Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO – G" do sinh viên Vũ Ngọc Ánh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nghiêm Thị Lịch tại Trường Đại học Thương Mại (Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, bảo vệ tháng 04/2017). Đề tài xuất phát từ yêu cầu hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế và gia nhập WTO, nơi việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý trở thành yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa chi phí vận hành và nhân lực.

Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G (ECO-G CONS CO.,LTD) được thành lập vào tháng 08/2010, hoạt động chính trong lĩnh vực thiết kế công trình dân dụng, nội ngoại thất, có trụ sở tại số 39 phố Tô Hiến Thành, phường Phúc La, quận Hà Đông, TP. Hà Nội và quy mô nhân sự dao động từ 50 đến 100 người. Mặc dù công ty đã thành lập bộ phận Hành chính - Nhân sự riêng biệt, nhưng toàn bộ nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, chấm công và tính lương tại thời điểm nghiên cứu vẫn được thực hiện theo phương thức thủ công trên sổ sách và văn bản giấy. Toàn bộ hồ sơ nhân sự chỉ được lưu trữ dưới dạng một bản cứng duy nhất trong tủ tài liệu, làm phát sinh nguy cơ mất mát dữ liệu do các tác động ngoại cảnh (mối mọt, hỏa hoạn, bão lụt) hoặc rủi ro chủ quan từ con người (xâm nhập trái phép, sửa chữa, đánh cắp thông tin). Bên cạnh đó, việc ghi chép chuyển phòng ban bằng các tập sổ dày, chấm công qua thẻ giấy hằng ngày và lập bảng lương thủ công làm gia tăng khối lượng công việc, dễ sai sót và thiếu tính đồng bộ.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể theo 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa các kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, phân loại hệ thống và các phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế.
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về mô hình quản lý nhân sự nói chung và nghiên cứu mô hình quản trị nhân sự thực tế tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G.
  3. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi và tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên nền tảng website phục vụ hoạt động tác nghiệp thực tế của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Dữ liệu và quy trình quản lý nhân sự, các chủ thể tham gia vào hoạt động nhân sự tại doanh nghiệp; lý thuyết và kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp hướng chức năng.
  • Phạm vi không gian: Quy trình quản lý nhân sự trong hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu thứ cấp, số liệu quản lý nhân sự của công ty trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý (MIS) và quy trình phát triển phần mềm theo mô hình thác nước (Waterfall), gồm 5 giai đoạn kế tiếp: khảo sát hệ thống, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống, khai thác và bảo trì. Trong phân tích thiết kế hệ thống, tác giả thực hiện so sánh hai hướng tiếp cận chính:

  • Phương pháp hướng chức năng (hướng cấu trúc): Phân rã bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn và các mô-đun chức năng độc lập; ưu điểm là tư duy phân tích rõ ràng, dễ hiểu, thuận lợi cho việc tổ chức ngân hàng dữ liệu; nhược điểm là tính tái sử dụng kém và khó quản trị khi hệ thống mở rộng quy mô lớn.
  • Phương pháp hướng đối tượng: Ánh xạ các thực thể ngoài đời thực thành đối tượng đóng gói cả dữ liệu và hành vi; ưu điểm là khả năng tái sử dụng cao; nhược điểm là độ phức tạp lớn khi theo dõi các luồng dữ liệu đầu vào.

Tác giả lựa chọn phương pháp hướng chức năng làm công cụ chủ đạo để thực hiện đề tài. Bộ công cụ mô hình hóa được sử dụng bao gồm:

  • Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD): Phân rã cấu trúc nghiệp vụ từ tổng thể đến chi tiết.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Diễn tả quá trình xử lý logic qua 3 cấp độ (mức ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh) với các phần tử chuẩn hóa gồm luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tác nhân ngoài, tác nhân trong và tiến trình xử lý.
  • Mô hình thực thể liên kết (ER): Xác định các thực thể mạnh, thực thể yếu, thuộc tính (định danh, quan hệ, mô tả) và thiết lập các mối quan hệ (1-1, 1-n, n-n) làm cơ sở chuyển đổi sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phân tích các tài liệu chuyên ngành về hệ thống thông tin quản lý và quản trị nguồn nhân lực nhằm hình thành khung phân tích lý luận.
  • Phương pháp khảo sát thực tiễn: Kết hợp phương pháp hiện trường và bàn giấy; tiến hành phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên tại ECO-G; thiết kế và phát phiếu điều tra trắc nghiệm; thu thập biểu mẫu hồ sơ, sổ chấm công, bảng thanh toán lương thực tế.
  • Phương pháp so sánh, thống kê và mô hình hóa: Tổng hợp số liệu hoạt động nhân sự từ năm 2014 đến năm 2016 để chuẩn hóa các luồng dữ liệu và thiết kế các bảng quan hệ.

Tổng quan tình hình nghiên cứu được tác giả tóm lược qua các công trình tiêu biểu:

Tên công trình / Đề tài Tác giả và năm công bố Cơ quan / Tổ chức nghiên cứu Trọng tâm và kết quả chính Điểm hạn chế hoặc kế thừa
Salary Management System Muhammad Azeem & Masud Ur Rehman (2011) Khoa Khoa học Ứng dụng, ĐH Linnæus Quản lý tiền lương, thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội và quản lý hạn mức ngân sách Kế thừa giải pháp xử lý dữ liệu lương và lưu vết hồ sơ vào CSDL
Employees Information Management Application Emmanuel Mbole (2010) Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Turku Ứng dụng Microsoft Access quản lý hồ sơ nhân viên cho Tập đoàn CDC Thiết kế báo cáo cá nhân; công cụ cài đặt cục bộ chưa liên kết mạng diện rộng
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long Nguyễn Hoàng Đức ĐH Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh Khảo sát bài toán nhân sự thực tế, xây dựng mô hình chức năng Chưa hoàn thiện phân hệ tính lương và các quy trình luân chuyển nhân sự
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH TBA Việt Nam Hoàng Thế Quyền Đại học Vinh Áp dụng phân tích hướng chức năng cho nghiệp vụ hồ sơ, chấm công Chưa quản lý khối lượng công việc, khâu tính lương chưa tối ưu, thừa chức năng

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng: thông tin, cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, hệ thống và hệ thống thông tin. Tác giả phân loại hệ thống thông tin thành 4 nhóm phát triển: hệ xử lý dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ hỗ trợ ra quyết định và hệ chuyên gia. Nội dung quản lý nhân sự được cụ thể hóa thành 5 mảng nghiệp vụ: phân tích công việc, tuyển dụng (tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá), đào tạo và phát triển nhân lực, sắp xếp - sử dụng lao động, và giải quyết các chế độ tiền lương, phúc lợi. Chương 1 cũng trình bày quy trình 5 bước theo mô hình thác nước, phân tích ưu nhược điểm của hai phương pháp tiếp cận (hướng chức năng và hướng đối tượng), quy chuẩn các ký hiệu trong biểu đồ DFD và các dạng quan hệ thực thể (1-1, 1-n, n-n), đồng thời chỉ ra 5 nội dung thiết kế hệ thống hướng chức năng: thiết kế tổng thể, thiết kế giao diện, thiết kế kiểm soát, thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế chương trình.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G

Chương 2 mô tả cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành tại ECO-G. Đứng đầu công ty là Hội đồng thành viên và Giám đốc (Nguyễn Quang Thạnh), hỗ trợ trực tiếp có Phó Giám đốc Kỹ thuật (phụ trách Đơn vị thi công số 1, Đơn vị thi công số 2, Đơn vị thi công công tác), Kế toán trưởng và Phó Giám đốc (phụ trách Phòng Kinh doanh). Bộ máy văn phòng gồm 4 đơn vị: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Tổ chức thi công và Phòng Thiết kế.

