Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sau đại dịch Covid-19, ngành du lịch Việt Nam ghi nhận sự phục hồi mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu thuê phương tiện di chuyển tại các điểm du lịch gia tăng nhanh chóng. Sự tăng trưởng này dẫn đến sự xuất hiện của nhiều cơ sở kinh doanh cho thuê xe, từ quy mô nhỏ lẻ đến các chuỗi cửa hàng lớn. Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị này vẫn vận hành theo phương thức thủ công hoặc sử dụng bảng tính Excel rời rạc, dẫn đến khó khăn trong kiểm soát tình trạng xe, quản lý hợp đồng, đối soát công nợ và theo dõi dòng tiền thực tế. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp nhằm tự động hóa quy trình nghiệp vụ trở thành yêu cầu cấp thiết. Đề tài tập trung nghiên cứu, khai thác các đặc tính của nền tảng low-code 1C: Enterprise để xây dựng hệ thống quản lý thuê xe chuyên biệt.

Khóa luận xác định hai mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Mục tiêu thứ nhất: Phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý thuê xe đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cốt lõi, đảm bảo tính tiện lợi, nâng cao hiệu quả vận hành và có khả năng mở rộng quy mô.
  2. Mục tiêu thứ hai: Triển khai xây dựng phần mềm quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise, cung cấp công cụ quản lý từ xa, tự động hóa quy trình kinh doanh, cập nhật trạng thái và vị trí phương tiện, truy xuất lịch sử giao dịch và kết xuất các báo cáo tài chính phục vụ công tác điều hành.
  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị và quy trình vận hành tại các cơ sở, cửa hàng cho thuê xe (từ quy mô nhỏ đến chuỗi cửa hàng phục vụ khách du lịch); các tính năng và kiến trúc kỹ thuật của nền tảng 1C: Enterprise.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Các cơ sở kinh doanh dịch vụ cho thuê xe tại các địa bàn du lịch ở Việt Nam.
    • Thời gian thực hiện: Khóa học 2020 – 2024, hoàn thành và nghiệm thu vào tháng 05/2024 tại Khoa Hệ thống thông tin quản lý, Học viện Ngân hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên khung lý thuyết quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và công nghệ nền tảng phát triển ứng dụng doanh nghiệp:

  • Nền tảng 1C: Enterprise: Nền tảng công nghệ low-code do công ty 1C phát triển từ năm 1991, hiện triển khai trên 95 quốc gia với hơn 1.000 giải pháp. Tại Việt Nam, nền tảng đã được bản địa hóa qua 8 giải pháp chính (1C:Company Management, 1C:Document Management, 1C:Finance & Accounting, 1C:HRM & Payroll, 1C:Retail Chain, 1C:Trade Management, AccountingSuite, 1C:ERP). Nền tảng hỗ trợ cơ chế bảo vệ rò rỉ dữ liệu (DLP), tương thích đa nền tảng (Windows, Linux, macOS) và hỗ trợ 5 hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS): Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database và hệ CSDL tích hợp sẵn của 1C.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp định tính: Phân tích tài liệu chuyên ngành về quản lý vận hành dịch vụ thuê xe; nghiên cứu tài liệu kỹ thuật của 1C: Enterprise; mô hình hóa quy trình bằng ngôn ngữ UML (Unified Modeling Language).
    • Phương pháp định lượng: Thực hiện khảo sát thực tế trên tập mẫu đại diện gồm các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý cơ sở cho thuê xe và khách du lịch để thu thập dữ liệu về quy mô, phương thức quản lý hiện tại, khó khăn gặp phải, yêu cầu tính năng và khả năng chi trả.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp; dữ liệu thứ cấp từ tài liệu lưu hành nội bộ của Công ty TNHH 1C Việt Nam và các tài liệu chuyên khảo về phân tích thiết kế hệ thống thông tin.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được phân tích, thiết kế theo hướng module hóa và triển khai trực tiếp trên môi trường phát triển của 1C: Enterprise:

So sánh các mẫu kiến trúc hệ thống

Tác giả đã xem xét ba mẫu kiến trúc phần mềm phổ biến trước khi lựa chọn mô hình triển khai:

