CHƯƠNG 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI 1. Nguồn lực thông tin số 1. Khái niệm -Tài liệu số (tài liệu điện tử) Trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là công nghệ thông tin và kỹ thuật số, đã cho ra đời một loại hình tài liệu mới, đó là: tài liệu số. Đây là hình thức lưu trữ thông tin hiện đại, bắt đầu cho một cuộc cách mạng trong lĩnh vực TT-TV.
Có nhiều quan niệm, khái niệm khác nhau về tài liệu số (tài liệu điện tử). Phần lớn các tác giả không sử dụng thuật ngữ “tài liệu số” mà sử dụng thuật ngữ “tài liệu điện tử” để diễn giải về “tài liệu số”. Theo Tiêu chuẩn GOST R 51141-98 của Nga [21]: “Tài liệu điện tử là những tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”, theo đó các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu được đọc bằng máy”, “tài liệu được máy tính hướng dẫn…” Theo Luật Lưu trữ Quốc gia Mỹ [11]: “Tài liệu điện tử là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang, máy tính nào.” Theo Luật lưu trữ Việt Nam, (2011)[12]: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.” 15 Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP [13]: “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.” Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005). Theo luận văn thạc sỹ của tác giả Vũ Văn Thường, (2009) [23]: “Tài liệu điện tử là tài liệu được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính.
Các vật mạng tin ở đây có thể là băng từ, đĩa từ, đĩa quang, các bộ phận lưu trữ thông tin của máy tính.” Theo luận văn thạc sỹ của tác giả Lê Thị Vân Nga, (2009) [11] cho rằng: “tài liệu số là tài liệu mà thông tin chứa đựng trong đó đã được biểu diễn dưới dạng mã nhị phân, tức là mã chỉ gồm hai số 0 và 1. Những thông tin về tài liệu, một phần hay toàn bộ nội dung của tài liệu đã được chuyển thành các bit thông tin dữ liệu và được lưu trữ, khai thác trên máy vi tính, với sự hỗ trợ của một hay một vài thiết bị chuyên dụng, phần mềm ứng dụng và hệ thống mạng máy tính.” Từ những quan điểm trên có thể thấy tài liếu số là: tài liệu được tạo lập trực tiếp từ máy vi tính, được lưu trữ thành các tệp dữ liệu (file), với những định dạng khác nhau (.jpg…), và các tài liệu có nội dung là kết quả của quá trình số hoá các loại hình tài liệu khác (giấy, ảnh, phim…) đều là tài liệu số. Nói cách khác, tài liệu số là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng số mà máy tính có thể đọc được. -Nguồn lực thông tin số Nguồn lực thông tin (Information Resource) được hiểu là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người, có thể tổ chức , quản lý và chia sẻ.
Hiện nay, với 16 sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, khái niệm NLTTS xuất hiện và ngày càng phổ biến. Theo luận văn thạc sỹ của tác giả Hoàng Sơn Công, (2008) [5]: “Tài nguyên thông tin số: là tập hợp có tổ chức những bộ sưu tập thông tin kiến thức của các đối tượng số (digitized objects) hoặc đã được số hoá, được lưu trữ theo các công nghệ đặc biệt mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi trường điện tử.” Theo luận văn thạc sỹ của tác giả Lê Anh Tiến, (2010) [8]: “Nguồn lực thông tin điện tử được hiểu là phần thông tin có cấu trúc được tổ chức bao gói hay được lưu giữ trên các vật mang tin chỉ có thể truy cập thông qua máy tính điện tử.” Như vậy, từ những quan điểm trên có thể hiểu: nguồn lực thông tin số (Digital Information Resource) là một phần của nguồn lực thông tin, trong đó các thông tin được lưu trữ dưới dạng số có thể khai thác, sử dụng trên máy tính và hệ thống mạng. Nói cách khác, tất cả các tài liệu được tạo lập trực tiếp từ máy vi tính, được lưu trữ thành các tệp dữ liệu (file), với những định dạng khác nhau (.jpg, pdf…) và các tài liệu có nội dung là kết quả của quá trình số hoá các loại hình tài liệu khác (giấy, ảnh, phim…),… được tổ chức, khai thác trên mạng máy tính đều là NLTTS. Những ưu điểm của nguồn lực thông tin số - Độ nén thông tin cao Với sự phát triển tiến bộ của công nghệ nén, dung lượng thông tin lưu trữ trên các vật mang tin dạng số rất lớn.
Ta có thể thấy rõ điều này qua ví dụ so sánh 2 phiên bản trên giấy in và trên đĩa CD-ROM của bộ tạp chí Chemical Abstracts (tóm tắt hoá học) của hội hoá học Hoa Kỳ. Mỗi năm tạp chí này được xuất bản thành khoảng hơn 100 tập (kể cả những tập tóm tắt và chỉ dẫn Index), mỗi tập gồm khoảng trên dưới 2000 trang in, tổng cộng là khoảng 17 200. Nhưng nếu xuất bản dưới dạng điện tử thì mỗi năm tạp chí này chỉ gồm 1 đĩa CD-ROM. Hiện nay, theo tiêu chuẩn ISO 9660, mỗi CD - ROM được sản xuất theo quy trình công nghệ chuẩn có khả năng lưu trữ lượng thông tin lên tới 650MB, tương đương 300.000 trang văn bản khổ A4.
