Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự chi phối trực tiếp của quy luật cạnh tranh. Để duy trì sự tồn tại và phát triển, doanh nghiệp buộc phải khai thác tối đa năng lực sản xuất hiện có, đồng thời cung ứng các sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường về chất lượng, sự đa dạng của mẫu mã và mức giá hợp lý. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào mang tính chất quyết định khi chiếm tỷ trọng từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm. Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm, đúng định mức kinh tế kỹ thuật và kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng là một yêu cầu cấp bách. Yêu cầu này chỉ có thể được giải quyết hiệu quả thông qua việc ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác quản trị. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài về xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu (thiết kế hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư) tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.

Mục đích nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể qua các nhiệm vụ sau:

  1. Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và nhanh chóng, phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch thu mua, quản lý kho bãi và cung cấp vật liệu kịp tiến độ thi công cho bộ phận xây dựng.
  2. Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên máy tính và năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giảm thiểu chi phí nhân công và góp phần gia tăng doanh thu cho công ty.
  3. Hỗ trợ nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên phòng vật tư, nhân viên kế toán và thủ kho trong việc theo dõi, kiểm soát nguyên vật liệu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống cung ứng vật tư, hệ thống kế toán vật tư và hệ thống kho bãi của Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.
  • Phạm vi nghiên cứu về không gian: Khảo sát tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội (tên giao dịch quốc tế: HADECO, trụ sở tại Ngã ba Nguyễn Cổ Thạch - Hồ Tùng Mậu, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi nghiên cứu về nghiệp vụ và kỹ thuật: Tập trung vào hệ thống kế toán chi tiết vật tư của công ty cả về mặt số lượng và giá trị, kiểm soát tình hình nhập - xuất - tồn kho nhằm cung cấp dữ liệu cho quản trị chiến lược; trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro để thiết kế chương trình quản lý chi tiết vật tư.
  • Phạm vi thời gian hoàn thành đồ án: Ngày 26 tháng 04 năm 2010.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) và công nghệ:

  • Khái niệm hệ thống thông tin (HTTT) và hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin được cấu thành từ các yếu tố thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn dữ liệu nhằm trợ giúp ra quyết định và kiểm soát tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng dữ liệu đầu vào từ các hệ thống xử lý giao dịch để kết xuất các báo cáo định kỳ hoặc báo cáo theo yêu cầu.
  • Hệ thống thông tin quản lý vật tư: Là phân hệ chuyên dụng thuộc hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh, bao gồm các cấu phần: hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, quản lý thông tin nhập - xuất - mức dự trữ kho, và kiểm tra thực hiện kế hoạch sử dụng vật tư.
  • Chu trình phát triển hệ thống thông tin gồm 5 giai đoạn kế tiếp nhau: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án; Phân tích hệ thống (xác định yêu cầu, cấu trúc yêu cầu và lựa chọn giải pháp); Thiết kế hệ thống (thiết kế logic tập trung vào nghiệp vụ thực và thiết kế vật lý chuyển đổi sang đặc tả kỹ thuật); Lập trình và kiểm thử; Cài đặt, vận hành và bảo trì.
  • Các công cụ mô hình hóa nghiệp vụ và dữ liệu: Biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng (BFD), ma trận thực thể dữ liệu - chức năng (ma trận CRUD: Create, Read, Update), mô hình dữ liệu thực thể - quan hệ (E-R Model) với các khái niệm bản số (0:0, 1:1, nhiều:nhiều) và mô hình quan hệ chuẩn hóa dữ liệu theo các chuẩn 1NF, 2NF, 3NF.
  • Nền tảng công nghệ cơ sở dữ liệu và phần mềm: Văn bản đề cập đến các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến như Microsoft Access, SQL Server, Foxpro, Oracle; trong đó tác giả lựa chọn ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro để xây dựng hệ thống.

