Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Quán Café

Đề Tài: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Quán Café

• Tác giả: Trương Công Quyền
• Người hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh
• Trường học: Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Quán Café
• Loại tài liệu: Đồ Án
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. PHẦN I: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN
• 1.1. KHẢO SÁT THỰC TẾ
• 1.2. Giới thiệu tổng quan về đối tượng được phỏng vấn
• 1.3. BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN VÀ CÁC BẢNG PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG CHỦ ĐỀ
• 1.4. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1
• 1.5. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2
• 1.6. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3
• 1.7. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4
• 1.8. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 5
• 1.9. MÔ TẢ TỔNG QUÁT QUÁ TRÌNH NHẬP HÀNG VÀ BÁN HÀNG
• 1.10. BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ: HỆ THỐNG QUẢN LÝ
• 1.11. MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG
• 1.12. MÔ TẢ -PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CÁC BIỂU MẪU
• 2. PHẦN II: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Tóm tắt

I. Tổng quan về Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Quán Café

Trong bối cảnh hiện đại, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý quán café trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Hệ thống quản lý quán café không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Bài viết này sẽ phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý quán café hiện đại, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

1.1. Lợi ích của Hệ Thống Quản Lý Quán Café

Hệ thống quản lý quán café giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ việc quản lý hàng hóa đến theo dõi doanh thu. Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường trải nghiệm khách hàng.

1.2. Các Thành Phần Chính của Hệ Thống

Hệ thống bao gồm các thành phần như quản lý nhân viên, quản lý hàng hóa, và quản lý thu chi. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của quán.

II. Vấn Đề và Thách Thức Trong Quản Lý Quán Café

Quản lý quán café không chỉ đơn thuần là phục vụ khách hàng mà còn phải đối mặt với nhiều thách thức. Những vấn đề như quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh thu và xử lý sự cố thường xuyên xảy ra.

2.1. Khó Khăn Trong Quản Lý Hàng Hóa

Việc theo dõi hàng hóa nhập xuất thường gặp khó khăn do thiếu thông tin chính xác. Điều này dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa, ảnh hưởng đến doanh thu.

2.2. Thách Thức Trong Quản Lý Nhân Viên

Quản lý nhân viên là một thách thức lớn, đặc biệt là trong việc phân công công việc và theo dõi hiệu suất làm việc. Sự thiếu sót trong quản lý có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.

III. Phương Pháp Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Quán Café Hiện Đại

Để xây dựng một hệ thống quản lý quán café hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp thiết kế hiện đại. Việc phân tích yêu cầu và thiết kế giao diện người dùng là rất quan trọng.

3.1. Phân Tích Yêu Cầu Hệ Thống

Phân tích yêu cầu giúp xác định các chức năng cần thiết của hệ thống, từ đó xây dựng một giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của quán.

3.2. Thiết Kế Giao Diện Người Dùng

Giao diện người dùng cần phải thân thiện và dễ sử dụng. Việc thiết kế giao diện trực quan sẽ giúp nhân viên dễ dàng thao tác và nâng cao hiệu quả làm việc.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Quản Lý Quán Café

Hệ thống quản lý quán café không chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích cho chủ quán. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4.1. Tăng Cường Trải Nghiệm Khách Hàng

Hệ thống cho phép khách hàng đặt hàng nhanh chóng và dễ dàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

4.2. Tối Ưu Hóa Quy Trình Kinh Doanh

Việc tự động hóa các quy trình như thanh toán và quản lý hàng hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quản lý.

V. Kết Luận và Tương Lai Của Hệ Thống Quản Lý Quán Café

Hệ thống quản lý quán café hiện đại là một giải pháp cần thiết trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt. Tương lai của hệ thống này sẽ tiếp tục phát triển với sự hỗ trợ của công nghệ mới.

5.1. Xu Hướng Phát Triển Công Nghệ

Công nghệ sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hệ thống quản lý quán café, từ việc sử dụng trí tuệ nhân tạo đến phân tích dữ liệu lớn.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Đổi Mới

Đổi mới và cải tiến liên tục là yếu tố quyết định giúp quán café duy trì vị thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng sâu rộng vào công tác quản trị, phân tích thiết kế hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt giúp các đơn vị kinh doanh chuẩn hóa quy trình lưu trữ, quản lý dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực. Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lí quán cafe" do nhóm sinh viên thuộc Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng thực hiện dưới sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Văn Danh, xuất phát từ nhu cầu tin học hóa quy trình quản lý thực tế tại quán café ecoffe (tọa lạc tại số 345 đường Cộng Hòa, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh).