- Khả năng truy cập cao NLTTS còn có khả năng đa truy cập, cho phép người dùng tin (NDT) có thể tra tìm, khai thác thông tin theo nhiều phương thức khác nhau. NDT không chỉ truy cập đến NLTTS từ các yếu tố siêu dữ liệu mà còn hỗ trợ người sử dụng khả năng tìm kiếm đến toàn văn của tài liệu. Đây là ưu điểm vượt trội trong khả năng truy cập mà các tài liệu truyền thống không có được. - Khả năng lưu trữ thông tin dưới nhiều dạng NLTTS có sự đa dạng về hình thức của các loại tài liệu số như: văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ,.
Đây là ưu điểm của tài liệu số so với tài liệu truyền thống. Điều này làm cho thông tin số trở nên đa dạng hơn, hấp dẫn hơn, dễ hiểu hơn và dễ truyền đạt hơn,… - Khả năng chia sẻ thông tin dễ dàng NLTTS còn cho phép NDT có khả năng truy cập từ xa không bị phụ thuộc nhiều vào không gian, thời gian. Trong môi trường thông tin điện tử, về nguyên tắc, NDT có thể tiếp cận tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi trên thế giới thông qua các mạng máy tính. NDT có thể ngồi tại nhà, tại phòng làm việc thay vì phải đến thư viện vẫn có thể đọc được các cuốn sách, tạp chí hay truy cập vào các CSDL của các thư viện, các cơ quan thông tin lớn trên khắp thế giới.
Trong việc chia sẻ thông tin, NLTTS còn cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu – thông tin trong cùng một thời điểm. Điều này giúp cho các 18 cơ quan TT – TV có thể tổ chức phục vụ một số lượng NDT nhiều hơn so với trường hợp phục vụ nguồn lực thông tin truyền thống. - Cập nhật thông tin dễ dàng Nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, thông tin số rất dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa hoặc loại bỏ sự trùng lặp, lỗi thời hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Đây là điều không dễ thực hiện đối với các nguồn tin truyền thống.
Trong hoạt động TT-TV, ưu điểm này của NLTTS sẽ giúp cho cán bộ thư viện nhanh chóng, linh hoạt, kịp thời trong quá trình cập nhật thông tin để đáp ứng nhu cầu của NDT. - An toàn cho tài liệu gốc NDT trong quá trình sử dụng những loại hình tài liệu tồn tại dạng giấy là sách, báo, tạp chí,… sẽ không tránh khỏi việc gây ra hư hại cho chúng. Tuy nhiên, khi sử dụng NLTTS, NDT sẽ không có bất kỳ tác động vật lý nào lên tài liệu gốc, họ chỉ sử dụng phiên bản tài liệu số của nó. Do đó, ưu điểm an toàn cho tài liệu gốc mang tính cấp tiến; đặc biệt đối với những tài liệu quý, hiếm có nguy cơ hư hỏng cao.
Khái quát về trường Đại học Văn hoá Hà Nội 1. Giới thiệu khái quát - Lịch sử Trường ĐH VHHN được thành lập và ngày 26/03/1959 theo Quyết định số 134/VH-QĐ của Bộ Văn hóa (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch). Trường đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển với nhiều tên gọi khác nhau: Giai đoạn từ năm 1959 đến năm 1960, trường mang tên “Trường Cán bộ Văn hóa” do yêu cầu nhiệm vụ, tình hình thời kỳ đó, trường có nhiệm vụ bồi dưỡng kiến thức, chính trị và nghiệp vụ cho cán bộ văn hóa. Trong khoảng từ tháng 8/1960 đến năm 1977, trường được đổi tên thành “Trường Lý luận 19 Nghiệp vụ Văn hóa”.
Thời gian này, thư viện trường cũng chính thức được thành lập. 5/9/1977, Trường được đổi tên thành trường “Cao đẳng Nghiệp vụ Văn hóa” với chức năng đào tạo Cao đẳng các ngành nghiệp vụ văn hóa. Giai đoạn từ 4/9/1982 đến nay, trường một lần nữa được đổi thành “ Trường Đại học Văn hóa Hà Nội”. Hiện nay, toàn trường có tổng số sinh viên chính quy là 5.208 sinh viên, học tại 9 khoa chuyên ngành của nhà trường.
Đội ngũ cán bộ, giảng viên hiện nay là 300 người. - Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐH VHHN là trường Đại học lớn nhất của Bộ Văn hoá Thể thao và Du Lịch. Là một đơn vị sự nghiệp công lập, ĐH VHHN thực hiện chức năng chính là Giáo dục và Đào tạo trong lĩnh vực Văn hoá – Nghệ thuật. Trường ĐH VHHN đào tạo nhiều trình độ khác nhau từ cao đẳng, đại học đến thạc sỹ, tiến sỹ.