Tác giả đi sâu phân tích thực trạng nghiệp vụ: hồ sơ cá nhân và hợp đồng lao động do Phòng Hành chính - Nhân sự quản lý hoàn toàn bằng giấy tờ; biến động công tác (chuyển phòng, đổi chức vụ, thôi việc) được theo dõi qua các tập sổ ghi chép thủ công. Hằng ngày, nhân viên điểm danh trên thẻ công giấy; cuối tháng, phòng nhân sự tổng hợp thành bảng công chuyển sang Phòng Tài chính - Kế toán để tính lương bằng tay dựa trên hệ số lương, phụ cấp, thưởng, phạt và các khoản trích nộp bảo hiểm, thuế.

Về đánh giá hệ thống hiện tại:

  • Ưu điểm: Đội ngũ nhân viên phần lớn là cử nhân, kỹ sư, kiến trúc sư có trình độ đại học, sở hữu kỹ năng tin học và khả năng tiếp cận công nghệ tốt.
  • Nhược điểm: Chưa có phần mềm quản lý chuyên dụng; dữ liệu lưu trữ phân tán, chỉ có 1 bản cứng duy nhất trong tủ hồ sơ nên tiềm ẩn rủi ro hỏng hóc hoặc mất mát do thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp; các khâu xử lý thủ công gây tốn kém thời gian và nhân lực.

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G

Nội dung chương 3 là phần trọng tâm của khóa luận, thực hiện mô hình hóa bài toán quản lý nhân sự thành 4 phân hệ chính: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý tiền lương, Tìm kiếm và Báo cáo. Tác giả xây dựng đầy đủ hệ thống biểu đồ BFD, DFD mức ngữ cảnh, DFD mức đỉnh và DFD mức dưới đỉnh cho từng chức năng. Về dữ liệu, tác giả xây dựng mô hình thực thể liên kết (ER), chuẩn hóa thành 8 bảng dữ liệu quan hệ, thiết kế 9 màn hình giao diện người dùng, đồng thời đề xuất giải pháp kiểm soát an toàn kỹ thuật, đánh giá ưu nhược điểm của mô hình thiết kế và đưa ra các kiến nghị triển khai cho doanh nghiệp.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế hướng tới triển khai trên môi trường mạng nội bộ hoặc website của công ty, bao gồm các thành phần kiến trúc dữ liệu, luồng thông tin, giao diện và cơ chế kiểm soát kỹ thuật.

Mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu

Quy trình nghiệp vụ của hệ thống được chuẩn hóa qua 4 phân hệ:

  1. Quản lý hồ sơ nhân viên: Tiếp nhận thông tin nhân viên mới khi ký hợp đồng, cập nhật thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CMND, số điện thoại, tài khoản), theo dõi quá trình đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, chuyển phòng ban và xử lý đơn xin thôi việc (lưu trạng thái chờ duyệt, báo cáo Ban Giám đốc và trích xuất hồ sơ khỏi danh sách hiện hành khi có phê duyệt).
  2. Quản lý tiền lương: Cập nhật ngày công hằng ngày; tiếp nhận chỉ đạo điều chỉnh ca làm việc hoặc tăng ca từ Ban Giám đốc để quy đổi thành công lao động; cuối tháng tổng hợp ngày làm việc, ngày nghỉ phép, phụ cấp và các khoản trừ bảo hiểm (xã hội, y tế, thất nghiệp), thuế thu nhập cá nhân do phòng kế toán cung cấp; tính toán tổng lương trình Ban Giám đốc duyệt trước khi chuyển bảng lương cho kế toán thanh toán.
  3. Tìm kiếm: Cho phép nhân viên quản sự tra cứu dữ liệu nhân sự đa tiêu chí theo mã nhân viên, theo họ tên hoặc theo phòng ban/chức vụ.
  4. Báo cáo: Hỗ trợ kết xuất định kỳ hoặc đột xuất các báo cáo nhân sự và báo cáo lương trình Ban Giám đốc phục vụ công tác điều hành.

