Luận Văn Tốt Nghiệp: Phát Triển Phần Mềm Kế Toán Bán Hàng Tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản

Tổng hợp kiến thức Phần Mềm Kế Toán Bán Hàng Tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản, tiếp cận khoa học, hỗ trợ học tập và nghiên cứu hiệu quả trong kinh tế

• Tác giả: Tô Thị Thu Hiền
• Người hướng dẫn: ThS. Vũ Bá Anh
• Trường học: Học viện Tài chính
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
• Đề tài: Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Bán Hàng Tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản
• Loại tài liệu: đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2010
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. CÁC GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT
• 1.1.1. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt
• 1.1.2. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
• 1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
• 1.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán
• 1.2.1.1. Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất
• 1.2.1.2. Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng
• 1.2.1.3. Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán
• 1.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất
• 1.2.2.1. Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng
• 1.2.2.2. Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm
• 1.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
• 1.2.3.1. Nội dung và tài khoản kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
• 1.2.3.2. Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
• 1.2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
• 1.2.4.1. Tài khoản sử dụng
• 1.2.4.2. Phương pháp kế toán
• 1.2.5. Kế toán chi phí hoạt động tài chính
• 1.2.5.1. Tài khoản sử dụng
• 1.2.5.2. Phương pháp kế toán
• 1.2.6. Kế toán xác định và phân phối kết quả kinh doanh
• 1.2.6.1. Tài khoản sử dụng
• 1.2.6.2. Phương pháp kế toán
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ, NÔNG SẢN
• 2.1. ĐÔI NÉT VỀ TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ, NÔNG SẢN
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
• 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY HIỆN NAY
• 2.2.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng
• 2.2.2. Công tác kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản
• 2.2.2.1. Kế toán phải thu khách hàng
• 2.2.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán
• 2.2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
• 2.3. NHẬN XÉT VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
• 2.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 2.4.1. Mục tiêu của hệ thống
• 2.4.1.1. Mục tiêu về nghiệp vụ
• 2.4.1.2. Mục tiêu kinh tế
• 2.4.1.3. Mục tiêu về sử dụng
• 2.4.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
• 2.4.2.1. Phân tích yêu cầu
• 2.4.2.2. Mô tả bài toán
• 2.4.2.3. Các hồ sơ thu thập được
• 2.4.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán
• 2.4.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh
• 2.4.3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
• 2.4.3.3. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
• 2.4.3.4. Ma trận thực thể dữ liệu chức năng
• 2.4.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic
• 2.4.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
• 2.4.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2
• 2.4.4.3. Mô hình dữ liệu quan niệm
• 2.4.4.4. Liệt kê, chính xác hóa, chọn lọc thông tin
• 2.4.4.5. Xác định các thực thể và các thuộc tính
• 2.4.4.6. Xác định các mối quan hệ và các thuộc tính
• 2.4.5. Mô hình thực thể quan hệ ER
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ ỨNG DỤNG CỦA BÀI TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ, NÔNG SẢN
• 3.1. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG
• 3.1.1. Mô hình Logic
• 3.1.2. Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ
• 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
• 3.1.4. Mô hình vật lý
• 3.1.5. Xác định luồng hệ thống
• 3.1.6. Đặc tả logic tiến trình
• 3.1.7. Xác định các giao diện
• 3.1.8. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống
• 3.1.9. Thiết kế menu
• 3.1.10. Thiết kế các giao diện
• 3.2. MỘT SỐ CHỨC NĂNG (MODULE) CỦA CHƯƠNG TRÌNH
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC
• 1. MỘT SỐ ĐOẠN CODE TRONG CHƯƠNG TRÌNH
• 1.1. FORM ĐĂNG NHẬP
• 1.2. FORM DANH MỤC KHÁCH HÀNG
• 1.3. FORM TRA CỨU DANH MỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về phần mềm kế toán bán hàng

Phần mềm kế toán bán hàng là một công cụ quan trọng trong việc quản lý tài chính và doanh thu của doanh nghiệp. Tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản, việc áp dụng phần mềm kế toán giúp tối ưu hóa quy trình kế toán bán hàng. Hệ thống này không chỉ giúp theo dõi doanh thu mà còn hỗ trợ trong việc quản lý tài chính và quản lý kho. Theo một nghiên cứu, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể giảm thiểu thời gian xử lý thông tin và tăng độ chính xác trong báo cáo tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, nơi mà thông tin kịp thời và chính xác là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp.

