Chương 1. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 1.1 Khảo sát hiện trạng Chill ‘n Feel Coffee tọa lạc tại tầng 1 của 22Land Residence, 50 P. Trương Công Giai, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội. Là một trong như뀃ng khách sạn mới và đẹp nhất khu vực quận Cầu Giấy với giải thưởng thiết kế khách sạn xuất sắc được hoàn thành năm 2022.
Quán café và tổ hợp khách sạn được thiết kế theo phong cách Santorini với sự kết hợp của 2 tone màu chủ đạo: vàng ấm của gỗ sồi Nga và trắng vân xám của đá tự nhiên đem lại cảm giác ấm áp, sang trọng. Menu đồ uống được đầu tư chiều sâu từ các dòng cafe, trà hoa quả, sinh tố, nước ép trái cây, trà/đồ uống nóng thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Một số hình ảnh tại quán: Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Cơ cấu tổ chức của quán có thể khái quát như sau: + Chủ quán: giám sát và quản lí chung hoạt động của quán + Bộ phận phục vụ + Bộ phận pha chế + Bộ phận thu chi sổ sách Mô tả quá trình nhập hàng và bán hàng: a) Nhập hàng + Bộ phận pha chế kiểm soát lượng nguyên liệu còn trong kho, nếu nguyên liệu cần được nhập thêm sẽ yêu cầu nhập thêm hàng. + Các mặt hàng nhập về được bộ phận pha chế kiểm tra xem có đạt chất lượng như yêu cầu hay không, nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập + Đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi vào hóa đơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận thu ngân.
Đồng thời ghi vào sổ xuất, nhập hàng và bộ phận pha chế sẽ chịu trách nhiệm bảo quản + Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu thì phản hồi lại với các đại lí .Khi bộ phận thu ngân thanh toán sẽ phải viêt phiếu chi. b) Bán hàng + Khi khách vào quán sẽ được bộ phận phục vụ gửi Menu để khách lựa chọn đồ uống.Sẽ có 2 phiếu yêu cầu khác nhau 1 phiếu chuyển cho quầy pha chế 1 chuyển xuống quầy thu ngân nhập vào máy tính + Căn cứ vào phiếu yêu cầu của khách,bộ phận pha chế sẽ pha đồ uống cho khách và bộ phận phục vụ có trách nhiệm chuyển đồ uống cho khách + Lúc nào khách có yêu cầu thanh toán sẽ nhận được hoá đơn thanh toán.Căn cứ vào hoá đơn và số lượng thực tế đã dùng, khách sẽ thanh toán với bộ phận thu ngân + Bộ phận thu ngân sẽ in phiếu thanh toán cho khách và lưu dư뀃 liệu vào máy tình để theo dõi hằng ngày Đánh giá hiện trạng: Quán cafe Chill’n Feel là một quán cafe có tiếng trong thành phố. Với lượng khách càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ quán đang từng bước tin học hoá các khâu quản lí. Đặc biệt là trong công tác kế toán và quản lí hàng hoá,đồ uống.
Bởi vì với công tác thủ công trước đó mà cửa hàng thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau: + Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàng mất nhiều thời gian và đôi khi không chính xác. + Lưu trư뀃 thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả. Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 + Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất. Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xây dựng một hệ thống thông tin mới hoàn thiện hơn đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: + Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trư뀃 thông tin.
+ Cập nhật dư뀃 liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời. + Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng. + Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi. + Có khả năng lưu trư뀃 thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết Đề xuất giải pháp: Ta cần xây dựng một hệ thống thông tin có thể xử lí được các nghiệp vụ sau đây: + Quản lí bộ phận nhập hàng và pha chế (kiểm soát lượng nguyên liệu trong kho, gửi yêu cầu nhập hàng) + Quản lí bộ phân phục vụ (nhận order từ khách hàng, nhập và xuất hóa đơn) + Quản lí giải quyết sự cố (tiếp nhận khiếu nại, nhập thông tin biên bản sự cố) + Quản lí thu chi sổ sách (tính toán, thống kê thu chi, xuất báo cáo theo tuần, tháng, quý.) Ưu điểm: + Chức năng làm việc đơn giản, tiện lợi.
