CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm cơ bản, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa 1. Các khái niệm cơ bản 1.
Hoạt động kinh doanh thương mại - Hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác. Hoạt động thương mại chỉ tập trung vào các hoạt động kinh doanh trong 2 khâu lưu thông và dịch vụ, không bao hàm khâu đầu tư sản xuất. (Theo khoản 1 Điều 3 Luật thương mại) - Hai lĩnh vực chủ yếu của hoạt động thương mại là thương mại hàng hóa và thương mại dịch vụ: thương mại hàng hóa là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán, bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; thương mại dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó bên cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán, bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận. - Đặc điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghiệp kinh doanh thương mại và doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nó đóng vai trò trung gian môi giới cho người sản xuất và người tiêu dùng.
Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu của xã hội, doanh nghiệp thương mại thừa hưởng kết quả của doanh nghiệp sản xuất. Vì thế chi phí doanh nghiệp thương mại bao gồm: giá phải trả cho người bán và các chi phí bỏ ra để quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả cao. 4 Một doanh nghiệp được xem là một doanh nghiệp thương mại thì hoạt động kinh doanh thương mại có những đặc điểm sau: + Về hoạt động: hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuển hàng hóa bao gồm mua, bán và lưu trữ hàng hóa. + Về hàng hóa: hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư 1.
Hàng hóa và lưu chuyển hàng hóa a.Ăngghen, hàng hóa là sản phẩm của lao động mà nó có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người. Hàng hóa được sản xuất không phải phục vụ cho nhu cầu của người sản xuất mà để trao đổi hoặc bán trên thị trường. Hàng hóa là đối tượng của kinh doanh thương mại và mục đích của kinh doanh thương mại là lợi nhuận. Do đó, yêu cầu đặt ra của mỗi doanh nghiệp là phải quản lý tốt được hàng hóa.
Muốn vậy phải chú ý tới những điều sau: + Chỉ tiêu số lượng hàng hóa lưu chuyển được đo bằng các đơn vị đo quy mô hàng hóa lưu chuyển. Căn cứ vào số lượng, nhà quản lý có thể xác định lượng nhập, xuất, tồn kho hàng hóa để lên kế hoạch thu mua, dữ trự hàng hóa. + Chất lượng thể hiện phẩm chất của hàng hóa. Một doanh nghiệp kinh doanh tốt luôn chú trọng đến yếu tố chất lượng của hàng hóa để tạo ra sức cạnh tranh và vị trí tốt trên thương trường.
Do vậy, khi khai thác và quản lý nguồn hàng doanh nghiệp cần đảm bảo khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa. + Doanh nghiệp luôn phải cập nhật, nắm bắt giá cả hàng hóa trên thị trường để tính toán các chỉ tiêu gắn với quá trình lưu chuyển, từ đó có thể lên kế hoạch mua, bán hay dự trữ hàng hóa. Lưu chuyển hàng hóa Lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là tổng hợp các hoạt động mua bán dự trữ hàng hóa. Hay nói cách khác, lưu chuyển hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quan hệ trao đổi hàng-tiền.
5 Lưu chuyển hàng hóa là hoạt động trung gian đem hàng hóa từ nơi sản xuất, nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. Về cơ bản, hoạt động lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại đều được thực hiện theo công thức: Tiền-Hàng-Tiền, cho thấy lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại bao gồm hai giai đoạn chính: mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa đó. Nội dung của lưu chuyển hàng hóa: Hàng hóa mua vào: là khâu rất quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, nó là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa. Hàng hóa bán ra: nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp được hoạt động bình thường và liên tục.
Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải xác định cho mình một khối lượng hàng hóa hợp lý, nếu không hàng hóa dự trữ bị ứ đọng gây hư hỏng mất mát và tốn kém trong bảo quản. Hàng hóa bán ra: là khâu cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa. Đây cũng là khâu rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Vì vậy nó là khâu quyết định sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa. Yêu cầu về quản lý của kế toán lưu chuyển hàng hóa Quản lý nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa tại các công ty kinh doanh thương mại là quá trình quản lý, kiểm soát về mặt số lượng, chất lượng, giá trị, giá cả hàng hóa và việc thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ mua bán hàng hóa từ giai đoạn mua hàng của nhà cung cấp cho đến giai đoạn bán hàng cho khách hàng. Để thực hiện được công việc quản lý này, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, cập nhật thông tin về sự biến động tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng cho nhà quản lý để có những quyết định kinh doanh, tài chính phù hợp, chính xác nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa mua vào, bán ra bao gồm việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân công việc cụ thể của từng khâu mua 6 hàng vào và bán hàng ra. Hàng hóa mua vào phải đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất. Hàng hóa phải được bảo quản , lưu trữ trong kho ở mức độ hợp lý, trong điều kiện kho bãi thích hợp để đảm bảo chất lượng cũng như giá trị hàng hóa. Nhà quản lý phải nắm được nhu cầu, thị hiếu của thị trường cũng như khả năng cung cấp thực tế của doanh nghiệp để lên kế hoạch mua, bán và dự trữ hàng hóa phù hợp.
Quản lý về mặt giá cả hàng hóa bao gồm việc xác định, theo dõi sự biến động giá cả của từng loại hàng hóa sao cho giá cả hàng hóa doanh nghiệp nắm giữ luôn phù hợp với giá cả hàng hóa trên thị trường. Giá cả vừa mang tính cạnh tranh cao nhưng đồng thời vẫn đảm bảo mức lợi nhuận nhất định cho doanh nghiệp. Quản lý tình hình thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp, với khách hàng đòi hỏi doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình hình phải thu, phải trả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đó những biện pháp nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ của khách hàng, quá trình thanh toán với nhà cung cấp, có biện pháp lập các khoản dự phòng và xử lý các khoản phải thu khó đòi.
Làm tốt công việc này sẽ giúp doanh nghiệp thanh toán nhanh hơn các khoản phải thu, phải trả và giảm mức độ rủi ro, thất thoát vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Quản lý, kiểm soát các loại chi phí và doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả hoạt động kinh doanh. Quản lý việc tổ chức hoạt động kinh doanh là việc lựa chọn phương thức, cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp với địa bàn hoạt động, trình độ tổ chức và quản lý của đơn vị. Nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa -Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào, dự trữ và bán ra.
-Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hóa theo yêu cầu quản lý đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng,… -Tổ chức thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua bán và dự trữ hàng hóa. 7 -Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan đến nghiệp vụ giao dịch. Từ đó có những biện pháp nhằm đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hạn chế tình trạng bị chiếm dụng nguồn vốn kinh doanh. -Tổ chức lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
-Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp. Nội dung kế toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1. Kế toán quá trình mua hàng 1. Các phương thức mua hàng hóa và chứng từ sử dụng a.
Các phương thức mua hàng hóa Đối với các doanh nghiệp thương mại, việc mua hàng có thể được thực hiện theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. -Mua hàng theo phương thức trực tiếp: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hay một địa điểm theo quy định trong hợp đồng với bên bán để nhận hàng. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ và giao nhận hàng, nhân viên thu mua vận chuyển hàng về bằng các phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài kèm theo các chứng từ mua hàng và vận đơn. Nhân viên thu mua có trách nhiệm quản lý số hàng mua trong quá trình vận chuyển và gửi chứng từ về phòng nghiệp vụ để kiểm tra đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng.
Theo phương thức này, thời gian xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán.
