiên cứu
• 1.6. Kết cấu khóa luận
• 2. PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN
• 2. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG
• 1.1. Một số khái niệm cơ bản
• 1.2. Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
• 1.3. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
• 1.4. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
• 1.5. UML và công cụ phát triển hệ thống
• 3. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN
• 2.1. Tổng quan về doanh nghiệp và tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• 2.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
• 2.3. Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự -tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
• 4. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN
• 3.1. Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án
• 3.2. Mô tả bài toán quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân
• 3.3. Các yêu cầu chức năng của hệ thống
• 3.4. Các yêu cầu phi chức năng
• 3.5. Phân tích hệ thống
• 3.5.1. Biểu đồ Use case
• 3.5.2. Biểu đồ tuần tự
• 3.5.3. Biểu đồ trạng thái
• 3.5.4. Biểu đồ hoạt động
• 3.5.5. Biểu đồ thành phần
• 3.5.6. Biểu đồ triển khai
• 3.6. Thiết kế giao diện
• 3.7. Thiết kế kiểm soát
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Việc phân tích và thiết kế hệ thống này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tính chính xác trong quản lý thông tin nhân sự. Công ty TNHH may Hưng Nhân đã nhận thấy sự cần thiết phải cải tiến hệ thống hiện tại để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao.

1.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là tập hợp các quy trình, công nghệ và con người nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin về nhân sự trong doanh nghiệp. Hệ thống này giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả và chính xác.

1.2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin nhân viên, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý nhân sự tiền lương

Công ty TNHH may Hưng Nhân đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự-tiền lương. Hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu quản lý thông tin, dẫn đến việc xử lý thông tin chậm trễ và không chính xác. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên.

2.1. Những khó khăn trong quy trình quản lý nhân sự

Quy trình quản lý nhân sự hiện tại gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin nhân viên, dẫn đến tình trạng thông tin không đồng bộ và khó khăn trong việc ra quyết định.

2.2. Thách thức trong quản lý tiền lương

Việc tính toán và quản lý tiền lương gặp nhiều khó khăn do thiếu thông tin chính xác và kịp thời, ảnh hưởng đến sự công bằng và minh bạch trong doanh nghiệp.

III. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả

Để giải quyết các vấn đề hiện tại, việc áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin là cần thiết. Phương pháp này giúp xác định rõ yêu cầu của hệ thống và thiết kế một giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

3.1. Quy trình phân tích hệ thống thông tin

Quy trình phân tích hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập yêu cầu, phân tích dữ liệu và thiết kế hệ thống. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống mới sẽ đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

3.2. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương

Thiết kế hệ thống cần chú trọng đến giao diện người dùng và khả năng tương tác, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và truy cập thông tin cần thiết.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương khi được triển khai sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Công ty TNHH may Hưng Nhân. Việc tự động hóa quy trình quản lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

4.1. Lợi ích từ việc tự động hóa quy trình

Tự động hóa quy trình quản lý nhân sự giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.

4.2. Kết quả đạt được sau khi triển khai hệ thống

Sau khi triển khai hệ thống, Công ty TNHH may Hưng Nhân sẽ có khả năng quản lý thông tin nhân sự một cách chính xác và kịp thời, từ đó cải thiện sự hài lòng của nhân viên và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

V. Kết luận và tương lai của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương

Việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân là một bước đi quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Tương lai của hệ thống này sẽ phụ thuộc vào việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình quản lý.

5.1. Tương lai của hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin sẽ tiếp tục phát triển và cải tiến, giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển.

5.2. Định hướng phát triển hệ thống thông tin tại Công ty TNHH may Hưng Nhân

Công ty sẽ tiếp tục đầu tư vào công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự-tiền lương, từ đó tạo ra môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh tin học hóa công tác quản trị doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò phản ánh toàn diện tình hình nhân sự, hỗ trợ quá trình ra quyết định và nâng cao năng suất lao động. Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Huyền, dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hưng Long thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại.