+ Ít phụ thuộc như뀃ng ảnh hưởng sự cố đột xuất, như뀃ng tác động của khách quan bên ngoài. + Hoạt động tương đối dễ hiểu có thể mô phỏng trên máy tính để giảm bớt khối lượng công việc. Nhược điểm: Có thể hoạt động chưa hiệu quả cần nâng cấp và cải thiện thêm Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 + Bộ phận phục vụ + Bộ phận pha chế + Bộ phận thu chi sổ sách 1.3 NGHIỆP VỤ CẦN THỰC HIỆN Để giải quyết bài toán quản lí một quán cà phê, ta cần xây dựng một hệ thống thông tin có thể xử lí được các nghiệp vụ Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 sau đây : + Quản lí bộ phận nhập hàng và pha chế (kiểm soát lượng nguyên liệu trong kho, gửi yêu cầu nhập hàng) + Quản lí bộ phân phục vụ (nhận order từ khách hàng, nhập và xuất hóa đơn) Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 + Quản lí giải quyết sự cố (tiếp nhận khiếu nại, nhập thông tin biên bản sự cố) + Quản lí thu chi sổ sách (tính toán, thống kê thu chi, xuất báo cáo theo tuần, tháng, quý.) Ngoài ra, các nghiệp vụ liên Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 quan sẽ được mô tả chi tiết sau.4 MÔ TẢ BÀI TOÁN Nhập hàng hóa, nguyên liệu: + Bộ phận pha chế kiểm soát lượng nguyên liệu còn trong kho, nếu nguyên liệu cần được nhập thêm sẽ yêu cầu nhập thêm Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 hàng. + Quán sẽ được một hoặc nhiều đại lí cung cấp các mặt hàng, nguyên liệu khác nhau theo order của quán do bộ phận pha chế yêu cầu.
Các mặt hàng đó sẽ được nhân viên pha chế kiểm tra Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 xem có đạt chất lượng hay không. 5 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Quản lí nhập hàng và pha chế 2. Quản lí bộ phậm phục vụ 8 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.
Giải quyết sự cố 2. Quản lí thu chi sổ sách 9 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG 2. Quản lí nhập hàng và pha chế Yêu cầu nhập hàng: bộ phân pha chế dựa vào Menu của cửa hàng, từ đó yêu cầu mua các mặt hàng cần thiết hoặc Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 khi hết hàng sẽ báo để cửa hàng nhập về.
Kiểm tra hàng: hàng nhập về sẽ được bộ phận pha chế kiểm tra xem có đạt tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng hay không. Nếu đạt thì nhập kho, Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 ngược lại thì gửi thông báo phản hồi cho đại lí. Nhập hàng vào kho: hàng được nhập về sẽ được bộ phận pha chế tiếp nhận và bảo quản. Tạo hóa đơn nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 cấp thi bộ phận pha chế sẽ viết hóa đơn nhập hàng cho các đại lí để các đại lí yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền hàng.
Lưu vào sổ nhập, xuất hàng: Hàng nhập về sẽ được lưu vào sổ theo dõi để tiện theo dõi. 10 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Quản lí bộ phận phục vụ Yêu cầu đồ uống: Dựa vào menu của nhà hàng, khách sẽ gọi đồ uống theo nhu cầu của mình và được bộ phận phục vụ lưu lại vào phiếu yêu cầu. Phục vụ đồ uống: Từ phiếu yêu Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 cầu của khách hàng bộ phận pha chế sẽ pha chế đồ uống cho khách và được phục vụ chuyển tới cho khách.
Viết hóa đơn: Khi nhận được yêu cầu thanh toán của khách, bộ phận kế toán sẽ tính tiền Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 dựa vào phiếu yêu cầu mà khách đã yêu cầu. Lưu dư liệu vào máy tính: Hết ngày, bộ phận pha chế sẽ kiểm tra và thống kê số hàng còn lại từ đó yêu cầu nhập hàng nếu cần thiết. Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Quản lí giải quyết sự cố Xác định sự cố: Khi xảy ra sự cố không mong muốn bộ phận quả lí sẽ xác định tầm nghiêm trọng của sự cố để tiến hành lập biên bản xử lí.
Lập biên bản sự cố: Sau khi xác Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 định sự cố ví dụ như vỡ cốc, làm hỏng đồ dùng của quán hoặc làm mất đồ của khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiến hành lập biên bản. Xử lý sự cố: Xem xét đối tượng gây ra sự cố thì sẽ tiến hành bồi thường hoặc đòi bồi Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 tthường nếu lỗi là của khách. Quản lí thu chi sổ sách 11 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Nhập số liệu vào máy tính: Sau khi nhận được phiếu order của khách nhân viên sẽ tiến hành nhập liệu vào máy tính để in hóa đơn khi khách hàng yêu cầu thanh toán. Xuất hóa đơn biên lai khách hàng: Sau khi có yêu cầu Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 thanh toán của khách hàng thu ngân tiến hành in hóa đơn giao cho bộ phận tính tiền.
Lập báo cáo tổng kết doanh thu: Chủ cửa hàng sẽ yêu cầu tổng kết tình hình kinh doanh của cửa hàng theo từng Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 ngày, tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm,và bộ phận thu ngân có trách nhiêm tổng kết các số liệu đã có tiến hành lập báo cáo doanh thu. Mô Tả-Phân Tích hệ thống và các biểu mẫu Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Màn hình thanh toán 12 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail. Màn hình ch n mónọ 2.
Màn hình ch n bànọ 13 Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.com) lOMoARcPSD|39150642 Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3. Mô tả hệ thống lưu trữ -Nhân viên được sự chỉ đạo của người quản lý liên hệ với các nhà cung cấp để nhập các mặt hàng đồ uống cần thiết theo thực đơn của Downloaded by ANH BACH (bachvan15@gmail.