Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội, ngành công nghệ phần mềm đóng vai trò then chốt trong việc tự động hóa và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Đối với các đơn vị kinh doanh bán lẻ, đặc biệt là các chuỗi và cửa hàng mỹ phẩm, việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý có tính bảo mật và khả năng xử lý dữ liệu chính xác là điều kiện tiên quyết để tối ưu hóa vận hành và duy trì năng lực cạnh tranh.
Đề tài "Quản lý cửa hàng mỹ phẩm Mint Cosmetics" được nhóm tác giả Lương Thị Xuân Mai và Trần Đức Mạnh thực hiện trong khuôn khổ báo cáo chuyên đề học phần Phân tích thiết kế hướng đối tượng tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Điện lực (chuyên ngành Công nghệ phần mềm, lớp D16CNPM5, khóa 2021–2026), dưới sự hướng dẫn của giảng viên Trần Thị Minh Thu (tháng 05/2023).
Khảo sát thực tế tại cửa hàng Mint Cosmetics (địa chỉ: Số 161 Chùa Láng, Quận Đống Đa, Hà Nội) cho thấy đơn vị kinh doanh đa dạng các mặt hàng mỹ phẩm và chăm sóc da chính hãng với quy mô 5 nhân viên. Hoạt động quản lý tại đây đang phụ thuộc chủ yếu vào sổ sách truyền thống và bảng tính Excel. Phương thức thủ công này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: dễ gây thất thoát và nhầm lẫn khi dữ liệu tăng cao; việc sao lưu, phục hồi dữ liệu gặp khó khăn; tra cứu, chỉnh sửa và tổng hợp báo cáo thống kê tốn nhiều thời gian; tốc độ xử lý nghiệp vụ chậm; thiếu công cụ tự động đánh giá năng lực và tính lương nhân viên. Do đó, việc xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp là yêu cầu cấp thiết.
Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Khảo sát hiện trạng tổ chức, hoạt động kinh doanh, nhân sự và trang thiết bị của cửa hàng mỹ phẩm Mint Cosmetics.
- Xác định các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng phục vụ bài toán quản lý cửa hàng.
- Ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa UML để xây dựng các mô hình ca sử dụng (Use Case), biểu đồ hành vi và biểu đồ cấu trúc của hệ thống.
- Sinh mã trình khung (code generation) cho các chức năng nghiệp vụ trọng yếu và thiết kế giao diện tương tác người dùng (UI/Form).
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm theo mô hình hướng đối tượng.
- Phạm vi không gian: Cửa hàng mỹ phẩm Mint Cosmetics tại địa chỉ 161 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội.
- Phạm vi nghiệp vụ: Phân hệ quản lý nhân viên (hồ sơ, chấm công, thưởng phạt, tính lương), quản lý sản phẩm và danh mục, quản lý nhà cung cấp và nhập kho, quản lý bán hàng (lập hóa đơn) và thống kê báo cáo (sản phẩm bán chạy, doanh thu).
- Phạm vi thời gian: Đồ án hoàn thành vào tháng 05 năm 2023.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Đề tài áp dụng phương pháp luận Phân tích và Thiết kế Hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design - OOAD) kết hợp Ngôn ngữ Mô hình hóa Thống nhất (Unified Modeling Language - UML) để chuẩn hóa quy trình phát triển phần mềm từ khảo sát thực tế đến kiến trúc hệ thống và sinh mã nguồn.
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được triển khai:
- Phương pháp khảo sát hiện trạng và thu thập dữ liệu: Khảo sát trực tiếp mô hình tổ chức, thời gian vận hành (8:30 – 22:00), cơ cấu nhân sự, trang thiết bị kỹ thuật (02 máy tính, 01 máy in hóa đơn, 01 máy quét mã vạch, 03 camera an ninh) và các quy tắc nghiệp vụ thực tế tại cửa hàng Mint Cosmetics.
- Phương pháp phân tích yêu cầu phần mềm: Phân loại yêu cầu người dùng thành 6 nhóm chức năng nghiệp vụ chính và các yêu cầu phi chức năng về hiệu năng, bảo mật (HTTPS, tường lửa, bảo vệ máy chủ), sao lưu dữ liệu và tương thích môi trường hệ điều hành Windows.