Khung pháp lý và nguyên tắc kế toán:

  • Văn bản pháp quy áp dụng: Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho; Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Nguyên tắc giá gốc (toàn bộ chi phí thực tế bỏ ra để có vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại), nguyên tắc thận trọng (đánh giá theo giá trị thuần có thể thực hiện được khi giá trị này thấp hơn giá gốc), và nguyên tắc nhất quán trong niên độ kế toán.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (cố định hoặc liên hoàn), phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO), cùng phương pháp sử dụng hệ số giá hạch toán (H).
  • Hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT), Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 08-VT), Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT-LN), Hóa đơn bán hàng (Mẫu 02 GTKT-LN), Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH), Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT), Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT).
  • Hệ thống tài khoản hạch toán: Sử dụng Tài khoản 152 (gồm các tài khoản cấp hai: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính, TK 1522 - Vật liệu phụ, TK 1523 - Nhiên liệu, TK 1524 - Phụ tùng thay thế, TK 1525 - Thiết bị XDCB, TK 1527 - Phế liệu, TK 1528 - Vật liệu khác), Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường), Tài khoản 611 (Mua hàng - dùng trong phương pháp kiểm kê định kỳ), cùng các tài khoản thanh toán và chi phí liên quan (TK 111, 112, 133, 331, 333, 338, 411, 412, 515, 621, 627, 631, 632, 641, 642, 154, 157, 241).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên tác nghiệp.
  • Phương pháp thu thập, khảo sát thông tin, chứng từ thực tế tại phòng ban.

Nguồn dữ liệu:

  • Dữ liệu thực tế về tổ chức bộ máy, cơ cấu nhân sự, luồng chứng từ và chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin

Đồ án định hướng xây dựng một giải pháp phần mềm kế toán chi tiết vật tư vận hành trên nền tảng máy tính cá nhân cho doanh nghiệp xây dựng, với các nội dung thiết kế kỹ thuật được tác giả xác lập trong cơ sở lý luận:

  1. Công nghệ nền tảng và môi trường phần mềm:
  • Ngôn ngữ lập trình: Visual FoxPro được chọn làm công cụ phát triển ứng dụng quản lý vật tư.
  • Cơ sở dữ liệu: Thiết kế bảng dữ liệu quan hệ hai chiều, chuẩn hóa các trường thuộc tính để loại bỏ thuộc tính lặp và quan hệ phụ thuộc bắc cầu theo các quy chuẩn chuẩn hóa dữ liệu (1NF, 2NF, 3NF), lưu trữ dữ liệu tập trung thay cho việc quản lý các tệp tin rời rạc.
  1. Mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu nghiệp vụ:
  • Mô hình nghiệp vụ được thiết lập thông qua Biểu đồ ngữ cảnh nhằm xác định ranh giới giữa hệ thống với các tác nhân bên ngoài (nhà cung cấp, khách hàng, các phòng ban khác). Ký pháp tiến trình được quy ước bằng hình chữ nhật bo góc mang số 0 và tên hệ thống dưới dạng cụm động từ; tác nhân là danh từ nằm ngoài hệ thống; luồng dữ liệu biểu diễn hướng dịch chuyển của thông tin và tín hiệu điều khiển.
  • Biểu đồ phân rã chức năng (BFD): Thiết kế cấu trúc hình cây phân cấp từ chức năng tổng quát xuống các nhánh mức 1, mức 2 và các chức năng lá mang tính cơ bản, phục vụ trực tiếp cho việc xây dựng menu và module phần mềm.
  • Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng: Phân định rõ quyền hạn tương tác giữa các chức năng nghiệp vụ đối với từng hồ sơ dữ liệu theo các hành động Create (tạo mới), Read (đọc dữ liệu) và Update (cập nhật thông tin).
  • Mô hình dữ liệu khái niệm (E-R Model): Xác định các thực thể vật tư, kho hàng, chứng từ nhập - xuất cùng các thuộc tính định danh (khóa chính) và thiết lập bậc, bản số quan hệ (0:0, 1:1, 1:nhiều) trước khi chuyển đổi sang mô hình dữ liệu vật lý trên Visual FoxPro.
  1. Quy trình triển khai và kiểm thử:
  • Giai đoạn lập trình và kiểm thử được tiến hành qua các bước: lựa chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu), chuyển bản thiết kế logic thành chương trình phần mềm, kiểm thử từng module chức năng, kiểm thử liên kết hệ thống và nghiệm thu.
  • Giai đoạn cài đặt bao gồm việc lắp đặt thiết bị phần cứng, cài đặt phần mềm, chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ sổ sách cũ sang phần mềm mới, bố trí nhân sự làm việc, viết tài liệu hướng dẫn và tổ chức đào tạo người dùng trước khi bàn giao vận hành và thực hiện bảo trì, sửa lỗi phát sinh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 được cấu trúc thành hai phần lớn, kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết hệ thống thông tin và lý luận nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp:

