Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin (CNTT) phát triển mạnh mẽ và trở thành động lực quan trọng thúc đẩy kinh tế - xã hội, việc ứng dụng CNTT vào tự động hóa hoạt động sản xuất kinh doanh là yêu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp. Đối với Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO), doanh thu bán hàng là chỉ tiêu cốt lõi phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định quy mô tái sản xuất và nghĩa vụ tài chính với Nhà nước. Tuy nhiên, thực tế tại ECOPRO cho thấy để quản lý doanh thu, công ty phải sử dụng đồng thời nhiều công cụ nhưng chưa có một hệ thống chuyên dụng thống nhất, dẫn đến nhiều thao tác thủ công, làm chậm quá trình hạch toán và giảm hiệu quả chu chuyển vốn.

Khóa luận xác định mục tiêu nghiên cứu cụ thể gồm hai nội dung:

  1. Dựa trên thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) nhằm đánh giá ưu điểm và hạn chế của hệ thống hiện tại.
  2. Đề xuất định hướng phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng, từ đó phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng mới phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng.
  • Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ hoạt động quản lý doanh thu bán hàng trong nội bộ Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).

Tổng quan tình hình nghiên cứu được tác giả phân tích qua hai nhóm công trình:

  • Nhóm đề tài, chuyên đề tốt nghiệp: Chuyên đề “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng” (Lã Việt Đức, Đại học Kinh tế Quốc dân) và đồ án “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” (Nguyễn Hoàng Vũ, Học viện Tài chính). Các đề tài này đã hoàn thành quy trình khảo sát, phân tích, thiết kế giao diện nhưng mô hình chưa mô tả đầy đủ thực tế phức tạp, khó tái sử dụng, không phù hợp cho phần mềm quy mô lớn và hạn chế trong kiểm soát an toàn bảo mật.
  • Nhóm phần mềm thương mại: Các giải pháp đóng gói trên thị trường như HOSCO POS.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales... Chức năng quản lý doanh thu ở các phần mềm này chỉ là một phân hệ phụ thuộc, được chuẩn hóa chung cho thị trường nên không đáp ứng được quy trình nghiệp vụ đặc thù của một doanh nghiệp quy mô nhỏ đang mở rộng như ECOPRO.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm và khung lý thuyết chuẩn tắc về hệ thống thông tin kinh tế:

  • Khái niệm nền tảng: Hệ thống (System), Hệ thống thông tin (Information System), Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Hệ thống thông tin kế toán (theo Bài giảng Hệ thống thông tin Kinh tế & Quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại).
  • Lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thống: Quy trình đánh giá hệ thống hiện hành, xác định nhu cầu thông tin theo cấp quản lý, khảo sát tính khả thi; chi tiết hóa các luồng dữ liệu, tiến trình xử lý, thiết kế đầu vào, đầu ra và kiểm soát nội bộ.
  • Lý thuyết quản lý doanh thu bán hàng: Khái niệm doanh thu bán hàng; các nhân tố ảnh hưởng (khối lượng tiêu thụ, kết cấu mặt hàng, giá bán, thanh toán); yêu cầu quản lý (nắm bắt vận động hàng hóa, theo dõi phương thức thanh toán, quản lý nợ khó đòi, lập kế hoạch); ý nghĩa tăng doanh thu đối với xã hội và doanh nghiệp.
  • Công cụ công nghệ: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access 2010.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai đồng bộ qua 4 kỹ thuật:

  • Quan sát thực tế: Ghi chép chi tiết cách thức tổ chức, quy trình làm việc và dòng lưu chuyển chứng từ của hệ thống hiện tại.
  • Nghiên cứu tài liệu: Rà soát các tài liệu giới thiệu hệ thống, quy chế vận hành, chứng từ kế toán doanh thu và tài liệu chuyên ngành về phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với ban lãnh đạo và nhân viên các phòng ban (Kinh doanh, Kế toán) để thu thập dữ liệu chuyên sâu về thực trạng và nhu cầu quản lý.
  • Phương pháp thống kê: Xử lý và tổng hợp kết quả thu thập từ các phiếu điều tra trắc nghiệm tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm số liệu sơ cấp thu thập từ các phòng ban chức năng của ECOPRO thông qua phiếu khảo sát và các tài liệu, biểu mẫu nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Tác giả trình bày tính cấp thiết của đề tài xuất phát từ vai trò của doanh thu đối với sự tồn tại của doanh nghiệp và sự cần thiết phải ứng dụng CNTT để tối ưu hóa công tác kế toán. Chương này xác định rõ mục tiêu nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu (bộ máy kế toán và phần mềm quản lý doanh thu), phạm vi nghiên cứu tại ECOPRO, cùng hệ thống phương pháp luận (quan sát, nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, thống kê). Đồng thời, tác giả tổng hợp các nghiên cứu trước đây và các phần mềm thương mại hiện hành để làm rõ tính tất yếu của việc thiết kế hệ thống chuyên biệt cho ECOPRO.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Chương này hệ thống hóa toàn bộ khung lý thuyết về hệ thống thông tin, MIS, HTTT kế toán, lý thuyết quản lý doanh thu và giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2010. Ở phần thực trạng, tác giả giới thiệu khái quát về Công ty ECOPRO (thành lập ngày 15/11/2006, hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm web, dịch vụ Software Hunting, phát triển các sản phẩm như ECOPRO Website/Portal, vnTiger CRM, eWork) cùng cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng thành viên, Ban giám đốc (1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc), Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính và Phòng Kế toán.

STT Các ứng dụng CNTT cơ bản đã triển khai tại ECOPRO
1 Quản lý văn bản và điều hành công việc
2 Tin học văn phòng
3 Quản lý tài chính – kế toán
4 Quản lý khách hàng (CRM)

Đánh giá thực trạng cho thấy hệ thống hiện tại có ưu điểm là giao diện đơn giản, CRM hỗ trợ tốt việc quản lý khách hàng. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là việc quản lý doanh thu bán hàng vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ. Việc theo dõi doanh thu hàng ngày phải thực hiện thủ công trên giấy, sau đó hàng tuần nhân viên kế toán mới cập nhật vào phần mềm kế toán. Sự chậm trễ này dẫn đến việc xuất báo cáo không kịp thời, làm giảm tốc độ chu chuyển vốn lưu động và gây khó khăn cho công tác điều hành khi công ty mở rộng quy mô.

Phần 3: Đề xuất định hướng phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại (ECOPRO)

Tác giả tiến hành phân tích chi tiết hệ thống mới thông qua việc mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu. Hệ thống mới được cấu trúc thành 4 chức năng cốt lõi:

  1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng: Nhận yêu cầu từ khách hàng, xét duyệt đơn đặt hàng, ký hợp đồng bán hàng.
  2. Gửi hàng và lập hóa đơn: Kiểm tra hàng và lập giấy xuất hàng, kiểm tra hàng trả và nhận hàng trả, lập hóa đơn bán hàng.
  3. Thanh toán với khách hàng: Thu tiền bán hàng, thông báo nợ và thu tiền nợ.
  4. Lập tra cứu báo cáo: Báo cáo khách hàng, báo cáo bán hàng, báo cáo hàng trả, lập danh mục tra cứu báo cáo.

Dữ liệu được mô hình hóa thành 12 thực thể quan hệ, đi kèm thiết kế kỹ thuật chi tiết các bảng dữ liệu trên Microsoft Access 2010, thiết kế giao diện nhập liệu/báo cáo và thiết lập các cơ chế kiểm soát hệ thống (kiểm soát thông tin, sự cố gián đoạn và xâm phạm dữ liệu). Cuối chương, tác giả đề xuất các kiến nghị kiểm soát rủi ro nghiệp vụ và kiểm soát quá trình xử lý thông tin theo 3 công đoạn (đầu vào, xử lý, kết quả).

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý doanh thu bán hàng được thiết kế chi tiết trên nền tảng Microsoft Access 2010 với kiến trúc chức năng, mô hình dữ liệu và quy chuẩn kiểm soát chặt chẽ.

1. Kiến trúc luồng dữ liệu (DFD) và thực thể liên kết (ERD)

Hệ thống được biểu diễn qua sơ đồ phân cấp chức năng, sơ đồ mức ngữ cảnh, sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và 4 sơ đồ DFD mức dưới đỉnh tương ứng với 4 phân hệ chức năng. Cấu trúc dữ liệu liên kết bao gồm 12 bảng thực thể và thực thể quan hệ:

Tên bảng / Thực thể Thuộc tính chính (Khóa chính và Khóa ngoại) Mục đích quản lý
Khách hàng (KHACHHANG) MaKH (PK), TenKH, Diachi, Email, SDT, Sotaikhoan Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng
Hàng hóa (HANGHOA) MaHH (PK), *MaKho (FK), TenHH, Chungloai, Xuatsu, Donvitinh Lưu trữ danh mục hàng hóa, dịch vụ
Kho hàng (KHOHANG) MaKho (PK), TenKho, Diachi, Nguoiquanly Quản lý danh sách kho và người quản lý
Hóa đơn (HOADON) MaHD (PK), *MaKH (FK), NgaylapHD, Tongsotien, Thoihanthanhtoan Lưu thông tin từng lần bán hàng
Dòng hóa đơn (DONGHOADON) SHDongHD (PK), *MaHD (FK), *MaHH (FK), Soluong, Dongia Chi tiết các mặt hàng trong hóa đơn
Phiếu xuất hàng (PHIEUXUATHANG) MaPXH (PK), *MaHH (FK), *MaKho (FK), Soluong, Ngayxuat Lưu thông tin xuất kho theo đơn hàng
Nợ phải thu (NOPHAITHU) MaNPT (PK), *MaHD (FK), Nodauky, Cocuoiky, PhatsinhNo_Co Theo dõi tổng hợp công nợ khách hàng
Dòng nợ phải thu (DONG_NOPHAITHU) SHDongNPT (PK), *MaKH (FK), *MaNPT (FK), NoDauKy, CoDauKy, PhatSinhNo Chi tiết quá trình biến động và trả nợ
Phiếu trả hàng (PHIEUTRAHANG) MaPTH (PK), *MaHH (FK), Soluong, Ngaytra, Lydotra Quản lý hàng bị khách trả lại nhập kho
Khách hàng – Hàng hóa (KHACHANG_HANGHOA) SohieuKH_HH (PK), *MaKH (FK), *MaHH (FK) Bảng trung gian quan hệ Nhiều - Nhiều
Hàng – Kho (HANG_KHO) SHHangKho (PK), *MaKho (FK), *MaHH (FK), Donvitinh Chi tiết mặt hàng tồn tại từng kho
Hàng hóa – Phiếu xuất hàng (HANGHOA_PHIEUXUATHANG) SohieuHH_PXH (PK), *MaHH (FK), *MaPXH (FK) Bảng trung gian quan hệ Nhiều - Nhiều

2. Thiết kế giao diện và kiểm soát hệ thống

  • Giao diện người dùng: Xây dựng hệ thống biểu mẫu (Form) chuẩn gồm giao diện cập nhật hàng hóa, giao diện cập nhật khách hàng, giao diện lập hóa đơn bán hàng (tích hợp các nút điều hướng <<, >>, nút CẬP NHẬT, XÓA, THOÁT) và các giao diện xuất báo cáo động (báo cáo danh sách khách hàng ở Hà Nội, báo cáo danh sách hàng hóa đã bán).
  • Kiểm soát an toàn và tính toàn vẹn:
    • Kiểm soát thông tin vào/ra: Thiết lập các ràng buộc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi ghi nhận.
    • Kiểm soát sự cố gián đoạn: Áp dụng cơ chế khóa từng phần cơ sở dữ liệu khi cập nhật; thiết lập tệp sao lục (tệp nhật ký, tệp sao lưu); xây dựng thủ tục phục hồi trạng thái đúng đắn của CSDL khi gặp sự cố.
    • Kiểm soát truy nhập con người: Xác định điểm hở hệ thống; định danh nhân sự qua mật khẩu cá nhân; mã hóa dữ liệu nhạy cảm; phân quyền truy cập và ủy quyền theo chức năng phòng ban.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu và đóng góp chuyên môn cụ thể:

  • Phản ánh trung thực thực trạng ứng dụng CNTT tại ECOPRO: Làm rõ hiện trạng sử dụng 4 phần mềm (Quản lý văn bản, Tin học văn phòng, Kế toán, CRM) và chỉ ra điểm nghẽn nghiệp vụ khi ghi nhận doanh thu hàng ngày trên giấy, chốt sổ hàng tuần vào phần mềm kế toán.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích - thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng chuyên biệt: Xác lập đầy đủ 4 tiến trình nghiệp vụ, mô hình DFD các mức, mô hình ERD với 12 thực thể dữ liệu được chuẩn hóa trường và kiểu dữ liệu trên Microsoft Access 2010.
  • Đề xuất khung kiểm soát rủi ro toàn diện: Đưa ra giải pháp phân chia trách nhiệm nghiệp vụ nhằm hạn chế rủi ro bán hàng (xuất sai hàng, bán cho khách nợ khó đòi, xuất hàng chưa duyệt) và thiết lập quy trình kiểm soát 3 giai đoạn: kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý và kiểm soát kết quả đầu ra.
  • Khắc phục các hạn chế của phần mềm thương mại đóng gói: Thiết kế mô hình linh hoạt, bám sát các luồng chứng từ và cơ cấu tổ chức đặc thù của ECOPRO, giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản lý mà không bị phụ thuộc vào các phần mềm chuẩn hóa cồng kềnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát và thực nghiệm dữ liệu chỉ giới hạn trong quy mô nội bộ của Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO). Hệ thống mới dừng lại ở mức độ phân tích thiết kế chi tiết và xây dựng cơ sở dữ liệu, biểu mẫu demo trên hệ quản trị Microsoft Access 2010 dạng đơn máy/mạng cục bộ, chưa triển khai thử nghiệm thực tế toàn diện trên hệ thống mạng phân tán.
  • Hướng phát triển: Tác giả định hướng việc tiếp tục hoàn thiện mã nguồn, nâng cấp hệ thống để tích hợp trực tiếp vào môi trường Web và kết nối đồng bộ với hệ thống vnTiger CRM sẵn có của công ty, phục vụ quản trị dữ liệu thời gian thực trên quy mô mở rộng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kinh tế, Kế toán doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu mẫu về quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh thu theo phương pháp có cấu trúc, từ khảo sát thực tế, vẽ sơ đồ DFD, thiết kế ERD đến đặc tả bảng dữ liệu Access.
  • Nhà phân tích nghiệp vụ, cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo cấu trúc luồng dữ liệu bán hàng - công nợ, mô hình 12 bảng thực thể và bộ giải pháp kiểm soát 3 công đoạn để ứng dụng tin học hóa công tác quản lý doanh thu bán hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Trước khi nghiên cứu đề tài, việc quản lý doanh thu bán hàng tại ECOPRO diễn ra như thế nào?
Công ty chưa có phần mềm chuyên dụng; việc theo dõi và cập nhật doanh thu hàng ngày vẫn thực hiện thủ công trên giấy, sau đó hàng tuần nhân viên phòng Kế toán mới cập nhật vào phần mềm kế toán gây chậm trễ trong công tác hạch toán và xuất báo cáo.

2. Công ty ECOPRO đã triển khai những ứng dụng CNTT nào trước thời điểm tác giả khảo sát?
Theo kết quả điều tra, công ty đang sử dụng 4 ứng dụng cơ bản gồm: Quản lý văn bản và điều hành công việc, Tin học văn phòng, Quản lý tài chính – kế toán và Quản lý khách hàng (CRM).

3. Hệ thống mới được phân chia thành những chức năng xử lý chính nào?
Hệ thống gồm 4 chức năng chính: (1) Nhận và xử lý đơn đặt hàng, (2) Gửi hàng và lập hóa đơn, (3) Thanh toán với khách hàng, và (4) Lập tra cứu báo cáo.

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống mới bao gồm những bảng thực thể nào và được xây dựng trên công cụ gì?
Hệ thống gồm 12 bảng thực thể dữ liệu (Khách hàng, Hàng hóa, Kho hàng, Hóa đơn, Dòng hóa đơn, Phiếu xuất hàng, Nợ phải thu, Dòng nợ phải thu, Phiếu trả hàng, Hàng - Kho, Khách hàng - Hàng hóa, Hàng hóa - Phiếu xuất hàng) được thiết kế chi tiết trên Microsoft Access 2010.

5. Tác giả đề xuất những biện pháp kỹ thuật nào để kiểm soát sự cố và an toàn dữ liệu?
Tác giả đề xuất khóa từng phần cơ sở dữ liệu khi cập nhật, tạo các tệp sao lục (nhật ký và sao lưu), thiết lập thủ tục phục hồi CSDL, định danh nhân sự bằng mật khẩu, mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập chặt chẽ.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Vũ Thị Mừng đã giải quyết thành công bài toán quản lý doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) bằng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc. Đề tài đã chỉ rõ những bất cập trong việc cập nhật thủ công hiện tại và xây dựng hoàn chỉnh mô hình luồng dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu 12 bảng trên Microsoft Access 2010 cùng hệ thống kiểm soát an toàn thông tin. Kết quả nghiên cứu cung cấp giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp nâng cao tốc độ xử lý chứng từ, quản lý công nợ chặt chẽ và đẩy nhanh vòng quay vốn lưu động.