Trước khi xây dựng hệ thống, quán café ecoffe vận hành dựa trên quy trình ghi chép thủ công. Khảo sát thực tế của tác giả chỉ ra các bất cập chính trong công tác quản lý thủ công bao gồm:

1. Việc tra cứu thông tin về danh mục hàng hóa, nhà cung cấp và thông tin khách hàng tiêu tốn nhiều thời gian, dễ phát sinh sai sót.
2. Việc lưu trữ dữ liệu nhập xuất hàng hóa và các khoản thu chi đòi hỏi số lượng lớn sổ sách giấy tờ, gây cồng kềnh và giảm hiệu quả quản lý.
3. Việc cập nhật số liệu hằng ngày mất thời gian, gây trở ngại lớn cho công tác lập báo cáo thống kê định kỳ cũng như xử lý các biến động đột xuất.

Để giải quyết các bất cập trên, nghiên cứu xác định nhiệm vụ xây dựng hệ thống thông tin quản lý với 5 yêu cầu cơ bản:

1. Giảm thiểu tối đa khối lượng ghi chép giấy tờ phục vụ lưu trữ thông tin.
2. Cập nhật dữ liệu kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
3. Thống kê chi tiết số lượng hàng hóa xuất nhập, các khoản thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng.
4. Tự động hóa quá trình lập và in các chứng từ, biểu mẫu: phiếu yêu cầu nhập hàng, hóa đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi.
5. Xây dựng cơ sở dữ liệu có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài và tối ưu hóa tốc độ truy vấn dữ liệu.

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là toàn bộ các quy trình nghiệp vụ quản lý quán cà phê, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý quy trình xuất nhập kho và pha chế, quản lý bộ phận phục vụ, quản lý thu chi - sổ sách kế toán và quản lý quy trình giải quyết sự cố phát sinh. Phạm vi không gian nghiên cứu được xác định tại quán café ecoffe (địa bàn quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh) và thời gian tiến hành khảo sát thực địa được thực hiện vào tháng 03/2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu áp dụng quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc với các mô hình và công cụ kỹ thuật chuẩn mực:

• Khung lý thuyết và mô hình kỹ thuật:
  • Phương pháp phân rã chức năng nghiệp vụ (Functional Decomposition): xác định cây chức năng từ mức tổng quan đến các chức năng đơn lẻ.
  • Mô hình thực thể - mối quan hệ (Entity-Relationship Diagram - ERD): mô hình hóa cấu trúc dữ liệu khái niệm.
  • Kỹ thuật chuyển đổi mô hình ERD sang lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Schema).
  • Phương pháp đặc tả từ điển dữ liệu (Data Dictionary) cho từng thực thể.
  • Lý thuyết ràng buộc toàn vẹn (Integrity Constraints) trên cơ sở dữ liệu quan hệ: ràng buộc khóa chính, ràng buộc miền giá trị, ràng buộc liên thuộc tính và ràng buộc khóa ngoại (phụ thuộc tồn tại), đi kèm bảng tầm ảnh hưởng đối với các thao tác Thêm, Xóa, Sửa.
• Phương pháp thu thập dữ liệu: Nhóm tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế kết hợp phỏng vấn trực tiếp có cấu trúc. Kế hoạch phỏng vấn tổng quan được thiết lập ngày 05/03/2013 và triển khai đồng loạt vào ngày 07/03/2013 tại địa chỉ số 364 đường Cộng Hòa, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp được trích xuất từ 5 phiếu phỏng vấn trực tiếp các cá nhân đảm nhận từng vị trí công việc tại quán café ecoffe (quản lý, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân/kế toán), kết hợp với các tài liệu biểu mẫu thực tế đang lưu hành tại quán (thực đơn, hóa đơn, sổ theo dõi nhập xuất).

