Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị trường học, việc quản lý hồ sơ, sổ sách và nhân sự theo phương pháp thủ công truyền thống bộc lộ nhiều điểm hạn chế như quy trình xử lý cồng kềnh, tốn nhiều nhân lực, tốc độ tra cứu chậm và tiềm ẩn sai sót trong tính toán dữ liệu. Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại trường THCS Tân Định, Hoàng Mai, Hà Nội" được nhóm sinh viên Khoa Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Mở Hà Nội thực hiện năm 2022 dưới sự hướng dẫn của ThS. Lê Hữu Dũng nhằm tin học hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự tại đơn vị giáo dục cơ sở.

Mục tiêu nghiên cứu và xây dựng hệ thống bao gồm:

  1. Phân tích cơ sở dữ liệu chi tiết, chặt chẽ nhằm phục vụ quản lý nhân sự tập trung, thay thế các phương thức ghi chép sổ sách thủ công.
  2. Nâng cao hiệu suất quản trị, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực trong cập nhật, tra cứu và thống kê thông tin cán bộ, giáo viên, nhân viên.
  3. Quản lý đồng bộ thông tin nhân sự, chế độ tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, khối lượng và hình thức giảng dạy.
  4. Hỗ trợ thống kê, tra cứu nhanh chóng theo tổ chuyên môn (tổ tự nhiên, tổ xã hội, tổ văn phòng, hành chính), học hàm, học vị.
  5. Hỗ trợ ban giám hiệu và các tổ bộ môn dễ dàng phân công, điều chuyển, đánh giá tiến độ công việc và đảm bảo tính bảo mật của hệ thống.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức, các quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự, chấm công, tính lương, phân công chuyên môn, khen thưởng và kỷ luật.
  • Không gian nghiên cứu: Trường THCS Tân Định (địa chỉ: số 35 Nguyễn An Ninh, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian và tài liệu: Dữ liệu khảo sát hiện trạng lịch sử hình thành từ năm 1971 đến năm 2022, các số liệu thành tích giáo dục năm học 2013–2014, cùng hệ thống quy định pháp luật và quy chế áp dụng đến năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng các phương pháp luận chuẩn trong kỹ nghệ phần mềm và phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc:

  • Phương pháp khảo sát hiện trạng và phân tích tài liệu: Thu thập thông tin lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận tại Trường THCS Tân Định; tổng hợp hệ thống văn bản, biểu mẫu nghiệp vụ thực tế từ MB01 đến MB15.
  • Phương pháp phân tích, so sánh các nghiên cứu liên quan: Đánh giá các đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự đi trước theo 3 khía cạnh: mục tiêu đề tài, chất lượng sản phẩm trung gian (Work Product) và kết quả thực hiện mục tiêu.
  • Phương pháp mô hình hóa dữ liệu và chức năng: Sử dụng mô hình luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) theo chuẩn ký hiệu Yourdon & Coad, sơ đồ phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD) và mô hình thực thể liên kết theo ký pháp Chen để chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ.
  • Khung pháp lý và quy chuẩn tính toán:
    • Thông tư 03/2021/TT-BGDĐT và Nghị định 204/2004/NĐ-CP về chế độ tiền lương cán bộ, viên chức ngành giáo dục.
    • Nghị định 38/2019/NĐ-CP quy định mức lương cơ sở.
    • Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (Điều 85, 86) xác định tỷ lệ trích nộp bảo hiểm xã hội 10,5% trên mức lương cơ bản.
    • Nghị định 85/2016/NĐ-CP về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài và khảo sát các nghiên cứu liên quan

Chương mở đầu tập trung làm rõ tính cấp thiết của việc áp dụng phần mềm vào quản trị trường học và tiến hành đánh giá chi tiết hai công trình nghiên cứu liên quan:

Tiêu chí đánh giá Đề tài 1: "Quản lý nhân sự trường THCS Cầu Giấy - Hà Nội" (2022) Đề tài 2: "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Bitesoft Việt Nam" (2020)
Nhóm tác giả Hoàng Thị Phương Thảo, Trần Đức Thắng, Lương Đức Thiện, Vũ Đức Thọ, Trần Hoài Thu, Nguyễn Thị Thu Trang, Trần Văn Trung Quách Hoàng Long, Đỗ Quang Linh, Hà Đức Mạnh, Ngô Văn Toàn, Đoàn Hải Nam, Trịnh Thị Duyên, Nguyễn Công Phương, Trương Minh Tuân, Nguyễn Trường Giang, Hoàng Minh Hiếu, Nguyễn Phương Thanh
Mức độ trả lời câu hỏi WHAT Đặc tả được yêu cầu chức năng cơ bản nhưng còn sơ sài ở cơ cấu tổ chức; thiếu chức năng tiếp nhận khiếu nại lương và quy trình BGH duyệt đánh giá kết quả công việc. Nêu được định hướng về chấm công, đãi ngộ, khiếu nại, quan hệ hợp đồng; tuy nhiên yêu cầu chức năng còn thiếu khâu tuyển dụng, giải quyết khiếu nại chế độ và tiền lương.
Mức độ trả lời câu hỏi HOW Chưa đầy đủ các thành phần kỹ thuật chi tiết của hệ thống thông tin. Chưa giải quyết trọn vẹn chức năng nghiệp vụ; sơ đồ phân rã chức năng chưa chuẩn; sai ký hiệu Chen trong tiến trình tuyển dụng và sai ký hiệu Yourdon & Coad trong DFD.

Từ việc chỉ ra sai sót về mô hình và thiếu sót trong quy trình nghiệp vụ của các nghiên cứu trước, nhóm đề tài xác định mục tiêu xây dựng một hồ sơ phân tích hoàn chỉnh, chặt chẽ hơn.

Chương 2: Khảo sát hệ thống và xác định yêu cầu

Nội dung chương trình bày dữ liệu khảo sát thực tế tại Trường THCS Tân Định và hệ thống hóa toàn bộ yêu cầu của hệ thống phần mềm.

1. Khảo sát tổ chức và nhiệm vụ

  • Lịch sử hình thành: Tiền thân là Trường cấp II Trương Định (thành lập năm 1971), đổi tên thành cấp II Tân Định (1975–1976), tách thành hai cơ sở A và B (1977–1978), sáp nhập lại thành THCS Tân Định (1979–1980), tách cấp THCS và Tiểu học (1996), chuyển trực thuộc quận Hoàng Mai (2003).
  • Thành tích tiêu biểu: Năm học 2013–2014, nhà trường đạt cờ thi đua xuất sắc của UBND thành phố Hà Nội; có 3 giáo viên dạy giỏi cấp thành phố (1 giải nhất, 2 giải nhì); 4 học sinh đạt giải nhất học sinh giỏi cấp thành phố; điểm trung bình xét tuyển vào lớp 10 THPT đạt 51,43 điểm (đứng đầu quận Hoàng Mai và xếp thứ 8 trên tổng số 641 trường THCS toàn Hà Nội).
  • Cơ cấu tổ chức: Ban giám hiệu; Tổ văn phòng (Bộ phận tài chính, Bộ phận giáo vụ); Tổ chuyên môn (Tổ tự nhiên phụ trách Toán, Vật lý, Hóa học, Sinh học, Công nghệ; Tổ xã hội phụ trách Ngữ văn, Lịch sử, Địa lý, Âm nhạc, Mĩ thuật, Ngoại ngữ); Bộ phận khác (Nhân viên bảo vệ, Nhân viên vệ sinh).

2. Quy trình nghiệp vụ và hệ thống biểu mẫu

Khảo sát chi tiết 7 tiến trình nghiệp vụ gắn với 15 mã biểu mẫu (MB):

  • Tiếp nhận nhân sự: Bộ phận giáo vụ lập báo cáo thiếu nhân viên (MB12) trình BGH duyệt gửi Sở Giáo dục & Đào tạo; tiếp nhận danh sách tuyển dụng (MB01) từ Sở. Ứng viên bảo vệ, vệ sinh nộp hồ sơ xét duyệt trực tiếp tại trường.
  • Quản lý hồ sơ nhân sự: Tiếp nhận đơn xin việc (MB02), đơn xin dạy hợp đồng (MB03), sơ yếu lý lịch (MB04), hợp đồng lao động (MB05), văn bằng chứng chỉ công chứng; cấp tài khoản; cập nhật biến động lương, chức vụ theo quyết định khen thưởng (MB06), kỷ luật (MB11); lập báo cáo thống kê công việc (MB13).
  • Quản lý công việc: BGH phân công chuyên môn (MB07) cho các tổ; tổ chuyên môn theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công việc giáo viên (MB15).
  • Quản lý chấm công: Thiết lập thời gian làm việc; lập bảng chấm công chi tiết (MB14); tiếp nhận và xử lý đơn xin nghỉ phép (MB08) qua BGH; lập bảng chấm công tổng hợp (MB09) gửi bộ phận tài chính.
  • Quản lý lương: Bộ phận tài chính lập bảng lương (MB10) ngày 15 hàng tháng trình BGH duyệt, chi trả qua tài khoản ngân hàng và giải quyết khiếu nại lương. Công thức tính toán:
    • Phụ cấp chức vụ = $\text{Hệ số chức vụ} \times \text{Mức lương cơ sở}$.
    • Phụ cấp thâm niên/tháng = $\text{Hệ số lương} \times \text{Mức lương cơ sở} \times \text{Hệ số thâm niên}$ (ví dụ 7 năm công tác hưởng 0,7%).
    • Phụ cấp ưu đãi đứng lớp = $30% \times \text{Lương cơ bản}$ (theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP).
    • Bảo hiểm xã hội = $10,5% \times \text{Mức lương cơ bản}$ (theo Luật BHXH 2014).
  • Quản lý kỷ luật và khen thưởng: Tiếp nhận phản ánh, lập văn bản kỷ luật (MB11) hoặc lập quyết định khen thưởng (MB06) trình BGH phê duyệt.

3. Hệ thống yêu cầu kỹ thuật

  • Yêu cầu chức năng: Xác định 36 yêu cầu nghiệp vụ cụ thể từ R01 đến R36 bao quát toàn bộ các tương tác giữa Giáo vụ, BGH, Sở GD&ĐT, Tài chính, Tổ chuyên môn và Nhân viên.
  • Yêu cầu phi chức năng:
    • R37 (Tính tin cậy): Cấp định danh tài khoản duy nhất cho mỗi nhân sự; phục hồi 100% khi có sự cố.
    • R38 (Tính hiệu năng): Thời gian phản hồi tương tác không vượt quá 5 giây; chịu tải toàn bộ nhân sự truy cập đồng thời.
    • R39 (Tính hữu dụng): Giao diện sư phạm, tối giản thao tác, hỗ trợ xuất báo cáo Word, Excel, có tài liệu hướng dẫn vận hành.
    • R40 (Tính bảo mật): Mã hóa mật khẩu người dùng, định kỳ đổi mật khẩu; sao lưu dữ liệu với khả năng phục hồi nhanh trong vòng 2 giờ.
    • R42 (Khả năng bảo trì): Thời gian gián đoạn nâng cấp không quá 2 giờ.
    • R43 (Tính khả chuyển): Khả năng chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống mới đồng bộ.
    • R44 (Tính văn hóa): Giao diện chuẩn tiếng Việt, màu sắc chuẩn mực sư phạm.
    • R45 (Tính pháp lý): Tuân thủ Nghị định 85/2016/NĐ-CP về an toàn hệ thống thông tin.

Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin

Chương này thực hiện mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự:

  • Mô hình luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng DFD mức ngữ cảnh và DFD chi tiết cho từng tiến trình xử lý, xác định rõ dữ liệu vào (Input), dữ liệu ra (Output) và các bước xử lý (Process) cho 7 luồng nghiệp vụ chính.
  • Phân rã chức năng (BFD): Từ 36 yêu cầu chức năng (R01–R36), hệ thống trích xuất thành 38 chức năng chi tiết (F1–F38), tiến hành sàng lọc loại bỏ chức năng trùng lặp để đưa về 36 chức năng mức lá và gom nhóm vào các phân hệ chính:
Phân hệ quản lý Các chức năng mức lá tương ứng
Quản lý tuyển dụng (F1) Lập báo cáo thiếu nhân viên; (F2) Gửi báo cáo; (F3) Gửi lại quyết định; (F4) Tiếp nhận danh sách nhân sự; (F5) Gửi hồ sơ ứng tuyển; (F6) Gửi lại kết quả ứng tuyển.
Quản lý công việc (F8) Lập báo cáo thống kê công việc; (F9) Phân công công việc; (F10) Đánh giá kết quả công việc; (F11) Thiết lập thời gian làm việc; (F12) Lập đơn nghỉ phép; (F13) Gửi đơn nghỉ phép; (F14) Quyết định duyệt nghỉ phép; (F15) Cảnh cáo nghỉ không phép.
Quản lý chấm công (F16) Lập bảng chấm công chi tiết; (F17) Cập nhật chấm công; (F18) Lập bảng chấm công tổng hợp; (F19) Gửi bảng chấm công tổng hợp.
Quản lý tiền lương (F20) Lập bảng lương; (F21) Tiến hành trả lương; (F22) Gửi ý kiến thắc mắc lương; (F23) Gửi phản hồi thắc mắc lương.
Quản lý kỷ luật & Khen thưởng (F24) Tiếp nhận thông tin sai phạm; (F25) Xác thực sai phạm; (F26) Lập văn bản kỷ luật; (F27) Áp dụng kỷ luật; (F28) Tiếp nhận kỷ luật; (F29) Ghi danh sách vi phạm; (F30) Đề xuất khen thưởng; (F31) Lập quyết định khen thưởng; (F32) Tiến hành khen thưởng; (F33) Nhận khen thưởng.
Quản lý người dùng hệ thống (F7) Tạo tài khoản mới; (F34) Đăng nhập; (F35) Cập nhật tài khoản; (F36) Đăng xuất.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát và chuẩn hóa nghiệp vụ: Báo cáo đã khảo sát toàn diện cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa 7 tiến trình nghiệp vụ nhân sự gắn liền với trường THCS công lập; lập danh mục 15 biểu mẫu nghiệp vụ (MB01–MB15) đáp ứng đầy đủ quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo và Ủy ban nhân dân quận.
  • Hệ thống hóa yêu cầu và mô hình phân tích: Thiết lập bảng đặc tả 36 yêu cầu chức năng (R01–R36), 8 nhóm yêu cầu phi chức năng (R37–R45) cùng sơ đồ phân rã chức năng 36 chức năng mức lá được gom nhóm khoa học.
  • Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khắc phục được các điểm thiếu sót của các đề tài năm 2020 và 2022 như: bổ sung quy trình phản hồi và giải quyết khiếu nại tiền lương của nhân viên; hoàn thiện quy trình phê duyệt đánh giá công việc của Ban giám hiệu; chuẩn hóa các ký pháp DFD và sơ đồ phân rã chức năng đúng chuẩn kỹ thuật.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Theo đánh giá hiện trạng của tác giả, một số quy trình như xét duyệt đơn xin nghỉ phép, lập kế hoạch của bộ phận giáo vụ còn mang tính thủ công; cơ cấu phân chia một số bộ phận còn gom nhóm nhiều đầu việc dẫn đến nguy cơ chậm tiến độ khi khối lượng dữ liệu phát sinh lớn.
  • Hướng phát triển tiếp theo: Tối ưu hóa tự động hóa các thao tác thủ công (đơn từ trực tuyến, duyệt tự động); phân rã chi tiết hơn các chức năng quản lý; tích hợp sâu với các thiết bị phần cứng như máy quẹt thẻ giáo viên/nhân viên để tự động hóa dữ liệu chấm công đầu vào.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý đang thực hiện bài tập lớn, đồ án môn học Phân tích thiết kế hệ thống hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài quản lý nhân sự trong khối hành chính sự nghiệp/giáo dục.
  • Phần nội dung có giá trị cao: Phương pháp tiếp cận đánh giá đề tài liên quan (Related Works) theo 3 trục (Mục tiêu, Sản phẩm trung gian, Kết quả); bảng mã hóa yêu cầu chức năng (R01–R36) gắn với chức năng mức lá (F1–F36); các công thức nghiệp vụ tính phụ cấp, lương và bảo hiểm theo văn bản pháp luật hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ chế tính lương và phụ cấp cho giáo viên THCS trong hệ thống được căn cứ trên các quy định pháp luật nào?

Hệ thống căn cứ vào Thông tư 03/2021/TT-BGDĐT, Nghị định 204/2004/NĐ-CP (quy định phụ cấp ưu đãi giảng dạy 30% lương cơ bản, phụ cấp thâm niên, phụ cấp chức vụ), Nghị định 38/2019/NĐ-CP về mức lương cơ sở, và Điều 85, 86 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (quy định mức khấu trừ bảo hiểm 10,5% trên lương cơ bản).

2. Quy trình xử lý đơn xin nghỉ phép của giáo viên diễn ra qua các bước nào?

Giáo viên lập đơn xin nghỉ phép (MB08) gửi bộ phận giáo vụ; giáo vụ chuyển đơn lên Ban giám hiệu xét duyệt. Nếu được duyệt, đơn gửi lại giáo vụ để cập nhật bảng chấm công và thực hiện phân công lại công việc; nếu từ chối, giáo vụ phản hồi lý do cho giáo viên. Trường hợp tự ý nghỉ không phép, hệ thống chuyển sang quy trình cảnh cáo vi phạm.

3. Đề tài đã chỉ ra những lỗi kỹ thuật nào trong các nghiên cứu liên quan trước đây?

Tại đề tài nghiên cứu năm 2020 tại Công ty Cổ phần Bitesoft Việt Nam, nhóm tác giả chỉ ra lỗi vẽ sai ký hiệu Chen trong tiến trình tuyển dụng, vẽ sai ký hiệu Yourdon & Coad trong sơ đồ DFD và xây dựng sơ đồ phân rã chức năng chưa chuẩn xác.

4. Hệ thống đặt ra các chỉ tiêu kỹ thuật phi chức năng nào về mặt thời gian và khả năng phục hồi dữ liệu?

Hệ thống yêu cầu thời gian phản hồi tương tác giữa người dùng và phần mềm không vượt quá 5 giây (R38); thời gian sao lưu và khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố không quá 2 giờ (R40); và thời gian gián đoạn khi thực hiện nâng cấp, bảo trì định kỳ không được quá 2 giờ (R42).

Kết luận

Báo cáo bài tập lớn "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại trường THCS Tân Định, Hoàng Mai, Hà Nội" của nhóm sinh viên Trường Đại học Mở Hà Nội đã giải quyết trọn vẹn bài toán khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu cho một hệ thống thông tin quản lý giáo dục. Đề tài thiết lập được hệ thống 36 yêu cầu chức năng, tích hợp chính xác các quy định pháp lý về thang bảng lương, phụ cấp sư phạm và chuẩn hóa 7 quy trình luồng dữ liệu nghiệp vụ. Đây là tài liệu mẫu mực về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc cho các bài toán quản trị nhân sự trường học.