- Phương pháp mô hình hóa hướng đối tượng (UML Modeling):
- Mô hình hóa hành vi (Behavioral Diagrams): Xây dựng biểu đồ Use Case tổng quát và chi tiết; biểu đồ hoạt động (Activity Diagram); biểu đồ trình tự (Sequence Diagram); biểu đồ cộng tác (Collaboration Diagram); biểu đồ máy trạng thái (State Machine Diagram) cho từng trường hợp sử dụng.
- Mô hình hóa cấu trúc (Structural Diagrams): Xây dựng biểu đồ lớp tổng quát (Class Diagram), biểu đồ thành phần (Component Diagram) và biểu đồ triển khai (Deployment Diagram).
- Phương pháp thiết kế giao diện và sinh mã trình: Chuyển đổi các lớp đối tượng và luồng tương tác đã thiết kế sang khung mã nguồn hướng đối tượng và xây dựng hệ thống các biểu mẫu (Forms) màn hình chức năng.
Nguồn dữ liệu sử dụng trong báo cáo bao gồm các quy định chấm công, khung tính lương, chính sách thưởng/phạt, quy trình luân chuyển hàng hóa, danh mục sản phẩm mẫu và cấu trúc hóa đơn bán lẻ tại cửa hàng Mint Cosmetics.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Chương 1 trình bày tổng quan về thực tế hoạt động tại cửa hàng Mint Cosmetics, bao gồm cơ cấu tổ chức gồm 4 bộ phận chính:
- Bộ phận quản lý (chủ cửa hàng): Điều hành toàn bộ hoạt động, quản lý nhân viên (chấm công, trả lương), quản lý danh mục sản phẩm và theo dõi báo cáo thống kê doanh thu.
- Bộ phận bán hàng: Tư vấn sản phẩm, tìm kiếm mặt hàng và lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng.
- Bộ phận kho: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và lập phiếu nhập kho.
- Bộ phận bảo vệ: Giữ xe và đảm bảo an ninh mặt trước cửa hàng.
Về quy chế vận hành nhân sự, cửa hàng chỉ tuyển dụng nhân viên làm việc toàn thời gian (fulltime) với định mức lương theo ngày công:
- Nhân viên bán hàng: 300.000 VNĐ/ngày.
- Nhân viên kho: 200.000 VNĐ/ngày.
- Bảo vệ: 100.000 VNĐ/ngày.
Chính sách thưởng - phạt và công thức tính lương được quy định cụ thể:
- Thưởng đánh giá năng lực: 5 sao (Xuất sắc) thưởng +200.000 VNĐ; 2 sao (Trung bình) thưởng +50.000 VNĐ; 1 sao (Yếu) chịu hình thức nhắc nhở.
- Nghỉ phép: Tiêu chuẩn 2 ngày/tháng (phải báo trước 1 ngày nếu nghỉ trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6, báo trước 1 tuần nếu nghỉ thứ 7 hoặc Chủ nhật). Xin thôi việc phải báo trước 2 tuần.
- Xử phạt: Đi muộn bị trừ 1% lương/lần/tháng; nghỉ không phép bị trừ 10% lương/lần/tháng.
- Công thức tính lương tháng:
$$\text{Lương thực lĩnh} = (\text{Số ngày làm việc} - \text{Số ngày nghỉ phép}) \times \text{Mức lương/ngày} + \text{Thưởng năng lực} - \text{Phạt đi muộn} - \text{Phạt nghỉ không phép}$$
Chương 1 cũng chỉ rõ các yêu cầu phi chức năng cần đáp ứng: giao diện trực quan; bảo mật máy chủ, HTTPS và kiểm soát truy cập trang quản trị (admin panel); cơ chế sao lưu dữ liệu liên tục; tương thích thiết bị ngoại vi (máy in, máy quét mã vạch, máy fax) trên hệ điều hành Windows.
Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 2 là nội dung trọng tâm của đồ án, thực hiện xác định 3 tác nhân (Actor) và 13 ca sử dụng (Use Case) chính. Tác giả đã tiến hành phân rã và đặc tả chi tiết từng Use Case thông qua luồng sự kiện chính, luồng sự kiện phụ cùng hệ thống biểu đồ UML phong phú:
| STT |
Tên Use Case |
Tác nhân chính (Actor) |
Mô tả tóm tắt nghiệp vụ |
| 1 |
Đăng nhập |
Quản lý, Bán hàng, Kho |
Xác thực quyền truy cập vào hệ thống qua tài khoản và mật khẩu |
| 2 |
Quản lý hồ sơ nhân viên |
Bộ phận quản lý |
Thêm, sửa, xóa và lưu trữ thông tin nhân sự (họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ) |
| 3 |
Chấm công |
Bộ phận quản lý |
Ghi nhận trạng thái đi làm hàng ngày của từng nhân viên |
| 4 |
Quản lý thưởng-phạt |
Bộ phận quản lý |
Cập nhật số tiền, lý do, thời gian thưởng hoặc phạt cho nhân viên |
| 5 |
Tính lương |
Bộ phận quản lý |
Tự động tính toán tổng lương tháng theo công thức quy định |
| 6 |
Quản lý thông tin nhà cung cấp |
Bộ phận quản lý |
Lưu trữ và chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp (mã, tên, địa chỉ, số điện thoại) |
| 7 |
Lập phiếu nhập |
Nhân viên kho |
Lập chứng từ nhập hàng, ghi nhận chi tiết sản phẩm, số lượng và giá nhập |
| 8 |
Quản lý danh mục sản phẩm |
Bộ phận quản lý |
Phân loại sản phẩm theo nhóm, loại, cập nhật số lượng tồn và mô tả |
| 9 |
Quản lý thông tin sản phẩm |
Bộ phận quản lý |
Quản lý chi tiết mã sản phẩm, loại, hãng sản xuất và đơn giá bán |
| 10 |
Tìm kiếm sản phẩm |
Nhân viên bán hàng |
Tra cứu thông tin, vị trí và giá sản phẩm theo yêu cầu khách hàng |
| 11 |
Lập hóa đơn |
Nhân viên bán hàng |
Ghi nhận sản phẩm mua, đơn giá, số lượng và xuất chứng từ thanh toán |
| 12 |
Thống kê sản phẩm bán chạy |
Bộ phận quản lý |
Tổng hợp danh sách các mặt hàng có lượng tiêu thụ cao theo kỳ |
| 13 |
Thống kê doanh thu |
Bộ phận quản lý |
Báo cáo tổng doanh thu bán lẻ định kỳ theo tháng/năm |
Toàn bộ hệ thống được mô hình hóa bằng 97 biểu đồ chi tiết (bao gồm Activity Diagram, Sequence Diagram, Collaboration Diagram, State Machine Diagram cho từng nghiệp vụ), kết thúc bằng Biểu đồ lớp tổng quát (Class Diagram), Biểu đồ thành phần (Component Diagram) và Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram).
Chương 3: Sinh mã trình và thiết kế giao diện
Chương 3 tập trung vào khâu chuyển đổi từ mô hình thiết kế sang cấu trúc phần mềm thực thi:
- Sinh mã trình: Xây dựng khung mã nguồn cho 8 chức năng cốt lõi: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý thưởng phạt, quản lý nhà cung cấp, quản lý danh mục sản phẩm, quản lý thông tin sản phẩm, lập hóa đơn và lập phiếu nhập kho.
- Thiết kế giao diện: Xây dựng hệ thống 14 biểu mẫu màn hình tương tác, gồm: Giao diện chính, Menu chính hệ thống, Form quản lý hồ sơ nhân viên, Form lập hóa đơn, Form lập phiếu nhập, Form quản lý thưởng phạt, Form quản lý thông tin sản phẩm, Form thống kê doanh thu, Form thống kê sản phẩm bán chạy, Form tìm kiếm sản phẩm, Form quản lý nhà cung cấp, Form quản lý danh mục sản phẩm, Form tính lương và Form chấm công.
Thiết kế và triển khai
Hệ thống quản lý cửa hàng mỹ phẩm Mint Cosmetics được xây dựng theo kiến trúc hướng đối tượng với các đặc tính thiết kế sau:
Phân quyền người dùng trên hệ thống
Hệ thống thiết lập ma trận phân quyền rõ ràng giữa 3 nhóm người dùng nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu:
- Bộ phận quản lý: Nắm toàn quyền quản trị, bao gồm đăng nhập, quản lý toàn bộ phân hệ nhân sự (hồ sơ, chấm công, thưởng phạt, tính lương), quản lý dữ liệu sản phẩm, đối tác cung ứng và xem các báo cáo thống kê doanh thu/sản phẩm bán chạy.
- Nhân viên bán hàng: Được cấp quyền truy cập chức năng đăng nhập, tra cứu/tìm kiếm thông tin sản phẩm và thực hiện lập hóa đơn bán hàng cho khách.