Luồng thông tin được cụ thể hóa từ biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (trao đổi giữa hệ thống với các tác nhân ngoài: Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Nhân viên) đến biểu đồ mức đỉnh và các biểu đồ mức dưới đỉnh cho 4 chức năng chính.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ mô hình thực thể liên kết ER với các quan hệ giữa các thực thể (Phòng ban - Nhân viên: 1-n; Chức vụ - Nhân viên: n-n; Trình độ học vấn - Nhân viên: 1-n; Chấm công - Nhân viên: n-n; Lương - Nhân viên: 1-n), hệ thống được chuẩn hóa thành 8 bảng quan hệ:

Tên bảng CSDL Tên thực thể / Quan hệ Cấu trúc thuộc tính (Khóa chính viết hoa gạch chân/định danh) Chức năng lưu trữ dữ liệu
NHANVIEN Thực thể Nhân viên MANV, HOTEN, NGAYSINH, GIOITINH, QUEQUAN, SOCMND, SODT, SOTK, MAPB, MATDHV, MALCB Quản lý thông tin lý lịch cá nhân, thông tin liên lạc và các liên kết ngoại
LUONG Thực thể Lương MALCB, MUCLCB, HSLCOBAN, HSLPHUCAP, TONGLUONG Quản lý mức lương cơ bản, hệ số lương và tổng lương
PHONGBAN Thực thể Phòng ban MAPB, TENPB, VITRI, SODT Lưu trữ danh mục phòng ban, vị trí và đường dây điện thoại
CHUCVU Thực thể Chức vụ MACV, TENCV Danh mục các vị trí công tác và chức vụ chuyên môn
TRINHDOHOCVAN Thực thể Trình độ học vấn MATDHV, TENTDHV, CHUYENNGHANH, HEDAOTAO, NOIDAOTAO, XEPLOAI Quản lý bằng cấp, ngành đào tạo, cơ sở đào tạo và xếp loại tốt nghiệp
CHAMCONG Thực thể Chấm công MABCC, NGAYLAMVIEC, NGAYNGHIPHEP Lưu trữ các chu kỳ theo dõi ngày làm việc và ngày nghỉ
CHITIETCHUCVU Bảng liên kết (n-n) MANV, MACV, THOIGIAN Theo dõi lịch sử và thời gian đảm nhiệm các chức vụ của nhân viên
CHITIETCHAMCONG Bảng liên kết (n-n) MABCC, MANV, THOIGIAN Lưu trữ dữ liệu công chi tiết của từng nhân viên theo thời gian

Thiết kế giao diện hệ thống

Hệ thống được thiết kế hướng tới giao diện web thân thiện, bao gồm 9 màn hình chức năng:

  • Giao diện Đăng nhập hệ thống: Cho phép người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu, hỗ trợ tùy chọn lưu thông tin cho phiên làm việc tiếp theo.
  • Giao diện Thông báo đăng nhập sai: Cảnh báo người dùng kiểm tra lại thông tin xác thực khi nhập sai tài khoản hoặc mật khẩu.
  • Giao diện Hệ thống quản lý nhân sự (Trang chủ): Cung cấp thanh điều hướng (Menu) chứa các liên kết đến Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý lương, Tìm kiếm, Báo cáo và chức năng Đăng xuất.
  • Giao diện Quản lý hồ sơ nhân viên: Cung cấp các biểu mẫu nhập thông tin nhân viên mới, sửa đổi thông tin sai lệch và xóa bản ghi đối với nhân viên đã chấm dứt hợp đồng.
  • Giao diện Quản lý lương: Quản lý các hệ số lương, cho phép cập nhật khi có sự điều chỉnh ngạch bậc hoặc mức lương.
  • Giao diện Chấm công: Hỗ trợ theo dõi, ghi nhận ngày công hằng ngày và ngày phép của nhân sự.
  • Giao diện Tìm kiếm: Công cụ lọc và truy vấn thông tin nhân viên, thông tin lương nhanh chóng.
  • Giao diện Báo cáo & Báo cáo thông tin nhân viên: Biểu mẫu kết xuất dữ liệu thống kê nhân sự và bảng lương phục vụ phê duyệt.