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý quán cafe được thiết kế cấu trúc dữ liệu quan hệ thông qua việc chuyển đổi từ mô hình ERD sang 14 bảng quan hệ:

Tên bảng quan hệ	Danh sách thuộc tính (Thuộc tính có dấu # là khóa ngoại)
NhaCC	MaNCC, TenNCC, Diachi, SDT
NhanVien	MaNV, TenNV, Ngaysinh, Diachi, Ngayvaolam, #SoDH, #Sophieunhap, #SoHD
NCC_HANGHOA	#MaNCC, #MaHH, Số lượng, Đơn giá
HANGHOA	MaHH, TenHH, DVT
NCC_DH	#MaNCC, #SoDH, Ngày giao
DONDH	SoDH, NgayLap
PHIEUNHAP	Sophieunhap, Ngaynhap
PHIEUNHAP_HANGHOA	#Sophieunhap, #MaHH, Số lượng, Đơn giá
HOADON	SoHD, Ngaylap, #MaKH
KH	MaKH
Ban	MasoBan, Sochoban
Ban_KH	#MasoBan, #MaKH, Soban
LoaiNuoc	MaNuoc, TenNuoc
KH_LoaiNuoc	#MaNuoc, #MaKH, Số lượng, Đơn giá

Cấu trúc chi tiết của các thực thể chính trong từ điển dữ liệu được xác định như sau:

Tên bảng	Tên thuộc tính	Diễn giải	Kiểu dữ liệu	Kích thước	Ghi chú
NHACC	ManCC Tencc diachi sdt	Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại	Text Text Text Text	4 40 40 14	Khóa chính - - -
KHACHHANG	MaKH MaSoBan	Mã khách hàng Mã số bàn	Text Text	10 10	Khóa chính -
HOADON	SoHD NgayLap	Số hóa đơn Ngày lập	Text Text	10 10	Khóa chính -
BAN	MaSoBan Sochoban	Mã số bàn Số chỗ bàn	Text Text	10 10	Khóa chính -
LOAINUOC	MaLNuoc TenNuoc	Mã loại nước Tên nước	Text Text	10 40	Khóa chính -
PHIEUNHAP	SoPhieuNhap NgayNhap	Số phiếu nhập Ngày nhập	Text Text	10 10	Khóa chính -

Hệ thống thiết lập các quy tắc ràng buộc toàn vẹn nhằm bảo đảm tính nhất quán của cơ sở dữ liệu:

• Ràng buộc khóa chính (R1 - R8): Đảm bảo tính duy nhất của các khóa chính trên các bảng KHACHHANG (MaKH), HOADON (SoHD), HANGHOA (MaHH), DONDH (MaDH), PHIEUTHU (SOPHIEUTHU), NHANVIEN (MaNV), PHIEUNHAP (SOPHIEUNHAP), NCC (MaNCC).
• Ràng buộc liên thuộc tính: Ràng buộc ngày lập hóa đơn không được vượt quá ngày hiện hành (HOADON.NgayLap <= NgayHienHanh).
• Ràng buộc khóa ngoại: Ràng buộc phụ thuộc tồn tại giữa trường mã hóa đơn của nhân viên với bảng hóa đơn (NHANVIEN[SoHD] ⊆ HOADON[SoHD]), đơn đặt hàng (NHANVIEN[SoDH] ⊆ DONDH[SoDH]) và phiếu nhập (NHANVIEN[Sophieunhap] ⊆ SOPHIEUNHAP[Sophieunhap]).

Về thiết kế giao diện và biểu mẫu, tài liệu phác thảo giao diện Màn hình tính tiền và biểu mẫu Hóa đơn tính tiền phục vụ tác vụ thanh toán của thu ngân. Báo cáo không bao gồm mã nguồn lập trình, kiểm thử hay môi trường triển khai phần mềm cụ thể.

Nội dung chính theo từng chương

PHẦN I: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN

Phần này trình bày kết quả điều tra thực trạng hoạt động kinh doanh tại quán café ecoffe. Quán kinh doanh đa dạng các mặt hàng giải khát gồm cà phê, sinh tố, các loại trà, nước ngọt, bia, rượu, cocktail và kem. Bộ máy vận hành của quán được chia thành 4 bộ phận chính làm việc theo ca: bộ phận kế toán (thu ngân), bộ phận phục vụ, bộ phận pha chế (kiêm quản lý hàng hóa kho) và bộ phận bảo vệ.

