CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1 DỰ TRỮ VÀ QUẢN LÍ DỰ TRỮ 1.1 Khái niệm và bản chất dự trữ 1.1 Khái niệm dự trữ Dự trữ là hoạt động nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra một cách liên tục, không gián đoạn từ giai đoạn sản xuất đến tiêu dùng thông qua việc tích trữ một cách chủ động nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm tại mỗi giai đoạn nhất định của quá trình trên (Nguyễn Phi Hoàng, 2024). Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp sẽ có các loại dự trữ khác nhau. • Đối với doanh nghiệp sản xuất thì hàng dự trữ có thể là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. • Đối với nhà cung cấp thì hàng tồn trữ là vật tư, thiết bị.
• Đối với nhà bán buôn và nhà bán lẻ thì hàng tồn trữ chủ yếu là hàng hoá thành phẩm.2 Bản chất dự trữ Về bản chất, dự trữ tồn tại trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì một số lý do sau: ❖ Sự bất tượng xứng giữa cung và cầu sản phẩm, đặc biệt đối với các sản phẩm có tính thời vụ Cung cầu sản phẩm trên thị trường hiểm khi nào có sự cân bằng tuyệt đối cả về phía cung lẫn phía cầu. Đặc biệt đối với các sản phẩm mang tính thời vụ thì sẽ có vài khoảng thời gian trong năm là nhu cầu tăng cao, trong khí các tháng còn lại nhu cầu rất thấp hoặc không có. Điều này đầy các doanh nghiệp vào tình trạng phải chuẩn bị sản xuất trước và phân phối sau. ❖ Tính bất trắc không ổn định của nguồn cung cấp Nguồn cung nguyên vật liệu trên thị trường không phải lúc nào cũng ổn định và điều này gây ra nhiều lo ngại nơi doanh nghiệp sản xuất.
Sự không ổn định này có thể đến từ các nguy cơ tiềm ẩn nơi nhà cung cấp hoặc trong quá trình vận chuyển. Nhằm hạn chế các bắt trắc này, lượng hàng hóa dự trữ như là một "tấm lưới an toàn" cho doanh nghiệp sẽ được giăng ra. ❖ Sự giới hạn về năng lực sản xuất của các doanh nghiệp 3 Mỗi doanh nghiệp có công suất thiết kế nhất định và không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể gia tăng công suất sản xuất được. Khi đối diện với sự tăng cao của nhu cầu hoặc một sản phẩm thời vụ nào đó, doanh nghiệp buộc phải tiến hành sản xuất trước và phân phối sau.
Ví dụ, các hãng sản xuất bia luôn tiến hành sản xuất bia rất nhiều vào các tháng trước tết Nguyên Đán. ❖ Lạm phát Lạm phát làm đồng tiền mất giả và “đồng tiền ngày mai có sức mua kém hơn đồng tiền hôm nay". Hiện tượng này dẫn đến sự tích trữ hàng hóa trong toàn bộ hệ thông chuỗi cung ứng. ❖ Yếu tố kinh tế theo quy mô Yếu tố kinh tế theo qui mô cho rằng mua hàng hay sản xuất với lô lớn thì sẽ tiết kiệm hơn.
Điều này dẫn đến hiện tượng mua hoặc sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế và dự trữ xuất hiện. ❖ Sự gián đoạn của quá trình sản xuất Có nhiều lý do cho sự gián đoạn của hoạt động sản xuất: bảo hành hay bảo trì hệ thống máy móc, nghĩ lễ, mùa mưa bão. và doanh nghiệp buộc phải tiến hành các hoạt động sản xuất trước nhằm phục vụ các nhu cầu sắp đến.2 Phân loại dự trữ Theo Nguyễn Phi Hoàng (2024) “Có nhiều tiêu thức để phân loại dự trữ và tùy thuộc vào từng doanh nghiệp chọn lựa để áp dụng. Việc phân loại hàng hóa nguyên vật liệu dự trữ sẽ giúp doanh nghiệp có những biện pháp thích hợp đối với từng loại hàng hóa dự trữ khác nhau.
Trong khuôn khổ tài liệu này, chúng ta sẽ xem xét 3 tiêu thức sau đây khi tiễn hành phân loại dự trữ”. ❖ Tiêu thức “Kỹ thuật phân tích ABC" Cơ sở để áp dụng kỹ thuật phân tích ABC xuất phát từ định lý Pareto (Định lý 80/20). Theo quan điểm này, đối với phần lớn các doanh nghiệp, 20% khách hàng sẽ mang lại 80% doanh thu cho doanh nghiệp trong khi 80% khách hàng còn lại đem về cho doanh nghiệp chỉ 20% doanh thu Theo thống kê, 80% giá trị đầu tư vào hàng dự trữ được tạo ra từ 20% số lượng hàng hóa dự trữ, 20% giá trị đầu tư còn lại được tạo ra từ 80% số lượng hảng dự trữ. Kỹ thuật phân tích ABC Phương pháp này chia hàng dự trữ thành 3 nhóm: • Nhóm A: gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm chiếm khoảng 60%-70% tổng giá trị hàng tồn kho trong khi chỉ chiếm 10%-20% số lượng hàng dự trữ.
4 • Nhóm B: gồm các hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm khoảng từ 20%- 30% giá trị tổng lượng hàng dự trữ tương ứng với khoảng 25%-30% số lượng hàng dự trữ. • Nhóm C: gồm các chủng loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm vào khoảng 5%- 15% tổng giá trị hàng dự trữ trong khi chiếm khoảng 50%-60% tổng số lượng hàng dự trữ. Ý nghĩa của kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị chuỗi cung ứng + Đối với công tác mua hàng: Nhóm A là nhóm hàng hóa cần có những đánh giá kỹ lưỡng về chất lượng sản phẩm, chất lượng nhà cung cấp, khối lượng mua cũng như cân nhắc yếu tố giá cả trước khi tiến hành mua hàng. Đối với nhóm B và C mức độ trên có thể được gia giảm đôi chút.