1.1. Tầm quan trọng của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán không chỉ đơn thuần là công cụ ghi chép số liệu mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản, việc áp dụng phần mềm ERP đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc. Theo thống kê, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có khả năng tăng trưởng doanh thu lên đến 20% so với những doanh nghiệp không sử dụng. Điều này cho thấy rằng giải pháp kế toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

II. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản

Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản đã triển khai nhiều biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán bán hàng. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục. Việc quản lý thông tin bán hàng hiện tại chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công, dẫn đến sai sót và mất thời gian. Theo một khảo sát, 60% nhân viên cho biết họ gặp khó khăn trong việc truy xuất thông tin khi cần thiết. Điều này cho thấy sự cần thiết phải áp dụng phần mềm kế toán hiện đại hơn để cải thiện quy trình làm việc. Hệ thống quản lý kho cũng cần được đồng bộ hóa với phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi hàng hóa.

2.1. Các vấn đề trong công tác kế toán bán hàng

Một trong những vấn đề lớn nhất trong công tác kế toán bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản là sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận. Việc này dẫn đến tình trạng thông tin không được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo. Hơn nữa, việc sử dụng các công cụ kế toán truyền thống không đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Do đó, việc chuyển đổi sang phần mềm kế toán hiện đại là cần thiết để cải thiện hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro trong quản lý tài chính.

III. Thiết kế ứng dụng phần mềm kế toán bán hàng

Thiết kế ứng dụng phần mềm kế toán bán hàng tại Tổng Công Ty Rau Quả Nông Sản được thực hiện với mục tiêu tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng chính như theo dõi doanh thu, quản lý kho, và báo cáo tài chính. Việc áp dụng hệ thống kế toán tự động sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Theo một nghiên cứu, các doanh nghiệp áp dụng phần mềm ERP có thể giảm 30% thời gian xử lý thông tin, từ đó gia tăng năng suất lao động.

3.1. Các chức năng chính của phần mềm

Phần mềm kế toán bán hàng sẽ bao gồm các chức năng như quản lý đơn hàng, theo dõi doanh thu, và lập báo cáo tài chính. Các chức năng này không chỉ giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc ra quyết định. Hệ thống cũng sẽ tích hợp với quản lý kho để đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi hàng hóa. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong điều kiện kinh tế thị trường, các cơ sở và đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tính tự chủ và hoạt động có lãi để duy trì sự tồn tại và phát triển. Yêu cầu này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ mọi giai đoạn của chu kỳ kinh doanh, từ khâu đầu tư vốn ban đầu đến khi thu hồi vốn. Hoạt động bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, giữ vai trò thực hiện giá trị sản phẩm, hàng hóa thông qua việc chuyển hóa vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ hoặc các khoản phải thu. Việc đẩy nhanh tốc độ bán hàng trực tiếp góp phần rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn và nâng cao hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.

Tại Tổng công ty rau quả, nông sản – một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh hàng nông sản – khối lượng thông tin và chứng từ phát sinh từ hoạt động bán hàng ngày càng gia tăng. Nhu cầu quản trị đặt ra yêu cầu phải xử lý các luồng thông tin bán hàng một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công bộc lộ nhiều hạn chế về thời gian, nhân lực và khả năng kiểm soát dữ liệu. Do đó, việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán bán hàng tại đơn vị là yêu cầu cấp thiết.

Đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản" do sinh viên Tô Thị Thu Hiền thực hiện nhằm giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu sau:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và các quy định, nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất.
2. Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết bán hàng và hệ thống thông tin kế toán hiện hành tại Tổng công ty rau quả, nông sản.
3. Phân tích mô hình nghiệp vụ, mô hình dữ liệu và xây dựng ứng dụng phần mềm kế toán bán hàng trên nền tảng Visual FoxPro nhằm hỗ trợ công tác quản lý, theo dõi số liệu và lập báo cáo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đồ án được xác định cụ thể:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán chi tiết bán hàng và quy trình xử lý thông tin kế toán bán hàng tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Phòng Tài chính – Kế toán tại Tổng công ty rau quả, nông sản.
• Phạm vi thời gian: Đợt thực tập tốt nghiệp kéo dài hơn bốn tháng (hoàn thành vào ngày 30 tháng 4 năm 2010).
• Phạm vi nghiệp vụ và kỹ thuật: Đồ án tập trung vào các hoạt động theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kế toán bán hàng; thiết kế hệ thống và cài đặt một số chức năng/module cơ bản bằng ngôn ngữ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án tích hợp hai khối kiến thức chuyên ngành: lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý và nguyên lý nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp.