Mẫu kiến trúc Mô tả Ưu điểm Nhược điểm
Kiến trúc phân lớp (Layered / n-tier) Chia ứng dụng thành các lớp riêng biệt: giao diện, logic nghiệp vụ và dữ liệu. Dễ quản lý, dễ phát triển, tái sử dụng và module hóa mã nguồn. Có thể tạo ra sự phụ thuộc lớn giữa các lớp.
Kiến trúc hướng sự kiện (Event-driven) Xây dựng dựa trên việc xử lý và phản ứng với các luồng sự kiện phát sinh. Linh hoạt, phù hợp cho ứng dụng đa tác vụ và phản ứng nhanh. Phức tạp trong việc quản lý sự kiện và gỡ lỗi (debug).
Kiến trúc hướng đối tượng (Objects-based) Phát triển dựa trên cấu trúc lớp và đối tượng dữ liệu. Tăng cường khả năng tái sử dụng, dễ bảo trì cấu trúc. Khó quản lý các mối quan hệ phức tạp giữa các đối tượng lớn.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu và các thực thể chính

Cơ sở dữ liệu hệ thống được mô hình hóa qua các bảng thực thể và bảng chứng từ hạch toán:

  • Bảng dữ liệu danh mục: Chi nhánh (Branches), Khách hàng (Customers), Thông tin xe (Bikes), Bảng giá thuê xe theo phân khúc (Rental fee tariff), Nhân viên (Employees).
  • Bảng dữ liệu chứng từ (Transactions): Chứng từ nhập xe (Bikes commissioning), Chứng từ cho thuê xe (Issuing bike rental), Chứng từ trả xe (Return of bike), Chứng từ bảo dưỡng xe (Bike maintenance), Chứng từ thanh lý xe (Bikes liquidation).
  • Sổ ghi và biểu ghi tích lũy (Registers): Biểu ghi dòng tiền (Cash flow at branches), biểu ghi doanh thu (Revenue at branches), biểu ghi trạng thái xe theo chi nhánh và theo khách hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I. Giới thiệu bài toán

Chương này thiết lập nền tảng của đề tài thông qua việc phân tích bối cảnh bùng nổ ngành du lịch sau đại dịch Covid-19 và nhu cầu thuê xe tăng cao. Tác giả chỉ ra tính cấp thiết của việc áp dụng giải pháp công nghệ thông tin nhằm khắc phục sự thiếu chính xác của các phương thức quản lý thủ công. Chương I xác định rõ 2 mục tiêu nghiên cứu trọng tâm, đối tượng, phạm vi khảo sát thực tế và cấu trúc gồm 5 chương của khóa luận.

Chương II. Tổng quan về quản lý thuê xe

Chương II hệ thống hóa các định nghĩa nghiệp vụ căn bản trong ngành cho thuê xe: quản lý thông tin xe, theo dõi phân bổ tại các chi nhánh, quản lý chứng từ giao dịch, quản lý hồ sơ định danh và giấy phép lái xe của khách hàng. Nội dung chương mô tả chi tiết 6 quy trình nghiệp vụ chuẩn:

Quy trình nghiệp vụ Tác nhân chính Các tác vụ thực hiện
Nhập xe vào chi nhánh Chủ cửa hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên Gửi yêu cầu nhập $\rightarrow$ Kiểm tra số lượng/chất lượng $\rightarrow$ Lập chứng từ nhập và thanh toán.
Tư vấn và cho thuê xe Khách hàng, Nhân viên Tiếp nhận nhu cầu $\rightarrow$ Tư vấn xe/chi phí $\rightarrow$ Lập chứng từ thuê xe $\rightarrow$ Thu tiền cọc $\rightarrow$ Bàn giao xe.
Xử lý yêu cầu trả xe Khách hàng, Nhân viên Tiếp nhận xe $\rightarrow$ Kiểm tra tình trạng $\rightarrow$ Đánh giá hư hại (nếu có) $\rightarrow$ Quyết toán công nợ $\rightarrow$ Cập nhật hồ sơ.
Bảo dưỡng xe Nhân viên, Chủ cửa hàng Lập danh sách xe cần bảo dưỡng $\rightarrow$ Phê duyệt $\rightarrow$ Thực hiện bảo dưỡng $\rightarrow$ Cập nhật lịch sử bảo dưỡng.
Thanh lý xe Chủ cửa hàng, Người mua Đánh giá giá trị xe $\rightarrow$ Đàm phán giá bán $\rightarrow$ Nhận thanh toán $\rightarrow$ Lập chứng từ thanh lý, giảm trừ tài sản.
Quản lý nhân viên Chủ cửa hàng Quản lý hồ sơ nhân sự $\rightarrow$ Theo dõi chấm công $\rightarrow$ Tính toán lương, thưởng, phạt và đánh giá hiệu suất.

Bên cạnh đó, chương phân tích các thách thức về quản trị tài chính, an toàn phương tiện và sự hài lòng của khách hàng; đồng thời giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH 1C Việt Nam, các đặc tính công nghệ, kiến trúc bảo mật DLP và khả năng mở rộng của nền tảng 1C: Enterprise.

Chương III. Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương III trình bày kết quả điều tra xã hội học và phân tích yêu cầu phần mềm với các số liệu thống kê cụ thể:

Tiêu chí khảo sát Nhóm phân loại Tỷ lệ (%) Đặc điểm nhu cầu thực tế
Quy mô doanh nghiệp Doanh nghiệp vừa
Doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp lớn		 56,7%
30,0%
13,3%		 Chiếm đa số, cần theo dõi tài chính và xuất báo cáo tự động.
Cần giao diện đơn giản, quản lý xe và khách cơ bản.
Yêu cầu tự động hóa cao, tích hợp GPS và cổng thanh toán.
Cách thức quản lý hiện tại Sử dụng Excel
Sử dụng phần mềm khác
Quản lý thủ công		 46,7%
30,0%
23,3%		 Phổ biến nhất, cần hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu dễ dàng.
Đòi hỏi phần mềm mới phải có hiệu năng và tích hợp vượt trội.
Ghi chép sổ sách, cần ứng dụng chi phí thấp, dễ sử dụng.
Tính năng cần thiết / cải tiến Quản lý hợp đồng & đặt xe
Giao diện người dùng thân thiện
Quản lý tài chính & thanh toán
Tự động hóa thông báo		 70,0%
63,3%
63,3%
60,0%		 Tự động hóa thủ tục bàn giao và đối soát.
Tối ưu hóa trải nghiệm thao tác trên màn hình.
Kiểm soát dòng tiền thu - chi tức thời.
Cảnh báo lịch trả xe và hạn bảo dưỡng.
Khả năng chi trả hàng năm Dưới 3 triệu VNĐ
Từ 3 đến 10 triệu VNĐ
Trên 10 triệu VNĐ		 43,3%
40,0%
16,7%		 Phù hợp với cơ sở nhỏ, ưu tiên gói dịch vụ cơ bản.
Phù hợp với cơ sở quy mô vừa, tính năng nâng cao.
Sẵn sàng đầu tư cho hệ thống toàn diện, tùy biến sâu.

Dựa trên dữ liệu khảo sát, tác giả xây dựng 5 biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), biểu đồ Use Case tổng thể với 2 tác nhân chính (Chủ cửa hàng, Nhân viên), 10 bảng mô tả ca sử dụng chi tiết, 6 biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) và thiết kế 10 bảng cơ sở dữ liệu vật lý.

Chương IV. Triển khai và lập trình trên nền tảng 1C: Enterprise

Chương IV trình bày quy trình cài đặt môi trường, thiết lập các đối tượng cấu hình (Catalogs, Documents, Information Registers, Accumulation Registers, Reports) và lập trình giao diện trên 1C: Enterprise. Tác giả thiết lập 16 bảng liên kết chi tiết giữa giao diện người dùng và hàm xử lý chức năng:

  • Phân hệ Quản lý xe (Bikes): Danh sách xe, phân loại xe (cao cấp, phổ thông, tiết kiệm), theo dõi trạng thái xe tại từng chi nhánh, cấu hình bảng giá thuê.
  • Phân hệ Khách hàng (Customers): Quản lý hồ sơ cá nhân, thông tin định danh, lịch sử thuê/trả xe của từng khách hàng.
  • Phân hệ Giao dịch chứng từ (Transactions): Biểu mẫu nhập liệu và in ấn chứng từ nhập hàng, hợp đồng cho thuê, biên bản nhận trả xe, chứng từ bảo dưỡng và thanh lý xe.
  • Phân hệ Quản lý cửa hàng & Báo cáo (My store): Theo dõi biến động dòng tiền, doanh thu, kết xuất báo cáo lợi nhuận theo chi nhánh, báo cáo hiệu suất khai thác xe và báo cáo danh sách xe thanh lý.

Chương này cũng xây dựng ma trận kiểm thử phần mềm (Test case) với các kịch bản kiểm thử chức năng, kiểm thử luồng dữ liệu và kiểm thử tính toàn vẹn khi hạch toán chứng từ.

Chương V. Đánh giá và đề xuất hướng phát triển

Chương V tiến hành đánh giá mức độ hoàn thiện của hệ thống quản lý thuê xe dựa trên các tiêu chí vận hành thực tế. Tác giả thực hiện so sánh đối chuẩn giữa phần mềm vừa xây dựng với các giải pháp quản lý hiện có trên thị trường nhằm làm rõ ưu thế về chi phí, tính linh hoạt và khả năng bảo mật. Cuối cùng, chương đề xuất các định hướng phát triển trong tương lai: tích hợp phần cứng GPS để theo dõi vị trí xe trực tiếp, kết nối cổng thanh toán trực tuyến và ứng dụng giải thuật AI trong dự báo bảo trì và phân tích hành vi khách hàng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực nghiệm:
    • Hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý thuê xe hoàn chỉnh trên nền tảng 1C: Enterprise, bao gồm 4 phân hệ chức năng lớn: Quản lý xe, Quản lý khách hàng, Xử lý giao dịch chứng từ và Quản lý dòng tiền/Báo cáo kinh doanh.
    • Số hóa thành công toàn bộ 6 quy trình nghiệp vụ cốt lõi (nhập xe, thuê xe, trả xe, bảo dưỡng xe, thanh lý xe, quản lý nhân viên), hỗ trợ in ấn biểu mẫu tự động và cập nhật dữ liệu đa chi nhánh theo thời gian thực.
    • Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tự động: Báo cáo dòng tiền (Cash flow report), Báo cáo doanh thu (Revenue report), Báo cáo tình trạng thuê xe (Rental status report) và Báo cáo thanh lý (Liquidation report).
  • Đóng góp của đề tài:
    • Cung cấp mô hình phân tích thiết kế hệ thống chi tiết bằng UML chuẩn hóa dành riêng cho nghiệp vụ cho thuê xe du lịch tại Việt Nam.
    • Chứng minh tính khả thi, hiệu quả và tốc độ phát triển vượt trội của nền tảng low-code 1C: Enterprise trong việc giải quyết các bài toán quản trị vận hành đặc thù tại doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Hệ thống hiện mới chỉ mô hình hóa việc theo dõi trạng thái xe trên phần mềm, chưa tích hợp trực tiếp với thiết bị phần cứng định vị GPS thực tế trên từng phương tiện.
    • Chưa tích hợp module thanh toán trực tuyến tự động qua cổng thanh toán điện tử hoặc quét mã QR ngân hàng tại thời điểm nghiệm thu.
  • Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp:
    • Tích hợp hệ thống định vị toàn cầu GPS và IoT nhằm giám sát tọa độ, cảnh báo vùng di chuyển an toàn và hỗ trợ cứu hộ khẩn cấp cho khách thuê xe.
    • Tích hợp cổng thanh toán trực tuyến và đồng bộ hóa với hệ thống quản lý khách hàng đa kênh (Website, Facebook, Zalo).
    • Nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và các giải thuật phân tích dữ liệu lớn để dự đoán nhu cầu thuê xe theo mùa du lịch và tối ưu hóa lịch bảo dưỡng định kỳ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên và học viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh đang thực hiện đề tài tốt nghiệp hoặc dự án về số hóa quy trình doanh nghiệp.
    • Lập trình viên và chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) muốn tìm hiểu phương pháp xây dựng giải pháp phần mềm trên nền tảng low-code 1C: Enterprise.
    • Chủ cơ sở, nhà quản lý doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cho thuê phương tiện có nhu cầu chuẩn hóa quy trình vận hành.
  • Nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Hệ thống bảng đặc tả ca sử dụng (Use case specification) và các biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) mô tả chi tiết luồng xử lý chứng từ tài chính.
    • Cấu trúc thiết kế bảng dữ liệu và phương pháp ánh xạ giao diện người dùng vào các đối tượng dữ liệu tích hợp sẵn của nền tảng 1C.

Câu hỏi thường gặp

1. Mẫu khảo sát của đề tài cho thấy phương thức quản lý thuê xe nào đang chiếm tỷ lệ cao nhất trên thị trường?
Theo số liệu khảo sát trong Chương III, phương thức quản lý bằng phần mềm bảng tính Excel chiếm tỷ lệ cao nhất với 46,7%, tiếp đến là sử dụng các phần mềm/ứng dụng chuyên biệt (30,0%) và quản lý thủ công bằng sổ sách giấy tờ (23,3%).

2. Hệ thống quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise gồm những phân hệ chức năng chính nào?
Hệ thống gồm 4 phân hệ chính:

  • Phân hệ Bikes: Quản lý danh mục xe, trạng thái xe tại chi nhánh và thiết lập bảng giá thuê theo phân khúc.
  • Phân hệ Customers: Quản lý thông tin định danh khách hàng và danh sách xe đang được thuê theo khách hàng.
  • Phân hệ Transactions: Quản lý các chứng từ nhập xe, cho thuê xe, trả xe, bảo dưỡng xe và thanh lý xe.
  • Phân hệ My store: Theo dõi biểu ghi dòng tiền, biểu ghi doanh thu và kết xuất các báo cáo tài chính quản trị.

3. Khả năng tương thích hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu của nền tảng 1C: Enterprise được xác định như thế nào trong khóa luận?
Nền tảng tương thích trên các hệ điều hành Windows, Linux, macOS; hoạt động trên các trình duyệt Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome; và hỗ trợ 5 hệ quản trị cơ sở dữ liệu gồm Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database cùng hệ CSDL nội tại của 1C.

4. Mức chi phí phần mềm mà phần lớn các cơ sở kinh doanh cho thuê xe sẵn sàng chi trả là bao nhiêu?
Kết quả khảo sát chỉ ra rằng 43,3% doanh nghiệp sẵn sàng chi trả mức kinh phí dưới hoặc bằng 3 triệu đồng/năm; 40,0% doanh nghiệp sẵn sàng chi trả trong khoảng từ 3 đến 10 triệu đồng/năm; và 16,7% doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mức chi phí trên 10 triệu đồng/năm.

5. Luồng xử lý nghiệp vụ khi khách hàng thực hiện trả xe được hệ thống thực hiện qua các bước nào?
Quy trình trả xe gồm 6 bước: Nhân viên tiếp nhận xe $\rightarrow$ Kiểm tra tình trạng thực tế $\rightarrow$ Đánh giá mức độ hư hại và xác định chi phí sửa chữa (nếu có) $\rightarrow$ Thỏa thuận chi phí đền bù $\rightarrow$ Khách hàng thanh toán toàn bộ chi phí còn lại $\rightarrow$ Nhân viên tạo chứng từ trả xe (Return of bike), hệ thống hạch toán tự động vào biểu ghi dòng tiền/doanh thu và giải phóng trạng thái xe.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Nguyệt Hà đã giải quyết trọn vẹn bài toán tự động hóa nghiệp vụ cho thuê xe du lịch thông qua việc kết hợp giữa phân tích thiết kế hệ thống thông tin và triển khai thực tế trên nền tảng low-code 1C: Enterprise. Công trình thể hiện quy trình nghiên cứu chuẩn mực, xuất phát từ khảo sát thực tiễn 6 quy trình nghiệp vụ cốt lõi, mô hình hóa bằng ngôn ngữ UML đến xây dựng phần mềm với đầy đủ chức năng quản trị giao dịch và báo cáo tài chính. Kết quả nghiên cứu là tài liệu học thuật và ứng dụng có giá trị tham khảo thiết thực cho các dự án chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, du lịch.