  1. Lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin:
  • Trình bày định nghĩa, vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong việc hỗ trợ ra quyết định. Phân tích cụ thể các chức năng của phân hệ thông tin quản lý vật tư gồm: hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (xác định chủng loại, số lượng, thời điểm cần cho sản xuất), theo dõi xuất - nhập - tồn dự trữ kho, và kiểm tra giám sát việc sử dụng vật liệu so với định mức kinh tế.
  • Trình bày chi tiết chu trình phát triển hệ thống gồm 5 giai đoạn: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án; Phân tích hệ thống; Thiết kế hệ thống (logic và vật lý); Lập trình và kiểm thử; Cài đặt, vận hành và bảo trì.
  • Hệ thống hóa các ký pháp mô hình hóa nghiệp vụ và dữ liệu: biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng, danh sách hồ sơ sử dụng, ma trận CRUD, tiến trình xử lý, kho dữ liệu, mô hình thực thể quan hệ (E-R) và các cấp độ chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF).
  1. Lý luận chung về công tác kế toán chi tiết vật tư:
  • Khẳng định đặc điểm kinh tế của nguyên vật liệu: chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn về mặt hiện vật và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào giá thành sản phẩm tạo ra; trong ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 70% đến 80% giá thành.
  • Phân loại nguyên vật liệu theo 3 tiêu thức: theo nội dung kinh tế (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị XDCB, vật liệu khác); theo nguồn hình thành (nhập ngoài, tự chế); theo mục đích công dụng (dùng trực tiếp cho sản xuất, dùng cho quản lý, nhượng bán, góp vốn, quyên tặng).
  • Xác định nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu theo Chuẩn mực số 02: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán. Nêu rõ công thức xác định trị giá vốn thực tế khi nhập kho (đối với mua ngoài, gia công, tự chế, nhận góp vốn, được cấp) và trị giá xuất kho (theo phương pháp đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, hoặc theo giá hạch toán nhân với hệ số giá H).
  • Trình bày phương pháp hạch toán chi tiết vật tư thông qua hai phương pháp phổ biến: phương pháp ghi thẻ song song và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. So sánh đặc trưng của hai phương pháp:
Tiêu thức so sánh Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chép tại kho Thủ kho dùng Thẻ kho ghi chép hàng ngày về mặt số lượng theo từng chứng từ nhập, xuất. Thủ kho dùng Thẻ kho ghi chép hàng ngày về mặt số lượng giống như phương pháp thẻ song song.
Ghi chép tại phòng kế toán Kế toán dùng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết ghi chép hàng ngày cả số lượng và giá trị theo từng chứng từ. Kế toán dùng Sổ đối chiếu luân chuyển, mở cho cả năm, chỉ ghi tổng hợp một lần vào cuối tháng cho mỗi thứ vật tư.
Công việc cuối tháng Lập Bảng kê nhập - xuất - tồn, đối chiếu với Thẻ kho và Sổ kế toán tổng hợp. Tính ra số tồn cuối tháng trên Sổ đối chiếu luân chuyển, đối chiếu với Thẻ kho và sổ kế toán liên quan.
Ưu điểm Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin nhanh cho quản trị tồn kho. Giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày của kế toán do chỉ tổng hợp số liệu một lần vào cuối tháng.
Nhược điểm Khối lượng ghi chép lớn khi doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư; ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra chỉ dồn vào cuối tháng nên hạn chế kiểm soát; dễ nhầm lẫn nếu không lập bảng kê.
  • Trình bày lý thuyết kế toán tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu: phân biệt phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK); hệ thống tài khoản sử dụng (TK 152, TK 151, TK 611 và các tài khoản liên quan); định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu (nhập mua ngoài, hàng về chưa có hóa đơn, hàng đi đường, nhập khẩu, chiết khấu thương mại/thanh toán, xuất cho sản xuất, xuất góp vốn liên doanh, xuất bán); giới thiệu 4 hình thức sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký sổ cái).

