Chương 1 giới thiệu tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định thuê ngoài dịch vụ Logistics trong bối cảnh Việt Nam đã và đang bước vào nền hội nhập kinh tế với nhiều lợi thế cũng như thách thức. Với phạm vi nghiên cứu là các doanh nghiệp Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh và Bình Dương, mục tiêu cuối cùng của bài nghiên cứu là đề xuất một số hàm ý quản trị cho các doanh nghiệp outsourcing và nhà cung cấp dịch vụ Logistics. Chương tiếp theo sẽ trình bày cơ sở khoa học.
8 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT 2.1 Tổng quan về thuê ngoài _Outsourcing 2.1 Khái niệm thuê ngoài _ outsourcing “Outsourcing” là sự kết hợp của các từ “outside”, “resource” và “using”, nghĩa là sử dụng nguồn lực bên ngoài. Đã có rất nhiều bài nghiên cứu về “outsourcing” theo nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Do đó, dựa trên từng góc độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, có nhiều cách định nghĩa về thuật ngữ “outsourcing”. Sau đây, tác giả trích lược một số định nghĩa outsourcing như sau: Theo Wikipedia thì Outsourcing là một thuật ngữ trong lĩnh vực kinh tế dùng để chỉ việc một thể nhân hay pháp nhân chuyển giao việc thực hiện một chức năng sản xuất, kinh doanh nào đó, bao gồm cả tài sản vật chất và nhân lực cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên môn hóa trong lĩnh vực đó.
Theo từ điển Oxford định nghĩa: “Outsourcing đạt được do ký kết với một nguồn bên ngoài tổ chức hoặc khu vực; để gia công thực hiện”. Với định nghĩa này, bất cứ công việc, chức năng mà tổ chức không tự thực hiện ảnh hưởng đến khả năng cung cấp sản phẩm “phù hợp” được xem là một hạng mục “được thuê ngoài”. Arnold (2000) đã mô tả thuê ngoài như một từ viết tắt cho "việc sử dụng nguồn tài nguyên bên ngoài". Những hoạt động truyền thống được thực hiện trong nội bộ trước đây được chuyển sang một nhà cung cấp bên ngoài và các nhân viên của tổ chức ban đầu thường được chuyển sang cho các nhà cung cấp dịch vụ.
Quelin và Duhamel (2003) định nghĩa thuê ngoài như hoạt động chuyển giao một giao dịch thực hiện trong nội bộ cho một nhà cung cấp bên ngoài thông qua một hợp đồng dài hạn, bao gồm việc chuyển giao nhân viên cho bên cung cấp. Trong một bài viết trên tạp chí CIO Asia và MIS Financial Review, Stephanie Overby, một chuyên gia nghiên cứu về outsourcing, đã định nghĩa về Outsourcing như sau: “Tùy theo từng cách tiếp cận với vấn đề thì có một cách định nghĩa khác nhau về outsourcing, tuy nhiên xét một cách căn bản, outsourcing chính là việc chuyển một phần các dịch vụ cho bên thứ ba.” Nói một cách khác, outsourcing về 9 bản chất là một giao dịch, thông qua đó một công ty mua các dịch vụ từ một công ty khác trong khi vẫn giữ quyền sở hữu và chịu trách nhiệm cơ bản đối với các hoạt động đó. Hay mô ̣t cách tóm lươ ̣c: “Outsoucing _ Thuê ngoài, là việc chuyển một vài hoạt động nội bộ và trách nhiệm quyết định của công ty cho các nhà cung ứng bên ngoài”. Từ các định nghĩa trên ta thấy được hai đặc điểm cần lưu ý của Outsourcing Thứ nhất, Outsourcing là việc chuyển một phần các dịch vụ, các hoạt động và quy trình trước đây được tiến hành trong nội bộ cho một bên ngoài thực hiện với mục đích chính là cắt giảm chi phí hoạt động, hạ giá thành và nâng cao tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Thứ hai, bên thứ ba được nhắc đến không chỉ là các doanh nghiệp trong nước (Inshore/Local Outsourcing) mà cả doanh nghiệp nước ngoài được thuê outsource (Offshore Outsourcing). Nhắc đến từ Outsourcing, rất nhiều người trong chúng ta thường nghĩ đến lĩnh vực gia công phần mềm hoặc lập trình. Tuy nhiên, trên thực tế, thuật ngữ này hiện diện trong nhiều lĩnh vực kinh doanh: kế toán, luật, nhân sự, công nghệ thông tin, dọn dẹp văn phòng/nhà ở (cleaning), Logistics/vận tải… Thuê ngoài Logistics là việc sử sụng các nhà cung cấp dịch vụ Logistics bên ngoài thay mặt cho doanh nghiệp để tổ chức, thực hiện và phát triển các hoạt động Logistics.2 Chức năng, vai trò của thuê ngoài Từ khi ra đời cho đến nay, mô hình outsourcing đã phát triển rất nhanh và được nhiều công ty hàng đầu thế giới lựa chọn. Dự tính trong những năm tới, thị trường outsourcing vẫn sẽ tăng trưởng mạnh cả về nguồn cung và nguồn cầu.
