CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH QVN VINA 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QVN VINA 1.1 Thông tin chung Công ty TNHH QVN Vina được thành lập ngày 22/03/2012. Là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng. Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH QVN VINA - Tên giao dịch: QVN VINA COMPANY LIMITED - Tên viết tắt: QVN VINA CO., LTD - Số đăng kí kinh doanh: 0105832100 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 22/03/2012 - Trụ sở chính: Số 3 ngõ 258, Tựu Liệt, Xã Tam Hiệp, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội - Điện thoại: 0436871041 – Fax: 0436871041 - Mã số thuế: 0105832100 - Số tài khoản: 0451000229738 tại ngân hàng Ngoại thương Vietcombank - Chi nhánh Thành Công. - Email: qvnvina@gmail.com - Vốn điều lệ: 4.
Với sự chuyển biến của cơ chế thị trường, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, công ty đã tiến hành đa dạng hóa sản phẩm và từng bước nội địa hóa nhằm hạ giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Không chỉ tạo nên sự khác biệt về chất lượng sản phẩm, công ty đã áp dụng thành công những công nghệ tiên tiến và vật liệu mới có chất lượng cao trong ngành in ấn - thi công quảng cáo.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty TNHH QVN Vina Công ty TNHH QVN Vina được thành lập vào tháng 03 năm 2012, bắt đầu sản xuất kinh doanh từ 22/03/2012 đến nay đang hoạt động trong lĩnh vực in ấn, làm biển quảng cáo dưới dạng mô hình Công ty TNHH 2 thành viên. Công ty thuê đất và thuê xưởng sản xuất của một số hộ gia đình, ngày 22/03/2012 và các công trình được khánh thành. Ngày 25/03/2012 Công ty mua máy móc thiết bị đợt 1 lắp đặt ở phân xưởng sản xuất tại số 04, ngõ 402/28, đường Mỹ Đình, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội.
Ngày 16/04/2014 Công ty mua máy móc thiết bị đợt 2 và chuyển địa điểm văn phòng và phân xưởng đến số 136 đường K2 - Cầu Diễn - Nam Từ Liêm - Hà Nội. Công ty thông báo tuyển lao động trên các trang Web: vieclam. Đến ngày 01/05/2015 số công nhân đã nộp hồ sơ đến làm việc là 20 công nhân. Đến đầu tháng 02/2016 số công nhân được tuyển thêm là 35 công nhân.
Đến nay tổng số công nhân viên của Công ty là 45 người.3 Ngành nghề kinh doanh chính Công ty TNHH QVN Vina được thành lập với các ngành nghề đăng kí kinh doanh: - Quảng cáo. - Dịch vụ liên quan đến in ấn. - Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại. - Dịch vụ hệ thống đảm bảo an toàn.
- Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại và mica các loại.2 GIÁ TRỊ CỐT LÕI 1.1 Tầm nhìn Công ty TNHH QVN VINA nỗ lực để phát triển bền vững thành một doanh nghiệp lớn mạnh trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, nội thất. QVN không ngừng sáng 9 tạo bằng sự chuyên nghiệp và chân thành của mình, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và đối tác. Mỗi thành viên của QVN đều có cơ hội phát triển tài năng, nhiệt huyết để có thể xây dựng một công ty ngày càng tốt đẹp hơn.2 Sứ mệnh Công ty TNHH QVN VINA phấn đấu là một trong những công ty in ấn - quảng cáo - nội thất hàng đầu Việt Nam, hoạt động đa năng, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo chuẩn mực quốc tế, nhằm nâng cáo giá trị cho mọi đối tượng. Sản phẩm của QVN sẽ ngày càng phát triển và chiếm được vị trí tốt tại thị trường Việt Nam.3 Giá trị cốt lõi Lợi ích khách hàng: mọi hoạt động đều hướng tới khách hàng; sự hài lòng của khách hàng là thành công của QVN.
Phương Châm hoạt động: Đoàn kết, năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, tận tâm, minh bạch, hiện đại, chia sẻ và trách nhiệm xã hội. Chính sách khuyến khích lao động sáng tạo của công ty: Người lao động được quyền phấn đấu, cống hiến làm việc hết mình - được quyền thụ hưởng đúng với chất lượng, kết quả của cá nhân đóng góp - được quyền tôn vinh cá nhân xuất sắc, lao động giỏi.3 CHÍNH SÁCH HOẠT ĐỘNG 1.1 Chất lượng QVN nhận thấy chất lượng và uy tín là yếu tố quyết định sự thỏa mãn của khách hàng là chìa khóa thành công, chúng tôi xem việc đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ là mục tiêu chiến lược trong sự nghiệp phát triển của mình. Mục tiêu của Công ty TNHH QVN VINA là mang đến những dịch vụ và sản phẩm tối ưu hóa về kinh tế cho khách hàng.2 Sáng tạo Tập thể QVN đã không ngừng tìm tòi, phát triển cải tiến, nâng cao chất lượng cũng như đổi mới khả năng cung ứng dịch vụ, không có bất kỳ khó khăn 10 nào có thể ngăn cản chúng tôi mang lại những giá trị tiện ích phù hợp nhất với lợi ích của khách hàng.3 Chuyên nghiệp Công ty TNHH QVN VINA được vận hành bởi đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm. Bộ phận tuyển dụng luôn chủ động tìm các ứng viên có tay nghề, chuyên môn cao nhất để cung cấp kịp thời cho khách hàng.4 Nỗ lực Công ty TNHH QVN VINA tin tưởng rằng với tập thể đoàn kết, vững mạnh cùng sự ủng hộ của Quý khách hàng, QVN chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong tương lai để cùng mang đến thành công cho tất cả đối tác khách hàng cùng đồng hành với mình.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC Công ty TNHH QVN VINA là công ty hạch toán độc lập dưới sự trực tiếp quản lý của Giám Đốc và phó Giám Đốc (những người sáng lập).
