CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Khảo sát hiện trạng Mint Cosmetics được biết đến như thiên đường mỹ phẩm chính hãng của người yêu cái đẹp. Cửa hàng là một loại hình kinh doanh quy mô nhỏ, kinh doanh tống hợp có cơ cấu chủng loại sản phẩm đa dạng cho cả chăm sóc da và trang điểm. Tất cả các sản phẩm tại Mint Cosmetics đều là sản phẩm chính hãng, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng. Cùng đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, nhiệt tình nhất định sẽ đem đến cho khách hàng những trải nghiệm thú vị.1 Giới thiệu chung ➢ Tên cửa hàng: Mint Cosmetics ➢ Địa chỉ: Số 161 Chùa Láng, Quận Đống Đa, Hà Nội ➢ Điện thoại: 0982576363 / 0911118356 ➢ Thời gian mở cửa: 8:30-22:00 ➢ Số nhân viên: 5 người ➢ Doanh thu hàng tháng:120.
1 Hình ảnh về cửa hàng mỹ phẩm Mint Cosmetics 1.2 Cơ cấu, sơ đồ tổ chức Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận ❖ Bộ phận quản lý(chủ cửa hàng): Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của cửa hàng, đảm bảo các bộ phận khác hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh,quản lý nhân viên (chấm công, trả lương), quản lý sản phẩm, quản lý báo cáo thống kê về các mặt hàng bán chạy, doanh thu theo tháng, năm. ❖ Bộ phận bán hàng: Bộ phận này chịu trách nhiệm tư vấn sản phẩm, giới thiệu các loại mỹ phẩm, hướng dẫn khách hàng sử dụng và giải đáp các thắc mắc liên quan đến sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm mà khách hàng muốn mua, lập hoá đơn cho khách hàng khi họ mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ tại cửa hàng. ❖ Bộ phận kho: Bộ phận này chịu trách nhiệm nhập sản phẩm, lập phiếu nhập. ❖ Bộ phận bảo vệ: Trông xe, xếp xe cho khách.
Đảm bảo vệ sinh khu vực mặt trước của cửa hàng.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ ➢ Các mặt hàng chủ yếu: Mỹ phẩm, đồ chăm sóc da. 2 Hình ảnh về các sản phẩm của cửa hàng Mint Cosmetics Hình 1. 3 Hình ảnh về các sản phẩm của cửa hàng Mint Cosmetics 1.4 Trang thiết bị của cửa hàng ➢ 02 máy tính, 01 máy in hoá đơn, 01 máy quét mã vạch, 03 camera an ninh.2 Hoạt động nghiệp vụ ❖ Quản lý nhân viên: - Nhân viên của cửa hàng bao gồm: ✓ 01 nhân viên kho. ✓ 03 nhân viên bán hàng.
- Bộ phận quản lý có trách nhiệm quản lý thông tin về các nhân viên của cửa hàng bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, mã chức vụ, chức vụ. Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương. - Công của nhân viên được tính theo ngày làm việc tuỳ vào chức vụ khác nhau: • Nhân viên bán hàng:300.000/ngày • Nhân viên kho: 200.000/ngày • Bảo vệ: 100.000/ngày - Lưu ý: Cửa hàng chỉ tuyển nhân viên fulltime. - Ngoài tiền lương nhân viên còn được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng.
✓ 5 sao: Xuất sắc: +200.000đ ✓ 2 sao: Trung bình: +50.000đ ✓ 1 sao: Yếu: nhắc nhở. - Một tháng nhân viên được nghỉ phép 2 ngày. Báo trước cho quản lý 1 ngày (nếu ngày nghỉ là thứ 2 – 6) và báo trước 1 tuần (nếu ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật). - Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời.
- Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương/lần/tháng. Nghỉ không xin phép 10% lương/lần/tháng. Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc. - Mức lương = (Số ngày làm việc trong tháng - số ngày nghỉ phép) x Mức lương/ngày + Thưởng theo đánh giá năng lực – phạt đi muộn – phạt nghỉ không phép.
- Lưu ý rằng số ngày nghỉ phép đã được quy định là 2 ngày một tháng. Thưởng theo đánh giá năng lực của nhân viên sẽ cộng vào mức lương đã tính trên ❖ Quy trình nhập sản phẩm: - Sản phẩm được nhập từ nhiều nhà cung cấp.Theo định kì hàng tháng, bộ phận quản lý sẽ thực hiện thống kê lại số lượng các sản phẩm đang có ở kho để đề xuất đưa ra phương án nhập sản phẩm hợp lí. Đồng thời bộ phận quản lý lưu thông tin của nhà cung cấp. Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại.
Khi có sản phẩm về thì nhân viên của bộ phận kho sẽ lập một phiếu nhập kho, trên phiếu có ghi rõ tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, các thông tin hàng được nhập kèm theo số lượng và giá tiền. ❖ Quản lý sản phẩm: - Trong hoạt động quản lý sản phẩm, bộ phận quản lý phải quản lý danh mục sản phẩm của cửa hàng. Danh mục sản phẩm là tập hợp các danh sách phân loại sản phẩm theo nhóm, loại, dòng sản phẩm hoặc theo các tiêu chí khác. Danh mục sản phẩm này bao gồm tên sản phẩm, mô tả, giá bán và số lượng sản phẩm còn lại.
Bộ phận quản lý có trách nhiệm cập nhật các thông tin này để đảm bảo rằng thông tin về sản phẩm là chính xác và đầy đủ.Sau khi quản lý danh mục sản phẩm, Bộ phận quản lý cần quản lý thông tin từng sản phẩm. Các thông tin này bao gồm mã sản phẩm, loại sản phẩm, hãng, đơn giá. Bộ phận quản lý có trách nhiệm cập nhật và giám sát các thông tin này để đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn để bán và đảm bảo chất lượng của sản phẩm. ❖ Quản lý bán hàng: - Khi khách hàng vào cửa hàng muốn xem có loại sản phẩm mình cần mua không, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng những thông tin về sản phẩm cần mua.
Thông tin sản phẩm bao gồm: mã sản phẩm, loại sản phẩm, hãng, đơn giá. Nếu trong trường hợp khách hàng không tìm thấy sản phẩm mong muốn, nhân viên bán hàng sẽ tìm kiếm sản phẩm đó trên hệ thống, sau đó sẽ phản hồi lại khách hàng. Sau khi khách hàng lựa chọn các sản phẩm xong sẽ đem ra quầy thu ngân để thanh toán. Nhân viên bộ phận bán hàng ghi nhận sản phẩm và thực hiện lập hoá đơn cho khách hàng.
Sau đó nhân viên nhận tiền thanh toán từ khách hàng và thực hiện xuất hoá đơn. Một hoá đơn bao gồm những chi tiết sau: Mã hoá đơn, mã sản phẩm, đơn giá và số lượng từng sản phẩm trong hoá đơn. Kết thúc phiên bán hàng, khách hàng được mang sản phẩm đã mua và hóa đơn ra ngoài cửa hàng. ❖ Thống kê: - Vào cuối tháng, quản lý sẽ thực hiện thống kê doanh thu của cửa hàng dựa trên các hoá đơn bán hàng, các mặt hàng bán chạy trong tháng để đưa ra phương án nhập hàng cho tháng sau.3 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại.1 Ưu điểm - Đơn giản, dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học.
- Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.2 Nhược điểm - Do dùng sổ sách và excel nên hệ thống quản lý còn thủ công, đơn giản với dữ liệu lớn dễ gây thất thoát, nhầm lẫn, việc sao lưu phục hồi dữ liệu khó khăn. - Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ. - Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn. - Tốc độ xử lý chậm.
- Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên. - Mức độ chuyên môn hóa với công việc của nhân viên chưa cao gây lãng phí. Với hệ thống quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, buôn bán. Từ đó đặt ra một bài toán cho cửa hàng làm sao để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớt nhân công.
Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiết thực và cấp bách. Đặc biệt với tốc độ gia tăng nhanh về số lượng khách hàng, mặt hàng.1 Yêu cầu chức năng Mục tiêu đặt ra khi xây dựng phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm với đầy đủ chức năng nhằm đem lại những thuận lợi nhất định cho việc quản lý cửa hàng.2 Yêu cầu phi chức năng - Yêu cầu bảo mật: + Hệ thống có độ an toàn cao, các thông tin không bị để lộ ra ngoài. + Sử dụng HTTPS cho website. + Bảo mật sever và admin panel.
+ Sử dụng tường lửa, phần mềm diệt vius và malware. - Yêu cầu về sao lưu: Dữ liệu trên hệ thống được sao lưu liên tục, trên nhiều nguồn và được kiểm tra tính toàn vẹn thường xuyên. - Yêu cầu về tính năng sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng đối với những người sử dụng có kinh nghiệm. Đối với những người có ít kiến thức về tin học cũng có khả năng sử dụng hệ thống.
- Yêu cầu ràng buộc thiết kế: Giao diện ưa nhìn, chuyên nghiệp và thân thiện với người sử dụng. - Yêu cầu về phần cứng: Tốc độ xử lý nhanh, dữ liệu được xử lý chính xác, tự động lưu trữ dữ liệu. - Phần mềm được sử dụng: Hệ thống đáp ứng khả năng truy cập thông tin của nhiều người sử dụng cùng lúc, cho kết quả nhanh, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn giữa chừng. - Yêu cầu khi sử dụng phần mềm: Hệ thống cần cập nhật phần mềm liên tục khi và thiết kế giao diện theo xu hướng hiện đại.
- Các yêu cầu khác: Ngoài ra hệ thống phải tương thích với các hệ điều hành Window; tương thích với các thiết bị hỗ trợ như máy in, máy fax.2 Phạm vi thực hiện Các chức năng chính của dự án: ✓ Đăng nhập ✓ Quản lý nhân viên ✓ Quản lý sản phẩm ✓ Quản lý nhập sản phẩm ✓ Quản lý bán hàng ✓ Thống kê CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH V THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2. Xác định các Actor và Use case tổng quát của hệ thống 2. 1 Danh sách các Actor và Use case Actor Use case - Đăng nhập - Quản lý hồ sơ nhân viên - Chấm công - Quản lý thưởng-phạt Bộ phận quản lý - Tính lương - Quản lý thông tin nhà cung cấp - Quản lý danh mục sản phẩm - Quản lý thông tin sản phẩm - Thống kê sản phẩm bán chạy - Thống kê doanh thu Nhân viên kho - Đăng nhập - Lập phiếu nhập - Đăng nhập Nhân viên bán hàng - Tìm kiếm sản phẩm - Lập hoá đơn 2.2 Use case tổng quát của hệ thống Hình 2. 1 Biểu đồ Use case tổng quan hệ thống 2.2 Phân rã use case 2.1 Chức năng đăng nhập 2.1 Biểu đồ use case đăng nhập Hình 2.
2 Biểu đồ Use case đăng nhập 2.