Đề tài xuất phát từ nhu cầu thực tiễn tại Công ty TNHH May Hưng Nhân — một doanh nghiệp dệt may có quy mô lao động lớn (trên 2.000 người) nhưng vẫn duy trì phương thức quản lý nhân sự và tính toán tiền lương phân tán bằng văn bản giấy tờ và bảng tính Microsoft Excel. Cách tiếp cận thủ công này dẫn đến quá tải công việc, chậm trễ trong xử lý số liệu, sai sót trong tính lương và hạn chế năng lực tổng hợp báo cáo gửi Ban Giám đốc.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể gồm ba nội dung:

1. Phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự - tiền lương, chỉ rõ các ưu điểm và hạn chế trong quy trình nghiệp vụ hiện tại của Công ty TNHH May Hưng Nhân.
2. Ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa UML để xây dựng mô hình chức năng, mô hình dữ liệu và quy trình nghiệp vụ cho hệ thống mới.
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và giao diện ứng dụng trên phần mềm Microsoft Access, hỗ trợ đầy đủ các tác vụ quản lý hồ sơ, hợp đồng, khen thưởng - kỷ luật, đào tạo, tính lương và kết xuất báo cáo thống kê.

Đối tượng nghiên cứu là các hoạt động và quy trình quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH May Hưng Nhân. Phạm vi nghiên cứu về không gian diễn ra tại trụ sở công ty (Khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh, TP. Thái Bình); phạm vi thời gian khảo sát tình hình sản xuất kinh doanh và dữ liệu nhân sự tập trung trong giai đoạn 2013 - 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý luận về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design - OOAD):

• Khung lý thuyết: Hệ thống hóa các khái niệm về hệ thống, thành phần HTTT (phần cứng, phần mềm, mạng máy tính, con người), phân loại HTTT (TPS, OAS, KWS, MIS, DSS) và chu trình phát triển hệ thống gồm 6 giai đoạn (Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt, Bảo trì).
• Ngôn ngữ mô hình hóa: Sử dụng UML (Unified Modeling Language) để đặc tả các hướng nhìn của hệ thống thông qua biểu đồ ca sử dụng (Use Case), biểu đồ lớp (Class Diagram), biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ trạng thái (State Diagram), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), biểu đồ thành phần (Component Diagram) và biểu đồ triển khai (Deployment Diagram).
• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Phát phiếu điều tra phỏng vấn trực tiếp cán bộ Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Kế toán tài vụ; quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc và quy trình lưu trữ sổ sách tại doanh nghiệp.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp số liệu hoạt động kinh doanh, nội quy, quy chế tiền lương từ các tài liệu nội bộ công ty (giai đoạn 2013 - 2016), giáo trình chuyên ngành và các công trình nghiên cứu khóa luận liên quan.
• Phương pháp phân tích - xử lý dữ liệu: Tiến hành tổng hợp, so sánh, đối chiếu luồng dữ liệu nghiệp vụ thực tế với các chuẩn mực mô hình hóa để xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng.
• Công cụ kỹ thuật: Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access để thiết lập cấu trúc bảng, khóa chính, khóa ngoại, câu lệnh truy vấn SQL và xây dựng biểu mẫu giao diện người dùng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và làm rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp tiếp cận:

• Phương pháp hướng chức năng: Phân rã bài toán thành các hàm/chương trình con. Nhược điểm chính là dữ liệu phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc chương trình, khó tái sử dụng module, mã nguồn cồng kềnh và khó kiểm soát khi dữ liệu dùng chung bị thay đổi.
• Phương pháp hướng đối tượng: Ánh xạ các thực thể ngoài đời thực thành các đối tượng bao gồm cả dữ liệu (thuộc tính) và hành vi (phương thức). Mô hình có tính đóng gói cao, đảm bảo an toàn dữ liệu, hỗ trợ tính kế thừa và dễ dàng nâng cấp, mở rộng quy mô.