Khung lý thuyết và mô hình hệ thống thông tin

Tác giả tiếp cận hệ thống thông tin (HTTT) dưới góc độ là tập hợp các yếu tố con người, phần cứng, phần mềm và dữ liệu nhằm thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân loại thông tin. Cấu trúc HTTT gồm 4 bộ phận chính: bộ phận đưa dữ liệu vào (Inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (Store) và bộ phận đưa dữ liệu ra. HTTT trong tổ chức được phân loại thành ba phân hệ chức năng:

• Hệ thống xử lý tác nghiệp
• Hệ thống thông tin quản lý
• Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Chất lượng của một HTTT được đánh giá dựa trên 5 tiêu chuẩn kỹ thuật: độ tin cậy, tính đầy đủ, tính thích hợp và dễ hiểu, tính được bảo vệ (an toàn thông tin) và tính kịp thời.

Phương pháp phát triển HTTT được triển khai theo phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc, tuân thủ 3 nguyên tắc nền tảng:

• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình (mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài).
• Nguyên tắc 2: Đi từ cái chung sang cái riêng (nguyên tắc đơn giản hóa).
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế; chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.

Chu trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành 5 giai đoạn:

1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
2. Phân tích hệ thống (xác định yêu cầu, mô tả nghiệp vụ, tìm kiếm giải pháp)
3. Thiết kế hệ thống (thiết kế logic và thiết kế vật lý)
4. Lập trình và kiểm thử (lựa chọn phần mềm nền, viết mã, kiểm thử module và hệ thống)
5. Cài đặt, vận hành và bảo trì (lắp đặt, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, sửa lỗi và nâng cấp)

Các công cụ và ký pháp mô hình hóa được sử dụng bao gồm:

• Biểu đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Mô tả tương tác giữa tiến trình hệ thống (kí hiệu số 0) với các tác nhân bên ngoài và luồng dữ liệu.
• Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD - Function Decomposition Diagram): Phân rã các hoạt động nghiệp vụ theo cấu trúc hình cây thứ bậc.
• Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng: Ma trận hai chiều xác định mối quan hệ đọc (R - Read), cập nhật (U - Update) hoặc tạo mới (C - Create) giữa các chức năng và hồ sơ dữ liệu.
• Mô hình thực thể quan hệ (ER - Entity Relationship): Xác định thực thể, thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả, mối quan hệ, bậc quan hệ và bản số (0:1, 1:1, 1:n).
• Mô hình quan hệ và chuẩn hóa dữ liệu: Chuyển đổi mô hình ER thành các bảng hai chiều và chuẩn hóa dữ liệu qua các mức chuẩn 1NF (loại bỏ thuộc tính lặp), 2NF (loại bỏ phụ thuộc hàm một phần vào khóa) và 3NF (loại bỏ phụ thuộc bắc cầu vào khóa).

Khung lý thuyết nghiệp vụ kế toán bán hàng

Đồ án căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp và Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho. Các nội dung kế toán chuyên môn bao gồm:

• Kế toán giá vốn hàng bán: Thực hiện nguyên tắc nhất quán. Áp dụng 4 phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán theo chuẩn mực: phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau - xuất trước (FILO), phương pháp bình quân gia quyền.
• Kế toán tiêu thụ thành phẩm: Sử dụng hệ thống chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có...) và tài khoản hạch toán doanh thu, công nợ khách hàng.
• Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
• Kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh: Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và phân phối kết quả kinh doanh.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hồ sơ, biểu mẫu, sổ sách kế toán, chứng từ thực tế tại phòng Tài chính – Kế toán của Tổng công ty rau quả, nông sản.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Nghiên cứu luồng xử lý chứng từ từ khâu tiếp nhận đơn hàng, đối chiếu kho, lập phiếu xuất đến ghi sổ kế toán.
• Phương pháp mô hình hóa và thiết kế phần mềm: Sử dụng công cụ mô hình hóa dữ liệu và tiến trình, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và lập trình trên phần mềm Microsoft Visual FoxPro.

Nội dung chính theo từng chương

Đồ án có dung lượng 130 trang, ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, nội dung chính được kết cấu thành 3 chương.

Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý thuyết phục vụ cho việc thực hiện đề tài:

• Trình bày định nghĩa hệ thống thông tin quản lý, 4 bộ phận hợp thành, 3 nhóm hệ thống thông tin chức năng và 5 tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin.
• Làm rõ phương pháp luận phát triển HTTT qua 5 giai đoạn từ lập kế hoạch, phân tích, thiết kế logic/vật lý, lập trình kiểm thử đến vận hành bảo trì.
• Hướng dẫn chi tiết cách thức xây dựng và ký pháp của Biểu đồ ngữ cảnh, Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD), Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng (R-U-C), Mô hình thực thể quan hệ (ER) và các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF).
• Trình bày nguyên tắc hạch toán và phương pháp kế toán các nghiệp vụ: giá vốn hàng bán (theo VAS 02), doanh thu tiêu thụ thành phẩm, các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và xác định kết quả kinh doanh.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản

Chương 2 phản ánh kết quả khảo sát thực tế và phân tích hệ thống tại đơn vị thực tập:

• Tổng quan đơn vị: Giới thiệu quá trình hình thành, phát triển, các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng công ty rau quả, nông sản.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Phân tích cơ cấu phòng Tài chính – Kế toán, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, hình thức tổ chức công tác kế toán, hệ thống chứng từ và tài khoản áp dụng.
• Thực trạng kế toán bán hàng: Mô tả chi tiết việc sử dụng chứng từ và tài khoản trong hạch toán giá vốn, theo dõi nợ phải thu khách hàng và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty.
• Đánh giá hệ thống hiện hành: Chỉ ra các điểm mạnh và những tồn tại của hệ thống thông tin quản lý bán hàng đang vận hành.
• Phân tích hệ thống thông tin kế toán bán hàng mới:
  • Xác định 3 nhóm mục tiêu: Mục tiêu nghiệp vụ, Mục tiêu kinh tế và Mục tiêu sử dụng.
  • Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán kinh doanh bán hàng; phân loại danh sách các hồ sơ dữ liệu thu thập được.
  • Thiết lập mô hình nghiệp vụ: Xây dựng Biểu đồ ngữ cảnh cho hệ thống quản lý bán hàng, Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD) cho hoạt động kinh doanh bán hàng (tiếp nhận đơn hàng, giải quyết khách hàng, xử lý đơn hàng, gom và gửi hàng) và Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng.
  • Phân tích mô hình khái niệm - logic: Xây dựng Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 1 và DFD mức 2; thực hiện liệt kê, chính xác hóa và chọn lọc thông tin; xác định danh sách thực thể, thuộc tính định danh, mối quan hệ và hoàn thiện Mô hình thực thể quan hệ (ER).

Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản

Chương 3 trình bày chi tiết giải pháp kỹ thuật xây dựng phần mềm:

• Thiết kế cơ sở dữ liệu: Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ; xây dựng cơ sở dữ liệu vật lý bao gồm định nghĩa các bảng dữ liệu, cấu trúc trường, kiểu dữ liệu, độ dài và các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
• Thiết kế luồng hệ thống và tiến trình: Xây dựng mô hình vật lý, xác định luồng dữ liệu của hệ thống và đặc tả logic cho các tiến trình xử lý nghiệp vụ kế toán bán hàng.
• Thiết kế giao diện người dùng: Xây dựng hệ thống menu điều khiển chính của chương trình; thiết kế hệ thống biểu mẫu (form) giao diện phục vụ việc nhập liệu chứng từ, cập nhật dữ liệu và tra cứu thông tin.
• Cài đặt các module chức năng: Trình bày cấu trúc và cách thức hoạt động của các phân hệ chức năng trong chương trình kế toán bán hàng viết trên Visual FoxPro.

Phần phụ lục: Đoạn mã chương trình và đánh giá

Phần phụ lục của đồ án cung cấp:

• Đoạn mã nguồn (code) chi tiết của các giao diện chính được lập trình trong Visual FoxPro:
  • Form Đăng nhập
  • Form Danh mục khách hàng
  • Form Tra cứu danh mục
• Văn bản nhận xét, đánh giá chính thức của Giảng viên hướng dẫn (ThS. Vũ Bá Anh), nhận xét của 2 Giảng viên phản biện và xác nhận của Đơn vị thực tập (Tổng công ty rau quả, nông sản).

Thiết kế và triển khai

Phần mềm kế toán bán hàng trong đồ án được thiết kế theo quy trình công nghệ và kiến trúc phân tích có cấu trúc, sử dụng công cụ Visual FoxPro.

