CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Một số lý luận chung về kế toán công nợ Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều mối quan hệ kinh tế khác nhau từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ đến thực hiện các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ… Từ đó hình thành các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, cán bộ nhân viên,… Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Nguyễn Tấn Bình, 2011).1 Một số khái niệm về công nợ 1.1 Các khoản phải thu a. Khái niệm Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời.
Phân loại - Phải thu có tính chất thương mại: Phải thu khách hàng; Khoản ứng trước cho người bán; Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng;… - Phải thu không có tính chất thương mại: Phải thu của nhà nước; Phải thu về tạm ứng; Phải thu về các khoản ký quỹ, ký cược; Phải thu nội bộ; Phải thu khác;… 6 (Th.S Lê Thị Nhật Linh, 2019) 1.2 Các khoản phải trả a. Khái niệm Nợ phải trả là nghĩa vụ của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp phải trả khác. Phân loại - Thứ nhất, phân theo nội dung kinh tế: + Phải trả cho người bán + Phải trả cho NLĐ + Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + Các khoản tiền vay, nợ + Thuế thu nhập hoán lại phải trả … - Thứ hai, phân theo thời hạn nợ: + Nợ ngắn hạn: Là những khoản nợ còn phải trả có thời hạn thanh toán còn lại không quá 12 tháng hoặc dưới một chu trình sản xuất kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.
+ Nợ dài hạn: Là những khoản nợ còn phải trả có thời hạn thanh toán còn lại trên 12 tháng hoặc trên một chu trình sản xuất kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.3 Khái niệm về quan hệ thanh toán Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp phát sinh các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay với đối tác của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quan hệ thanh toán có rất nhiều loại nhưng chung quy có hai hình thức thanh toán là: - Thanh toán trực tiếp: Khi phát sinh các hoạt động mua bán thì người mua và người bán thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp đối với các khoản nợ phát sinh đó. - Thanh toán qua trung gian: Thanh toán thông qua ngân hàng, các tổ chức có giấy phép hoạt động cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán. Là việc thanh toán giữa người mua và người bán không diễn ra trực tiếp với nhau mà phải thông qua một bên thứ ba (ngân hàng hay tổ chức tài chính khác có giấy phép hoạt động cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán) đứng ra để thanh toán các khoản nợ phát sinh đó thông qua ủy nhiệm thu, chi séc, thư tín dụng,.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ Thứ nhất, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung, theo dõi chi tiết kì hạn của các khoản.
Thứ hai, phân loại các khoản phải thu - phải trả theo nguyên tắc: + Phải thu của khách hàng, phải trả người bán: Gồm các khoản mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua, bán. + Phải thu - phải trả nội bộ: Gồm các khoản phải thu, phải trả giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hoặc hạch toán phụ thuộc. + Phải thu khác: Gồm các khoản không liên quan đến giao dịch mua, bán. 8 Thứ ba, khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu, phải trả để phân loại ngắn hạn, dài hạn.
Thứ tư, đánh giá lại các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập BCTC theo quy định của pháp luật. Thứ năm, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản phải thu, khoản phải trả đúng hạn.3 Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1.1 Vai trò, vị trí của kế toán công nợ Kế toán công nợ là một phần hành không thể thiếu và cực kì quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Là phần hành có mối liên hệ mật thiết với các phần hành kế toán khác. Việc theo dõi, quản lí chặt chẽ các khoản phải thu - phải trả giúp cho doanh nghiệp cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp nhưng vẫn đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ.2 Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là hạch toán, theo dõi, quản lí các nghiệp vụ liên quan đến công nợ.
Phân tích, đánh giá, cung cấp thông tin liên quan đến công nợ cho nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Tập hợp và lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến công nợ. Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp đồng thời lập lịch thanh toán, biên bản đối chiếu cuối tháng cần có chữ ký và con dấu của 2 bên. Lập các báo cáo liên quan đến công nợ của công ty theo từng đối tượng định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên.2 Nội dung kế toán công nợ trong doanh nghiệp 1.
Kế toán công nợ phải thu 1. Kế toán khoản phải thu khách hàng a. Khái niệm Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ và khoản phải thu người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Chứng từ sử dụng Các chứng từ sử dụng làm cơ sở hạch toán vào tài khoản phải thu khách hàng gồm: Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng kiêm vận chuyển, chứng từ giao dịch ngân hàng (giấy báo có), phiếu thu,… c.
Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 131- “Phải thu của khách hàng” để hạch toán khoản phải thu khách hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền còn phải thu, đã thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 TK 131 – Phải thu của khách hàng Bên Nợ Bên Có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ. sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng.
khoản đầu tư tài chính. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng có khiếu nại. mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư Nợ Số dư Có Số tiền còn phải thu của khách hàng. Số tiền khách hàng ứng trước hoặc số tiền khách hàng trả thừa.
Đây là TK lưỡng tính vì có thể có số dư bên nợ và số dư bên có. Tùy vào số dư Nợ hay số dư Có mà phản ánh vào chỉ tiêu bên “Tài sản” hay bên “Nguồn vốn”. Nguyên tắc hạch toán Theo điều 18, thông tư 200/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán tài khoản 131- Phải thu của khách hàng, như sau: - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. 11 - Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, kỳ hạn thu hồi và từng lần thanh toán.
- Trong trường hợp khách hàng vừa là chủ nợ vừa là con nợ thì có thể thanh toán bù trừ khi có văn bản thỏa thuận. Tuy nhiên, khi lập BCTC thì không thể bù trừ được mà phải tách riêng. - Kế toán phân loại nợ để có căn cứ xác định mức lập Dự phòng phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý các khoản nợ phải thu không đòi được. - Trong quan hệ bán theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
- Đối với các khoản có gốc ngoại tệ thì phải vừa theo dõi nguyên tệ, vừa quy đổi tỷ giá đúng luật khi BCTC. Sơ đồ hạch toán TK 131 12 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán khoản phải thu của khách hàng 13 1. Kế toán tạm ứng a. Khái niệm Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.