Công ty hoạt động với đội ngũ cán bộ công nhân viên làm việc nhanh nhẹn và hiệu quả. Tuy vậy Công ty vẫn có đầy đủ các phòng ban và hệ thống các phòng ban được quản lý theo mô hình trực tiếp. Tổ chức bộ máy quản lý gồm 5 phòng ban, đứng đầu mỗi phòng có các trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám Đốc về công việc trong phòng ban của mình. Sơ đồ tổ chức của công ty: 11 GIÁM ĐỐC Phó giám đốc P.Tài chính P.
Kỹ thuật Phòng Kinh Doanh Kế toán Chất lượng Các tổ đội trực tiếp sản xuất: xưởng in phun, xưởng Decal, xưởng Mica Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH QVN VINA (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH QVN VINA) Ghi chú: Quan hệ lãnh đạo trực tiếp Quan hệ phối hợp chuyên môn * Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc: Phụ trách toàn Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, là đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Công ty là người phải chịu trách nhiệm và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 12 - Phó giám đốc: Phụ trách việc giao nhận các hợp đồng kinh tế giữa các đối tác tham gia đấu thầu xây dựng các dự án và tổ chức hoạt động kinh doanh phát triển nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty một cách nhanh nhất. - Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp cho giám đốc về công tác quản lý tài chính của toàn Công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền, thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và ngoài Công ty. Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Công ty.
- Phòng thiết kế: Thiết kế các vật dụng trưng bày, mô hình sản phẩm và quảng cáo trên Website, thiết kế banner, backdrop, logo bộ nhận diện thương hiệu cho các sự kiện, hội thảo. Phác thảo và theo dõi sản xuất / in ấn. Tham gia đóng góp ý tưởng với các phòng ban khác cho các chương trình của khách hàng. - Phòng kỹ thuật chất lượng: Có chức năng thiết kế kỹ thuật, chuẩn bị cho sản xuất, các đơn vị tiến hành thi công, tổ chức sản xuất và nghiệm thu công trình, hạng mục công trình.
- Phòng kinh doanh: Phụ trách giao dịch kinh doanh sản phẩm. Tham mưu cho Giám Đốc về mặt công tác chiến lược kinh doanh, chính sách giá cả. Trao đổi nắm bắt các kế hoạch sản xuất trong quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng. - Các tổ sản xuất: Trực tiếp nhận kế hoạch sản xuất.
Tham gia trực tiếp sản xuất sản phẩm. Báo cáo công việc, các công việc dự phòng. Báo cáo tình hình sản xuất, chất lượng sản phẩm. Tại đây công nhân sản xuất có trách nhiệm bảo quản vật tư, máy móc thiết bị và đảm bảo sản xuất đúng kế hoạch.5 ĐẶC ĐIỂM BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH QVN VINA Quá trình bán hàng và thu tiền 13 Công ty luôn chú trọng tới việc phát triển phương thức bán hàng và có hệ thống quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng.
Hiện nay các sản phẩm và dịch vụ Công ty cung cấp đã có một sự tín nhiệm nhất định với khách hàng. Thanh toán Đơn Phiếu đề đặt nghị hàng BP kinh Khách BP kế doanh hàng toán Hợp Đề đồng nghị xuất hàng Giao Xuất HĐ hàng BP kinh kho Thủ kho doanh PXK Hình 1.2: Quy trình bán hàng của công ty TNHH QVN VINA. (Nguồn: Phòng kế toán, Công ty TNHH QVN VINA) Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng và cử nhân viên tìm hiểu yêu cầu của khách, thỏa thuận đi tới kí kết hợp đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, thu tiền đặt cọc 10% giá trị hợp đồng (đối với khách hàng quen có thể bỏ qua bước này), và các thủ tục cần thiết nhân việc bộ phận kinh doanh viết phiếu đề nghị xuất kho theo số lượng, chủng loại khách hàng yêu cầu, trưởng phòng kinh doanh ký duyệt và chuyển tới phòng kế toán.
Phòng kế toán dựa vào phiếu đề nghị xuất kho viết hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Hóa đơn GTGT được viết thành 3 liên: Liên đỏ giao cho khách hàng làm 14 chứng từ để vận chuyển hàng, liên xanh lưu gốc và liên tím lưu trong nội bộ làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó liên 1giao cho kế toán kho, liên 2 giao người nhận, liên 3 để cho bộ phận nghiệp vụ công ty kiểm tra. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất giao cho bộ phận kinh doanh, bộ phận kinh doanh làm thủ tục thanh toán: - Trường hợp khách hàng trả tiền ngay: Khách hàng mang tiền tới nộp cho thủ quỹ tại phòng kế toán, kế toán công ty tiến hành viết phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền lên hóa đơn liên 2 của khách hàng.