Kiến trúc công nghệ và mô hình hóa hệ thống

Hạng mục thiết kế	Nội dung kỹ thuật và công cụ áp dụng
Môi trường & Công nghệ	Ngôn ngữ lập trình và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual FoxPro
Mô hình nghiệp vụ	Biểu đồ ngữ cảnh (Context Diagram), Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD), Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng (R-U-C)
Mô hình luồng dữ liệu	Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 và DFD mức 2 cho bài toán kế toán bán hàng
Mô hình dữ liệu logic	Mô hình thực thể quan hệ (ER Model) với các thực thể, thuộc tính định danh, bản số quan hệ
Mô hình dữ liệu quan hệ	Chuyển đổi từ ER sang quan hệ, chuẩn hóa dữ liệu đạt chuẩn 1NF, 2NF, 3NF
Cơ sở dữ liệu vật lý	Thiết kế cấu trúc các tệp bảng dữ liệu (.dbf), xác định khóa chính, khóa ngoại và kiểu dữ liệu

Thiết kế giao diện và các module chương trình

Hệ thống giao diện được thiết kế dạng menu phân cấp và các form tương tác trực quan:

• Hệ thống menu: Cung cấp thanh điều hướng truy cập vào các phân hệ nhập danh mục, xử lý nghiệp vụ bán hàng, tính giá vốn, theo dõi công nợ và tra cứu báo cáo.
• Form Đăng nhập: Kiểm soát quyền truy cập hệ thống của người dùng, bảo vệ an toàn dữ liệu kế toán.
• Form Danh mục khách hàng: Cho phép cập nhật, thêm mới, sửa đổi và lưu trữ hồ sơ thông tin đối tác, khách hàng.
• Form Tra cứu danh mục: Hỗ trợ người dùng lọc, tìm kiếm nhanh thông tin khách hàng, chứng từ và các danh mục liên quan.
• Các module xử lý nghiệp vụ: Thực hiện nhập liệu hóa đơn bán hàng, cập nhật nợ phải thu, hạch toán giá vốn và kết chuyển số liệu phục vụ xác định kết quả kinh doanh.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

• Hoàn thành báo cáo đồ án tốt nghiệp chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế với quy mô 130 trang, kết hợp chặt chẽ giữa lý luận kế toán doanh nghiệp và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
• Hoàn thiện hệ thống tài liệu phân tích bài toán kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản:
  • 01 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống.
  • 01 Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD) nghiệp vụ bán hàng.
  • 01 Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng (R-U-C).
  • Hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 và DFD mức 2.
  • 01 Mô hình thực thể quan hệ (ER) hoàn chỉnh và lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ đã chuẩn hóa (1NF, 2NF, 3NF).
• Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý và lập trình thành công các form giao diện chính (Form Đăng nhập, Form Danh mục khách hàng, Form Tra cứu danh mục) cùng mã nguồn thực thi trên Visual FoxPro.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

• Đề xuất thay thế phương thức quản lý bán hàng thủ công tại Tổng công ty rau quả, nông sản bằng phần mềm ứng dụng nhằm tự động hóa quá trình lưu trữ, xử lý thông tin và lập chứng từ kế toán.
• Chuẩn hóa hệ thống danh mục, biểu mẫu chứng từ và quy trình luân chuyển thông tin giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán để loại bỏ tình trạng sai lệch dữ liệu.
• Tổ chức lưu trữ dữ liệu tập trung nhằm đáp ứng 5 tiêu chuẩn chất lượng thông tin kế toán (chính xác, đầy đủ, thích hợp, bảo mật và kịp thời).

Đóng góp của đề tài

• Cung cấp mô hình phân tích thiết kế chi tiết cho bài toán kế toán chi tiết bán hàng tại một doanh nghiệp sản xuất nông sản thực tế.
• Xây dựng phần mềm ứng dụng có khả năng áp dụng thử nghiệm vào thực tiễn quản lý tại phòng Tài chính – Kế toán của Tổng công ty rau quả, nông sản, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và nâng cao độ chính xác trong công tác kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Do giới hạn về thời gian thực tập và kinh nghiệm thực tiễn của sinh viên, đồ án mới tập trung vào việc phân tích một số hoạt động theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kế toán bán hàng; đồng thời thiết kế hệ thống và cài đặt thử nghiệm một số chức năng/module cơ bản của chương trình trên Visual FoxPro chứ chưa bao quát toàn bộ các nghiệp vụ tài chính phát sinh khác của doanh nghiệp.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng và hoàn thiện đầy đủ các phân hệ chức năng kế toán còn lại; tối ưu hóa giao diện người dùng; phát triển thêm các báo cáo quản trị tổng hợp và tiến hành kiểm thử toàn diện trên dữ liệu thực tế lớn trước khi đưa phần mềm vào vận hành chính thức tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo chuyên môn phù hợp cho:

• Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kế toán: Tham khảo quy trình phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh từ khảo sát thực tế, xây dựng biểu đồ FDD, DFD, mô hình ER, chuẩn hóa CSDL đến thiết kế giao diện chương trình.
• Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo phương pháp tin học hóa các nghiệp vụ kế toán chi tiết bán hàng, hạch toán giá vốn, doanh thu và công nợ khách hàng trong doanh nghiệp sản xuất.
• Nội dung giá trị nhất để tra cứu:
  • Quy trình xây dựng ma trận thực thể dữ liệu – chức năng và biểu đồ DFD mức 1, mức 2 cho bài toán bán hàng.
  • Phương pháp chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ chuẩn hóa (3NF).
  • Cấu trúc thiết kế form và các đoạn mã nguồn Visual FoxPro mẫu trong phần phụ lục.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án được thực hiện tại đơn vị nào và do ai hướng dẫn?
Đồ án do sinh viên Tô Thị Thu Hiền (lớp CQ44/41.02, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Học viện Tài chính) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Vũ Bá Anh, dựa trên số liệu thực tế tại Tổng công ty rau quả, nông sản (hoàn thành ngày 30/04/2010).

2. Tác giả sử dụng ngôn ngữ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để xây dựng phần mềm?
Tác giả sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual FoxPro để thiết kế cơ sở dữ liệu, xây dựng giao diện và viết mã nguồn cho chương trình.

3. Hoạt động kinh doanh bán hàng được phân rã thành những chức năng chính nào trên biểu đồ FDD?
Trên Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD), hoạt động kinh doanh bán hàng được phân rã thành 4 nhóm chức năng chính: Tiếp nhận đơn hàng, Giải quyết khách hàng, Xử lý đơn hàng, Gom và gửi hàng.

4. Chuẩn mực kế toán nào được viện dẫn để hạch toán giá vốn hàng bán trong đồ án?
Tác giả viện dẫn Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho, nêu rõ 4 phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán: giá thực tế đích danh, FIFO, FILO và bình quân gia quyền.

5. Phần phụ lục của đồ án cung cấp mã nguồn Visual FoxPro cho những màn hình nào?
Phần phụ lục cung cấp mã nguồn lập trình cho 3 biểu mẫu: Form Đăng nhập, Form Danh mục khách hàng và Form Tra cứu danh mục.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản" của sinh viên Tô Thị Thu Hiền là công trình nghiên cứu ứng dụng kết hợp giữa lý luận kế toán doanh nghiệp và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc. Tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng công tác kế toán tại đơn vị thực tập, xây dựng hệ thống mô hình hóa hoàn chỉnh từ biểu đồ ngữ cảnh, FDD, DFD đến mô hình ER và cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa. Ứng dụng phần mềm xây dựng trên Visual FoxPro đã hiện thực hóa các chức năng quản lý danh mục, tra cứu và xử lý thông tin bán hàng, đáp ứng mục tiêu tin học hóa quy trình kế toán tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. CÁC GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT 1. Khái niệm: HTTT là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ xử lý, phân loại thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường. Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store). Sơ đồ 1: Mô hình thông tin trong quản lý Thông tin từ môi ủy nhiệm chi trường Hệ thống quản lý Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: Thông tin tác Thông tin quyết 26 nghiệp định Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Đối tượng quản lý Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp ● Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức. ● Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách riêng lẻ trong bất kỳ một tổ chức hoạt động. Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thống thông tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm: ● Hệ thống xử lý tác nghiệp ● Hệ thống thông tin quản lý ● Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. 27 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạt động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạt động khác. Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động từ hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra các quyết định trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặc không có cấu trúc.

Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một tổ chức hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khác nhau. Vì vậy, mỗi HTTT chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ chức hoạt động. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt. Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra.

Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. 28 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau: ● Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu.Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.

● Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thẻ dẫn tới các quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức. ● Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý.

Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho 29 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết. ● Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin.

Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức. ● Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần thiết. Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt một HTTT.

30 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp 1. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin HTTT đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội. HTTT mới sử dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một cách hữu hiệu nhất.

Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới. Phương pháp phát triển một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: ● Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.

Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. 31 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp ● Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.

● Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.4 Chu trình phát triển Hệ thống thông tin 1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó.

Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai 32 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc - Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại. - Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt. - Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.

33 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp - Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua. Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên - Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực - Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào 34 Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02 Luan van Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT Đồ án tốt nghiệp những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống 1.