- Nhân viên kho: Được cấp quyền đăng nhập và thực hiện nghiệp vụ lập phiếu nhập hàng hóa vào kho.
Đặc tả luồng xử lý và mô hình hóa hệ thống
Các luồng xử lý chính được chuẩn hóa qua các lớp biểu đồ UML:
- Luồng hoạt động (Activity): Xác định rõ điều kiện rẽ nhánh (kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào, thông báo lỗi khi nhập sai định dạng).
- Luồng tương tác (Sequence & Collaboration): Thể hiện sự trao đổi thông điệp giữa các đối tượng giao diện (Boundary/View), đối tượng điều khiển (Controller) và đối tượng thực thể (Entity).
- Biểu đồ lớp (Class Diagram): Định nghĩa các thuộc tính, phương thức và mối quan hệ (kế thừa, kết tập, liên kết) giữa các đối tượng Nhân viên, Chức vụ, Chấm công, Lương, Sản phẩm, Danh mục, Nhà cung cấp, Hóa đơn, Chi tiết hóa đơn, Phiếu nhập và Chi tiết phiếu nhập.
- Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram): Thể hiện sự phân bổ ứng dụng trên phần cứng máy khách (Client) kết nối với máy chủ (Server), tương thích các thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn và đầu đọc mã vạch.
Kết quả và đóng góp
Báo cáo chuyên đề đã hoàn thành đầy đủ các mục tiêu phân tích thiết kế phần mềm đề ra với các kết quả cụ thể:
- Khảo sát và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Hệ thống hóa toàn bộ các hoạt động bán lẻ, quản lý kho và quản trị nhân sự thực tế tại cửa hàng Mint Cosmetics thành các quy tắc nghiệp vụ rõ ràng, logic.
- Xây dựng bộ hồ sơ thiết kế UML hoàn chỉnh: Thiết lập 14 bảng đặc tả ca sử dụng chi tiết và hệ thống 97 biểu đồ UML đa dạng (Use case, Hoạt động, Trình tự, Cộng tác, Trạng thái, Lớp, Thành phần, Triển khai), phản ánh toàn diện cả khía cạnh cấu trúc tĩnh lẫn hành vi động của hệ thống phần mềm.
- Hiện thực hóa mô hình thiết kế: Tạo khung mã nguồn (code generation) cho 8 chức năng trọng tâm và hoàn thiện thiết kế 14 giao diện biểu mẫu trực quan, thân thiện cho các tác nhân thao tác hàng ngày.
Đóng góp của đề tài thể hiện ở việc giải quyết bài toán chuyển đổi số từ mô hình ghi chép sổ sách/Excel thủ công sang quy trình quản lý tự động, giúp giảm thiểu sai sót dữ liệu, rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn, tự động hóa tính toán tiền lương và nâng cao độ chính xác trong thống kê doanh thu.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Dựa trên phạm vi và nội dung trình bày trong văn bản, đồ án có một số điểm hạn chế và hướng mở rộng như sau:
- Hạn chế: Báo cáo tập trung chủ yếu vào giai đoạn phân tích và thiết kế hướng đối tượng (OOAD) cùng sinh mã khung (code skeleton) và thiết kế giao diện tĩnh; chưa trình bày chi tiết về phần lập trình liên kết hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) thực tế và các kịch bản kiểm thử phần mềm (Software Testing).
- Hướng phát triển tiếp:
- Hoàn thiện việc lập trình kết nối cơ sở dữ liệu và triển khai toàn diện phần mềm trên môi trường thực tế tại cửa hàng.
- Bổ sung các phương thức thanh toán điện tử (chuyển khoản, quét mã QR, cổng thanh toán trực tuyến).
- Mở rộng hệ thống để hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh (kết nối website bán hàng trực tuyến và mạng xã hội) nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh của Mint Cosmetics.
Giá trị tham khảo
Báo cáo chuyên đề là tài liệu tham khảo phù hợp cho:
- Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Công nghệ phần mềm, Hệ thống thông tin: Làm mẫu tài liệu tham khảo cho học phần Phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD), đồ án chuyên ngành hoặc khóa luận tốt nghiệp về xây dựng hệ thống quản lý bán hàng.
- Người nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý bán lẻ: Tham khảo phương pháp xây dựng đặc tả Use Case chuẩn mực, cách phân rã chức năng và quy trình thiết kế đầy đủ các loại biểu đồ UML theo chuẩn công nghệ phần mềm.
- Bộ phận quản lý cửa hàng kinh doanh: Tham khảo mô hình phân quyền và cách thức chuẩn hóa các công thức tính lương, thưởng phạt, chấm công trong quy mô bán lẻ vừa và nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
1. Cửa hàng Mint Cosmetics trong khảo sát có quy mô nhân sự và trang thiết bị ban đầu như thế nào?
Cửa hàng có quy mô 5 nhân viên (gồm 1 nhân viên kho, 3 nhân viên bán hàng và bộ phận quản lý/bảo vệ), hoạt động từ 8:30 đến 22:00 tại 161 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội. Trang thiết bị gồm 02 máy tính, 01 máy in hóa đơn, 01 máy quét mã vạch và 03 camera an ninh.
2. Công thức và quy định tính lương nhân viên tại Mint Cosmetics được thiết kế ra sao?
Lương được tính theo ngày làm việc (Bán hàng: 300.000 VNĐ/ngày; Kho: 200.000 VNĐ/ngày; Bảo vệ: 100.000 VNĐ/ngày). Công thức tính lương tháng:
Lương = (Số ngày làm việc - Số ngày nghỉ phép) x Mức lương/ngày + Thưởng đánh giá năng lực - Phạt đi muộn - Phạt nghỉ không phép.
Trong đó, nhân viên được nghỉ phép tối đa 2 ngày/tháng; thưởng năng lực theo mức sao (5 sao: +200.000 VNĐ, 2 sao: +50.000 VNĐ, 1 sao: nhắc nhở); phạt đi muộn trừ 1% lương/lần và nghỉ không phép trừ 10% lương/lần.
3. Hệ thống phân chia quyền hạn cho bao nhiêu tác nhân (Actor) và nhiệm vụ chính của từng tác nhân là gì?
Hệ thống xác định 3 tác nhân chính:
- Bộ phận quản lý: Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, thưởng phạt, tính lương, quản lý nhà cung cấp, quản lý danh mục/thông tin sản phẩm, thống kê doanh thu và thống kê sản phẩm bán chạy.
- Nhân viên bán hàng: Tìm kiếm sản phẩm, lập hóa đơn thanh toán cho khách.
- Nhân viên kho: Lập phiếu nhập kho khi tiếp nhận hàng hóa.
4. Báo cáo đã xây dựng những loại biểu đồ UML nào trong Chương 2?
Báo cáo xây dựng đầy đủ 97 biểu đồ UML thuộc 8 loại biểu đồ khác nhau: Biểu đồ Use Case (tổng quan và phân rã), Biểu đồ Hoạt động (Activity Diagram), Biểu đồ Trình tự (Sequence Diagram), Biểu đồ Cộng tác (Collaboration Diagram), Biểu đồ Trạng thái (State Machine Diagram), Biểu đồ Lớp tổng quát (Class Diagram), Biểu đồ Thành phần (Component Diagram) và Biểu đồ Triển khai (Deployment Diagram).
5. Chương 3 của đồ án đã thực hiện sinh mã trình cho những chức năng cụ thể nào?
Chương 3 thực hiện sinh mã trình cho 8 chức năng: (1) Quản lý hồ sơ nhân viên, (2) Quản lý thông tin chấm công, (3) Quản lý thông tin thưởng phạt, (4) Quản lý thông tin nhà cung cấp, (5) Quản lý danh mục sản phẩm, (6) Quản lý thông tin sản phẩm, (7) Lập hóa đơn và (8) Lập phiếu nhập.
Kết luận
Báo cáo chuyên đề "Quản lý cửa hàng mỹ phẩm Mint Cosmetics" đã áp dụng thành công phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng để giải quyết bài toán tin học hóa hoạt động bán lẻ tại cửa hàng. Tài liệu thể hiện cấu trúc chặt chẽ từ khảo sát hiện trạng thực tế, xây dựng hệ thống 13 Use Case với 97 biểu đồ UML chi tiết, đến việc sinh mã trình khung và thiết kế 14 biểu mẫu giao diện người dùng. Đây là công trình học thuật có tính ứng dụng thực tiễn cao, đáp ứng đúng chuẩn mực đào tạo chuyên ngành Công nghệ phần mềm tại Trường Đại học Điện lực.