Trong kinh doanh hiện đại, outsourcing cho phép một doanh nghiệp sử dụng những dịch vụ truyền thống dựa trên những điều kiện linh hoạt, với mục tiêu là: đảm bảo sự mềm dẻo, năng động, chi phí thấp và có khả năng phát triển. 10 Trong phần này, tác giả cố gắng hệ thống lại các chức năng, vai trò chủ đạo của outsourcing trong hoạt động của doanh nghiệp như sau: Chuyên môn hóa: Trong chuỗi vận hành của một doanh nghiệp có rất nhiều mắc xích với nhiều khâu, nhiều hoạt động khác nhau. Các nhà quản trị tìm đến mô hình outsourcing khi họ phải đối diện với yêu cầu là mọi mắc xích trong chuỗi đều phải vận hành một cách trôi chảy để có kết quả tốt nhất cho cả chuỗi. Với thế mạnh riêng của mình, nhà cung cấp outsourcing đem đến sự chuyên môn hóa cho một hoặc nhiều mắc xích trong chuỗi vận hành đó.
Thông qua outsourcing, doanh nghiệp có thể tập trung vào công việc trọng yếu của mình. Khai thác được nguồn nhân lực dồi dào, có năng lực: Nếu doanh nghiệp nhận thấy nguồn nhân lực của mình chưa đủ về số lượng và/hoặc chất lượng. Thì việc thuê ngoài sẽ cho phép doanh nghiệp tiếp cận với nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao bên ngoài doanh nghiệp. Thêm vào đó, hiện nay xu thế thuê ngoài ra biên giới quốc gia _ Offshore Outsourcing ngày càng mở rộng, cho phép doanh nghiệp tiếp cận với một thị trường nhân lực dồi dào, đa dạng.
Tiếp cận được công nghệ hiện đại: Để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh của mình, nhà cung cấp Outsourcing sẽ phải đầu tư một hệ thống công nghệ đắt tiền, phương pháp hiện đại và đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp. Đồng thời để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, nhà cung cấp Outsourcing cũng phải luôn luôn cập nhật và đổi mới mọi mặt để đáp ứng nhu cầu ngày càng khắc khe của khách hàng khi nền kinh tế mỗi ngày một phát triển. Tiết kiệm chi phí và tái cơ cấu chi phí: Doanh nghiệp thuê ngoài để tiết kiệm chi phí của một chức năng kinh doanh. Vì thông qua việc thuê ngoài, doanh nghiệp không còn phải lo lắng về sự lãng phí thời gian, nguồn lực, chi phí vào lĩnh vực mình không chuyên nữa.
