Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động thương mại quốc tế giữ vai trò trọng yếu trong tiến trình hội nhập kinh tế của Việt Nam, mở rộng thị trường tiêu thụ và thu hút nguồn lực phát triển sản xuất trong nước. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê được tác giả trích dẫn, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa cả nước năm 2023 ước đạt 355,5 tỷ USD, giảm 4,4% so với năm 2022; cán cân thương mại ghi nhận xuất siêu năm thứ tám liên tiếp với thặng dư đạt mức 28 tỷ USD. Trong cơ cấu xuất khẩu, hình thức gia công quốc tế phát huy lợi thế nguồn nhân lực dồi dào, chi phí lao động hợp lý, đưa các ngành dệt may và giày da trở thành nhóm hàng xuất khẩu chủ lực (năm 2023 xuất khẩu dệt may đạt 40,3 tỷ USD, xuất khẩu da giày 9 tháng đầu năm 2023 đạt 14,86 tỷ USD). Tuy nhiên, trước các biến động tiêu cực của thị trường thế giới như lạm phát tại Mỹ, EU, Nhật Bản và lượng hàng tồn kho cao, kim ngạch dệt may năm 2023 đã giảm 9,2% và giày dép giảm 10%. Tại tỉnh Quảng Ngãi, kim ngạch xuất khẩu năm 2023 đạt 2,4 tỷ USD (tăng 7,6% so với năm 2022), song các doanh nghiệp gia công xuất khẩu trên địa bàn cũng chịu tác động khi số lượng đơn hàng suy giảm từ 20% đến 40%.

Trong bối cảnh đó, Công ty TNHH Thương mại Jin Hai (thành lập năm 2021 tại huyện Sơn Tịnh, tỉnh Quảng Ngãi) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và gia công các mặt hàng phụ trợ ngành may mặc, giày dép (tem nhãn, nhãn mác) và nội thất. Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ và thời gian hoạt động mới được 3 năm, việc tổ chức thực hiện và quản trị quy trình xuất khẩu hàng hóa gia công gặp không ít khó khăn về kiểm soát rủi ro, vận tải và thủ tục nghiệp vụ. Tác giả Nguyễn Thị Thúy Thanh đã lựa chọn đề tài nhằm khảo sát, phân tích quy trình xuất khẩu thực tế tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định như sau:

  • Mục tiêu chung: Phân tích quy trình xuất khẩu đối với hàng hóa gia công tại Công ty TNHH Thương mại Jin Hai; từ đó đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình này.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình xuất khẩu đối với hàng hóa gia công tại doanh nghiệp.
    2. Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa gia công tại Công ty TNHH Thương mại Jin Hai giai đoạn 2021 - 2023.
    3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa gia công cho Công ty TNHH Thương mại Jin Hai trong thời gian tới.

Khóa luận giải quyết ba câu hỏi nghiên cứu:

  1. Tình hình xuất khẩu và hoạt động gia công của doanh nghiệp hiện đang diễn ra như thế nào?
  2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa gia công của doanh nghiệp được tổ chức và vận hành ra sao?
  3. Doanh nghiệp cần thực hiện những giải pháp gì để hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa gia công?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình xuất khẩu đối với hàng hóa gia công tại Công ty TNHH Thương mại Jin Hai.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các bước nghiệp vụ trong quy trình làm thủ tục và thực hiện xuất khẩu hàng gia công; không đi sâu vào hạch toán chi tiết chi phí sản xuất nội bộ.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại Jin Hai (Thôn Thế Long, Xã Tịnh Phong, Huyện Sơn Tịnh, Tỉnh Quảng Ngãi).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp phản ánh hoạt động của công ty trong giai đoạn 2021 - 2023; dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn chuyên sâu từ tháng 10/2023 đến tháng 12/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống tài liệu chuyên ngành về thương mại quốc tế:

  • Khung pháp lý: Khái niệm xuất khẩu theo Khoản 1 Điều 28 Luật Thương mại số 36/2005/QH11; quy định về gia công thương mại với thương nhân nước ngoài theo Điều 132 Luật Thương mại năm 1997; Nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31/07/1998; Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 về điều khoản hợp đồng gia công; Nghị định số 187/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại; Quyết định số 50/2005/QĐ-BTC ngày 19/07/2005 của Bộ Tài chính về thủ tục hải quan điện tử.
  • Lý luận ngoại thương và gia công quốc tế: Tiếp cận lý luận của Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt (2010), Bùi Thị Thùy Nhi (2005), cùng các giáo trình kinh doanh xuất nhập khẩu. Nội dung lý thuyết phân loại hình thức gia công quốc tế theo ba tiêu chí:
    • Theo quyền sở hữu nguyên vật liệu: Nhận nguyên liệu giao thành phẩm; Mua đứt bán đoạn; Hình thức kết hợp.
    • Theo giá gia công: Hợp đồng thực thi, thực thanh; Hợp đồng khoán gọn (target price).
    • Theo số bên tham gia: Gia công hai bên; Gia công nhiều bên (gia công chuyển tiếp).
  • Quy trình xuất khẩu chuẩn: Tổng hợp mô hình 11 bước trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa: Chuẩn bị khâu thanh toán $\rightarrow$ Xin giấy phép (nếu có) $\rightarrow$ Chuẩn bị hàng $\rightarrow$ Kiểm tra, giám định $\rightarrow$ Thuê phương tiện vận tải $\rightarrow$ Mua bảo hiểm $\rightarrow$ Làm thủ tục hải quan $\rightarrow$ Giao hàng cho người chuyên chở $\rightarrow$ Lập bộ chứng từ thanh toán $\rightarrow$ Giải quyết khiếu nại (nếu có) $\rightarrow$ Thanh lý hợp đồng.
  • Bộ hồ sơ xuất khẩu hàng gia công: Gồm Hợp đồng gia công, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) và Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự, hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu nội bộ của Công ty TNHH Thương mại Jin Hai giai đoạn 2021 - 2023; số liệu xuất nhập khẩu của Tổng cục Thống kê, Bộ Công Thương, Sở Công Thương tỉnh Quảng Ngãi.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện phỏng vấn cá nhân dưới dạng phỏng vấn bán cấu trúc (semi-structured interview). Nguyên tắc xác định quy mô mẫu dựa trên lý thuyết bão hòa thông tin của Glaser & Strauss (1967). Do quy mô nhân sự công ty tinh gọn, tác giả lựa chọn phỏng vấn chuyên sâu 5 nhân sự chủ chốt trực tiếp tham gia quy trình xuất khẩu:
    • 1 Kế toán trưởng
    • 1 Phó phòng Kế toán
    • 1 Kế toán viên
    • 1 Trưởng phòng Sản xuất
    • 1 Phó phòng Sản xuất
  • Phương pháp phân tích số liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả nhằm tổng hợp dữ liệu kim ngạch, sản lượng, cơ cấu nhân sự; phương pháp so sánh tương đối và tuyệt đối qua các năm 2021, 2022, 2023; phương pháp đánh giá định tính để tổng hợp các nhận định, vướng mắc từ biên bản phỏng vấn sâu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương này khái quát bản chất của hoạt động xuất khẩu trong việc tạo nguồn vốn phục vụ công nghiệp hóa, thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế, giải quyết việc làm và mở rộng quan hệ đối ngoại. Tác giả phân tích các hình thức giao dịch ngoại thương chủ yếu (trực tiếp, trung gian, buôn bán đối lưu, hội chợ triển lãm, gia công quốc tế, tái xuất khẩu, đấu thầu quốc tế) và chi tiết hóa bản chất của gia công quốc tế như một phương thức xuất khẩu lao động tại chỗ thông qua sản phẩm.

Nội dung chương mô tả chi tiết 11 bước trong khâu tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu từ chuẩn bị hàng hóa, kẻ ký mã hiệu, kiểm nghiệm - kiểm dịch, thuê phương tiện vận tải đường biển, mua bảo hiểm đến thủ tục hải quan điện tử và lập bộ chứng từ thanh toán. Phần cơ sở thực tiễn phân tích số liệu xuất khẩu cả nước và tỉnh Quảng Ngãi: năm 2021 Quảng Ngãi đạt kim ngạch xuất khẩu 1.780 triệu USD (vượt 27% kế hoạch); năm 2022 đạt 1.860 triệu USD; năm 2023 ước đạt 2,4 tỷ USD (tăng 7,6% so với năm 2022). Tuy vậy, các doanh nghiệp gia công dệt may trên địa bàn gặp khó khăn khi đơn hàng giảm từ 20% đến 40% do ảnh hưởng từ đứt gãy chuỗi cung ứng và biến động kinh tế toàn cầu.

Chương 2: Phân tích quy trình xuất khẩu đối với hàng gia công tại Công ty TNHH Thương mại Jin Hai trong giai đoạn 2021 - 2023

Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Jin Hai có vốn điều lệ 200.000 triệu đồng, do bà Lê Thị Hồng Nga làm Giám đốc. Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Bộ phận Hành chính - Nhân sự, Bộ phận Kế toán và Bộ phận Sản xuất (gồm Tổ sản xuất, Tổ QC, Tổ kho và đóng gói). Đáng chú ý, do công ty chưa thành lập phòng xuất nhập khẩu độc lập nên Bộ phận Kế toán kiêm nhiệm toàn bộ thủ tục giao dịch quốc tế, lập hồ sơ chứng từ và khai báo hải quan.

Các đối tác đặt gia công chính của công ty đến từ thị trường Trung Quốc và Hồng Kông (như Shijiazhuang Dingwei Trading Co., Great Honor International Limited, Hebei Guanlang Co., Ltd...). Mặt hàng gia công xuất khẩu gồm ba nhóm chính: tem nhãn (tem size, tem thông tin sản phẩm), nhãn mác (nhãn thương hiệu, nhãn sản phẩm, nhãn hàng hóa) phục vụ ngành may mặc, túi xách, giày da; và nội thất (khung bàn, khung ghế).

Chủng loại sản phẩm Năm 2021 (Triệu đồng) Năm 2022 (Triệu đồng) Năm 2023 (Triệu đồng) So sánh 2022/2021 (%) So sánh 2023/2022 (%)
Tem nhãn 2.072,85 4.476,92 6.534,51 +115,54% +46,00%
Nhãn mác 2.199,44 3.331,94 5.467,95 +51,49% +64,11%
Nội thất 152,99 247,53 177,75 +61,79% -28,19%*

(Ghi chú: Theo phân tích số học, giá trị xuất khẩu nội thất năm 2023 giảm từ 247,53 xuống 177,75 triệu đồng; tuy nhiên trong lời văn phân tích trang 37, tác giả ghi nhận mức tăng tương ứng 71,81% so với cùng kỳ).

Quy trình xuất khẩu thực tế tại công ty gồm các mắt xích:

  1. Đàm phán và ký kết hợp đồng gia công: Thỏa thuận chủng loại, đơn giá gia công, định mức nguyên phụ liệu, thời gian giao hàng.
  2. Tiếp nhận nguyên phụ liệu và chuẩn bị sản xuất: Bộ phận Sản xuất tiếp nhận nguyên liệu từ đối tác, kiểm tra quy cách trước khi đưa vào chuyền gia công.
  3. Sản xuất, kiểm tra chất lượng (QC) và đóng gói: Tổ QC kiểm tra thông số kỹ thuật sản phẩm; Tổ kho đóng gói, lập Packing List và dán nhãn ký mã hiệu.
  4. Thực hiện khai báo hải quan điện tử: Nhân viên kế toán sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử, nộp tờ khai xuất khẩu hàng gia công tại cơ quan hải quan quản lý.
  5. Giao nhận vận tải đường biển: Liên hệ các hãng tàu, vận chuyển hàng nguyên container (FCL) hoặc hàng lẻ (LCL) ra cảng biển để bốc xếp lên tàu; nhận Vận đơn đường biển (B/L).
  6. Hoàn thiện chứng từ và thanh quyết toán: Gửi bộ chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List, B/L, Tờ khai) cho đối tác để thanh toán tiền công gia công.

Đánh giá thông qua phỏng vấn sâu cho thấy: Công ty có sự chủ động trong đàm phán, quy trình kiểm tra chất lượng nội bộ chặt chẽ giúp hạn chế sai sót thành phẩm. Ngược lại, những tồn tại chính gồm: việc kiêm nhiệm của bộ phận kế toán gây quá tải, nhân sự thiếu chứng chỉ chuyên sâu về ngoại thương; thỉnh thoảng phát sinh lỗi trong quá trình truyền dữ liệu khai báo hải quan điện tử; việc phụ thuộc vào lịch trình hãng tàu biển tiềm ẩn rủi ro chậm trễ giao hàng.

Chương 3: Định hướng một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu đối với hàng hóa gia công của Công ty TNHH Thương mại Jin Hai

Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Cử nhân sự kế toán - xuất nhập khẩu tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về thủ tục hải quan, nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán quốc tế; định hướng tách bạch bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách khi quy mô đơn hàng gia tăng.
  2. Hoàn thiện khâu khai báo hải quan điện tử: Chuẩn hóa dữ liệu danh mục hàng gia công, kiểm soát chặt chẽ mã HS và định mức sử dụng nguyên phụ liệu nhằm giảm thiểu nguy cơ sai lệch chứng từ dẫn tới phân luồng vàng, luồng đỏ.
  3. Nâng cao chất lượng hàng gia công xuất khẩu: Tăng cường kiểm soát chất lượng từ khâu nguyên phụ liệu đầu vào; kiểm định nghiêm ngặt độ chính xác của tem nhãn, nhãn mác trước khi đóng thùng.
  4. Cải tiến máy móc, thiết bị và hạ tầng cơ sở: Bảo dưỡng định kỳ hệ thống máy in ấn nhãn mác và máy gia công khung nội thất, nâng cấp điều kiện kho bãi bảo quản thành phẩm.
  5. Tối ưu hóa khâu vận chuyển hàng hóa: Thiết lập mạng lưới hợp tác ổn định với các công ty giao nhận (forwarder) và hãng tàu uy tín nhằm đảm bảo chỗ trên tàu, duy trì chi phí cước biển hợp lý và hạn chế trễ hạn giao hàng.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu sản xuất - xuất khẩu thực tế: Phản ánh bức tranh tăng trưởng kim ngạch gia công của Công ty TNHH Thương mại Jin Hai trong 3 năm đầu hoạt động (2021 - 2023). Mặt hàng tem nhãn tăng từ 2.072,85 triệu đồng năm 2021 lên 6.534,51 triệu đồng năm 2023; nhãn mác tăng từ 2.199,44 triệu đồng lên 5.467,95 triệu đồng; khẳng định đây là hai nhóm sản phẩm cốt lõi.
  • Làm rõ đặc thù vận hành của doanh nghiệp nhỏ: Khóa luận chỉ ra thực tế cơ cấu tổ chức tinh giản tại doanh nghiệp địa phương: không có phòng xuất nhập khẩu độc lập, bộ phận kế toán đảm nhận trọn vẹn từ khâu chứng từ, thanh toán đến khai báo hải quan điện tử.
  • Xác định các nút thắt trong quy trình xuất khẩu hàng gia công: Nhận diện các rủi ro cụ thể tại doanh nghiệp gồm sai sót dữ liệu phần mềm hải quan, phụ thuộc booking vận tải biển và nguy cơ phát sinh chi phí lưu bãi.
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Năm nhóm giải pháp bám sát thực trạng về nhân lực, quy trình hải quan, kiểm soát QC, bảo dưỡng thiết bị và đàm phán logistics vận tải.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu thứ cấp của doanh nghiệp chỉ gói gọn trong giai đoạn 3 năm (2021 - 2023) do công ty mới thành lập năm 2021, chưa phản ánh được chu kỳ kinh doanh dài hạn.
    • Quy mô khảo sát sơ cấp còn hẹp với 5 chuyên gia/nhân sự nội bộ (thuộc bộ phận kế toán và sản xuất), do quy mô nhân sự của công ty còn nhỏ.
    • Khóa luận chỉ tập trung vào một doanh nghiệp cụ thể tại tỉnh Quảng Ngãi, chưa có sự so sánh đối chiếu với các doanh nghiệp gia công cùng ngành trên địa bàn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu so sánh chuỗi cung ứng và thủ tục xuất khẩu gia công giữa nhiều doanh nghiệp trên địa bàn khu vực miền Trung.
    • Đi sâu phân tích định lượng chi phí logistics và quản trị rủi ro chuỗi cung ứng nguyên phụ liệu nhập khẩu phục vụ gia công xuất khẩu.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thực tế cho:

  • Sinh viên ngành Kinh doanh thương mại, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản trị kinh doanh: Cung cấp ca nghiên cứu thực tế về quy trình xuất khẩu hàng hóa gia công theo quy định hải quan Việt Nam, minh họa trực quan hồ sơ chứng từ (Hợp đồng gia công, Invoice, Packing List, B/L, tờ khai hải quan điện tử).
  • Cán bộ quản trị và nhân viên xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Tham khảo kinh nghiệm bố trí nhân sự kiêm nhiệm, các bước lập thủ tục khai báo hải quan cho hàng gia công và phương án phối hợp giữa bộ phận sản xuất với bộ phận quản lý chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Jin Hai có đặc điểm gì trong việc xử lý nghiệp vụ xuất khẩu?

Công ty áp dụng cơ cấu tổ chức tinh gọn gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Bộ phận Hành chính - Nhân sự, Bộ phận Kế toán và Bộ phận Sản xuất (gồm Tổ sản xuất, Tổ QC, Tổ kho và đóng gói). Công ty không lập phòng xuất nhập khẩu riêng mà giao Bộ phận Kế toán kiêm nhiệm toàn bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, từ làm việc với đối tác, chuẩn bị bộ chứng từ ngoại thương đến truyền dữ liệu tờ khai hải quan điện tử.

2. Các mặt hàng gia công xuất khẩu chính của Jin Hai giai đoạn 2021 - 2023 là gì?

Các mặt hàng gia công chính gồm ba nhóm:

  • Tem nhãn (tem theo size, tem thông tin sản phẩm);
  • Nhãn mác (nhãn thương hiệu, nhãn thông tin sản phẩm, nhãn hàng hóa) dùng cho ngành may mặc, túi xách, giày da;
  • Sản phẩm nội thất (chủ yếu là gia công khung bàn, khung ghế). Trong đó, tem nhãn và nhãn mác chiếm tỷ trọng giá trị cao nhất và tăng trưởng liên tục qua các năm.

3. Thị trường xuất khẩu và đối tác gia công chính của công ty nằm ở khu vực nào?

Thị trường xuất khẩu gia công chính của Công ty Jin Hai trong giai đoạn 2021 - 2023 là Trung Quốc và Hồng Kông, với các đối tác đặt hàng định kỳ như Shijiazhuang Dingwei Trading Co., Great Honor International Limited và Hebei Guanlang Co., Ltd.

4. Dữ liệu sơ cấp của khóa luận được thu thập từ những đối tượng nào và theo phương pháp gì?

Tác giả áp dụng phương pháp phỏng vấn sâu bán cấu trúc (semi-structured interview) theo nguyên tắc bão hòa thông tin của Glaser & Strauss (1967). Mẫu nghiên cứu gồm 5 nhân sự chủ chốt trực tiếp tham gia quy trình xuất khẩu tại công ty: Kế toán trưởng, Phó phòng Kế toán, Kế toán viên, Trưởng phòng Sản xuất và Phó phòng Sản xuất.

5. Bộ hồ sơ xuất khẩu đối với hàng hóa gia công tại công ty bao gồm những chứng từ nào?

Bộ hồ sơ xuất khẩu hàng gia công được nêu trong khóa luận bao gồm: Hợp đồng gia công, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) và Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thúy Thanh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về gia công quốc tế và quy trình 11 bước tổ chức xuất khẩu hàng hóa theo quy định ngoại thương hiện hành. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại Jin Hai giai đoạn 2021 - 2023, nghiên cứu đã làm rõ thực trạng tổ chức quy trình xuất khẩu tem nhãn, nhãn mác và nội thất của một doanh nghiệp quy mô nhỏ tại Quảng Ngãi, trong đó bộ phận kế toán kiêm nhiệm thủ tục xuất nhập khẩu. Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn về nhân lực, sai sót hải quan điện tử và điều phối vận tải biển, tác giả đã đề xuất 5 nhóm giải pháp thực tiễn nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình giao nhận và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro xuất khẩu.