+ Đối với công tác dự trữ: • Nhóm A cần phải được quản lý một cách chặt chẽ về khối lượng tổn kho, điều kiện bảo quản, kế hoạch mua và dự bảo chính xác nhu cầu sử dụng. • Nhóm B cần phải được kiểm kê thường xuyên và các yêu cầu nêu trên có thể ở mức độ thấp hơn một chút. • Nhóm C có thể phải được tiến hành kiểm tra định kỳ các tiêu chỉ nêu trên. + Đối với nhà cung cấp Các nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa nhóm A cho doanh nghiệp cần phải được theo dõi sát sao về các biến động liên quan đến tình hình hoạt động của họ, tình trạng tài chính, những vụ thuyên chuyển các vị trí chủ chốt, các kế hoạch đổi mới công nghệ.
Bất kỳ một sự thay đổi lớn nào từ các nhà cung cấp này cũng có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động cung cấp nguyên vật liệu của doanh nghiệp, nên việc nắm bắt sớm các biểu hiện này là rất có ích và tạo cho doanh nghiệp sự chủ động trong đối phó. ❖ Phân loại dự trữ theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng Theo cách phân loại này thì hàng hóa nguyên vật liệu dự trữ sẽ phụ thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong một chuỗi cung ứng. Theo đó, nhà cung cấp sẽ tiến hành tồn trữ nguyên vật liệu ( raw materials) để cung cấp cho doanh nghiệp sản xuất: nhà sản xuất mua nguyên liệu về sản xuất sẽ có thể tồn trữ nguyên vật liệu, bản thành phẩm (Work in Process - WIP) hay thành phẩm Finished product). Trong khi đó, nhà bán buôn hay nhà phân phối (Distributors).
nhà bán lẻ (Retailer) cũng như người tiêu dùng cuối cùng (End user) sẽ tiến hinh tồn trữ thành phẩm. ❖ Phân loại dự trữ theo nguyên nhân hình thành dự trữ 5 Theo phương pháp này ta có các loại dự trữ cơ bản sau • Dự trữ định kỳ. • Dự trữ theo mùa vụ. • Dự trữ an toàn (Safety stock), • Dự trữ tối thiểu ( Min.
Dự trữ định kỳ là loại dự trữ nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục và không gián đoạn giữa 2 kỳ mua hàng. Dự trữ theo mùa vụ nhằm đáp ứng các nhu cầu đặc biệt chỉ xuất hiện vào một mùa nhất định trong năm. Ví dụ: Áo ấm, lồng đèn, áo mưa, lạp xưởng, bánh trung thu. Dự trữ an toàn hay còn gọi là tồn kho an toàn (Safety stock) là nhằm tránh hiện tượng hết hàng xảy ra.
Mức tồn kho an toàn cao hay thấp phụ thuộc nhiều vào xác suất hết hàng tại doanh nghiệp. Nếu xác suất hết hàng cao thì mức tồn kho an toàn sẽ có xu hướng tăng cao và ngược lại. Dự trữ tối thiểu là mức dự trữ mà trong bất kỳ tình huống nào doanh nghiệp cũng có đủ lượng dự trữ này trong kho. Khi doanh nghiệp sử dụng kho dự trữ của mình thì khi số lượng hàng tồn kho xuống đến mức tối thiểu này thì doanh nghiệp ngay lập tức phải tiến hành sản xuất hoặc mua thêm để bổ sung hàng vào kho.3 Chi phí dự trữ và một số mô hình dự trữ thông dụng 1.1 Chi phí dự trữ Dự trữ là cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên dự trữ sẽ tạo ra một khoản chi phí khá lớn đối với doanh nghiệp và điều này ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Như vậy, nhận diện các thành tố tạo nên chỉ phí dự trữ và đưa ra các giải pháp tối thiểu hóa các khoản chi phí này của doanh nghiệp là góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Về cơ bản, chi phí dự trữ gồm các khoản sau: • Vốn đầu tư vào hàng dự trữ và chi phí cơ hội của lượng vốn này. • Chi phí cho hoạt động mua hàng, đặt hàng, bảo hiểm và thuế. • Các khoản chỉ phí liên quan đến công tác lưu kho như thuê kho bãi, trang thiết bị kho, nhân sự.
• Chi phí cho các rủi ro liên quan đến hàng dự trữ như hàng bị hư hỏng, lỗi thời, mất mát, cháy nổ,. Khi nghiên cứu về chi phí dự trữ, cần phải tỉnh táo khí đánh giá các khoản mục cấu thành nên chi phí dự trữ, không nên chỉ đơn giản tăng giảm hàng dự trữ nhằm mục đích giảm thiểu chi phí. Dự 6 trữ nhiều sẽ dẫn đến gia tăng chi phí dự trữ, vòng quay vốn của doanh nghiệp chậm, hiệu quả kinh doanh thấp. Ngược lại, dự trữ ít sẽ dẫn đến thiều hụt nguyên vật liệu và hàng hóa cung cấp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều này sẽ gây sự gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp và phương hại đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải sử dụng các mô hình dự trữ để vừa cân đối nhu cầu sử dụng vừa đạt mục tiêu là giảm thiểu chi phí tổn trừ.2 Một số mô hình dự trữ thông dụng ❖ Mô hình Mức đặt hàng tối ưu EOQ (Economic Order Quantity). Mô hình này do Ford. Harris đưa ra vào năm 1915.
