Chương 1: Khảo sát hệ thống 1. Mô tả hệ thống 1. Nhiệm vụ cơ bản Đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ thuê phòng của sinh viên Kiểm soát việc sinh viên nhận ,trả phòng Thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót 1. Cơ cấu tổ chức Bộ phận lễ tân: o Nhận phiếu đăng kí của sinh viên o Nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin của sinh viên o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng o Thu tiền điệnnước hàng tháng Bộ phận quản lý sinh viên o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX của sinh viên o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên o Kiểm tra phòng và tài sản o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã nhập Bộ phận quản lý điện nước o Kiểm tra đồng hồ điện nước o Ghi lại chỉ số điện nước và tính toán tiền điện nước hàng tháng o Cập nhật và kiểm tra hệ thống quản lý điện nước 1.
Quy trình xử lý và quy tắc quản lý 1. Các quy trình nghiệp vụ o Quản lý sinh viên vào KTX 6 Tieu luan o Xử lý sinh viên ra khỏi KTX o Kiểm tra đối chiếu lại o Quản lý điện,nước 1. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý Quản lý sinh viên vào KTX o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá , bộ phận lễ tân tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu thông qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá (MB1)(1).Sau đó bộ phận lễ tân sẽ gửi lên bộ phận quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ của sinh viên(2). o Sau khi xét duyệt bộ phận quản lý sinh viên sắp xếp phòng cho sinh viên(3) và thông báo lại với bộ phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý bộ phận quản lý sinh viên thực hiện kí hợp đồng thuê phòng (MB5) với sinh viên(4).Sau khi hoàn tất thủ tục bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng (5).
o Khi nhận phòng bộ phận quản lý sinh viên sẽ phát cho sinh viên thẻ lưu trú (MB2)(6). Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thông tin của sinh viên vào hệ thống quản lý (7) Xử lý sinh viên ra khỏi KTX o Khi sinh viên có nguyện vọng ra khỏi KTX , bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)(8) và gửi lên bộ phận quản lý xét duyệt(9) o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại o Sau khi sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên(10) Kiểm tra đối chiếu lại o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà bộ phận lễ tân đã nhập(11) o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng và cơ sở vật chất trước khi đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi KTX(12) 7 Tieu luan o Nếu các vật dụng trong phòng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc thì sinh viên phải bồi thường theo quy định của KTX o Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý SV sẽ thông báo với bộ phận lễ tân để hoàn tất việc trả phòng(13) Quản lý điện,nước o Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện của từng phòng(14) o Bộ phận quản lý điện nước ghi lại chỉ số điện nước và tính toán chi phí(15).Sau đó lập hóa đơn điện nước(MB4) (16).Sau cùng là gửi đến bộ phận lễ tân để bộ phận lễ tân thu tiền điện nước của sinh viên(17) 1. Mẫu biểu Đơn đăng kí vào ở ký túc xá (MB1) 8 Tieu luan Thẻ lưu trú(MB2) Đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3) 9 Tieu luan Hóa đơn điệnnước(MB4) Hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú(MB5) 10 Tieu luan 11 Tieu luan 1. Mô hình hóa hệ thống 1.
Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ Các ký hiệu sử dụng: 12 Tieu luan 13 Tieu luan 1. Biểu đồ hoạt động Các ký hiệu sử dụng 14 Tieu luan 15 Tieu luan 16 Tieu luan Chương 2:Phân tích hệ thống 2. Phân tích chức năng nghiệp vụ 2. Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ 2.