Chương 2: Tình trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội

Nội dung chương 2 tập trung phản ánh thực trạng tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Khái quát về doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội (tên viết tắt HADECO), trụ sở chính đặt tại Ngã ba Nguyễn Cổ Thạch - Hồ Tùng Mậu, huyện Từ Liêm, Hà Nội; số điện thoại liên hệ 04 - 7911 579, số Fax 04 - 7911 580.
  • Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính: Xây dựng các công trình dân dụng; Xây dựng các công trình công nghiệp; Xây dựng các công trình giao thông thủy lợi, san lấp mặt bằng; Xây dựng đường dây tải điện và trạm biến áp dưới 35KW; Trang trí nội thất công trình; Sản xuất phụ tùng, chi tiết, phụ kiện kim loại phục vụ xây dựng; Sản xuất và cung ứng vật liệu xây dựng.
  • Quy mô lực lượng lao động: Tổng số lao động hiện có là 243 người, bao gồm 71 cán bộ chuyên môn kỹ thuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề được đào tạo bài bản trong và ngoài nước.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất: Đứng đầu là Giám đốc công ty trực tiếp điều hành toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh, đại diện pháp nhân và quyết định công tác tài chính kế toán. Hỗ trợ Giám đốc có 2 Phó Giám đốc: Phó Giám đốc điều hành kỹ thuật thi công (phụ trách kỹ thuật, sáng kiến cải tiến, chỉ đạo dự án trọng điểm) và Phó Giám đốc điều hành các dự án ở nước ngoài (phụ trách sản xuất tại nước ngoài, bảo hộ lao động, nâng bậc, xây dựng định mức). Bộ máy tham mưu gồm 5 phòng ban nghiệp vụ: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế hoạch đầu tư, Phòng Kỹ thuật thi công, Phòng Kinh tế thị trường, Phòng Tài chính kế toán. Bộ phận trực tiếp thi công gồm 7 đội xây dựng công trình (Đội XD CT 1 đến Đội XD CT 7).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Do đặc thù phân cấp thi công, bộ máy kế toán được tổ chức thành hai cấp gồm kế toán tại văn phòng công ty và kế toán tại các đội xây dựng công trình. Kế toán thống kê tại 7 đội xây dựng chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu, ghi chép bảng kê chi tiết và định kỳ chuyển về Phòng Tài chính kế toán công ty. Tại phòng kế toán công ty, công việc được phân công cụ thể cho từng vị trí: Kế toán trưởng phụ trách chung và chịu trách nhiệm pháp lý; Bộ phận kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính; Bộ phận kế toán vật tư và tài sản cố định chịu trách nhiệm mở sổ chi tiết hạch toán vật tư dựa trên chứng từ nhập xuất hàng tháng, đồng thời theo dõi kiểm kê tài sản cố định; Bộ phận kế toán thanh toán theo dõi chi trả tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản thanh toán khác.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống hoạch toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần phát triển Tây Hà Nội

Theo kết cấu đồ án được tác giả công bố trong phần mở đầu, chương 3 là phần trọng tâm ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết bài toán thực tế đã nêu:

  • Ứng dụng quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng hệ thống hạch toán chi tiết vật tư cho Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.
  • Phân tích chi tiết các luồng dữ liệu nghiệp vụ xoay quanh quy trình nhập kho, xuất kho và kiểm soát mức dự trữ vật tư xây dựng.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình quản lý vật tư bằng ngôn ngữ Visual FoxPro nhằm tự động hóa việc lập thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, bảng kê nhập - xuất - tồn, hỗ trợ kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát chính xác cả số lượng và giá trị vật tư, đáp ứng tiến độ thi công của 7 đội công trình.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của nghiên cứu:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kết hợp với nghiệp vụ kế toán chi tiết vật tư theo đúng các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02) và các Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT, Quyết định 885/1998/QĐ/BTC.
  • Làm rõ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp xây dựng quy mô 243 lao động với 7 đội thi công công trình, khẳng định căn cứ thực tiễn việc chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn từ 70% đến 80% giá thành sản phẩm xây dựng.
  • Khảo sát và mô tả chi tiết mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân cấp giữa văn phòng công ty và các đội công trình, chỉ ra chức năng nhiệm vụ của từng phần hành kế toán (kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư - TSCĐ, kế toán thanh toán).
  • Lựa chọn giải pháp kỹ thuật dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro để mô hình hóa và thiết kế phần mềm kế toán chi tiết vật tư, phục vụ yêu cầu kiểm soát nhập - xuất - tồn kho.

