Chương I: Giới thiệu bài toán Chương II: Cơ sở lý thuyết Chương III: Phân tích và Thiết kế hệ thống Chương IV: Triển khai và Lập trình trên nền tảng 1C: Enterprise Chương V: Đánh giá và Đề xuất hướng phát triển 3 Nguyễn Thị Nguyệt Hà, K23HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống Quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise CHƯƠNG II. Tổng quan về quản lý thuê xe 2. Các định nghĩa cơ bản về quản lý thuê xe Quản lý thuê xe là một lĩnh vực kinh doanh không chỉ giới hạn ở việc cung cấp xe mà nó còn quản lý toàn diện từ khâu quản lý xe, quản lý hợp đồng, cho đến bảo trì bảo dưỡng xe sau khi thuê. Dưới đây là một số định nghĩa cơ bản trong lĩnh vực quản lý thuê xe: Quản lý thông tin xe: Bao gồm quản lý thông tin chi tiết của từng xe (Tên xe, mã xe, thương hiệu, kiểu mẫu, biển số xe, số km đã đi…) và phân khúc loại xe (cao cấp, phổ thông, tiết kiệm).
Quản lý xe ở các chi nhánh: Theo dõi số lượng xe ở mỗi chi nhánh và tình trạng xe ở các chi nhánh đảm bảo chúng luôn sẵn sàng cho việc thuê. Quản lý chứng từ: Quản lý các giao dịch bao gồm giao dịch nhập xe ở mỗi chi chính, giao dịch cho khách hàng thuê xe, giao dịch khi khách hàng trả xe và các giao dịch bảo trì bảo dưỡng xe. Các giao dịch này đều phải có đầy đủ thông tin giao dịch như ngày tạo chứng từ, mã chứng từ, thông tin khách hàng thuê xe, thông tin xe, chi phí , thời gian thuê, tiền đặt cọc, chi phí bảo dưỡng xe,…và chúng đều phải được hạch toán lưu vào biểu ghi để giúp chủ cửa hàng có thể quản lý xe cũng như theo dõi dòng tiền, tình trạng tinh doanh của cơ sở mình. Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin của khách hàng như tên, tuổi, số điện thoại, giấy tờ định danh (Căn cước công dân , hộ chiếu,…).
Đặc biệt khách hàng phải có bằng lái xe mới được cấp xe cho thuê và tùy vào cấp độ của bằng lái mà được thuê các loại xe khác nhau để đảm bảo pháp lý và sự an toàn cho khách hàng. 4 Nguyễn Thị Nguyệt Hà, K23HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống Quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise 2. Các quy trình quản lý thuê xe 2. Quy trình nhập xe vào chi nhánh Tác vụ Người thực hiện Nội dung thực hiện TV1 Chủ cửa hàng Gửi danh sách nhập xe cho nhà cung cấp TV2 Nhà cung cấp Gửi xe đến cửa hàng theo đơn đặt hàng TV3 Chủ cửa hàng Cùng với nhân viên kiểm tra số lượng và chất lượng xe.
- Nếu xe đạt yêu cầu thì chuyển sang TV4 - Nếu không đạt yêu cầu thì trả xe cho NCC và hẹn thời gian giao hàng lại. Kết thúc quy trình TV4 Chủ cửa hàng Tạo chứng từ nhập xe và thanh toán lô hàng xe cho nhà cung cấp. Kết thúc quy trình. Mô tả quy trình nhập xe 2.
Quy trình tư vấn và xử lý yêu cầu thuê xe Tác vụ Người thực hiện Nội dung thực hiện TV1 Khách hàng Có nhu cầu thuê xe của cửa hàng TV2 Nhân viên Cung cấp thông tin xe, chi phí thuê, thông tin thuê xe và tư vấn cho khách hàng TV3 Khách hàng Đưa ra quyết định. - Nếu khách hàng đồng ý thuê thì chuyển sang TV4 - Nếu khách hàng không đồng ý thuê thì kết thúc quy trình. TV4 Nhân viên Lập chứng từ thuê xe theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm ngày thuê,ngày trả, số xe thuê, phí đặt cọc… TV5 Khách hàng Trả tiền đặt cọc thuê xe TV6 Nhân viên Kiểm tra giao dịch và giao xe cho khách hàng rồi kết thúc quy trình 5 Nguyễn Thị Nguyệt Hà, K23HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống Quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise Bảng 2. Mô tả quy trình thuê xe 2.
Quy trình xử lý yêu cầu trả xe Tác vụ Người thực hiện Nội dung thực hiện TV1 Khách hàng Khách hàng trả xe đã thuê TV2 Nhân viên Kiểm tra tình trạng xe khi khách hàng mang trả. - Nếu xe có vấn đề thì chuyển sang TV3 - Nếu xe không có vấn đề thì chuyển sang TV5 TV3 Nhân viên Đánh giá mức độ hư hại của xe và xác định chi phí cần thiết để sửa chữa TV4 Nhân viên Thỏa thuận với khách hàng chi phí đền bù hư hại TV5 Khách hàng Thanh toán các khoản chi phí TV6 Nhân viên Cập nhật hồ sơ thuê xe và kết thúc quy trình Bảng 2. Mô tả quy trình trả xe 2. Quy trình bảo dưỡng xe Tác vụ Người thực hiện Nội dung thực hiện TV1 Nhân viên Kiểm tra tình trạng xe theo định kỳ và danh sách các xe cần bảo dưỡng gửi cho chủ cửa hàng phê duyệt TV2 Chủ cửa hàng Chủ cửa hàng xem xét và đưa ra quyết định - Nếu phê duyệt thì chuyển sang TV3 - Nếu không duyệt thì kết thúc quy trình TV3 Nhân viên Đem xe đi bảo dưỡng đúng như thông tin trong chứng từ đã được phê duyệt TV4 Nhân viên Cập nhật hồ sơ bảo dưỡng các xe Bảng 2.
Mô tả quy trình bảo dưỡng xe 6 Nguyễn Thị Nguyệt Hà, K23HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống Quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise 2. Quy trình thanh lý xe Tác vụ Người thực hiện Nội dung thực hiện TV1 Chủ cửa hàng Chọn và đánh giá giá trị của chiếc xe cần được thanh lý TV2 Chủ cửa hàng Tìm kiếm người mua hoặc nơi có thể thanh lý xe TV3 Chủ cửa hàng Khi tìm được người mua hoặc đối tác thanh lý, chủ cửa hàng tiến hành đàm phán, thỏa thuận giao dịch bao gồm giá bán và các điều khoản liên quan. TV4 Người mua Xác nhận và tiến hành thanh toán theo thỏa thuận TV5 Chủ cửa hàng Lập chứng từ thanh lý xe, cập nhật tình trạng xe không còn sở hữu của cửa hàng nữa Bảng 2. Bảng mô tả quy trình thanh lý xe 2.
Quy trình quản lý nhân viên Tác vụ Người thực hiện Nội dung thực hiện TV1 Chủ cửa hàng Cập nhật tình trạng hoạt động của nhân viên - Nếu là nhân viên mới thì tạo mới hồ sơ cho nhân viên và cập nhật thông tin các nhân của nhân viên - Nếu là nhân viên đã nghỉ việc thì xóa bỏ dữ liệu hồ sơ của nhân viên đó - Nếu là nhân viên đang làm việc tại cửa hàng thì chuyển sang TV2 TV2 Chủ cửa hàng Theo dõi thời gian, tình hình làm việc và xử lý yêu cầu của nhân viên TV3 Chủ cửa hàng Tính tiền lương, thưởng, phạt cho từng nhân viên theo tháng và xem xét hiệu suất của các nhân viên để đưa ra cải tiến. Kết thúc quy trình Bảng 2. Bảng mô tả quy trình quản lý nhân viên 7 Nguyễn Thị Nguyệt Hà, K23HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống Quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise 2. Những thách thức trong quản lý thuê xe Quản lý thuê xe không chỉ là việc cung cấp phương tiện di chuyển và còn là một nhiệm vụ phức tạp, đối mặt với nhiều thách thức như sau: Quản lý tài chính: Việc cân bằng giữa doanh thu và chi phí là một bài toán khó, cần xác định giá thuê hợp lý để cạnh tranh mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.
Ngoài ra chi phí bảo dưỡng và sửa chữa xe cũng đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch và dự báo tài chính chính xác. Chủ cửa hàng cần quản lý dòng tiền để đảm bảo tình hình kinh doanh của cửa hàng ổn định. Đảm bảo sự an toàn cho xe và người thuê: Việc đảm bảo an toàn cho mỗi chiếc xe không chỉ là yêu cầu pháp lý mà nó còn là trách nhiệm đối với khách hàng. Để làm được điều đó, cửa hàng cần phổ biến các quy định an toàn giao thông, hướng dẫn sử dụng xe và các biện pháp phòng ngừa rủi ro cho khách hàng.
Sự hài lòng của khách hàng: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhanh chóng, truy xuất thông tin, in ra chứng từ cho khách hàng một cách chính xác, minh bạch có tác động lớn tới hiệu quả kinh doanh. Tìm hiểu nhu cầu của thị trường về hệ thống quản lý thuê xe Tìm hiểu nhu cầu của thị trường đối với hệ thống quản lý thuê xe là một khía cạnh quan trọng trong việc xác định các yếu tố cần thiết để phát triển giải pháp hiệu quả. Các nhu cầu cơ bản của thị trường về hệ thống quản lý thuê xe bao gồm: 2. Tự động hóa và hiệu quả quản lý Thị trường đang tìm kiếm các giải pháp có khả năng tự động hóa toàn bộ các quy trình như kiểm tra tính sẵn có của xe ở từng chi nhánh, xứ lý chứng từ và quy trình thanh toán.
Tự động hóa quy trình giúp giảm thời gian xử lý, giảm sai sót, tăng tính tiện lợi nhanh chóng đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Dễ dàng truy cập và đa kênh Ở thời đại công nghệ số như hiện nay thì khách hàng sẽ truy cập dịch vụ qua rất nhiều kênh, từ website đến các nền tảng trên mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,…Vì vậy truy cập dễ dàng, linh hoạt không chỉ tạo thuận lợi cho khách hàng có thể biết đến dịch vụ thuê xe của cửa hàng mình mà còn giúp cửa hàng mở rộng mạng lưới khách hàng. Tích hợp công nghệ thông tin Công nghệ như hệ thống GPS giúp theo dõi vị trí và tình trạng xe, chủ cửa hàng có thể biết được vị trí của xe đang ở đâu và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng chính 8 Nguyễn Thị Nguyệt Hà, K23HTTTB Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống Quản lý thuê xe trên nền tảng 1C: Enterprise xác khi gặp rủi ro. Ngoài ra công nghệ AI và phân tích dữ liệu có thể giúp người quản lý phân tích tình trạng kinh doanh và hỗ trợ việc ra quyết định một cách hiệu quả nhất.
Quản lý dữ liệu hiệu quả Dữ liệu khách hàng, dữ liệu về các giao dịch chứng từ cần được quản lý một cách khoa học, không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn mà còn phải bảo mật, tránh bị rò rỉ thông tin khách hàng và tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Phân tích và báo cáo Báo cáo giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng kinh doanh của cửa hàng mình.