Thiết kế kiểm soát và an toàn dữ liệu

Để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn thông tin, tác giả đề xuất các cơ chế kiểm soát kỹ thuật:

  • Kiểm soát dữ liệu vào/ra: Ràng buộc định dạng, khuôn mẫu dữ liệu nhập vào hệ thống; kiểm tra đối chiếu với tập dữ liệu có sẵn để ngăn chặn dữ liệu sai lệch.
  • Kiểm soát gián đoạn chương trình: Áp dụng giải pháp khóa từng phần cơ sở dữ liệu (phân hoạch CSDL thành các đơn vị cập nhật; khi cập nhật hoàn tất, phiên bản mới mới thay thế bản cũ để bảo vệ bản gốc nếu xảy ra sự cố giữa chừng); thiết lập các tệp nhật ký (log) và tệp sao lưu (backup); xây dựng quy trình phục hồi dữ liệu tự động về trạng thái hợp lệ gần nhất.
  • Kiểm soát xâm phạm con người: Xác định các điểm hở hệ thống; bắt buộc xác thực người dùng bằng mật khẩu riêng cho từng nhân viên; tạo cơ chế mã hóa dữ liệu thành dạng không thể đọc được nếu không có quy tắc giải mã; phân quyền truy cập chặt chẽ (nhân viên bình thường chỉ có quyền đăng nhập và tra cứu thông tin cá nhân trên trang chủ; chỉ nhân viên bộ phận quản lý nhân sự mới được cấp toàn quyền thao tác nghiệp vụ).

Công nghệ đề xuất triển khai

Để hiện thực hóa bản thiết kế, tác giả đề xuất doanh nghiệp đầu tư bộ công cụ phần mềm kỹ thuật gồm:

  • Môi trường phát triển giao diện web: Adobe Dreamweaver CS5.
  • Máy chủ dịch vụ web và môi trường thử nghiệm: XAMPP phiên bản 1.7.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả đạt được, khóa luận đã khảo sát toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G giai đoạn 2014-2016, chỉ rõ các điểm nghẽn của quy trình thủ công trên giấy tờ. Tác giả đã hoàn thiện bản phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn chỉnh theo phương pháp hướng chức năng, bao gồm:

  • Xác lập 4 phân hệ nghiệp vụ chính (hồ sơ, lương, tìm kiếm, báo cáo).
  • Xây dựng hệ thống biểu đồ BFD và DFD 3 cấp độ (ngữ cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh).
  • Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ với 8 bảng CSDL, giải quyết được mối quan hệ nhiều-nhiều (n-n) giữa nhân viên với chức vụ và bảng chấm công thông qua các bảng chi tiết.
  • Thiết kế 9 màn hình giao diện web mô phỏng toàn bộ thao tác tác nghiệp của quản trị viên và người dùng.
  • Xây dựng mô hình kiểm soát an toàn dữ liệu với các giải pháp khóa từng phần CSDL, phân quyền sử dụng và mã hóa thông tin.

Về giải pháp và kiến nghị, tác giả đề xuất công ty thực hiện lộ trình chuyển đổi qua các biện pháp:

  • Về nhân lực: Tận dụng đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư sẵn có vốn có nền tảng tin học tốt; tổ chức các khóa đào tạo nội bộ hướng dẫn sử dụng phần mềm; thành lập một nhóm nhân sự chuyên trách về CNTT trong nội bộ công ty để phối hợp xây dựng hệ thống.
  • Về công nghệ và đầu tư: Trang bị các phần mềm nền tảng (Adobe Dreamweaver CS5, XAMPP 1.7, SQL Server); nâng cấp và bảo trì hệ thống mạng nội bộ, tăng tốc độ đường truyền để phục vụ truyền dữ liệu thông suốt.
  • Về phương án thực hiện: Công ty có thể lựa chọn tự phát triển bằng nguồn lực nội bộ hoặc thuê chuyên gia bên ngoài, nhưng bắt buộc phải có nhân sự công ty tham gia nhằm đảm bảo hệ thống bám sát yêu cầu thực tế; xây dựng kế hoạch kiểm soát rủi ro về thời gian và chi phí.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước đó: Tác giả đã khắc phục được những hạn chế của đề tài Nguyễn Hoàng Đức (bổ sung đầy đủ chức năng tính lương và quy trình theo dõi biến động nhân sự như chuyển phòng, thôi việc) và đề tài Hoàng Thế Quyền (loại bỏ các chức năng dư thừa, tập trung vào tính thực tế của bài toán chấm công và tính lương cho doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tự chỉ ra một số hạn chế nhất định xuất phát từ giới hạn thời gian nghiên cứu:

  • Hệ thống mới dừng lại ở mức độ phân tích thiết kế logic, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện mô phỏng trên giấy tờ/máy tính cá nhân, chưa tiến hành lập trình toàn diện, đóng gói và cài đặt thử nghiệm trên máy chủ thực tế của công ty.
  • Hệ thống còn thiếu một số chức năng tương tác nâng cao như tìm kiếm trực tiếp đa tiêu chí thời gian thực hoặc gửi và phê duyệt báo cáo trực tuyến tức thì ngay trên hệ thống.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được tác giả đề xuất:

  • Cử nhân viên chuyên môn tiếp tục hoàn thiện mã nguồn chương trình dựa trên các bản thiết kế DFD, CSDL và giao diện đã xây dựng.
  • Mở rộng thêm các mô-đun chức năng mới tùy theo sự phát triển quy mô và yêu cầu quản trị của công ty trong tương lai.
  • Triển khai thử nghiệm thực tế trên môi trường mạng nội bộ, tiến hành kiểm thử lỗi và đánh giá mức độ tương thích trước khi đưa vào vận hành chính thức.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên môn phù hợp cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Thương mại điện tử, Tin học kinh tế và Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án tốt nghiệp về phân tích thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc (hướng chức năng). Tài liệu cung cấp ví dụ chi tiết về cách chuyển hóa một quy trình quản lý hành chính - nhân sự thủ công trong doanh nghiệp xây dựng thành các mô hình kỹ thuật chuẩn tắc (BFD, DFD đa cấp, ERD).

Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) hoặc cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể tham khảo bảng chuẩn hóa 8 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ, quy trình xử lý đơn từ - chấm công - tính lương, cũng như các nguyên tắc thiết kế kiểm soát an toàn dữ liệu (khóa phân hoạch CSDL, tệp nhật ký sao lưu, phân quyền người dùng) để áp dụng vào thực tiễn số hóa quản trị nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

1. Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G trước khi nghiên cứu gặp phải những bất cập cụ thể nào?
Trước khi nghiên cứu, toàn bộ hồ sơ nhân viên, việc điểm danh chấm công và tính lương tại công ty đều thực hiện thủ công trên giấy tờ và sổ sách. Hồ sơ nhân sự chỉ có duy nhất một bản cứng lưu trong tủ tài liệu, đối mặt với nguy cơ mất mát do hỏa hoạn, bão lụt, mối mọt hoặc bị can thiệp trái phép. Khi nhân viên chuyển phòng ban hoặc thay đổi chức vụ, quản lý phải ghi chép vào các tập sổ dày. Hằng ngày nhân viên đánh dấu vào thẻ công giấy, cuối tháng tổng hợp thành bảng công để tính lương bằng tay, gây tốn thời gian, tốn nhân lực và dễ phát sinh sai sót.

2. Cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống quản lý nhân sự ECO-G gồm những bảng nào và khóa chính của chúng là gì?
Hệ thống được thiết kế gồm 8 bảng dữ liệu quan hệ với các thuộc tính khóa chính tương ứng:

  • NHANVIEN (Khóa chính: MANV)
  • LUONG (Khóa chính: MALCB)
  • PHONGBAN (Khóa chính: MAPB)
  • CHUCVU (Khóa chính: MACV)
  • TRINHDOHOCVAN (Khóa chính: MATDHV)
  • CHAMCONG (Khóa chính: MABCC)
  • CHITIETCHUCVU (Khóa chính kết hợp: MANV, MACV)
  • CHITIETCHAMCONG (Khóa chính kết hợp: MABCC, MANV)

3. Quy trình tính lương được hệ thống thiết kế xử lý theo các bước nào?
Quy trình tính lương diễn ra qua các bước: Hằng ngày, phòng nhân sự ghi nhận ngày công vào bảng theo dõi; hệ thống cập nhật các yêu cầu điều chỉnh ca làm việc hoặc tăng ca từ Ban Giám đốc để quy đổi thành số công tương ứng. Cuối tháng, hệ thống tổng hợp công chấm, các khoản phụ cấp, cùng các khoản khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm (xã hội, y tế, thất nghiệp) nhận từ phòng kế toán. Lương được tính toán dựa trên mức thưởng, phụ cấp, hệ số lương và cấp bậc công nhân trong hồ sơ lưu trữ. Sau khi tính toán, mức lương được chuyển lên Ban Giám đốc phê duyệt; phòng nhân sự lập bảng lương chính thức dựa trên mức phê duyệt và chuyển sang phòng kế toán để thực hiện chi trả.

4. Hệ thống đề xuất các giải pháp kỹ thuật nào để kiểm soát sự cố gián đoạn chương trình và bảo mật thông tin?
Để đối phó với sự cố gián đoạn, hệ thống áp dụng kỹ thuật khóa từng phần cơ sở dữ liệu (phân hoạch CSDL thành các đơn vị cập nhật; phiên bản mới chỉ thay thế phiên bản cũ khi cập nhật thành công, bảo toàn dữ liệu gốc nếu xảy ra lỗi giữa chừng); tạo lập các tệp nhật ký (log), tệp sao lưu dữ liệu (backup) và xây dựng thủ tục phục hồi trạng thái. Về bảo mật người dùng, hệ thống yêu cầu mật khẩu riêng cho từng nhân viên, thực hiện mã hóa dữ liệu và thiết lập cơ chế phân quyền: nhân viên thông thường chỉ có quyền đăng nhập và tra cứu thông tin cá nhân trên trang chủ; toàn quyền quản trị và thao tác nghiệp vụ chỉ cấp cho nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự.

5. Tác giả đề xuất doanh nghiệp đầu tư những công cụ phần mềm nào để phục vụ việc cài đặt và triển khai hệ thống?
Tác giả đề xuất Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G đầu tư 3 công cụ phần mềm chính bao gồm: phần mềm Adobe Dreamweaver CS5 để thiết kế và lập trình giao diện web, gói giải pháp XAMPP phiên bản 1.7 để thiết lập máy chủ dịch vụ web thử nghiệm, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server để xây dựng và quản lý hệ thống dữ liệu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Ngọc Ánh đã giải quyết trọn vẹn bài toán phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G dựa trên phương pháp luận hướng chức năng và mô hình thác nước. Công trình đã chuyển hóa các nghiệp vụ quản lý thủ công phân tán thành một mô hình hệ thống logic hoàn chỉnh với 4 phân hệ chức năng, 8 bảng dữ liệu quan hệ chuẩn hóa và hệ thống giao diện web trực quan. Các đề xuất về công nghệ (Dreamweaver, XAMPP, SQL Server), cơ chế kiểm soát an toàn thông tin và phương án đào tạo nhân lực mang lại giá trị định hướng thiết thực, giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ nền tảng để triển khai tin học hóa công tác quản trị nguồn nhân lực.