Nhóm tác giả đã lập kế hoạch và thực hiện 5 cuộc phỏng vấn trực tiếp vào ngày 07/03/2013 nhằm thu thập chi tiết luồng nghiệp vụ:

Lần PV	Người phỏng vấn	Người được hỏi	Vị trí / Chủ đề	Thời gian thực hiện	Nội dung nghiệp vụ thu thập
Số 1	Trương Công Quyền	Lê Văn Kỳ	Quản lý quán / Quản lý nhân viên	7h00 - 7h45 (40 phút)	Cơ cấu 4 bộ phận; tiêu chuẩn tuyển dụng kế toán cần bằng cấp/chứng chỉ và 1 năm kinh nghiệm; cơ chế điều động đổi ca khi nhân viên nghỉ đột xuất; cách tính lương/thưởng theo bộ phận, doanh thu và thái độ.
Số 2	Phạm Huỳnh Kim Phát	Phạm Ngọc Tây	Nhân viên pha chế / Quản lý nhập hàng & pha chế	8h00 - 8h45 (40 phút)	Thực đơn phong phú; nhân viên pha chế kiêm nhiệm xuất nhập hàng, kiểm định chất lượng nguyên liệu, ghi chép sổ sách và tổng hợp chốt order nhập hàng vào cuối ngày.
Số 3	Phạm Huỳnh Kim Phát	Trần Minh Nam	Nhân viên phục vụ / Hoạt động phục vụ & chất lượng	9h00 - 9h45 (32 phút)	Quy trình phục vụ khách theo phương châm "Khách hàng là thượng đế"; cách xử lý điều phối nhân sự rải đều khi lượng khách tăng đột biến.
Số 4	Hoàng Tuấn Thành	Nguyễn Thị Linh	Thu ngân / Quản lý thu chi sổ sách	17h00 - 17h45 (37 phút)	Dữ liệu thu chi lưu trữ trên máy tính riêng; chủ quán kiểm tra định kỳ hàng tháng; toàn bộ hóa đơn được giữ lại đối soát cuối ca nhằm phòng ngừa sai sót máy móc hoặc nhân sự.
Số 5	Nguyễn Khâm Trung Hiếu	Lê Minh Anh	Quản lý quán / Quản lý xử lý sự cố	19h00 - 19h45 (42 phút)	Các sự cố thường gặp (đưa nhầm thức uống, làm đổ nước, vỡ ly); quy trình xin lỗi, đổi đồ uống mới cho khách; lập biên bản trừ lương thiệt hại, phê bình cuối tháng và cho thôi việc nếu tái phạm nhiều lần.

Dựa trên kết quả khảo sát, luồng xử lý nghiệp vụ bán hàng và nhập hàng được hệ thống hóa. Hệ thống được phân rã thành 4 phân hệ chức năng chính với các nhiệm vụ chi tiết:

• Quản lý nhập hàng và pha chế: Thực hiện các chức năng Yêu cầu nhập hàng, Kiểm tra hàng, Nhập hàng vào kho, Tạo hóa đơn nhập, Lưu vào sổ nhập xuất hàng, Viết phiếu chi, Ghi sổ thu chi và Lưu vào sổ theo dõi hàng cuối ngày.
• Quản lý bộ phận phục vụ: Thực hiện tiếp nhận Yêu cầu đồ uống từ khách hàng, Phục vụ đồ uống, Viết hóa đơn, Viết phiếu thu, In hóa đơn thanh toán và Lưu dữ liệu vào máy tính.
• Quản lý giải quyết sự cố: Thực hiện Xác định sự cố, Lập biên bản sự cố và Xử lý sự cố (bồi thường cho khách hoặc yêu cầu nhân viên/khách bồi thường).
• Quản lý thu chi sổ sách: Thực hiện Nhập số liệu vào máy tính từ phiếu order, Xuất hóa đơn biên lai bán hàng và Lập báo cáo tổng kết doanh thu định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý, năm) theo yêu cầu của chủ quán.

PHẦN II: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Phần thứ hai tập trung vào việc mô hình hóa hệ thống lưu trữ và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ dựa trên dữ liệu thu thập được từ quán café ecoffe.