Với việc thuê 11 ngoài, doanh nghiệp có thể dự đoán, ước tính được chi phí một các dễ dàng hơn so với việc quản lý công việc phải là thế mạnh của mình. Ngoài ra, nếu đứng trên góc độ nền kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp có thể tận dụng được lợi thế lao động (“labour arbitrage”), lợi thế về tỷ lệ lãi suất thấp giữa các nền kinh tế (“lower-rate economies”) thông qua việc thuê ngoài _ Offshore Outsourcing. Khi sử dụng outsourcing, doanh nghiệp sẽ giảm chi phí đầu tư thêm nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ, …. Làm chuyển dịch cơ cấu chi phí (từ định phí sang biến phí).
Góp phần mở rộng quy mô sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm giá thành và nâng cao khả năng cạnh tranh: Sự kết hợp của công nghệ tiên tiến và trình độ chuyên môn cao, nhà cung ứng Outsourcing có thể giúp khách hàng của họ đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tránh các chi phí đầu tư công nghệ và đào tạo nhân lực. Trong nền kinh tế cạnh tranh, yếu tố năng suất vô cùng quan trọng đối với một công ty. “Năng suất làm giảm chi phí cho người tiêu dùng và dẫn đến tăng trưởng kinh tế” (“productivity means lowering the cost for consumers and that leads to economic growth” Theo Brown and Wilson (2005, p. Không còn lo lắng về vấn đề cơ sở vật chất, công nghệ cũng như nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể tập trung nâng cao năng suất trong lĩnh vực chính, mở rộng quy mô ra thị trường thế giới.3 Các loại hình thuê ngoài Có thể phân loại các loại hình thuê ngoài theo 3 tiêu chí: ranh giới địa lý, nội dung hoạt động và hình thức hợp tác Xét về ranh giới địa lý: Thuê ngoài nội địa (Inshore outsourcing): các nhà cung cấp đang hoạt động trong cùng một nước.
Thuê ngoài cận biên (Nearshore outsourcing): các nhà cung cấp ở các quốc gia lân cận có chung biên giới. 12 Thuê ngoài ngoại biên (Offshore outsourcing): các nhà cung cấp ở các quốc gia khác. Về nội dung: Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO: Business Process Outsourcing) là hình thức một công đoạn, quy trình nào đó được gia công thuê ngoài. BPO liên quan đến việc thực hiện quy trình chuẩn hóa cho khách hàng.
Quy trình lựa chọn nhà cung ứng cũng là một hình thức trong BPO với các tiêu chuẩn đề ra theo quy định. Thuê ngoài hoạt động nghiên cứu, thiết kế (KPO: Knowlegde Process Outsourcing) thường áp dụng cho những công việc cần sự tham gia của người lao động ở cấp độ cao hơn. Người lao động phải có trình độ nghiên cứu, kỹ năng phân tích và kỹ thuật và đưa ra quyết định ở bậc cao hơn so với BPO. KPO thường tập trung vào các lĩnh vực nghiên cứu và phát triển, bằng sáng chế, nghiên cứu sở hữu trí tuệ, hoạt hình và mô phỏng.
Thuê ngoài Công nghệ thông tin (ITO: Information Technology Outsourcing) ITO thường được giám sát bởi các CIO của một tổ chức. Tuy nhiên, các CIO thường được gọi là để quản lý và hoạt động BPO KPO nơi không có kỹ năng CNTT quan trọng có liên quan. Điều này là do chuyên môn các CIO sẽ phát triển trong đàm phán gia công phần mềm, Call centers – Customer Service (Dịch vụ tổng đài và chăm sóc khách hàng) Ngoài ra, còn có thuê ngoài Phát triển ứng dụng và bảo trì (Application Development and Maintenance); Khôi phục dữ liệu (Disaster Recovery); Tài chính và kế toán (Finance and Accounting); Nhân sự (Human Resources), v.v Về hình thức hợp tác Thuê ngoài giao dịch (Transactional Outsourcing): là việc thõa thuận giao dịch một mức dịch vụ nào đó. Đồng thuê ngoài (Co-outsourcing alliances): là sự kết hợp các dịch vụ từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao.
13 Hợp tác chiến lược (Strategic partnership): là sự hợp tác với một tổ chức pháp nhân khác để thực hiện một hoặc nhiều khâu trong quá trình vận hành kinh doanh.