Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng ------------00------------ Đề tài: Quản lý quán cafe Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Văn Danh Nhóm 3: NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 1 Trương Công Quyền Phạm Huỳnh Kim Phát Nguyễn khâm trung Hiếu Hoàng Tuấn Thành LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là sự phát triển nhanh chóng của lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ thông tin ngày càng đi vào đời sống và được con người khai thác một cách rất hiệu quả biến nó thành công cụ lao động hữu ích và đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội. công cụ lao động. và Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của lĩnh vực công nghệ thông tin, nó giúp con người có thể quản lí cơ sở dữ liệu một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn,giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực. Chúng em thực hiện đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lí quán cafe” nhằm nâng cao thêm kiến thức và tầm hiểu biết của mình về lĩnh vực này.lĩnh vực công nghệ thong tin nói chung và bộ môn thiết kế và quản lý hệ thống nói riêng.
NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 2 Chúng em chân thành cảm ơn Thầy trong thời gian qua đã cung cấp cho chúng em những kiến thức về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin, và hướng dẫn chúng em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Tuy nhiên, do sự hiểu biết của chúng em về lĩnh vực này còn hạn chế, đề tài còn nhiều thiếu sót,và chưa được hoàn thiện ,vậy chúng em kính mong Thầy thông cảm và góp ý them cho nhóm để lần sau nhóm có them nhiều ý tưởng và hoàn thiện thêm vốn kiến thức cũng như những đề tài tiếp theo mà nhóm sẽ làm. Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy !. PHẦN I KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1.KHẢO SÁT THỰC TẾ Quán café ecoffe là một quán café có tiếng trong thành phố.
Với lượng khách càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ quán đang từng bước tin học hoá các khâu quản lí. Đặc biệt là trong công tác kế toán và quản lí hàng hoá,đồ uống.Bởi vì với công tác thủ công trước đó mà cửa hàng thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau: NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 3 -Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàng mất nhiều thời gian và nhiều khi không chính xác. -Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả. -Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất.
Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xây dựng một hệ thống thông tin mới hoàn thiện hơn đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: -Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin. -Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời. -Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng. -Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi.
-Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 4 Giới thiệu tổng quan về đối tượng được phỏng vấn: Quán café ecofee kinh doanh các mặt hàng giải khát,ví dụ như cafe,sinh tố, trà các loại.nằm trên số 345 đường Cộng Hòa quận Tân Bình tp HCM .Quản lí cửa hàng được tổ chức như sau:có bốn bộ phận chính bao gồm: bộ phận kế toán, bộ phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hóa).bộ phận bảo vệ.Với đội ngũ nhân viên và quản lý có kinh ngiệm làm việc,quán đã dần lấy được vị thế và chỗ đứng của mình trên thị trường kinh doanh quán café trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN VÀ CÁC BẢNG PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG CHỦ ĐỀ. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống: NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 5 Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Hệ thống: Quản lý Quán cafe Người lập:Nhóm 3 Ngày lập:05/03/2013 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt Ngày kết thúc đầu Quản lý Hiểu được quá trình 1 nhân viên. quản lý và tổ chức 07/03/2013 07/03/2013 phân công công việc cho nhân viên. Quản lý quy trình Nắm bắt được quá 07/03/2013 07/03/2013 2 xuất nhập hàng trình nhập số liệu và xuất hóa đơn.
Quản lý thu chi Hiểu rõ về quá trình 07/03/2013 07/03/2013 sổ sách. nhập xuất dữ liệu 3 hóa đơn bán hang,tổng kết thu chi. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 6 Quản lý quy Nắm vững được 4 trình xử lý sự cố cách giải quyết sự cố 07/03/2013 07/03/2013 trong quá trình xảy ra trong quá bán hàng. trình bán hàng.
Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1: Kế hoạch phỏng vấn Người phỏng vấn: Trương Công Người được hỏi: Lê Văn Kỳ Quyền Thời gian hẹn: 07/03/2013 364 đường Cộng Hòa, quận Tân Địa chỉ Bình, tp HCM Thời điểm bắt đầu: 7h sáng Thời điểm kết thúc: 7h45’ sáng NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 7 Các yêu cầu đòi hỏi: + Vai trò: là người hỏi, người phỏng vấn. + Vị trí: trưởng nhóm thu thập Là quản lý quán café : hiểu rõ qu thông tin PTTKHT. Đối trình phân công tổ chức nhân viê tượng.
+ Trình độ: sinh viên khoa CNTT. + Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường. Ước lượng thời gian: + Giới thiệu. + Tổng quan về dự án.
+ Tổng quan về phỏng vấn: chủ 2 phút. Chương đề đề cập. trình + Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời. + Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.