Nội dung phần này bao gồm:

• Mô tả hệ thống lưu trữ: Xác định toàn bộ các thông tin cần quản lý gồm nhà cung cấp (MaNCC, TenNCC, Diachi, SDT), đơn đặt hàng (SoDH, NgayLap), phiếu nhập (Sophieunhap, MaNCC, NgayNhap), hàng hóa (MaHH, TenHH, DVT), nhân viên (MaNV, TenNV, Diachi, Ngayvaolam), loại nước (MaNuoc, TenNuoc), bàn (MasoBan, Sochoban), khách hàng (MaKH, SoBan) và hóa đơn (SoHD, NgayLap).
• Xây dựng lược đồ ERD và chuyển đổi sang mô hình quan hệ: Thiết lập 14 bảng quan hệ thể hiện đầy đủ các mối liên kết thực thể (như quan hệ giữa nhà cung cấp với hàng hóa, nhà cung cấp với đơn đặt hàng, phiếu nhập với hàng hóa, khách hàng với bàn, khách hàng với loại nước).
• Thiết lập từ điển dữ liệu: Chi tiết hóa định dạng dữ liệu cho 6 bảng thực thể trọng tâm (NHACC, KHACHHANG, HOADON, BAN, LOAINUOC, PHIEUNHAP), xác định kiểu dữ liệu chuỗi (Text), kích thước trường (từ 4 đến 40 ký tự) và các khóa chính tương ứng.
• Xác định các ràng buộc toàn vẹn và lập bảng tầm ảnh hưởng: Định nghĩa 8 ràng buộc khóa chính ($R_1 - R_8$), ràng buộc miền giá trị ($D_1$), ràng buộc liên thuộc tính ($H_1$) và 3 ràng buộc khóa ngoại phụ thuộc tồn tại. Mỗi ràng buộc đều được thiết lập bảng tầm ảnh hưởng phân định rõ các tác vụ Thêm (+), Xóa (-), Sửa (+/-*) đối với từng bảng dữ liệu liên quan.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đạt được các kết quả cụ thể sau:

• Chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ thực tế của mô hình quán cà phê kinh doanh đồ uống quy mô vừa, bao quát 4 bộ phận nghiệp vụ từ phục vụ, pha chế, kho vận, thu ngân đến quản lý xử lý sự cố.
• Xây dựng hoàn chỉnh biểu đồ phân rã chức năng gồm 4 nhóm nghiệp vụ chính và 15 chức năng chi tiết, làm rõ trách nhiệm xử lý thông tin của từng bộ phận.
• Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 14 bảng, xây dựng từ điển dữ liệu chuẩn cho các thực thể chính, thiết lập hệ thống 8 ràng buộc khóa chính, 1 ràng buộc liên thuộc tính ngày tháng và các ràng buộc khóa ngoại có bảng tầm ảnh hưởng đi kèm.
• Về mặt đóng góp, đề tài cung cấp tài liệu phân tích thiết kế hệ thống có tính ứng dụng thực tế cao, phản ánh chính xác luồng nghiệp vụ tại cơ sở kinh doanh quán cà phê trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Báo cáo mới dừng lại ở giai đoạn khảo sát, phân tích nghiệp vụ và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ; chưa triển khai xây dựng phần mềm thực tế bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể, chưa có kiểm thử hệ thống và chưa cài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh. Phần từ điển dữ liệu và bảng ràng buộc toàn vẹn mới chỉ thể hiện chi tiết một số bảng tiêu biểu mà chưa bao quát đầy đủ cả 14 bảng quan hệ đã khai báo.
• Hướng phát triển: Nghiên cứu có thể phát triển tiếp bằng việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (như SQL Server, MySQL), lập trình giao diện người dùng hoàn chỉnh cho các bộ phận và tích hợp thử nghiệm vào hoạt động thực tế của quán café.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo phù hợp cho sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin hoặc Tin học ứng dụng đang thực hiện các đồ án môn học về Phân tích và Thiết kế hệ thống thông tin hoặc Cơ sở dữ liệu.