Xác định chức năng chi tiết Bước 1: Gạch chân trong quy trình xử lý (1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin vào ở KTX (MB1) (2) Xét duyệt yêu cầu đăng kí của sinh viên (3) Sắp xếp phòng cho sinh viên 17 Tieu luan (4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên (5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng (6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên (7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên (8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên (9) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên (10) Cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên (11) Kiểm tra thông tin trên hệ thống (12) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng (13) Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng (14) Kiểm tra đồng hồ và chốt số điện nước (15) Tính toán chi phí (16) Lập hóa đơn thu tiền điệnnước (17) Thu tiền điện nước của sinh viên Bước 2: Loại bỏ trùng lặp (1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin vào ở KTX (MB1) (2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên (3) Sắp xếp phòng cho sinh viên (4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên (5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng (6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên (7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên (8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên (9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống (10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng 18 Tieu luan (11) Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng (12) Kiểm tra đồng hồ điện nước (13) Ghi lại chỉ số và tính toán chi phí (14) Lập hóa đơn thu tiền điệnnước (15) Thu tiền điện nước của sinh viên Bước 3: Gom nhóm đơn giản Bước 4: Loại bỏ các chức năng không ý nghĩa (1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên (2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên (3) Sắp xếp phòng cho sinh viên (4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên (5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng (6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên (7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên (8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên (9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống (10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng (11) Kiểm tra đồng hồ điện nước (12) Tính tiền điệnnước (13) Lập hóa đơn thu tiền điệnnước (14) Thu tiền điện nước của sinh viên Bước 5: Đặt lại tên (1) Đăng kí phòng (2) Xét duyệt 19 Tieu luan (3) Sắp xếp phòng (4) Kí hợp đồng (5) Nhận phòng (6) Cấp thẻ lưu trú (7) Cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý (8) Trả phòng (9) Kiểm tra thông tin sinh viên (10) Kiểm tra phòng và tài sản (11) Kiểm tra đồng hồ điện nước (12) Tính tiền điện (13) Lập hóa đơn tiền điệnnước (14) Thu tiền điện nước 2. Gom nhóm chức năng Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh viên,bộ phận quản lý điện nước.Có thể chia thành 3 nhóm chức năng: Quản lý giao dịch,Quản lý sinh viên,Quản lý điệnnước (1) Đăng kí phòng (5) Nhận phòng Quản lý giao dịch (7) Cập nhật thông tin lên hệ thống (8) Trả phòng 20 Tieu luan (14) Thu tiền điện – nước Quản lý Ký túc xá (2) Xét duyệt (3) Sắp xếp phòng Quản lý sinh viên (4) Kí hợp đồng (6) Cấp thẻ lưu trú (9) Kiểm tra thông tin sinh viên (10) Kiểm tra phòng và tài sản (11) Kiểm tra đồng hồ điện nước Quản lý điện nước (12) Tính tiền điện nước 21 Tieu luan 2. Vẽ mô hình phân rã chức năng Giải thích kí hiệu sử dụng 22 Tieu luan 2. Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ 2.
Ký hiệu sử dụng 2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh (Mức 0) 23 Tieu luan 2. DFD mức đỉnh (mức 1) 24 Tieu luan 2. DFD mức dưới đỉnh (mức 2) DFD mức 2 tiến trình quản lý giao dịch 25 Tieu luan DFD mức 2 tiến trình quản lý sinh viên 26 Tieu luan DFD mức 2 tiến trình quản lý điện nước 2.Đặc tả tiến trình nghiệp vụ 1.
Đặc tả tiến trình đăng kí phòng Đầu vào: Yêu cầu đăng kí vào ở KTX của sinh viên Đầu ra: Xử lý yêu cầu của sinh viên theo trình tự Nội dung xử lý: Lặp: Tiếp nhận đơn đăng kí của sinh viên Xét duyệt đăng kí Nếu: Duyệt thì sắp xếp phòng cho sinh viên Nếu không: Thông báo với sinh viên Đến khi: Sinh viên hết nhu cầu đăng kí 2. Đặc tả tiến trình trả phòng Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên Đầu ra : Trả phòng 27 Tieu luan Nội dung xử lý: Lặp: Nhận yêu cầu và tiến hành làm thủ tục trả phòng cho sinh viên Nếu: Sinh viên đồng ý thì hoàn tất thủ tục trả phòng Nếu không: tiếp tục thương lượng với sinh viên Đến khi : Trả phòng thành công 3. Đặc tả tiến trình nhận phòng Đầu vào: Phòng Đầu ra: Sinh viên nhận phòng Nội dung xử lý: Lặp: Hướng dẫn sinh viên nhận phòng Nếu: Phòng đã được sắp xếp đúng với yêu cầu của sinh viên thì giao chìa khóa cho sinh viên,nếu không thì tiến hành đổi phòng cho sinh viên Đến khi: Sinh viên nhận phòng 4. Đặc tả tiến trình cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống Đầu vào: Thông tin sinh viên Đầu ra: Thông tin sinh viên có trên hệ thống Nội dung xử lý: Lặp: Lấy thông tin của sinh viên Nếu : thông tin sinh viên chính xác thì cập nhật lên hệ thống.Nếu không thì kiểm tra lại thông tin sinh viên Đến khi: Cập nhật thành công 5.
Đặc tả tiến trình xét duyệt Đầu vào: Đơn đăng kí của sinh viên Đầu ra: Thông tin trả lời sinh viên Nội dung xử lý: Lặp: Xem xét phiếu đăng kí của sinh viên Nếu: sinh viên đủ điều kiện thì sắp xếp phòng cho sinh viên rồi gửi thông tin đến bộ phận lễ tân .Còn nếu không thì trao đổi lại với sinh viên 28 Tieu luan Đến khi: Yêu cầu được xử lý xong 6. Đặc tả tiến trình sắp xếp phòng Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên Đầu ra: phòng Nội dung xử lý: Lặp: Sắp xếp phòng cho sinh viên Nếu nhận được yêu cầu đăng kí từ bộ phận lễ tân thì sắp xếp phòng cho sinh viên Đến khi: Có phòng cho sinh viên 7.