Tác giả so sánh đề tài với hai công trình khóa luận trước đó: đề tài của tác giả Đỗ Thị Ánh tại Công ty TNHH Thép DongBang (phân tích theo hướng chức năng và viết mã) và đề tài của tác giả Lê Thị Thanh tại Công ty May Xuất khẩu Thành Công (hướng chức năng, chỉ dừng ở thiết kế giao diện). Từ đó, khóa luận xác định lựa chọn phương pháp hướng đối tượng kết hợp chuẩn UML để giải quyết triệt để các hạn chế về cấu trúc dữ liệu và khả năng mở rộng.

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân

Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp và hiện trạng quản trị:

• Lịch sử và quy mô: Công ty tiền thân là Công ty Liên doanh May xuất khẩu Tổng hợp Hưng Nhân (thành lập ngày 12/02/1998 theo Quyết định số 39 QĐ-UB của UBND tỉnh Thái Bình). Tháng 11/2006, chuyển đổi thành Công ty TNHH May Hưng Nhân (trực thuộc Công ty Cổ phần May Đức Giang). Từ quy mô ban đầu 17,5 tỷ đồng vốn, 2 chuyền may và 950 lao động, công ty đã phát triển lên quy mô vốn trên 52 tỷ đồng, 16 chuyền may tại 2 xưởng sản xuất, sản lượng 1.000.000 sản phẩm áo jắc két quy đổi/năm, với tổng số 2.005 lao động. Thị trường xuất khẩu chính gồm Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan; trong đó gia công chiếm 80%, còn lại là hàng FOB và tiêu thụ nội địa.

Bộ phận / Chức danh	Số lượng nhân sự (người)	Nhiệm vụ chính
Giám đốc	1	Lãnh đạo, quản lý toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh
Phòng Tổ chức - Hành chính	20	Quản lý cán bộ, theo dõi đào tạo, định mức lao động, chấm công, nhân sự
Phòng Kế hoạch	25	Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi đơn hàng, nguyên phụ liệu
Phòng Kỹ thuật	30	Giám sát kỹ thuật, thiết kế mẫu may theo yêu cầu khách hàng
Phòng Kế toán tài vụ	5	Hạch toán, thanh toán, quyết toán, tính toán và chi trả lương
Phân xưởng sản xuất	50	Quản lý trực tiếp các chuyền may tạo sản phẩm
Ban Cơ điện	12	Bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị, hạ tầng điện nước
Tổ Bảo vệ	15	Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tài sản cơ quan
Tổ Cắt	50	Cắt bán thành phẩm theo quy cách kỹ thuật
Tổ KCS	22	Kiểm tra chất lượng sản phẩm qua các công đoạn
Tổ Đóng gói	50	Đóng gói hoàn thiện sản phẩm nhập kho

• Thực trạng và hạn chế: Doanh nghiệp vận hành chế độ làm việc 6 ngày/tuần, 8 giờ/ngày. Toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, quyết định khen thưởng - kỷ luật lưu trữ bằng văn bản giấy tờ; dữ liệu lương tính toán trên bảng tính Excel. Thực trạng này bộc lộ các nhược điểm: khối lượng dữ liệu của 2.005 lao động quá lớn khiến quá trình nhập liệu dễ sai lệch; chi phí thời gian tìm kiếm hồ sơ cao; nguy cơ thất lạc dữ liệu do tác động vật lý; dữ liệu phân tán không cho phép tự động tổng hợp báo cáo bằng cấp, chuyên môn hay lịch sử công tác theo yêu cầu đột xuất của Ban Giám đốc.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân

Chương 3 tập trung giải quyết bài toán nghiệp vụ, đặc tả yêu cầu và xây dựng toàn bộ mô hình thiết kế:

• Quy tắc tính toán tiền lương và bảo hiểm:
  • $\text{Mức lương} = 1.150.000 \times \text{Hệ số lương}$
  • $\text{Mức phụ cấp} = 1.150.000 \times \text{Hệ số phụ cấp}$
  • $\text{Bảo hiểm xã hội (BHXH)} = 6% \times \text{Mức lương}$
  • $\text{Bảo hiểm y tế (BHYT)} = 1,5% \times \text{Mức lương}$
  • $\text{Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)} = 1% \times \text{Mức lương}$
  • $\text{Tổng bảo hiểm} = \text{BHXH} + \text{BHYT} + \text{BHTN} = 8,5% \times \text{Mức lương}$
  • $\text{Thực lĩnh} = \text{Mức lương} + \text{Mức phụ cấp} - \text{Tổng bảo hiểm} + \text{Khen thưởng} - \text{Kỷ luật}$
• Xác định tác nhân và phân rã Use Case: Hệ thống thiết lập 4 tác nhân chính: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Ban Giám đốc, Nhân viên.

Tác nhân	Ca sử dụng (Use Case) chính	Mô tả nghiệp vụ
Phòng Nhân sự	Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật hợp đồng lao động Cập nhật quá trình công tác Cập nhật quá trình đào tạo Cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật Cập nhật bảng chấm công Báo cáo thông tin nhân sự	Thêm, sửa, xóa, lưu trữ lý lịch nhân viên. Theo dõi ký mới, hoãn, gia hạn, hủy HĐLĐ. Điều chuyển phòng ban, chức vụ, hệ số lương. Quản lý trình độ chuyên môn, nơi đào tạo. Ghi nhận hình thức, lý do thưởng phạt. Cập nhật ngày công theo từng phòng ban. Kết xuất báo cáo biến động nhân sự cho BGĐ.
Phòng Kế toán	Cập nhật bảng lương Báo cáo thông tin lương	Thiết lập định mức, tính toán các khoản trích theo lương. Lập và xuất báo cáo lương tháng, quý, năm.
Ban Giám đốc	Xem báo cáo nhân sự Xem báo cáo lương	Tra cứu thông tin hồ sơ và giám sát quỹ lương toàn công ty.
Nhân viên	Xem hồ sơ nhân viên Xem thông tin lương	Đăng nhập tài khoản cá nhân tra cứu lý lịch và bảng lương.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế hoàn chỉnh từ mô hình khái niệm, mô hình tương tác đến cấu trúc cơ sở dữ liệu vật lý và giao diện ứng dụng.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ (Microsoft Access)

Hệ thống quy định 12 bảng thực thể với các trường dữ liệu, kiểu dữ liệu và ràng buộc toàn vẹn:

Tên bảng CSDL	Các trường dữ liệu chính (Tên trường - Kiểu - Kích thước)	Diễn giải chức năng
HoSoLiLichNhanVien	MaNV (Text, 20 - Khóa chính), HoTen (Text, 50), NgaySinh (Date/Time), GioiTinh (Yes/No), QueQuan (Text, 100), SoCMND (Text, 15), SoDT (Text, 15), SoTaiKhoan (Text, 20)	Lưu trữ lý lịch cá nhân chi tiết của người lao động
HopDong	MaHD (Text, 25 - Khóa chính), LoaiHD (Text, 25), GhiChu (Text, 255)	Quản lý danh mục các loại hợp đồng lao động
ChiTietHopDong	MaHD (Text, 25), MaNV (Text, 20), NgayKy (Date/Time), NgayKetThuc (Date/Time)	Theo dõi chi tiết thời hạn hợp đồng của từng nhân viên
LuongCoBan	MaLCB (Text, 10 - Khóa chính), MucLCB (Currency, 20)	Lưu trữ các mức lương cơ bản áp dụng
ChiTietBangLuong	MaBLCT (Text, 25 - Khóa chính), MaNV (Text, 20), LuongCoBan (Number, 5), PhuCap (Number, 5), TenCV (Text, 25), KhenThuong (Currency, 25), KyLuat (Currency, 25), MaLCB (Text, 25), TongLuong (Currency, 30), NgayLap (Date/Time), NguoiLap (Text, 25)	Bảng tính chi tiết thu nhập, phụ cấp và khấu trừ hàng tháng
QuyetDinhNhanSu	MaCongTac (Text, 25 - Khóa chính), TenCongTac (Text, 50), GhiChu (Text, 255)	Danh mục các loại quyết định bổ nhiệm, điều chuyển
ChiTietQuyetDinhNhanSu	MaCongTac (Text, 25), MaNV (Text, 20), NgayBoNhiem (Date/Time), MaCV (Text, 25), MaPB (Text, 25)	Lịch sử công tác, luân chuyển phòng ban của nhân viên
TrinhDoHocVan	MaChuyenMon (Text, 30 - Khóa chính), TenChuyenMon (Text, 30)	Danh mục chuyên ngành, trình độ học vấn
ChiTietTrinhDoHocVan	MaChuyenMon (Text, 30), MaNV (Text, 20), HeDaoTao (Text, 25), NoiDaoTao (Text, 100), XepLoaiChuyenMon (Text, 20)	Chi tiết bằng cấp, cơ sở đào tạo và xếp loại tốt nghiệp
ChucVu	MaCV (Text, 20 - Khóa chính), TenCV (Text, 25)	Danh mục chức vụ quản lý và chuyên môn
PhongBan	MaPB (Text, 25 - Khóa chính), TenPB (Text, 30), DiaDiem (Text, 50), SoDT (Text, 15)	Thông tin các phòng ban và phân xưởng sản xuất
User	TenDangNhap (Text, 50 - Khóa chính), MaPB (Text, 25), MatKhau (Text, 50)	Quản lý tài khoản người dùng và quyền truy cập

Hệ thống mô hình hành vi và tương tác (UML)

1. Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Đặc tả luồng thông điệp theo trục thời gian cho 6 chức năng nghiệp vụ trọng yếu: Thêm hồ sơ nhân viên, Cập nhật quá trình công tác, Cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật, Cập nhật quá trình đào tạo, Cập nhật bảng lương và Báo cáo thông tin nhân sự. Các biểu đồ mô tả rõ ràng sự tương tác giữa giao diện biểu mẫu (Form), lớp điều khiển và các bảng cơ sở dữ liệu (HoSoNV, HocVan, DanToc, TonGiao, NgoaiNgu, BangLuong...).
2. Biểu đồ trạng thái (State Diagram): Mô tả chu trình xác thực tài khoản qua trạng thái Đăng nhập và chu trình biến đổi dữ liệu của thực thể NhânViên qua các trạng thái khởi tạo, cập nhật thông tin và lưu trữ.
3. Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram): Chi tiết hóa luồng xử lý nghiệp vụ cho các chức năng Đăng nhập hệ thống, Thêm nhân viên mới, Thêm hợp đồng lao động và Kết xuất báo cáo thống kê.
4. Biểu đồ thành phần và triển khai: Xác định mô hình kiến trúc vật lý kết nối máy trạm của các phòng ban (Nhân sự, Kế toán, Ban Giám đốc) đến máy chủ cơ sở dữ liệu Access qua mạng nội bộ LAN.
5. Thiết kế giao diện biểu mẫu (Form): Xây dựng 6 biểu mẫu màn hình thao tác trực quan gồm Form Đăng nhập tài khoản, Form Thay đổi mật khẩu, Form Hồ sơ nhân viên, Form Hợp đồng lao động, Form Quản lý lương và Form Cập nhật phòng ban.
6. Kiểm soát và an toàn hệ thống: Thiết lập cơ chế kiểm soát dữ liệu nhập tự động, phân quyền truy cập nghiêm ngặt dựa trên vai trò (nhân viên chỉ xem dữ liệu cá nhân, Ban Giám đốc có quyền tra cứu toàn diện, phòng ban nghiệp vụ được phép ghi/sửa dữ liệu được phân công), mã hóa mật khẩu người dùng và thiết lập quy trình sao lưu (backup) cơ sở dữ liệu định kỳ kèm nhật ký ghi nhận thay đổi (log).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể theo đúng mục tiêu đặt ra:

• Phân tích chi tiết mô hình tổ chức và quy trình quản trị nhân sự - tiền lương tại một doanh nghiệp dệt may có quy mô trên 52 tỷ đồng vốn và 2.005 lao động; chỉ rõ các điểm nghẽn của quy trình thủ công trên Excel.
• Hoàn thiện bản đặc tả phân tích thiết kế hướng đối tượng hoàn chỉnh bằng UML với hệ thống biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ trạng thái, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thành phần và biểu đồ triển khai.
• Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 12 bảng thực thể trên Microsoft Access, loại bỏ trùng lặp dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu.
• Thiết kế hệ thống biểu mẫu giao diện nhập liệu trực quan và thiết lập quy chế bảo mật, phân quyền người dùng, khắc phục nhược điểm bảo mật kém và khó xuất báo cáo của hệ thống cũ.

Về mặt đóng góp học thuật và ứng dụng so với các nghiên cứu trước, khóa luận đã chuyển đổi phương pháp phân tích thiết kế từ hướng chức năng truyền thống (như nghiên cứu của Đỗ Thị Ánh và Lê Thị Thanh) sang phương pháp hướng đối tượng. Sự chuyển đổi này giúp mô hình hóa sát với thực tế quản trị doanh nghiệp, tăng cường tính đóng gói dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tái sử dụng, mở rộng module phần mềm trong tương lai.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn kỹ thuật phản ánh đúng phạm vi nghiên cứu được trình bày trong văn bản:

• Đề tài dừng lại ở giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống và xây dựng cơ sở dữ liệu, biểu mẫu giao diện trên phần mềm Microsoft Access; chưa tiến hành lập trình mã nguồn hoàn chỉnh trên các ngôn ngữ lập trình bậc cao (như C#, Java hay nền tảng Web).
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access phù hợp cho mô hình mạng nội bộ quy mô vừa và nhỏ, khả năng đáp ứng đồng thời khi số lượng người dùng tăng cao hoặc triển khai phân tán trên môi trường Internet còn hạn chế.
• Hướng phát triển tiếp theo của đề tài là chuyển đổi cơ sở dữ liệu sang các hệ quản trị chuyên nghiệp (như Microsoft SQL Server, MySQL) và xây dựng ứng dụng trên nền tảng Web/Cloud để hỗ trợ truy cập từ xa cho người lao động.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin và Quản trị nhân lực:

• Cung cấp tài liệu mẫu về quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực bằng ngôn ngữ mô hình hóa UML.
• Phần mô tả bài toán nghiệp vụ, công thức tính toán tiền lương, trích đóng bảo hiểm (BHXH 6%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) và hệ thống 12 bảng cơ sở dữ liệu Access là tài liệu tham khảo trực tiếp cho các đề tài xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại doanh nghiệp sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng phương pháp phân tích thiết kế nào và tại sao không dùng phương pháp hướng chức năng?
Khóa luận sử dụng phương pháp hướng đối tượng và ngôn ngữ UML. Tác giả không chọn phương pháp hướng chức năng vì phương pháp cũ làm chương trình phụ thuộc chặt vào cấu trúc dữ liệu, không hỗ trợ tái sử dụng module, khó kiểm soát khi dữ liệu chung thay đổi và không mô tả trung thực hệ thống thực tế.

2. Quy mô nhân sự và vốn kinh doanh của Công ty TNHH May Hưng Nhân tại thời điểm khảo sát là bao nhiêu?
Tại thời điểm khảo sát (giai đoạn 2013 - 2016), công ty có tổng số vốn kinh doanh trên 52 tỷ đồng, quản lý 2.005 lao động, vận hành 16 chuyền may tại 2 xưởng sản xuất với năng lực đạt 1.000.000 sản phẩm áo jắc két quy đổi/năm.