Nội dung có giá trị tham khảo nổi bật bao gồm phương pháp xây dựng kế hoạch và phiếu câu hỏi phỏng vấn thực địa chuyên nghiệp, phương pháp phân rã chức năng nghiệp vụ bán hàng - dịch vụ ăn uống và kỹ thuật thiết lập bảng tầm ảnh hưởng cho các ràng buộc toàn vẹn cơ sở dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Quán café ecoffe trong nghiên cứu được tổ chức với cơ cấu nhân sự như thế nào?
Quán được tổ chức thành 4 bộ phận chính làm việc theo ca: bộ phận kế toán (thu ngân), bộ phận phục vụ, bộ phận pha chế (đồng thời kiêm nhiệm quản lý hàng hóa và kho) và bộ phận bảo vệ. Vị trí kế toán/thu ngân khi tuyển dụng bắt buộc phải có bằng cấp hoặc chứng chỉ chuyên ngành kế toán và tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc.

2. Quy trình luân chuyển đơn hàng khi khách vào quán diễn ra như thế nào?
Khi khách vào quán, bộ phận phục vụ gửi thực đơn để khách chọn và ghi nhận vào phiếu yêu cầu. Phiếu yêu cầu được tách làm 2 bản: 1 bản chuyển xuống quầy thu ngân để nhập dữ liệu vào máy tính, 1 bản chuyển cho quầy pha chế để chuẩn bị đồ uống. Sau khi hoàn thành, nhân viên phục vụ chuyển đồ uống đến bàn cho khách. Khi thanh toán, thu ngân căn cứ số lượng sử dụng thực tế để in hóa đơn tính tiền.

3. Cơ chế giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình bán hàng tại quán được quy định ra sao?
Khi phát sinh các sự cố như nhân viên mang nhầm đồ uống, làm đổ nước hoặc làm vỡ ly tách, quản lý quán sẽ xin lỗi trực tiếp khách hàng và làm mới đồ uống ngay lập tức. Mức độ thiệt hại sẽ được tính toán để trừ trực tiếp vào tiền lương của nhân viên gây lỗi, đồng thời tiến hành phê bình trong cuộc họp toàn thể nhân viên cuối tháng. Trường hợp nhân viên liên tục tái phạm sẽ bị cho thôi việc.

4. Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng dữ liệu chính nào?
Mô hình cơ sở dữ liệu bao gồm 14 bảng quan hệ: NhaCC, NhanVien, NCC_HANGHOA, HANGHOA, NCC_DH, DONDH, PHIEUNHAP, PHIEUNHAP_HANGHOA, HOADON, KH, Ban, Ban_KH, LoaiNuoc và KH_LoaiNuoc.

5. Ràng buộc toàn vẹn liên thuộc tính của hệ thống quy định điều kiện gì?
Hệ thống quy định ràng buộc toàn vẹn $H_1$ trên bảng HOADON: Ngày lập hóa đơn phải luôn nhỏ hơn hoặc bằng ngày hiện hành (HOADON.NgayLap <= NgayHienHanh), có bảng tầm ảnh hưởng tác động khi thực hiện thao tác Thêm (+) hoặc Sửa (+/-*) trên thuộc tính NgayLap.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Phân tích thiết kế hệ thống quản lí quán cafe" của nhóm sinh viên Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng đã hoàn thành nhiệm vụ khảo sát thực địa và mô hình hóa chi tiết các quy trình nghiệp vụ kinh doanh đồ uống tại quán café ecoffe. Nghiên cứu đã xây dựng thành công biểu đồ phân rã chức năng gồm 4 phân hệ chính và thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 14 bảng đi kèm hệ thống ràng buộc toàn vẹn chặt chẽ. Đề tài cung cấp nền tảng phân tích và thiết kế hoàn chỉnh, tạo tiền đề kỹ thuật trực tiếp cho việc lập trình và triển khai ứng dụng quản lý quán cà phê trong thực tiễn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng ------------00------------ Đề tài: Quản lý quán cafe Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Văn Danh Nhóm 3: NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 1 Trương Công Quyền Phạm Huỳnh Kim Phát Nguyễn khâm trung Hiếu Hoàng Tuấn Thành LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là sự phát triển nhanh chóng của lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ thông tin ngày càng đi vào đời sống và được con người khai thác một cách rất hiệu quả biến nó thành công cụ lao động hữu ích và đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội. công cụ lao động. và Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của lĩnh vực công nghệ thông tin, nó giúp con người có thể quản lí cơ sở dữ liệu một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn,giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực. Chúng em thực hiện đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lí quán cafe” nhằm nâng cao thêm kiến thức và tầm hiểu biết của mình về lĩnh vực này.lĩnh vực công nghệ thong tin nói chung và bộ môn thiết kế và quản lý hệ thống nói riêng.

NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 2 Chúng em chân thành cảm ơn Thầy trong thời gian qua đã cung cấp cho chúng em những kiến thức về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin, và hướng dẫn chúng em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Tuy nhiên, do sự hiểu biết của chúng em về lĩnh vực này còn hạn chế, đề tài còn nhiều thiếu sót,và chưa được hoàn thiện ,vậy chúng em kính mong Thầy thông cảm và góp ý them cho nhóm để lần sau nhóm có them nhiều ý tưởng và hoàn thiện thêm vốn kiến thức cũng như những đề tài tiếp theo mà nhóm sẽ làm. Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy !. PHẦN I KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1.KHẢO SÁT THỰC TẾ Quán café ecoffe là một quán café có tiếng trong thành phố.

Với lượng khách càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ quán đang từng bước tin học hoá các khâu quản lí. Đặc biệt là trong công tác kế toán và quản lí hàng hoá,đồ uống.Bởi vì với công tác thủ công trước đó mà cửa hàng thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau: NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 3 -Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàng mất nhiều thời gian và nhiều khi không chính xác. -Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả. -Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất.

Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xây dựng một hệ thống thông tin mới hoàn thiện hơn đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: -Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin. -Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời. -Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng. -Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi.

-Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 4  Giới thiệu tổng quan về đối tượng được phỏng vấn: Quán café ecofee kinh doanh các mặt hàng giải khát,ví dụ như cafe,sinh tố, trà các loại.nằm trên số 345 đường Cộng Hòa quận Tân Bình tp HCM .Quản lí cửa hàng được tổ chức như sau:có bốn bộ phận chính bao gồm: bộ phận kế toán, bộ phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hóa).bộ phận bảo vệ.Với đội ngũ nhân viên và quản lý có kinh ngiệm làm việc,quán đã dần lấy được vị thế và chỗ đứng của mình trên thị trường kinh doanh quán café trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN VÀ CÁC BẢNG PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG CHỦ ĐỀ. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống: NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 5 Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Hệ thống: Quản lý Quán cafe Người lập:Nhóm 3 Ngày lập:05/03/2013 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt Ngày kết thúc đầu Quản lý Hiểu được quá trình 1 nhân viên. quản lý và tổ chức 07/03/2013 07/03/2013 phân công công việc cho nhân viên. Quản lý quy trình Nắm bắt được quá 07/03/2013 07/03/2013 2 xuất nhập hàng trình nhập số liệu và xuất hóa đơn.

Quản lý thu chi Hiểu rõ về quá trình 07/03/2013 07/03/2013 sổ sách. nhập xuất dữ liệu 3 hóa đơn bán hang,tổng kết thu chi. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 6 Quản lý quy Nắm vững được 4 trình xử lý sự cố cách giải quyết sự cố 07/03/2013 07/03/2013 trong quá trình xảy ra trong quá bán hàng. trình bán hàng.

Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1: Kế hoạch phỏng vấn Người phỏng vấn: Trương Công Người được hỏi: Lê Văn Kỳ Quyền Thời gian hẹn: 07/03/2013 364 đường Cộng Hòa, quận Tân Địa chỉ Bình, tp HCM Thời điểm bắt đầu: 7h sáng Thời điểm kết thúc: 7h45’ sáng NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 7 Các yêu cầu đòi hỏi: + Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn. + Vị trí: trưởng nhóm thu thập Là quản lý quán café : hiểu rõ qu thông tin PTTKHT. Đối trình phân công tổ chức nhân viê tượng.

+ Trình độ: sinh viên khoa CNTT. + Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường. Ước lượng thời gian: + Giới thiệu. + Tổng quan về dự án.

+ Tổng quan về phỏng vấn: chủ 2 phút. Chương đề đề cập. trình + Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời. + Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.

