CHƯƠNG 1 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 2.1 Thông tin về Tổ chức (Organization) được khảo sát 2.1 Cơ cấu tổ chức Trường THCS Tân Định Địa chỉ: 35 Nguyễn An Ninh- Hoàng Mai- Hà Nội 1971: Khánh thành trường cấp II Trương Định. 1975-1976: Trường đổi tên thành trường cấp II Tân Định. • 1977-1978: Trường lại tách thành hai cơ sở: cấp I, II Tân Định A và cấp I, II Tân Định B.
• 1979-1980: Sát nhập hai cơ sở thành trường THCS Tân Định. • 1996: Trường THCS Tân Định tách cấp thành hai trường: Trung học cơ sở Tân Định và Tiểu học Tân Định. • 2003: Quận Hoàng Mai được thành lập, trường trực thuộc quận Hai Bà Trưng chuyển sang quận Hoàng Mai. Trong những năm học qua, trường THCS Tân Định đã trở thành đơn vị dẫn đầu về giáo dục toàn diện của quận Hoàng Mai.Năm học 2013- 2014 vừa qua, nhà trường đã đạt được nhiều thành tích rất đáng tự hào: 3 thầy cô giáo đạt loại giỏi trong hội thi GV dạy giỏi cấp thành phố, trong đó có 1 giải nhất, 2 giải nhì.
Học sinh thi HS giỏi cấp thành phố, trong đó có 04 giải nhất. Đặc biệt kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT vừa qua, HS khối 9 của nhà trường đã đạt 51,43 điểm trung bình xét tuyển, dẫn đầu quận Hoàng Mai và đứng thứ 8/641 trường THCS toàn thành phố Hà Nội. Chính vì vậy, năm học 2013-2014 nhà trường vinh dự nhận được cờ thi đua xuất sắc do UBND thành phố trao tặng. Nhà trường THCS bao gồm các bộ phận sau: - Ban giám hiệu - Tổ văn phòng + Bộ phận tài chính + Bộ phận giáo vụ - Tổ chuyên môn + Tổ xã hội + Tổ tự nhiên - Bộ phận khác + Bảo vệ + Vệ sinh 2.2 Nhiệm vụ cơ bản +Ban giám hiệu: - Quản lý chỉ đạo chung hoạt động của nhà trường, thiết lập các quy chế, quy định của nhà trường - Quản lý thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá xếp loại cán bộ, viên chức, hướng dẫn xếp loại học sinh, đánh giá chất lượng giáo dục nhà trường.
- Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường - Xây dựng các kế hoạch về chuyên môn năm học: Kế hoạch chung; các kế hoạch chuyên đề - Lập kế hoạch và đưa ra các quyết định liên quan tới nhân sự và học sinh - Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trường +Tổ văn phòng: ● Bộ phận tài chính: - Quản lý kế toán của trường - Giúp hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản trong nhà trường và hạch toán kế toán, thống kê theo chế độ quy định - Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ ● Bộ phận giáo vụ: - Quản lý, chỉ đạo các hoạt động văn phòng - Lưu trữ hồ sơ của trường - Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần, tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học và hoạt động giáo dục của nhà trường +Tổ chuyên môn: - Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân của nhân viên trong tổ theo kế hoạch giáo dục. - · Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên của tổ theo quy định. - · Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên. - Đề xuất phân công dạy thay, dạy thay khi trong tổ có người nghỉ.
Tổ chuyên môn gồm: - Tổ tự nhiên: + Tổ chức hoạt động giảng dạy các môn: Toán, Vật Lý, Hóa,Sinh học, Công nghệ + Xây dựng kế hoạch chi tiết về các hoạt động chuyên môn của tổ - Tổ xã hội: + Tổ chức hoạt động giảng dạy các môn: văn , sử , địa lý, âm nhạc, mĩ thuật, ngoại ngữ. + Xây dựng kế hoạch chi tiết về các hoạt động chuyên môn của tổ + Bộ phận khác: ● Nhân viên bảo vệ: + Nhiệm vụ của bảo vệ trường học là trực tại cổng chính để hướng dẫn phụ huynh, học sinh, các vị khách khi đến trường làm việc, liên hệ công tác đồng thời nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi ra vào nơi trường học. + Nhân viên bảo vệ trường học cũng trực tiếp quản lý chìa khóa vào phòng học và các giảng đường. Có nhiệm vụ mở và đóng cửa ra vào, cửa phòng học theo đúng quy định giờ giấc và theo yêu cầu phục vụ giảng dạy và học tập từ phía nhà trường.
+ Tổ chức công tác bảo vệ cho trường học, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, sử gìn và bảo vệ tài sản của tập thể và cá nhân trong trường học. + Bảo vệ cũng làm nhiệm vụ đánh trống báo giờ theo lịch học tập của phòng đào tạo. ● Nhân viên vệ sinh: + Làm sạch mọi khu vực trong trường thường xuyên, giữ cho trường học luôn sạch sẽ, khang trang. + Vệ sinh định kỳ và bảo dưỡng các công trình trong trường, kịp thời phát hiện các vấn đề hỏng hóc để xử lý.
+ Nhà trường chỉ cần kiểm tra chất lượng về sinh, không tốn thời gian và nhân lực cho việc vệ sinh. Các quy trình nghiệp vụ 2.1 Tiếp nhận nhân sự - Dựa vào nhu cầu hoạt động của nhà trường, bộ phận giáo vụ lập báo cáo tình hình thiếu nhân viên (MB12)của nhà trường gửi lên BGH. BGH xét duyệt báo cáo. BGH sẽ gửi lại quyết định cho bộ phận giáo vụ.
Nếu được duyệt, bộ phận giáo vụ gửi lên Sở giáo dục. Bộ phận giáo vụ sẽ tiếp nhận danh sách nhân viên(MB01) (Nhân viên đã thông qua thi cử do Sở giáo dục tổ chức) được gửi từ Sở giáo dục và báo cáo lại danh sách nhân viên cho BGH. - Đối với ứng viên muốn ứng tuyển vào Bảo vệ, bộ phận vệ sinh: gửi hồ sơ lên và được xử lý ở cấp trường bởi bộ phận giáo vụ và gửi lại kết quả cho ứng viên.2 Quản lý hồ sơ nhân sự - Bộ phận giáo vụ thực hiện tiếp nhận hồ sơ của nhân viên mới. Hồ sơ bao gồm: Đơn xin việc(MB02), đơn xin dạy hợp đồng (MB03)(đối với nhân viên dạy hợp đồng), sơ yếu lý lịch(MB04), hợp đồng lao động(MB05), bản sao (giấy khai sinh, hộ khẩu, bằng tốt nghiệp Đại học chuyên môn có liên quan, các chứng chỉ Tin học, ngoại ngữ).
Lưu ý: Các giấy tờ bản sao phải có công chứng. - Bộ phận giáo vụ tạo tài khoản cho nhân viên mới để thực hiện quản lý công việc và cập nhật thông tin cần thiết. - Bộ phận giáo vụ cập nhật quản lý nhân viên khi có biến động như: Thêm nhân viên mới, nhân viên thôi việc,quá trình làm việc, lương… + Cập nhật quá trình làm việc: Khi có các công văn quyết định thay đổi vị trí công việc thì bộ phận giáo vụ sẽ thêm hoặc cập nhập thông tin cho nhân viên như: Thời gian, bộ phận, vị trí, công việc, kết quả. + Cập nhật lương: Cập nhật lương của nhân viên theo các quyết định khen thưởng (MB06), quyết định xử phạt (MB011),công văn từ Sở giáo dục hoặc BGH khi có thay đổi lương có thể từ một số lý do như: thăng chức, thâm niên công tác,.
Bộ phận giáo vụ thực hiện cập nhật các thông tin: Mức lương, ngày thay đổi, lý do. => Từ các hồ sơ và thông tin trên, bộ phận giáo vụ lập các báo cáo như: Báo cáo thống kê công việc của nhân viên (MB13),. gửi BGH khi nhà trường cần đến các thông tin liên quan tới nhân viên, hoặc các quyết định gây biến động nhân sự.3 Quản lý công việc - Các công việc của nhà trường sẽ được quản lý dựa trên cơ cấu tổ chức của nhà trường. Ban giám hiệu sẽ quản lý phân công công việc (MB07) cho tổ chuyên môn.
Tổ chuyên môn sẽ quản lý trực tiếp công việc của các giáo viên thuộc tổ đó. - Các công việc sẽ được giao kèm với thời hạn thực hiện (bắt đầu - kết thúc). Trong quá trình làm việc nhân viên có thể được giao nhiều công việc cùng một lúc. Nhân viên có thể cập nhật công việc của bản thân, tổ chuyên môn sẽ xác nhận tiến độ công việc của nhân viên mình quản lý.
Tổ chuyên môn sẽ dựa vào kết quả công việc, tiến độ để đánh giá kết quả công việc đó (MB15).4 Quản lý chấm công - Dựa vào quy định của Sở GD&ĐT, bộ phận giáo vụ sẽ thiết lập thời gian làm việc hàng ngày cho từng bộ phận: thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc. Các quy định này có thể được thay đổi tùy theo hoạt động của nhà trường. - Bộ phận giáo vụ thiết lập thông tin về các ngày lễ trong năm theo quy định của Nhà nước, các thông tin này cần được công khai tới toàn bộ nhân viên - Bộ phận giáo vụ lập bảng chấm công chi tiết(MB14) cho từng bộ phận, nhân viên thực hiện chấm công theo ngày, ca làm việc. - Bộ phận giáo vụ theo dõi tình hình nghỉ phép trong năm của cả trường.
Trên đó theo dõi được tổng số ngày phép được nghỉ, tổng số ngày đã nghỉ và tổng số ngày không nghỉ hết sẽ bị hủy. - Khi nhân viên muốn nghỉ phép cần lập đơn xin nghỉ phép (MB08) và gửi cho bộ phận giáo vụ. Sau đó, bộ phận giáo vụ sẽ gửi đơn xin nghỉ phép của nhân viên lên Ban giám hiệu nhà trường. Ban giám hiệu sẽ căn cứ vào vai trò và tình hình làm việc của nhân viên sẽ gửi quyết định duyệt hay không duyệt đơn xin nghỉ phép này.
Nếu được duyệt, đơn xin nghỉ phép (MB08) sẽ được gửi cho bộ phận giáo vụ để cập nhật chấm công cho nhân viên. Nhân viên được nghỉ phép thì phải phân công lại công việc. Nếu không được duyệt, bộ phận giáo vụ sẽ phản hồi lại cho nhân viên viên kèm lý do. Trường hợp nhân viên vẫn nghỉ dù không được sự đồng ý của Ban giám hiệu nhà trường thì đơn này sẽ được chuyển đến bộ phận giáo vụ tiến hành cảnh cáo và cập nhật chấm công của nhân viên.
- Định kỳ hàng tháng, bộ phận giáo vụ tổng hợp số ngày nhân viên đi làm, nghỉ phép, nghỉ ốm…để lập bảng chấm công tổng hợp (MB09)để gửi cho bộ phận tài chính tính lương cho nhân viên.5 Quản lý lương - Bộ phận tài chính là đơn vị trực thuộc Tổ văn phòng có chức năng tổ chức quản lý công tác tài chính - kế toán của Trường theo quy định của pháp luật, thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo Thông tư 03/2021/TT-BGDĐT và Nghị định 204/2004/NĐ-CP.