Giải pháp và đóng góp của đề tài:

  • Đưa ra giải pháp tin học hóa khâu hạch toán chi tiết vật tư, khắc phục các hạn chế cố hữu của phương pháp ghi chép thủ công (như khối lượng ghi chép lớn, trùng lặp thông tin giữa thủ kho và kế toán viên).
  • Cung cấp công cụ hỗ trợ liên kết thông tin giữa phòng kế toán, phòng vật tư và các công trường xây dựng, giúp nhà quản trị nắm bắt dữ liệu kịp thời để điều phối thu mua vật tư đúng tiến độ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của công trình:

  • Phạm vi nghiên cứu chỉ giới hạn trong phạm vi hạch toán kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội, chưa mở rộng sang toàn bộ hệ thống kế toán tài chính tổng hợp hay các phân hệ quản lý máy thi công, tiền lương đội thợ.
  • Giải pháp công nghệ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro và mô hình dữ liệu quan hệ cục bộ tại thời điểm năm 2010, phù hợp cho mô hình mạng nội bộ đơn vị nhưng chưa tích hợp khả năng đồng bộ dữ liệu trực tuyến theo thời gian thực từ các công trường ở xa.
  • Tài liệu văn bản dừng ở phần mô tả khảo sát tổ chức bộ máy kế toán của Chương 2, chưa thể hiện chi tiết mã nguồn, giao diện cụ thể và kết quả thử nghiệm diện rộng của Chương 3 trong bản ghi này.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Hoàn thiện và nâng cấp phần mềm quản lý vật tư để tích hợp toàn diện với các phân hệ kế toán khác trong doanh nghiệp xây dựng.
  • Mở rộng chức năng kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình xây dựng cụ thể.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này có giá trị tham khảo hữu ích cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Kế toán doanh nghiệp tại các trường khối kinh tế, tài chính (đặc biệt là Học viện Tài chính) đang thực hiện đồ án hoặc khóa luận tốt nghiệp kết hợp giữa công nghệ thông tin và nghiệp vụ kế toán.
  • Cán bộ kế toán và nhân viên quản lý vật tư tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp.

Các phần nội dung đáng tham khảo nhất trong văn bản:

  • Hệ thống hóa các phương pháp hạch toán chi tiết vật tư (thẻ song song, đối chiếu luân chuyển) kèm phân tích ưu nhược điểm rõ ràng.
  • Toàn bộ sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ với các định khoản kế toán chuẩn mực.
  • Chu trình 5 giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý và phương pháp mô hình hóa hệ thống bằng các công cụ biểu đồ ngữ cảnh, BFD, ma trận CRUD và mô hình E-R.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao đề tài lại tập trung giải quyết bài toán quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây dựng? Theo số liệu tác giả trình bày, trong ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm. Do đó, việc quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng và định mức vật tư ở các khâu thu mua, bảo quản và sử dụng là yếu tố quyết định trực tiếp đến giá thành và lợi nhuận của doanh nghiệp.

  2. Ngôn ngữ lập trình và công cụ nào được tác giả lựa chọn để xây dựng phần mềm quản lý vật tư? Tác giả xác định sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro trên nền tảng cơ sở dữ liệu quan hệ được chuẩn hóa (1NF, 2NF, 3NF) để thiết kế chương trình quản lý chi tiết vật tư cho Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.

  3. Quy mô nhân sự và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội có đặc điểm gì? Tại thời điểm khảo sát, công ty có 243 lao động (gồm 71 cán bộ chuyên môn kỹ thuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề). Cơ cấu quản trị gồm Giám đốc, 2 Phó Giám đốc (phụ trách kỹ thuật thi công và phụ trách dự án ở nước ngoài), 5 phòng ban nghiệp vụ và 7 đội xây dựng công trình trực thuộc.

  4. Văn bản phân tích những phương pháp hạch toán chi tiết vật tư nào và chỉ ra nhược điểm gì? Văn bản trình bày chi tiết hai phương pháp: phương pháp ghi thẻ song song và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Nhược điểm lớn nhất được chỉ ra ở cả hai phương pháp là sự trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa thẻ kho của thủ kho và sổ sách của kế toán, đồng thời khối lượng ghi chép thủ công rất lớn khi doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư.

  5. Những căn cứ pháp lý và chuẩn mực kế toán nào được sử dụng trong đồ án? Đề tài dựa trên Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho, cùng Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Phương Loan tại Học viện Tài chính đã giải quyết trọn vẹn sự kết hợp giữa lý luận kế toán chi tiết vật tư và phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Dựa trên số liệu khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội - một doanh nghiệp xây lắp có chi phí vật liệu chiếm 70-80% giá thành và tổ chức thi công phân cấp với 7 đội công trình - tác giả đã xác lập cơ sở khoa học để thiết kế phần mềm kế toán vật tư bằng Visual FoxPro. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý và Kế toán doanh nghiệp xây dựng.