+ Tổng hợp các nội dung chính. + Ý kiến của người được hỏi. (Dự kiến tổng cộng: 40 phút) Phiếu phỏng vấn NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 8 Dự án: Quản lý quán cafe Tiểu dự án: quản lý nhân viên Người được hỏi: Lê Văn Kỳ Người hỏi: Trương Công Quyền Ngày: 07/03/2013 Câu hỏi: Trả lời:  Có.chúng tôi tổ chức quản lý  Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức nhân viên theo một cơ cấu nhân viên của quán như gần như rất phổ biến hiện thế nào,có theo khuôn mẫu nay.tổ chức chia làm 4 bộ chung hay không? phận bộ cụ thể bao gồm b phận kế toán hay còn gọi l thu ngân, bộ phận phụ vụ,bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hóa),bộ phận bảo vệ .làm việc theo ca.  Câu hỏi 2: Anh có quan tâm  Có.điều đó rất cần thiết nó đến trình độ học vấn và giúp tôi quản lý một cách có chuyên môn của từng bộ hiệu quả hơn vì tưng bộ phân nhân viên của mình phận riêng biệt sẽ được quy không ? định một trình độ nhất định ví dụ như bộ phận kế toán (thu ngân )khi được tuyển dụng phải có bằng hoặc NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 9 chứng chỉ về ngành kế toán và có kinh ngiệm làm việc 1 năm các bộ phận khác cũng có những quy định riêng.

 Câu hỏi 3: Vậy trong  Vâng. Quán chúng tôi có đội quá trình làm việc nếu ngũ nhân viên làm việc theo nhân viên có công ca .nếu xét thấy nhân viên đó việc nào đó xin nghỉ cần nghỉ và lý do chính đáng đột xuất ,anh sẽ xử lý thì chúng tôi sẽ linh động như thế nào và người cho nhân viên của mình nhân viên đó có bị trừ được nghĩ và sẽ liên hệ với lương hay không? ca làm việc khác cùng ngày đến bổ sung.đối với tưng bộ phận sẽ có một mức lương khác nhau ,còn về tiền thưởng và  Câu hỏi 4: Chế độ tiền chế độ mọt phần phụ thuộc lương và tiền thưởng vào doanh thu của quán và của quán và chế độ về thái độ làm việc của đội đãi ngộ cho nhân viên ngũ nhân viên mà chúng tôi như thế nào? sẽ đưa ra nhưng mức lương và thưởng khác nhau. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 10 b.Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:  Kế hoạch phỏng vấn: Kế hoạch phỏng vấn Người phỏng vấn : Phạm Huỳnh Người được hỏi: Phạm Ngọc Tây Kim Phát Thời gian hẹn: 07/03/2013 364 đường Cộng Hòa, quận Tân Địa chỉ Bình, tp HCM Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Thời điểm kết thúc: 8h45’ sáng Các yêu cầu đòi hỏi: + Vai trò: là người hỏi, người -Hiểu và nắm rõ thông tin về phỏng vấn. + Vị trí: thành viên thu thập Yêu cầu -Quá trình lưu sổ sách , nhậ thông tin PTTKHT.

về đối hàng + Trình độ: sinh viên khoa tượng CNTT. + Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 11 Ước lượng thời gian: + Giới thiệu. + Tổng quan về dự án.

+ Tổng quan về phỏng vấn: chủ 2 phút. Chương đề đề cập. trình + Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời. + Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.

+ Tổng hợp các nội dung chính. + Ý kiến của người được hỏi. (Dự kiến tổng cộng: 40 phút)  Phiếu phỏng vấn: PHIẾU PHỎNG VẤN Đồ án: Quản lí quán cà phê Bộ phận: Quản lí nhập hàng và ph chế Người được phỏng vấn: Phạm NgọcNgày: 7/3/2013 Tây Nhân viên pha chế Người phỏng vấn: Phạm Huỳnh Kim Phát NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 12 Câu hỏi Ghi chú  Trả lời:  Câu hỏi 1: Menu đồ uống của Có.Ngoài phục vụ các loại đồ uốn quán có đa dang và phong phú như:cà phê,nước ngọt…thì quán để đáp ứng nhu cầu của khác chúng tôi còn phục vụ các loại rượ hàng ? , bia , cocktail và kem các loại the nhu cầu khách hàng.Vì vậy chún tôi tin rằng đủ sức đáp ứng tất cả nhu cầu của khách. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 13  Trả lời:  Câu hỏi 2: Ngoài công việc ph chế anh còn phụ trách nhiệm v Vâng, tất nhiên rồi ! Ngoài công gì nữa không ? việc pha chế tôi còn phải kiêm luô việc xuất nhâp hàng hóa cho qu bar , kiểm tra chất lượng hàng , rồ order các mặt hàng hết để quán b sung.