Phân tích rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế

Khóa luận phân tích rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng tại Công ty TNHH SuperShip Huế

• Tác giả: Nguyễn Thị Hoàng Tiên
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Mai
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Phân tích rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan hoạt động giao nhận hàng tại SuperShip Huế

SuperShip Huế là đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát chặng cuối tiêu biểu tại Thừa Thiên Huế. Đơn vị phục vụ nhu cầu thương mại điện tử đang tăng trưởng nhanh. Quy trình giao nhận bao gồm các khâu tiếp nhận, phân loại, lưu kho và phát hàng. Đội ngũ giao hàng (Sman) chiếm hơn 83% tổng nhân sự toàn chi nhánh. Lực lượng này trực tiếp tiếp xúc khách hàng và quyết định tốc độ bưu gửi. Doanh thu của chi nhánh phản ánh quy mô và thị phần tại địa phương. Doanh nghiệp duy trì cam kết giao hàng đúng hẹn để gia tăng lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, mô hình vận hành logistics chặng cuối luôn đối mặt với nhiều biến động. Môi trường đô thị và vùng ven tạo ra các thách thức phân tán bưu phẩm. Áp lực thời gian giao hàng trong ngày đặt ra yêu cầu kiểm soát chặt chẽ. Hiệu quả giao nhận phụ thuộc vào sự phối hợp giữa kho vận và nhân viên phát hàng. Mọi gián đoạn nhỏ đều có thể làm đứt gãy luồng luân chuyển bưu gửi. Nhận diện các điểm nghẽn trong chuỗi cung ứng là tiền đề tối ưu hóa chất lượng phục vụ.

1.1. Mô hình vận hành logistics chặng cuối tại Huế

Mô hình logistics chặng cuối tại SuperShip Huế tập trung vào tốc độ xử lý đơn hàng nội tỉnh và liên tỉnh. Hệ thống tiếp nhận bưu kiện từ các trung tâm khai thác vùng. Nhân viên phân loại hàng hóa theo từng tuyến đường cụ thể. Quá trình chia chọn đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối để tránh nhầm lẫn địa chỉ. Đội ngũ giao nhận Sman thực hiện nhận hàng tại kho vào các khung giờ cố định. Nhân viên vận chuyển bưu phẩm đến tay người nhận bằng xe máy cá nhân. Mô hình này giúp linh hoạt di chuyển trong các ngõ ngách đô thị Huế. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng phản ánh trực tiếp năng lực điều phối của chi nhánh. Mọi bước xử lý đều được cập nhật lên hệ thống phần mềm quản lý chung.

1.2. Cơ cấu nhân sự và vai trò của đội ngũ Sman

Cơ cấu nhân sự tại SuperShip Huế thể hiện tính chuyên môn hóa cao theo tính chất chuyển phát. Kết quả khảo sát cho thấy nam giới chiếm 77,78% tổng số lao động. Vị trí Sman chiếm tỷ trọng áp đảo với 83,33% lực lượng làm việc. Các bộ phận điều phối, vận hành và kế toán mỗi bên chiếm 5,56%. Phần lớn nhân sự có thời gian công tác từ 1 đến 2 năm. Đội ngũ Sman giữ vai trò quyết định trong việc thu tiền hộ và bảo quản hàng hóa. Thái độ phục vụ của nhân viên trực tiếp định hình hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác. Do đó, sự biến động nhân sự gây xáo trộn lớn đến năng suất giao hàng hàng ngày.

II. Phân tích rủi ro trong giao nhận hàng tại SuperShip Huế

Hoạt động giao nhận tại SuperShip Huế bộc lộ nhiều điểm nghẽn rủi ro tiềm ẩn. Thực tế vận hành cho thấy rủi ro nhân sự và thiết bị gây tổn thất trực tiếp. Vào tháng 12 năm 2023, một nhân viên kho nghỉ thai sản đúng dịp cao điểm mua sắm cuối năm. Tình trạng thiếu hụt nhân lực kho khiến tiến độ xử lý hàng hóa bị đình trệ nghiêm trọng. Bốn đơn hàng bị chậm 2 ca so với cam kết dịch vụ công bố. Trong đó có một đơn nội tỉnh, một đơn nội miền thành phố và hai đơn nội miền huyện. Sự cố buộc công ty phải chi trả 104.000 đồng bồi thường cước phí dịch vụ. Bên cạnh nhân sự, rủi ro cơ sở vật chất cũng diễn biến phức tạp. Trong quý 3 năm 2023, chi nhánh ghi nhận hai lần hỏng hóc đầu đọc mã vạch barcode. Việc quét mã bị gián đoạn làm tê liệt khâu kiểm tra và xuất kho. Tình trạng này kéo dài thời gian chờ đợi của bưu tá và gây ùn ứ hàng hóa. Các rủi ro kỹ thuật kết hợp với áp lực thời vụ đã trực tiếp làm giảm chỉ số hài lòng của khách hàng gửi hàng.

2.1. Biến động nhân sự và chi phí bồi thường đơn hàng trễ

Sự thiếu hụt lao động thời vụ là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến chậm tiến độ giao bưu phẩm. Khi nhân viên kho nghỉ đột xuất, khối lượng công việc dồn sang các vị trí khác mà không có phương án thay thế kịp thời. Tình trạng này dẫn đến việc xử lý đơn hàng bị chậm trễ qua nhiều ca làm việc. Doanh nghiệp phải thực hiện chính sách bồi hoàn cước dịch vụ cho người gửi. Tuy giá trị bồi thường tài chính trực tiếp không quá lớn, tác hại phi tài chính lại rất nghiêm trọng. Uy tín thương hiệu bị suy giảm khiến các chủ cửa hàng trực tuyến cân nhắc chuyển đổi nhà cung cấp. Điều này ảnh hưởng lâu dài đến doanh thu tích lũy của chi nhánh SuperShip tại địa bàn Huế.

2.2. Sự cố thiết bị đầu đọc mã vạch và hạ tầng kho bãi

Hạ tầng thiết bị quét dữ liệu đóng vai trò sống còn trong việc kiểm soát luồng di chuyển của bưu kiện. Sự cố hỏng đầu đọc barcode trong quý 3 năm 2023 gây đình trệ hoạt động phân loại hàng hóa. Nhân viên phải chuyển sang nhập mã vận đơn thủ công trên hệ thống máy tính. Phương thức thủ công làm giảm đáng kể tốc độ kiểm hàng và tiềm ẩn sai sót nhập liệu. Hàng hóa bị tồn ứ tại sàn kho trong thời gian chờ đợi thay thế thiết bị. Đội ngũ giao nhận Sman không thể nhận hàng đúng giờ để xuất kho đi phát. Tình trạng này tạo ra phản ứng dây chuyền làm sai lệch lịch trình cam kết với khách hàng trên toàn hệ thống.

III. Giải pháp giảm thiểu rủi ro giao nhận tại SuperShip Huế

Để hạn chế các tổn thất vận hành, SuperShip Huế cần triển khai đồng bộ các giải pháp quản trị rủi ro. Trước hết, doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch nhân sự dự phòng linh hoạt. Việc tuyển dụng cộng tác viên bán thời gian vào các đợt cao điểm mua sắm là yêu cầu cấp thiết. Đào tạo chéo kỹ năng giữa nhân viên điều phối, nhân viên kho và bưu tá giúp san sẻ tải công việc khi có biến động nhân lực. Về mặt công nghệ, chi nhánh cần trang bị thiết bị quét mã vạch dự phòng sẵn tại kho. Quy trình bảo trì định kỳ máy móc thiết bị phải được thực hiện nghiêm ngặt hàng tháng. Ngoài ra, việc nâng cấp ứng dụng quản lý đơn hàng giúp tối ưu hóa định tuyến đường đi cho đội ngũ Sman. Cải tiến giao tiếp minh bạch với người nhận qua tin nhắn tự động giúp giảm tỷ lệ giao hàng không thành công. Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế giám sát thời gian thực đối với các đơn hàng có nguy cơ chậm ca. Nhờ đó, ban điều hành có thể can thiệp xử lý trước khi phát sinh chi phí bồi thường vi phạm hợp đồng vận chuyển.

3.1. Kế hoạch nhân sự dự phòng và đào tạo chéo kỹ năng

Chi nhánh cần chủ động thiết lập mạng lưới nhân sự cộng tác viên vận hành kho sẵn sàng thay thế. Chính sách đãi ngộ hợp lý sẽ giúp thu hút lao động dự phòng trong các tháng cao điểm cuối năm. Đồng thời, chương trình đào tạo chéo cần được áp dụng định kỳ cho toàn bộ nhân viên. Đội ngũ giao hàng Sman cần nắm vững thao tác phân loại và quét mã bưu kiện cơ bản. Ngược lại, nhân viên hành chính và điều phối cần sẵn sàng hỗ trợ đóng gói khi kho bãi quá tải. Sự linh hoạt trong điều chuyển nhân lực nội bộ giúp duy trì quy trình vận hành liên tục. Nhờ đó, rủi ro giao trễ ca do thiếu hụt lao động đột xuất sẽ được loại trừ triệt để.

3.2. Nâng cấp thiết bị kỹ thuật và quy trình kiểm soát bưu gửi

Trang bị thiết bị quét mã vạch dự phòng tại kho là giải pháp trực tiếp ngăn chặn sự cố phần cứng. Chi nhánh cần ký hợp đồng bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ với các nhà cung cấp thiết bị tin học. Đầu đọc barcode phải được kiểm tra tình trạng pin và mắt đọc quang học vào mỗi đầu ca. Song song đó, công ty cần hoàn thiện quy trình kiểm soát thời gian bưu gửi trên hệ thống quản lý. Khi đơn hàng có nguy cơ chạm ngưỡng trễ ca, phần mềm tự động phát cảnh báo cho điều phối viên. Nhân viên điều phối sẽ ưu tiên phân bổ lại tuyến giao nhanh cho bưu tá phù hợp. Biện pháp này giúp ngăn ngừa triệt để các khoản bồi hoàn cước dịch vụ phát sinh.

IV. Đánh giá ứng dụng quản lý rủi ro giao nhận SuperShip Huế

Quản trị rủi ro trong giao nhận bưu phẩm đóng vai trò sống còn đối với sự phát triển bền vững của SuperShip Huế. Những phân tích thực tế từ sự cố giao chậm và hỏng thiết bị mang lại bài học vận hành sâu sắc. Việc nhận diện kịp thời các lỗ hổng nhân sự và cơ sở vật chất giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bồi hoàn. Chất lượng dịch vụ khách hàng không chỉ phụ thuộc vào giá cước mà đo lường bằng độ chuẩn xác về thời gian. Khi rủi ro được kiểm soát hiệu quả, tỷ lệ giao hàng thành công tăng lên rõ rệt. Khách hàng cá nhân và các đối tác thương mại điện tử sẽ duy trì mức độ tin cậy cao với đơn vị. Áp dụng hệ thống quản trị rủi ro chuyên nghiệp tạo nền tảng vững chắc để mở rộng mạng lưới bưu cục. Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo giá trị cho các đơn vị logistics tương đồng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Doanh nghiệp cần liên tục rà soát, đo lường các chỉ số vận hành định kỳ. Tối ưu hóa chuỗi cung ứng chính là chìa khóa nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số hóa chuyển phát.

4.1. Tác động của quản trị rủi ro tới chất lượng dịch vụ khách hàng

Chất lượng dịch vụ là yếu tố cốt lõi giữ chân khách hàng sử dụng dịch vụ bưu chính SuperShip Huế. Khách hàng đánh giá doanh nghiệp dựa trên sự minh bạch thông tin và tính đúng hẹn của bưu gửi. Khi rủi ro vận hành được kiểm soát, tỷ lệ bưu phẩm giao trễ sẽ giảm xuống mức tối thiểu. Nhân viên giao hàng có đủ thời gian và thái độ chuẩn mực để tương tác tích cực với người nhận. Tốc độ giải quyết khiếu nại phát sinh cũng được cải thiện nhờ quy trình giám sát chặt chẽ. Sự hài lòng của người nhận góp phần gia tăng lượng đơn hàng từ các chủ shop trực tuyến đối tác. Nâng cao chất lượng dịch vụ vì vậy mang lại giá trị thương hiệu dài hạn cho công ty.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình kiểm soát rủi ro logistics địa phương

Mô hình quản trị rủi ro tại SuperShip Huế có khả năng áp dụng thực tiễn cho nhiều doanh nghiệp chuyển phát vừa và nhỏ. Đặc thù địa bàn miền Trung với địa hình phân tán đòi hỏi các giải pháp linh hoạt và ít tốn kém. Phương pháp đào tạo chéo nhân sự và duy trì thiết bị dự phòng có thể chuyển giao dễ dàng. Các doanh nghiệp logistics địa phương có thể vận dụng bộ chỉ số đánh giá rủi ro để chuẩn hóa quy trình. Việc chia sẻ kinh nghiệm vận hành giúp nâng cao năng lực chuỗi cung ứng toàn khu vực. Đây là tiền đề thúc đẩy hoạt động thương mại điện tử nông thôn và đô thị phát triển lành mạnh. Năng lực quản trị rủi ro nâng cao vị thế cạnh tranh của các nhà cung ứng dịch vụ bản địa.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử đã thúc đẩy nhu cầu vận chuyển và giao nhận hàng hóa gia tăng nhanh chóng. Theo Báo cáo Chỉ số Thương mại điện tử Việt Nam 2024 do Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam (VECOM) công bố, doanh thu thương mại điện tử tại Việt Nam năm 2023 tăng trưởng trên 25% so với năm trước, đạt quy mô 25 tỷ USD, trong đó doanh thu bán lẻ hàng hóa trực tuyến đạt 17,3 tỷ USD. Thị trường dịch vụ logistics tại Việt Nam đạt quy mô khoảng 20–22 tỷ USD mỗi năm, chiếm tỷ trọng xấp xỉ 20,9% GDP cả nước, với lưu lượng giao nhận qua các nền tảng số đạt khoảng 1,5 triệu đơn hàng mỗi ngày.

Tuy nhiên, dịch vụ giao nhận phải đối mặt với nhiều rủi ro mang tính đặc thù. Báo cáo của McKinsey chỉ ra rằng chi phí logistics chiếm khoảng 20–25% tổng chi phí của doanh nghiệp, trong đó các chi phí phát sinh do rủi ro như hư hỏng, mất mát chiếm từ 5–10%. Tỷ lệ thất lạc hàng hóa tại các đơn vị giao nhận năm 2023 dao động từ 2–3%, thời gian giao hàng trung bình từ 3–5 ngày nhưng có đến 30% đơn hàng bị trễ hẹn. Ngoài ra, điều kiện thời tiết khắc nghiệt khiến khoảng 10–15% đơn hàng tại Việt Nam chịu tác động tiêu cực hàng năm bởi bão lũ và thiên tai.

Tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế, hoạt động giao nhận bưu kiện chặng cuối thường xuyên chịu áp lực từ các sự cố vận hành nội bộ cũng như tác động bất lợi của thời tiết địa phương. Những sai sót trong quá trình luân chuyển hàng hóa dẫn đến các khoản chi phí bồi thường và làm suy giảm mức độ hài lòng của khách hàng. Khóa luận này được thực hiện nhằm phân tích thực trạng rủi ro tại bưu cục, qua đó xây dựng hệ thống biện pháp hạn chế tổn thất trong vận hành.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Phân tích các rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế nhằm xây dựng hệ thống quản lý rủi ro hiệu quả; đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng dịch vụ và năng lực cạnh tranh của chi nhánh.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa.
  2. Xác định và đánh giá các rủi ro phát sinh trong quá trình nhận và giao hàng tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu hoặc ngăn ngừa các rủi ro đã nhận diện tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Các rủi ro tiềm ẩn và rủi ro thực tế phát sinh trong hoạt động giao nhận hàng hóa của Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế, địa chỉ tại số 31 Hoàng Quốc Việt, Phường An Đông, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Phân tích số liệu thứ cấp về hoạt động kinh doanh và rủi ro giao nhận trong 3 năm, từ năm 2021 đến hết năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào chuỗi rủi ro nội bộ (nhân sự, cơ sở vật chất, xử lý thông tin, hàng hóa, an ninh) và các yếu tố rủi ro bên ngoài (thị trường, đối thủ cạnh tranh, pháp lý, điều kiện thiên tai, thời tiết).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận rủi ro từ hai trường phái lý thuyết:

• Quan điểm truyền thống: Rủi ro được định nghĩa là sự kiện bất lợi, không may mắn, gây ra tổn thất tài chính, thiệt hại tài sản hoặc suy giảm lợi nhuận trong kinh doanh (dẫn theo Từ điển Tiếng Việt; Từ điển Oxford; Đoàn Thị Hồng Vân, 2009).
• Quan điểm hiện đại: Rủi ro là sự bất định có thể đo lường được xác suất xuất hiện (Frank H. Knight, 1997); là sự biến động tiềm ẩn của các kết quả đầu ra (C. Arthur William Jr. & Michael L. Smith, 1998); hoặc là tác động của sự không chắc chắn lên các mục tiêu cốt lõi của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 31000.

Đề tài vận dụng cấu trúc lý thuyết gồm 4 đặc điểm của rủi ro (tính ngẫu nhiên, tính khách quan, tính không thể đoán trước, tính hai mặt) và 4 thành phần cấu thành (mối đe dọa, nguồn gốc, nhân tố thay đổi, hậu quả). Đồng thời, rủi ro chuỗi cung ứng được phân chia thành hai nhóm: rủi ro bên trong (sản xuất, kinh doanh, lập kế hoạch và kiểm soát, dự phòng, văn hóa doanh nghiệp) và rủi ro bên ngoài (nhu cầu, nguồn cung, môi trường tự nhiên, biến động đối tác).

Về quản trị rủi ro, tác giả tổng hợp quan điểm của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Trang (2009), Nguyễn Quang Thu (2008), ThS. Nguyễn Ngọc Dương và tiêu chuẩn ISO 31000 để xác lập quy trình quản trị 4 bước: (1) Nhận diện rủi ro; (2) Đánh giá rủi ro (thông qua tần suất và biên độ tác động); (3) Ứng phó rủi ro (phòng ngừa, chấp nhận, né tránh, chia sẻ/chuyển giao); (4) Giám sát và báo cáo.

Về cơ sở pháp lý và nghiệp vụ giao nhận, khóa luận trích dẫn Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận Vận tải (FIATA), khuyến nghị của Ủy ban Kinh tế và Xã hội Châu Á - Thái Bình Dương (ESCAP) và Luật Thương mại Việt Nam số 36/2005/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 14/6/2005. Hoạt động kinh doanh giao nhận được đánh giá qua 5 tiêu chí: Doanh thu - lợi nhuận - tốc độ tăng trưởng; Chất lượng dịch vụ khách hàng; An toàn hàng hóa; Giá cước hợp lý; Thời gian giao hàng.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu tài chính, báo cáo sản lượng, bảng kê sự cố giao nhận từ Phòng Kế toán của Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế giai đoạn 2021–2023; số liệu thực tiễn từ các tổ chức quốc tế (WTO, IATA, WEF, TAPA, CISA) và cơ quan trong nước (VECOM, VCCI, Trung tâm Dự báo Khí tượng Thủy văn Quốc gia).
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp quy trình phân loại, lưu kho và thao tác giao nhận; phỏng vấn kết hợp bảng hỏi khảo sát với cỡ mẫu n = 18 nhân sự (toàn bộ nhân viên điều phối, vận hành, kế toán và nhân viên giao hàng tại chi nhánh).
• Phương pháp phân tích và xử lý: Làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa và xử lý trên phần mềm Microsoft Excel; sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và lượng tăng giảm tuyệt đối; xây dựng ma trận đánh giá rủi ro dựa trên tích số giữa tần suất xuất hiện và mức độ ảnh hưởng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về rủi ro trong quá trình giao nhận hàng

Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết nền tảng về rủi ro, phân loại rủi ro và các bước quản trị rủi ro trong logistics. Tác giả phân tích 3 đặc thù căn bản của dịch vụ giao nhận: tính vô hình (chất lượng chỉ được đánh giá sau khi hoàn tất chuyến hàng), tính không ổn định (chịu ảnh hưởng đa chiều từ hạ tầng, thời tiết, kỹ thuật) và tính không lưu kho (mang tính mùa vụ cao, áp lực tải trọng vào dịp lễ Tết).

Về bối cảnh thực tiễn, chương này tổng hợp các số liệu vĩ mô: kim ngạch xuất nhập khẩu toàn cầu năm 2023 đạt 28,5 nghìn tỷ USD (tăng 4,5% theo WTO); tỷ lệ thất lạc hàng không thương mại chiếm 1,5% (IATA 2022); chi phí rủi ro chiếm 5–10% tổng chi phí chuỗi cung ứng toàn cầu (DHL); thiệt hại thiên tai giai đoạn 2000–2019 lên tới 2,97 triệu USD (WEF); thiệt hại do gian lận hàng hóa đạt 19 tỷ USD (TAPA 2021); và 60% đơn vị logistics từng bị tấn công mạng (CISA 2022). Tại Việt Nam, khoảng 70% doanh nghiệp logistics đã bắt đầu ứng dụng công nghệ (IoT, AI) với ngân sách đầu tư từ 10–15% doanh thu, trong bối cảnh 40% doanh nghiệp từng chịu gián đoạn chuỗi cung ứng do dịch bệnh (VCCI).

Chương 2: Thực trạng rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế

Chương này trình bày chi tiết về tổ chức và vận hành của bưu cục SuperShip tại Huế (tên quốc tế: SUPERSHIP THUATHIEN HUE COMPANY LIMITED; thành lập ngày 28/04/2020; Mã số thuế: 3301674079 do Chi cục Thuế TP Huế quản lý; người đại diện pháp luật: Lê Thị Hà Tiên). Doanh nghiệp đăng ký các mã ngành: 4610, 4933, 5221, 5224, 5229, 5310. Bộ máy bưu cục gồm 19 nhân sự: 1 Giám đốc chi nhánh, 1 Kế toán - hành chính (kiêm nhiệm nhân sự, thu-chi, chi trả tiền thu hộ COD), 1 Nhân viên vận hành, 1 Nhân viên điều phối và 15 Nhân viên giao hàng (Sman).

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
Tổng doanh thu (nghìn đồng)	138.011.000	117.447.361	127.120.000	-14,90%	+8,20%
Tổng chi phí (nghìn đồng)	138.592.000	117.063.361	117.067.907	-15,53%	0,00%
Tổng lợi nhuận (nghìn đồng)	-581.000	384.000	10.052.093	-	+2.517,73%
Sản lượng bưu chính (đơn hàng)	191.635	130.944	168.255	-31,67%	+22,16%

Kết quả kinh doanh phản ánh sự sụt giảm trong năm 2022 do tác động của đại dịch Covid-19 và cạnh tranh thị trường, khiến sản lượng giảm 31,67% và doanh thu giảm 14,9%. Tuy nhiên, việc cắt giảm 21,2% giá vốn hàng bán đã giúp doanh nghiệp chuyển từ lỗ 581 triệu đồng (năm 2021) sang lãi 384 triệu đồng (năm 2022). Năm 2023 ghi nhận sự phục hồi với sản lượng đạt 168.255 đơn hàng (+22,16%), doanh thu đạt 127,12 tỷ đồng và lợi nhuận đạt hơn 10,05 tỷ đồng.

Quy trình giao nhận tại bưu cục được vận hành qua hai phân hệ:

• Quy trình nhận hàng: Xử lý qua 2 phương thức (khách tạo đơn trên phần mềm mysupership hoặc gửi trực tiếp tại quầy). Bưu cục tổ chức 2 khung giờ lấy hàng: ca 1 (10h30–12h00) và ca 2 (16h00–17h30). Bưu phẩm tuân thủ quy chuẩn đóng gói "nguyên đai, nguyên kiện", cấp mã vận đơn duy nhất và xuất phiếu nhận hàng. Đơn hàng chuyển sang trạng thái "Đã nhập kho" sau khi phân loại vào các kệ hàng.
• Quy trình giao hàng: Kiểm tra danh sách đơn trên mysupership.vn; đối soát các đơn quá 18 giờ chưa cập nhật tiến độ. Tuyến huyện vùng xa (Nam Đông, A Lưới, Phú Lộc, Hương Trà) được đóng gói bao bì chuyên dụng quấn băng keo SuperShip và dán Mã Chuyển Kho. Đối với đơn giao trực tiếp, nhân viên liên hệ khách hàng tối thiểu 3 lần; trường hợp không giao được phải lưu kho 3 ngày trước khi tiến hành hoàn hàng về shop.

Tác giả thống kê các sự cố rủi ro hàng hóa thực tế ghi nhận tại đơn vị qua bảng số liệu sau:

Dạng rủi ro ghi nhận	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Biến động 2022/2021 (%)	Biến động 2023/2022 (%)
Thiếu, sai thông tin vận đơn	3	4	4	+33,33%	0,00%
Dán nhầm mã vận đơn	7	3	5	-57,14%	+66,67%
Đơn hàng bị mất, thất lạc	1	0	1	-100,00%	+100,00%
Đơn hàng bị hư hỏng	2	1	2	-50,00%	+100,00%
Rách, vỡ, ướt hộp đựng hàng	0	1	0	+100,00%	-100,00%
Giao trễ hẹn	6	3	2	-50,00%	-33,33%
Tổng số sự cố ghi nhận	20	14	10	-30,00%	-28,57%

Các vụ việc rủi ro điển hình được phân tích chi tiết trong văn bản:

1. Chậm trễ lấy hàng: Tháng 9/2023, do thiếu nhân sự, 5 đơn hàng tạo ngày 12/9 bị tồn đến ngày 14/9 mới gom kho (trễ 2 ca lấy), bưu cục phải bồi hoàn miễn cước vận chuyển trị giá 68.000 đồng.
2. Hỏng hóc phương tiện: Lúc 16h00 ngày 12/11/2023, xe tải trung chuyển đi kho huyện Phú Lộc gặp sự cố hỏng động cơ giữa đường, làm đình trệ toàn bộ lịch trình giao hàng.
3. Mất mát bưu gửi: Năm 2021, thất lạc 1 gói hàng chứa ảnh in 3x4cm đựng trong túi nilon do kích thước nhỏ bị lẫn trong kho; năm 2023, shipper chở quá tải làm rơi mất 1 kiện hàng. Cả hai trường hợp SuperShip đều phải bồi thường 100% giá trị.
4. Hư hỏng và biến đổi chất lượng hàng: Ngày 06/08/2023, đơn hàng mã vận đơn 814403397 gồm 10 thỏi son môi và 5 lọ kem dưỡng da bị khách từ chối nhận do nhiệt độ cao gây chảy lỏng, tách lớp (shop không dán nhãn cảnh báo nhiệt độ); năm 2022, mưa lớn kéo dài làm ướt hộp carton và rách tem niêm phong nhà sản xuất khiến công ty phải thỏa thuận bồi thường.
5. Sự cố ngoại cảnh và cơ sở vật chất: Đợt lũ ngày 25/09/2023 buộc bưu cục tạm ngưng hoạt động 4 ngày; tháng 12/2023, một nhân sự kho nghỉ thai sản vào mùa cao điểm khiến 4 đơn hàng trễ 2 ca, công ty phải miễn phí cước 104.000 đồng; trong quý 3/2023 ghi nhận 2 trường hợp hỏng đầu đọc mã vạch (barcode).

Khóa luận trình bày cơ cấu mẫu điều tra n = 18 nhân viên tại bưu cục:

Tiêu chí khảo sát	Phân loại nhóm	Số lượng (người)	Tỷ lệ (%)
Giới tính	Nam	14	77,78%
	Nữ	4	22,22%
Chức vụ công tác	Kế toán	1	5,56%
	Vận hành	1	5,56%
	Điều phối	1	5,56%
	Nhân viên giao hàng (Sman)	15	83,33%
Thời gian công tác	Dưới 1 năm	3	16,67%
	Từ 1 đến 2 năm	7	38,89%

Dữ liệu khảo sát được sử dụng để phân tích tần suất và biên độ tác động đối với 7 nhóm rủi ro: thị trường, pháp lý, thiên tai, cơ sở vật chất, nhân sự, hàng hóa và an ninh, từ đó lập ma trận xếp hạng rủi ro tại bưu cục.

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro hoạt động giao nhận hàng của Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế

Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn trong vận hành, chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp gắn với quy trình 4 bước quản trị rủi ro:

• Hoàn thiện khâu tiếp nhận thông tin và kiểm tra bưu gửi: Thiết lập cơ chế kiểm tra chéo thông tin người nhận trước khi dán mã vận đơn nhằm hạn chế tình trạng dán nhầm tem và sai lệch địa chỉ; bổ sung quy chuẩn từ chối nhận hàng hoặc bắt buộc người gửi đóng gói có chèn lót xốp khí đối với sản phẩm mỹ phẩm, thủy tinh, đồ sứ.
• Tăng cường biện pháp phòng ngừa rủi ro tự nhiên và phương tiện: Trang bị bạt chống thấm nước và túi bọc chuyên dụng cho đội xe máy giao nhận trong mùa mưa lũ tại Thừa Thiên Huế; xây dựng lịch trình bảo dưỡng định kỳ đối với xe tải chuyển kho liên huyện và đầu tư thiết bị quét mã barcode dự phòng tại kho.
• Kiểm soát rủi ro nhân sự và năng lực điều hành: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ bốc xếp, cấm triệt để việc xếp chồng hàng quá cao hoặc chở hàng quá tải trọng xe máy; xây dựng phương án nhân sự thời vụ nhằm thay thế kịp thời trong các dịp cao điểm cuối năm và các trường hợp nghỉ phép đột xuất.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh xu hướng suy giảm của các sự cố giao nhận tại SuperShip Chi nhánh Huế trong giai đoạn 2021–2023:

• Tổng số đơn hàng gặp rủi ro giảm từ 20 vụ việc (năm 2021) xuống 14 vụ việc (năm 2022, giảm 30%) và tiếp tục giảm xuống còn 10 vụ việc (năm 2023, giảm 28,57% so với năm 2022).
• Số lượng đơn giao trễ hẹn giảm từ 6 đơn (2021) xuống còn 2 đơn (2023). Tình trạng dán nhầm mã vận đơn giảm từ 7 đơn (2021) xuống 5 đơn (2023), dù từng giảm sâu xuống 3 đơn vào năm 2022.
• Nhận diện các khoản thiệt hại tài chính phát sinh trực tiếp từ các sự cố vi mô: 68.000 đồng bồi hoàn cước do chậm lấy hàng vào tháng 9/2023; 104.000 đồng bồi hoàn cước cho 4 đơn giao trễ vào tháng 12/2023; bồi thường 100% giá trị cho 2 sự cố thất lạc hàng (ảnh in năm 2021 và rơi bưu kiện năm 2023); bồi thường đơn mỹ phẩm bị tách lớp mã 814403397.

Đóng góp của nghiên cứu thể hiện qua việc hệ thống hóa quy trình quản trị rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 31000 và áp dụng cụ thể vào mô hình bưu cục chuyển phát chặng cuối tại địa bàn Thừa Thiên Huế. Khóa luận cung cấp các bằng chứng thực tiễn về mối liên hệ giữa việc kiểm soát rủi ro vận hành với kết quả phục hồi lợi nhuận của doanh nghiệp (đạt 10,05 tỷ đồng năm 2023).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu:

• Dung lượng mẫu khảo sát hạn chế với n = 18 nhân sự tại một bưu cục duy nhất, trong đó nhân viên giao hàng chiếm tới 83,33%, dẫn đến ý kiến đánh giá có thể mang tính cục bộ của khối vận hành trực tiếp.
• Dữ liệu nghiên cứu trong giai đoạn 2021–2023 chịu ảnh hưởng bởi yếu tố dịch bệnh bất thường năm 2021–2022, có thể tạo ra độ lệch khi phân tích xu hướng dài hạn.
• Đề tài tập trung xử lý số liệu bằng công cụ thống kê mô tả và so sánh tỷ lệ trên Microsoft Excel, chưa ứng dụng các mô hình kinh tế lượng hoặc phân tích định lượng chuyên sâu để kiểm định mức độ tương quan giữa các nhóm rủi ro.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên toàn bộ hệ thống chi nhánh SuperShip tại khu vực miền Trung, gia tăng cỡ mẫu khảo sát kết hợp điều tra ý kiến đánh giá từ phía khách hàng gửi và nhận, đồng thời áp dụng các phương pháp mô hình hóa định lượng để đo lường dung sai rủi ro trong quản lý chuỗi cung ứng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo phù hợp cho:

• Sinh viên và học viên chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế vận tải và Quản trị kinh doanh khi tìm kiếm mô hình phân tích rủi ro bưu chính chặng cuối (last-mile delivery).
• Cán bộ quản lý chi nhánh bưu cục, các doanh nghiệp chuyển phát nhanh trong việc rà soát quy trình nhận - giao, kiểm soát tồn kho quá 18 giờ, quản lý bưu gửi liên huyện và lập ma trận đánh giá rủi ro nhân sự, thời tiết.
• Các nội dung có giá trị tham khảo chuyên môn cao bao gồm: Bảng tổng hợp các sự cố rủi ro thực tế (Bảng 2.2), quy trình xử lý chuyển kho huyện (Nam Đông, A Lưới, Phú Lộc, Hương Trà), và quy tắc kiểm soát bồi thường cước giao nhận.

Câu hỏi thường gặp

1. Khung giờ thu nhận hàng của SuperShip Chi nhánh Huế được quy định như thế nào?
Bưu cục thực hiện lấy hàng theo 2 khung giờ cố định trong ngày: Ca 1 từ 10h30 đến 12h00 (áp dụng cho các đơn hàng đầu tiên tạo trên hệ thống hoặc báo qua điện thoại trước 10h30); Ca 2 từ 16h00 đến 17h30 (áp dụng cho các đơn tạo trước 16h00).

2. Bộ máy nhân sự của Bưu cục SuperShip Huế gồm bao nhiêu người và cơ cấu ra sao?
Bưu cục có tổng cộng 19 nhân sự, bao gồm: 1 Giám đốc chi nhánh, 1 Kế toán - hành chính (phụ trách tài chính, nhân sự, thu chi COD), 1 Nhân viên vận hành, 1 Nhân viên điều phối và 15 Nhân viên giao hàng (Sman). Mẫu điều tra của khóa luận đã thực hiện khảo sát trên 18 nhân viên thuộc các bộ phận này.

3. Bưu cục SuperShip Huế xử lý như thế nào đối với các đơn hàng không giao được cho người nhận?
Nhân viên giao nhận phải liên hệ với người nhận tối thiểu 3 lần. Trường hợp không liên lạc được và không có phản hồi từ shop, nhân viên ghi chú lên hệ thống, tiến hành lưu kho trong thời gian 3 ngày (tính từ thời điểm ghi chú), sau đó mới thực hiện thủ tục hoàn hàng trả về người gửi.

4. Khóa luận ghi nhận những nguyên nhân cụ thể nào dẫn đến việc hàng hóa bị hư hỏng và biến chất?
Các nguyên nhân chính gồm: bao gói chưa đúng quy cách từ người gửi đối với hàng dễ vỡ; ảnh hưởng nhiệt độ cao làm chảy lỏng và tách lớp son môi, kem dưỡng da (đơn hàng mã 814403397); mưa bão làm rách ướt hộp carton và hỏng tem niêm phong; nhân viên xếp chồng hàng quá cao hoặc chạy xe chở quá tải trên đường gồ ghề làm rơi vỡ bưu gửi.

5. Sản lượng đơn hàng và kết quả kinh doanh của bưu cục biến động ra sao trong giai đoạn 2021–2023?
Sản lượng bưu chính đạt 191.635 đơn năm 2021, giảm xuống 130.944 đơn năm 2022 (-31,67%) do dịch bệnh, sau đó phục hồi lên 168.255 đơn năm 2023 (+22,16%). Lợi nhuận của đơn vị chuyển biến từ mức lỗ 581 triệu đồng (năm 2021) sang lãi 384 triệu đồng (năm 2022) và tăng vọt lên hơn 10,05 tỷ đồng (năm 2023).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hoàng Tiên đã làm rõ cơ sở lý thuyết về quản trị rủi ro và nhận diện có hệ thống các sai sót trong quy trình giao nhận tại Công ty TNHH SuperShip - Chi nhánh Huế giai đoạn 2021–2023. Bằng việc kết hợp dữ liệu kế toán nội bộ với khảo sát thực nghiệm 18 nhân sự, công trình đã lượng hóa được tần suất và biên độ ảnh hưởng của các dạng rủi ro từ khâu tạo đơn, lưu kho cho đến vận chuyển liên huyện. Hệ thống giải pháp được đề xuất trong khóa luận bám sát thực trạng vận hành, cung cấp luận cứ thực tiễn giúp đơn vị tối ưu hóa quy trình bưu chính và hạn chế chi phí phát sinh do bồi thường bưu phẩm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở khoa học về rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng Chương 2: Thực trạng rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng tại Công ty TN HH SuperShip - Chi nhánh Huế Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro hoạt động trình giao nhận hàng của Công ty TN HH SuperShip - Chi nhánh Huế Phần 3: Kết luận và kiến nghị 4 SVTH: guyễn Thị Hoàng Tiên Khóa luận cuối khóa GVHD: ThS. guyễn Thị Mai PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ RỦI RO TRO G QUÁ TRÌ H GIAO HẬ HÀ G 1. Một số vấn đề cơ bản về rủi ro 1. Khái niệm về rủi ro Rủi ro, từ lâu đã là một khái niệm không thể tách rời trong mọi hoạt động của con người và doanh nghiệp.

Mặc dù mọi hành động đều hướng tới mục tiêu tối ưu hóa lợi ích, nhưng kết quả thực tế thường không như mong đợi. Sự chênh lệch giữa mục tiêu và thực tế này chính là rủi ro. Theo quan niệm truyền thống, rủi ro thường gắn liền với những điều tiêu cực, gây tổn thất và nguy hại. Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học, các nhà nghiên cứu ngày càng nhận thấy rằng rủi ro có thể mang đến cả cơ hội và thách thức.

N ghiên cứu này sẽ so sánh và phân tích hai quan điểm đối lập về rủi ro: quan điểm truyền thống và quan điểm hiện đại. Theo quan điểm truyền thống Theo quan điểm truyền thống, rủi ro thường được hiểu như một điều tiêu cực, một mối đe dọa hoặc nguy hiểm tiềm N n có thể gây ra tổn thất, mất mát hoặc hậu quả bất lợi. N ó được xem như một sự kiện không mong muốn, một biến cố bất ngờ xảy ra ngoài dự kiến, làm gián đoạn cuộc sống hoặc hoạt động bình thường. Theo từ điển Tiếng Việt nêu khái niệm: “Rủi ro là điều không lành, không tốt, bất ngờ xảy đến.” (Thanhdo,2023) Theo từ điển Oxford nêu khái niệm: “Rủi ro là khả năng gặp nguy hiểm, hoặc bị đau đớn, thiệt hại,.” (Thanhdo,2023) Rủi ro là những thiệt hại, mất mát, nguy hiểm hoạc những yếu tố liên quan đến nguy hiểm, khó khăn hoặc điều không chắc chắn có thể xảy ra cho con người.

(Đoàn Thị Hồng Vân, 2009) Rủi ro trong kinh doanh là sự tổn thất về tài sản, các nguồn lực; sự giảm sút về lợi nhuận hay những yếu tố xảy ra ngoài ý muốn, tác động xấu đến hoạt động kinh doanh và quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Theo quan điểm hiện đại Trong những năm gần đây, với sự phát triển của khoa học và công nghệ, quan điểm về rủi ro đã có nhiều thay đổi. N gười ta nhận ra rằng rủi ro không chỉ mang tính 5 SVTH: guyễn Thị Hoàng Tiên Khóa luận cuối khóa GVHD: ThS. guyễn Thị Mai tiêu cực mà còn có thể tạo ra những cơ hội mới.

Quan điểm hiện đại về rủi ro đã có những bước tiến đáng kể so với quan niệm truyền thống. Thay vì chỉ tập trung vào khía cạnh tiêu cực, rủi ro giờ đây được nhìn nhận một cách toàn diện hơn, bao gồm cả cơ hội và thách thức. Trong cuốn “Risk management and insurance” các tác giả C. Arthur William, Jr Micheal, L.

Smith (1998) đã viết “Rủi ro là sự biến động tiềm N n ở những kết quả. Rủi ro có thể xuất hiện trong hầu hết mọi hoạt động của con người. Khi có rủi ro, người ta không thể dự đoán được chính xác kết quả. Sự hiện diện của rủi ro gây nên sự bất định.

N guy cơ rủi ro phát sinh bất cứ khi nào một hành động dẫn đến khả năng được hoặc mất không thể đoán trước”.