+ Tổng hợp các nội dung chính. + Ý kiến của người được hỏi. (Dự kiến tổng cộng: 40 phút) Phiếu phỏng vấn NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 8 Dự án: Quản lý quán cafe Tiểu dự án: quản lý nhân viên Người được hỏi: Lê Văn Kỳ Người hỏi: Trương Công Quyền Ngày: 07/03/2013 Câu hỏi: Trả lời: Có.chúng tôi tổ chức quản lý Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức nhân viên theo một cơ cấu nhân viên của quán như gần như rất phổ biến hiện thế nào,có theo khuôn mẫu nay.tổ chức chia làm 4 bộ chung hay không? phận bộ cụ thể bao gồm b phận kế toán hay còn gọi l thu ngân, bộ phận phụ vụ,bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hóa),bộ phận bảo vệ .làm việc theo ca. Câu hỏi 2: Anh có quan tâm Có.điều đó rất cần thiết nó đến trình độ học vấn và giúp tôi quản lý một cách có chuyên môn của từng bộ hiệu quả hơn vì tưng bộ phân nhân viên của mình phận riêng biệt sẽ được quy không ? định một trình độ nhất định ví dụ như bộ phận kế toán (thu ngân )khi được tuyển dụng phải có bằng hoặc NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 9 chứng chỉ về ngành kế toán và có kinh ngiệm làm việc 1 năm các bộ phận khác cũng có những quy định riêng.
Câu hỏi 3: Vậy trong Vâng. Quán chúng tôi có đội quá trình làm việc nếu ngũ nhân viên làm việc theo nhân viên có công ca .nếu xét thấy nhân viên đó việc nào đó xin nghỉ cần nghỉ và lý do chính đáng đột xuất ,anh sẽ xử lý thì chúng tôi sẽ linh động như thế nào và người cho nhân viên của mình nhân viên đó có bị trừ được nghĩ và sẽ liên hệ với lương hay không? ca làm việc khác cùng ngày đến bổ sung.đối với tưng bộ phận sẽ có một mức lương khác nhau ,còn về tiền thưởng và Câu hỏi 4: Chế độ tiền chế độ mọt phần phụ thuộc lương và tiền thưởng vào doanh thu của quán và của quán và chế độ về thái độ làm việc của đội đãi ngộ cho nhân viên ngũ nhân viên mà chúng tôi như thế nào? sẽ đưa ra nhưng mức lương và thưởng khác nhau. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 10 b.Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2: Kế hoạch phỏng vấn: Kế hoạch phỏng vấn Người phỏng vấn : Phạm Huỳnh Người được hỏi: Phạm Ngọc Tây Kim Phát Thời gian hẹn: 07/03/2013 364 đường Cộng Hòa, quận Tân Địa chỉ Bình, tp HCM Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Thời điểm kết thúc: 8h45’ sáng Các yêu cầu đòi hỏi: + Vai trò: là người hỏi, người -Hiểu và nắm rõ thông tin về phỏng vấn. + Vị trí: thành viên thu thập Yêu cầu -Quá trình lưu sổ sách , nhậ thông tin PTTKHT.
về đối hàng + Trình độ: sinh viên khoa tượng CNTT. + Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 11 Ước lượng thời gian: + Giới thiệu. + Tổng quan về dự án.
+ Tổng quan về phỏng vấn: chủ 2 phút. Chương đề đề cập. trình + Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời. + Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời.
+ Tổng hợp các nội dung chính. + Ý kiến của người được hỏi. (Dự kiến tổng cộng: 40 phút) Phiếu phỏng vấn: PHIẾU PHỎNG VẤN Đồ án: Quản lí quán cà phê Bộ phận: Quản lí nhập hàng và ph chế Người được phỏng vấn: Phạm NgọcNgày: 7/3/2013 Tây Nhân viên pha chế Người phỏng vấn: Phạm Huỳnh Kim Phát NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 12 Câu hỏi Ghi chú Trả lời: Câu hỏi 1: Menu đồ uống của Có.Ngoài phục vụ các loại đồ uốn quán có đa dang và phong phú như:cà phê,nước ngọt…thì quán để đáp ứng nhu cầu của khác chúng tôi còn phục vụ các loại rượ hàng ? , bia , cocktail và kem các loại the nhu cầu khách hàng.Vì vậy chún tôi tin rằng đủ sức đáp ứng tất cả nhu cầu của khách. NHÓM 3 : ĐỀ TÀI QUẢN LÝ QUÁN CAFÉ Page 13 Trả lời: Câu hỏi 2: Ngoài công việc ph chế anh còn phụ trách nhiệm v Vâng, tất nhiên rồi ! Ngoài công gì nữa không ? việc pha chế tôi còn phải kiêm luô việc xuất nhâp hàng hóa cho qu bar , kiểm tra chất lượng hàng , rồ order các mặt hàng hết để quán b sung.