3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng thực thể nào?
Cơ sở dữ liệu được tổ chức trên Microsoft Access gồm 12 bảng: HoSoLiLichNhanVien, HopDong, ChiTietHopDong, LuongCoBan, ChiTietBangLuong, QuyetDinhNhanSu, ChiTietQuyetDinhNhanSu, TrinhDoHocVan, ChiTietTrinhDoHocVan, ChucVu, PhongBan và User.

4. Công thức tính lương và các tỷ lệ trích bảo hiểm trong hệ thống được quy định như thế nào?
Mức lương và phụ cấp tính bằng mức chuẩn (1.150.000 đồng) nhân với hệ số tương ứng. Tỷ lệ trích nộp bảo hiểm tính trên mức lương gồm: BHXH 6%, BHYT 1,5%, BHTN 1% (tổng bảo hiểm 8,5%). Thu nhập thực lĩnh bằng mức lương cộng phụ cấp, trừ đi tổng bảo hiểm, sau đó cộng thưởng hoặc trừ phạt.

5. Hệ thống phân quyền cho những nhóm tác nhân nào?
Hệ thống thiết lập 4 nhóm tác nhân với quyền hạn riêng biệt: Phòng Nhân sự (quản lý hồ sơ, hợp đồng, chấm công, đào tạo, khen thưởng kỷ luật), Phòng Kế toán (tính lương, quản lý bảng lương), Ban Giám đốc (tra cứu, xem báo cáo thống kê nhân sự và lương), Nhân viên (đăng nhập xem thông tin hồ sơ và bảng lương cá nhân).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Huyền đã hoàn thành việc khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH May Hưng Nhân và xây dựng thành công bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp hướng đối tượng với chuẩn UML. Đề tài đã chuẩn hóa quy trình tính lương, quản lý hồ sơ của 2.005 lao động và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 12 bảng cùng các biểu mẫu giao diện trên Microsoft Access. Kết quả nghiên cứu giải quyết được các điểm nghẽn trong quản lý thủ công trên Excel và tạo cơ sở kỹ thuật vững chắc cho việc lập trình triển khai phần mềm thực tế tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG 1. Một số khái niệm cơ bản * Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có mối ràng buộc lẫn nhau và hoạt động chung cho một mục đích nào đấy. 19] * Hệ thống thông tin: Là tập hợp người, thủ tục, và các nguồn lực để thu thập xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Máy tính hay con người sẽ thực hiện quá trình xử lý nào đó để nhận được thông tin ở đầu ra (output).

Quá trình nhập dữ liệu, xử lý và xuất thông tin đều có thể được lưu trữ.1:Quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin [2, Tr.20] Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. * Các thành phần hệ thống thông tin. - Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin.

Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được. - Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị… - Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính, các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng. Luan van 7 - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.

Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Hình 1.2: Các thành phần của Hệ thống thông tin Nguồn tham khảo[3] * Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin - Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý - Nhiệm vụ: trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin giữ hệ quyết định và hệ tác nghiệp. * Phân loại hệ thống thông tin. + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp.

HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hàng ngày. + HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System): là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau. Luan van 8 + HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp.

+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định. (Nguồn tham khảo:[6]) * Tổng quan về quản lý nhân sự Như chúng ta đã biết con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức và doanh nghiệp.

Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức. Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. * Tầm quan trọng của quản lý nhân sự Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau.

Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Luan van 9 Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra.

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp.

Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. * Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp,.) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. * Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại, phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thức quản lý tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình, đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đốivới các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình.

Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết, nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động. Nhờ những thông tin mà hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, chính xác. Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệm sức Luan van 10 người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo, người quản lý.

Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin được tổng hợp chung thành các bước: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống Hình 1.3: Chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Bước 1: Khảo sát hiện trạng Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Bước 2: Phân tích hệ thống Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, xác định được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống. Dựa vào mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Bước 3: Thiết kế hệ thống Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng.

Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn. Bước 4: Xây dựng hệ thống Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước. Kết quả là các chương trình cần xây dựng Bước 5: Cài đặt hệ thống - Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng - Chuyển đổi dữ liệu cũ: thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi.