Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và thâm nhập sâu rộng vào mọi hoạt động kinh tế - xã hội, việc ứng dụng các giải pháp tin học hóa vào quy trình quản lý mua bán hàng hóa đóng vai trò then chốt giúp tối ưu hóa khả năng lưu trữ, xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu phụ thuộc vào tài liệu giấy.

Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý quán cafe Chill’n Feel" được thực hiện bởi nhóm sinh viên Nguyễn Hồng Tình và Bùi Ngọc Hảo (lớp D16CNPM3, chuyên ngành Công nghệ phần mềm, Khoa Công nghệ Thông tin - Trường Đại học Điện Lực), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Trần Thị Minh Thu. Nghiên cứu xuất phát từ thực trạng vận hành tại quán cafe Chill’n Feel — một cơ sở kinh doanh đồ uống tọa lạc tại tầng 1 của tòa nhà 22Land Residence (số 50 phố Trương Công Giai, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội). Đây là tổ hợp khách sạn - quán cafe thiết kế theo phong cách Santorini (kết hợp hai tông màu chủ đạo là vàng ấm của gỗ sồi Nga và trắng vân xám của đá tự nhiên), đạt giải thưởng thiết kế khách sạn hoàn thành năm 2022. Quán phục vụ thực đơn đa dạng gồm các dòng cà phê, trà hoa quả, sinh tố, nước ép trái cây và đồ uống nóng.

Cùng với sự gia tăng về lượng khách hàng, công tác quản lý tại quán bộc lộ nhiều hạn chế do vẫn sử dụng các phương thức thủ công trên giấy tờ hoặc các công cụ văn phòng đơn giản như Microsoft Excel:

  • Việc tra cứu thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng mất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót.
  • Công tác lưu trữ chứng từ nhập - xuất hàng hóa và chứng từ thu chi cồng kềnh, phân tán và kém hiệu quả.
  • Cập nhật số liệu kinh doanh hàng ngày tốn nhiều nhân lực, gây khó khăn cho việc tổng hợp báo cáo định kỳ cũng như xử lý các yêu cầu thống kê đột xuất từ chủ quán.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Khảo sát toàn diện hiện trạng tổ chức, luồng nghiệp vụ nhập hàng, bán hàng, xử lý sự cố và kế toán thu chi tại quán cafe Chill’n Feel.
  2. Phân tích các yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng nhằm xác lập mô hình hệ thống thông tin mới khắc phục các nhược điểm thủ công.
  3. Thiết kế mô hình dữ liệu (ERD, lược đồ quan hệ, từ điển dữ liệu) và các biểu mẫu giao diện người dùng phục vụ cho việc xây dựng phần mềm quản lý quán cafe.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động kinh doanh dịch vụ đồ uống.
  • Phạm vi không gian: Cơ sở quán cafe Chill’n Feel tại tầng 1, 22Land Residence, số 50 phố Trương Công Giai, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội.
  • Phạm vi nghiệp vụ: Bao gồm 4 nhóm nghiệp vụ chính: quản lý nhập hàng và pha chế, quản lý bộ phận phục vụ, quản lý giải quyết sự cố, và quản lý thu chi sổ sách.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình ứng dụng

Báo cáo chuyên đề áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc và mô hình hóa dữ liệu quan hệ, bao gồm:

  • Mô hình thực thể - liên kết (Entity-Relationship Diagram - ERD): Xác định các tập thực thể, thuộc tính và mối quan hệ giữa các thực thể trong quy trình quản trị quán cafe.
  • Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model): Chuyển đổi từ mô hình ERD sang hệ thống các bảng quan hệ chuẩn hóa để loại bỏ dư thừa dữ liệu và đảm bảo toàn vẹn tham chiếu.
  • Từ điển dữ liệu (Data Dictionary): Định nghĩa chi tiết tên trường, kiểu dữ liệu, ràng buộc và ý nghĩa của từng thuộc tính trong cơ sở dữ liệu.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp khảo sát hiện trạng thực địa (Field Survey): Khảo sát trực tiếp cơ cấu tổ chức, không gian mặt bằng và quy trình tác nghiệp thực tế của từng bộ phận nhân sự tại quán cafe Chill’n Feel.
  • Phương pháp phân tích nghiệp vụ luồng thông tin (Business Process Analysis): Thu thập, ghi nhận và mô hình hóa các luồng dữ liệu luân chuyển giữa khách hàng, bộ phận phục vụ, quầy pha chế, bộ phận thu chi sổ sách và đại lý cung cấp nguyên liệu.
  • Phương pháp thiết kế giao diện và biểu mẫu (UI/Form Design): Xây dựng các mẫu giao diện màn hình thao tác phục vụ trực tiếp quá trình bán hàng và thanh toán.

Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu của đề tài được thu thập từ quy trình hoạt động thực tế, thực đơn phục vụ, danh mục nguyên vật liệu, danh sách nhà cung cấp và hệ thống sổ sách ghi chép hiện hữu tại quán cafe Chill’n Feel.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Nội dung chương 1 tập trung vào việc mô tả không gian kinh doanh, cơ cấu tổ chức và phân tích chi tiết các luồng quy trình nghiệp vụ thực tế tại quán cafe Chill’n Feel.

Cơ cấu tổ chức quán cafe Chill'n Feel

Cơ cấu nhân sự và trách nhiệm của các vị trí tại quán được xác định như sau:

Vị trí / Bộ phận Chức năng và nhiệm vụ chính
Chủ quán Giám sát, quản lý chung toàn bộ hoạt động của quán; yêu cầu báo cáo doanh thu theo định kỳ.
Bộ phận phục vụ Đón tiếp khách, chuyển thực đơn, ghi phiếu yêu cầu đồ uống (order), chuyển phiếu cho pha chế và thu ngân, bưng bê phục vụ đồ uống cho khách.
Bộ phận pha chế Kiểm soát tồn kho nguyên liệu, lập yêu cầu nhập hàng, kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập về, pha chế đồ uống theo order, ghi sổ nhập xuất.
Bộ phận thu chi sổ sách (Thu ngân) Nhập liệu order vào máy tính, quản lý hóa đơn, thực hiện thanh toán, lập phiếu thu - phiếu chi, tổng kết doanh thu.

Mô tả quy trình vận hành thực tế

  • Quy trình nhập hàng:
    1. Bộ phận pha chế kiểm tra lượng nguyên liệu trong kho; khi nguyên liệu thiếu hụt sẽ lập yêu cầu nhập thêm hàng từ các đại lý cung ứng.
    2. Khi hàng được giao đến, nhân viên pha chế kiểm tra tiêu chuẩn số lượng và chất lượng; nếu không đạt sẽ gửi phản hồi từ chối tới đại lý.
    3. Nếu hàng đạt yêu cầu, pha chế tiếp nhận, đưa vào kho bảo quản, lập hóa đơn nhập hàng chuyển sang cho bộ phận thu ngân (để lập phiếu chi thanh toán), đồng thời ghi chép vào sổ theo dõi xuất - nhập hàng.
  • Quy trình bán hàng:
    1. Khách vào quán, nhân viên phục vụ gửi thực đơn (Menu). Khách gọi món, nhân viên lập 2 liên phiếu yêu cầu: 1 liên chuyển xuống quầy pha chế, 1 liên chuyển tới quầy thu ngân để nhập vào máy tính.
    2. Quầy pha chế chuẩn bị đồ uống theo phiếu yêu cầu, sau đó nhân viên phục vụ nhận đồ và mang tới bàn cho khách.
    3. Khi khách yêu cầu tính tiền, bộ phận thu ngân căn cứ vào số lượng thực tế đã dùng để lập hóa đơn thanh toán, in phiếu thanh toán giao cho khách, thu tiền và lưu dữ liệu vào hệ thống theo dõi hằng ngày.

Đánh giá hiện trạng và yêu cầu hệ thống mới

Hệ thống quản lý thủ công trước đây bộc lộ nhiều điểm yếu: tốn thời gian tra cứu đối tác/hàng hóa, tài liệu giấy cồng kềnh, thống kê báo cáo khó khăn khi có yêu cầu đột xuất. Nhóm tác giả xác lập các yêu cầu cơ bản cho hệ thống mới:

  • Giảm khối lượng ghi chép sổ sách thủ công.
  • Đảm bảo việc cập nhật dữ liệu nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
  • Tự động thống kê số lượng hàng hóa nhập - xuất, doanh thu và các khoản thu chi.
  • Tự động hóa khâu in ấn các biểu mẫu chứng từ: phiếu yêu cầu nhập hàng, hóa đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn thanh toán.
  • Lưu trữ dữ liệu an toàn, lâu dài và hỗ trợ truy vấn nhanh.

Phân rã và mô tả chi tiết các nhóm nghiệp vụ chức năng

Hệ thống được phân rã thành 4 module nghiệp vụ chính:

Hệ thống Quản lý Quán Cafe Chill'n Feel
  1. Quản lý nhập hàng và pha chế:
    • Yêu cầu nhập hàng: Căn cứ vào thực đơn và lượng hàng tồn để đề xuất mua hàng.
    • Kiểm tra hàng: Đối chiếu tiêu chuẩn chất lượng, số lượng hàng giao từ đại lý.
    • Nhập kho & Bảo quản: Tiếp nhận hàng đạt chuẩn vào kho lưu trữ.
    • Tạo hóa đơn nhập & Lưu sổ: Lập hóa đơn chuyển bộ phận kế toán thanh toán và lưu dữ liệu theo dõi.
  2. Quản lý bộ phận phục vụ:
    • Yêu cầu đồ uống: Ghi nhận order từ khách vào phiếu yêu cầu.
    • Phục vụ đồ uống: Nhận đồ uống từ quầy pha chế và bàn giao cho khách tại bàn.
    • Viết hóa đơn & Lưu trữ: Tính tiền theo phiếu yêu cầu và cập nhật dữ liệu tiêu thụ vào máy tính cuối ngày.
  3. Quản lý giải quyết sự cố:
    • Xác định sự cố: Đánh giá mức độ nghiêm trọng khi có các phát sinh ngoài ý muốn (vỡ cốc, hỏng hóc tài sản của quán, khách làm mất đồ...).
    • Lập biên bản sự cố: Quản lý ghi nhận thông tin sự cố vào biên bản.
    • Xử lý sự cố: Xác định đối tượng gây ra lỗi để thực hiện bồi thường hoặc yêu cầu khách bồi thường.
  4. Quản lý thu chi sổ sách:
    • Nhập liệu & In hóa đơn: Nhập dữ liệu order, xuất hóa đơn biên lai cho khách khi thanh toán.
    • Lập báo cáo tổng kết doanh thu: Định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm theo chỉ đạo của chủ quán.

Chương 3. Thiết kế hệ thống

Chương này trình bày chi tiết về mô hình dữ liệu lưu trữ, lược đồ quan hệ và thiết kế các màn hình giao diện của hệ thống.

Mô tả hệ thống lưu trữ dữ liệu

Hệ thống cần quản lý các đối tượng dữ liệu cụ thể:

  • Nhà cung cấp (NCC): Mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Số điện thoại.
  • Đơn đặt hàng (DONDH): Số đơn hàng (SoDH), Ngày lập.
  • Phiếu nhập (PHIEUNHAP): Số phiếu nhập, Mã NCC, Ngày nhập.
  • Hàng hóa (HANGHOA): Mã hàng hóa (MaHH), Tên hàng hóa, Đơn vị tính (DVT).
  • Nhân viên (NhanVien): Mã nhân viên (MaNV), Tên nhân viên, Ngày sinh, Địa chỉ, Ngày vào làm, liên kết với các chứng từ (#SoDH, #Sophieunhap, #SoHD).
  • Loại nước (LoaiNuoc): Mã loại nước (MaNuoc), Tên nước.
  • Bàn (Ban): Mã số bàn (MasoBan), Sức chứa / Số chỗ ngồi (SochoBan).
  • Khách hàng (KH): Mã khách hàng (MaKH), Số bàn.
  • Hóa đơn (HOADON): Số hóa đơn (SoHD), Ngày lập, Mã khách hàng.

Thiết kế và triển khai

Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ

Dựa trên mô hình ERD, hệ thống được chuyển đổi thành 14 bảng quan hệ với cấu trúc thuộc tính và liên kết khóa (khóa ngoại được đánh dấu ký hiệu # theo tài liệu):

STT Tên bảng quan hệ Thuộc tính (Khóa chính & Khóa ngoại) Ý nghĩa nghiệp vụ
1 NhaCC MaNCC, TenNCC, Diachi, SDT Lưu trữ thông tin đối tác cung cấp nguyên liệu
2 NhanVien MaNV, TenNV, Ngaysinh, Diachi, Ngayvaolam, #SoDH, #Sophieunhap, #SoHD Quản lý thông tin và trách nhiệm lập chứng từ của nhân viên
3 NCC_HANGHOA #MaNCC, #MaHH, Số lượng, Đơn giá Quản lý danh mục hàng hóa do từng NCC cung cấp
4 HANGHOA MaHH, TenHH, DVT Danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho
5 NCC_DH #MaNCC, #SoDH, Ngày giao Theo dõi việc giao đơn đặt hàng từ phía nhà cung cấp
6 DONDH SoDH, NgayLap Thông tin các đơn đặt hàng nguyên liệu gửi tới đại lý
7 PHIEUNHAP Sophieunhap, ngaynhap Thông tin chung của phiếu nhập kho
8 PHIEUNHAP_HANGHOA #Sophieunhap, #MaHH, Số lượng, Đơn giá Chi tiết danh mục và số lượng hàng hóa trong từng phiếu nhập
9 HOADON SoHD, Ngaylap, #MaKH Quản lý thông tin hóa đơn thanh toán của khách hàng
10 KH MaKH Định danh khách hàng đến quán
11 Ban MasoBan, Sochoban Quản lý danh mục bàn và sức chứa từng bàn
12 Ban_KH #MasoBan, #MaKH, Soban Quản lý phân bổ khách hàng ngồi tại các bàn
13 LoaiNuoc MaNuoc, TenNuoc Thực đơn các loại đồ uống phục vụ tại quán
14 KH_LoaiNuoc #MaNuoc, #MaKH, Số lượng, Đơn giá Chi tiết các món đồ uống khách hàng đã gọi theo đơn

Thiết kế biểu mẫu giao diện người dùng

Tài liệu định hình 3 màn hình thao tác trực tiếp phục vụ cho việc bán hàng:

  • Màn hình chọn bàn: Hiển thị sơ đồ các bàn, trạng thái bàn (trống/có khách) và sức chứa để nhân viên xếp chỗ cho khách.
  • Màn hình chọn món: Hiển thị danh mục các loại đồ uống theo nhóm thực đơn để nhân viên phục vụ hoặc thu ngân chọn món, nhập số lượng theo yêu cầu của khách.
  • Màn hình thanh toán: Hiển thị chi tiết các món đã gọi của từng bàn/khách hàng, đơn giá, số lượng, tổng tiền thanh toán và chức năng in biên lai/hóa đơn.

Kết quả và đóng góp

Kết quả đạt được

  1. Khảo sát và tài liệu hóa toàn diện cơ cấu tổ chức và các quy trình nghiệp vụ đặc thù của quán cafe Chill’n Feel.
  2. Xây dựng cấu trúc mô hình hóa dữ liệu gồm 14 bảng quan hệ chuẩn hóa, bao phủ toàn bộ các mắt xích quản lý từ cung ứng nguyên vật liệu, vận hành pha chế, phục vụ tại bàn, xử lý sự cố nội bộ cho đến thu chi tài chính.
  3. Thiết kế khung các màn hình tác nghiệp cơ bản (chọn bàn, chọn món, thanh toán) giúp đơn giản hóa thao tác của nhân viên thu ngân và phục vụ.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Cung cấp giải pháp chuyển đổi phương thức quản lý quán cafe từ ghi chép sổ sách thủ công/Excel rời rạc sang mô hình quản lý tập trung trên hệ thống thông tin.
  • Đề xuất quy trình xử lý sự cố có lập biên bản rõ ràng — một điểm đặc thù ít được đề cập trong các bài toán quản lý bán hàng thông thường.
  • Giúp giảm thiểu sai sót trong tính toán hóa đơn, kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu tồn kho và hỗ trợ chủ quán nhanh chóng trích xuất báo cáo doanh thu theo nhiều mốc thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

  • Nhóm tác giả tự đánh giá sự hiểu biết về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống còn hạn chế, đề tài còn nhiều thiếu sót và hệ thống có thể hoạt động chưa thật sự tối ưu.
  • Báo cáo tập trung chủ yếu vào giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ và thiết kế cơ sở dữ liệu/giao diện; chưa hoàn thiện giai đoạn lập trình mã nguồn và kiểm thử phần mềm trên môi trường thực tế.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Lập trình hoàn thiện phần mềm quản lý dựa trên lược đồ cơ sở dữ liệu và các mẫu giao diện đã thiết kế.
  • Triển khai thử nghiệm ứng dụng tại quán cafe Chill’n Feel để tiếp nhận phản hồi từ nhân viên và chủ quán, từ đó tối ưu hóa các thao tác nghiệp vụ.
  • Bổ sung thêm các module nâng cao như quản lý ca làm việc của nhân viên chi tiết hơn, phân quyền bảo mật nhiều cấp độ và tích hợp thanh toán điện tử.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Công nghệ phần mềm, Hệ thống thông tin (Khoa CNTT) đang thực hiện đồ án môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoặc Đồ án cơ sở dữ liệu.
  • Người nghiên cứu bài toán quản lý cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B): tham khảo mô hình phân rã 4 nhóm chức năng, quy trình luân chuyển phiếu order - pha chế - hóa đơn và lược đồ quan hệ 14 bảng dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ sở khảo sát thực tế của đề tài là đơn vị nào?

Đề tài khảo sát thực tế tại quán Chill’n Feel Coffee, nằm tại tầng 1 của tòa nhà 22Land Residence, số 50 phố Trương Công Giai, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Đây là khách sạn đạt giải thưởng thiết kế khách sạn xuất sắc hoàn thành năm 2022 với phong cách Santorini kết hợp gỗ sồi Nga và đá tự nhiên.

2. Cơ cấu nhân sự tại quán cafe Chill'n Feel gồm những bộ phận nào?

Cơ cấu tổ chức của quán gồm 4 thành phần: Chủ quán (giám sát và quản lý chung), Bộ phận phục vụ (tiếp nhận order, chuyển phiếu và bưng bê đồ uống), Bộ phận pha chế (kiểm kho, pha chế, kiểm tra và tiếp nhận nguyên liệu nhập), và Bộ phận thu chi sổ sách / Thu ngân (nhập máy tính, in hóa đơn, thanh toán và lập báo cáo doanh thu).

3. Quy trình giải quyết sự cố tại quán được thiết kế gồm các bước nào?

Quy trình gồm 3 bước:

  1. Xác định sự cố: Đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự việc (như làm vỡ cốc, hư hỏng đồ dùng của quán, mất đồ của khách).
  2. Lập biên bản sự cố: Quản lý quán tiến hành ghi nhận chi tiết sự việc vào biên bản.
  3. Xử lý sự cố: Xác định đối tượng gây lỗi để bồi thường cho khách hoặc yêu cầu khách/nhân viên bồi thường thiệt hại.

4. Hệ thống cơ sở dữ liệu của quán gồm những bảng quan hệ chính nào?

Hệ thống gồm 14 bảng quan hệ: NhaCC, NhanVien, NCC_HANGHOA, HANGHOA, NCC_DH, DONDH, PHIEUNHAP, PHIEUNHAP_HANGHOA, HOADON, KH, Ban, Ban_KH, LoaiNuoc, và KH_LoaiNuoc.

5. Khâu bán hàng xử lý phiếu yêu cầu đồ uống (order) như thế nào?

Khi khách gọi đồ uống, nhân viên phục vụ lập 2 liên phiếu yêu cầu: 1 phiếu gửi tới quầy pha chế để tiến hành pha chế đồ uống, 1 phiếu chuyển tới quầy thu ngân để nhập dữ liệu vào máy tính theo dõi và chuẩn bị hóa đơn thanh toán.

Kết luận

Báo cáo chuyên đề "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý quán cafe Chill’n Feel" của nhóm sinh viên Khoa Công nghệ Thông tin - Trường Đại học Điện Lực đã hoàn thành việc khảo sát hiện trạng kinh doanh thực tế tại cơ sở 50 Trương Công Giai, Cầu Giấy, Hà Nội. Đề tài đã chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi (nhập hàng, phục vụ bán hàng, giải quyết sự cố, quản lý thu chi) thành các module chức năng rõ ràng. Đồng thời, công trình đã thiết kế hoàn chỉnh lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 14 bảng và các biểu mẫu giao diện người dùng, tạo nền tảng vững chắc cho việc lập trình và triển khai phần mềm quản lý trong thực tế.