Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nghiên cứu tự động hóa quy trình bằng robot rpa vào nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng của công ty cổ phần sản xuất bao bì đồng phát

Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát đã có hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh… 74 trang · Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân · 2020.

• Tác giả: Trịnh Thị Thu
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Thu Hà
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Tin Học Kinh Tế
• Đề tài: Nghiên Cứu Tự Động Hóa Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Bằng RPA Tại Công Ty Đồng Phát
• Loại tài liệu: Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT BAO BÌ ĐỒNG PHÁT VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI
• 1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát
• 1.2. Thông tin chi tiết
• 1.3. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 1.4. Ngành nghề kinh doanh của công ty
• 1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đồng Phát
• 1.6. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
• 1.6.1. Chức năng chính
• 1.6.2. Nhiệm vụ chính
• 1.7. Bộ máy tổ chức của công ty
• 1.7.1. Bộ máy tổ chức, chức năng và nhiệm vụ chính của từng phòng ban
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ RPA VÀ PHẦN MỀM UIPATH STUDIO
• 2.1. Khái quát chung về RPA
• 2.2. Những lợi ích to lớn của RPA
• 2.3. Những hạn chế còn tồn tại của RPA
• 2.4. Những ứng dụng của RPA
• 2.5. Giới thiệu chung về phần mềm Uipath Studio
• 2.5.1. Sự hình thành và phát triển của phần mềm Uipath Studio
• 2.5.2. Phần mềm UiPath Studio
• 2.5.3. Giao diện và các chức năng thành phần của phần mềm
• 2.5.3.1. Giao diện của phần mềm
• 2.5.3.2. Các chức năng thành phần chính của phần mềm
• 2.5.4. Các giai đoạn xây dựng một quy trình tự động
• 3. CHƯƠNG 3: TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT BAO BÌ ĐỒNG PHÁT
• 3.1. Mô tả bài toán và phân tích yêu cầu
• 3.1.1. Mô tả bài toán tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát
• 3.2. Phân tích yêu cầu
• 3.3. Thiết kế quy trình tự động xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát
• 3.3.1. Xử lý đơn đặt hàng
• 3.3.1.1. Cấp quyền truy cập Email
• 3.3.1.2. Nhận đơn đặt hàng từ Email
• 3.3.1.3. Đọc và lấy thông tin ở trên đơn đặt hàng
• 3.3.1.4. Kiểm tra các đơn đặt hàng và lưu thông tin
• 3.3.1.5. Gửi Email phản hồi đơn đặt hàng của khách hàng
• 3.3.2. Triển khai quy trình
• 3.3.2.1. Cài đặt quy trình
• 3.3.2.2. Thực hiện quy trình
• 3.4. Kết quả đạt được của đề tài
• 3.5. Những hạn chế còn tồn tại của đề tài
• 3.6. Hướng phát triển của đề tài
• LỜI MỞ ĐẦU
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát

Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát đã có hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh bao bì. Công ty không chỉ cung cấp các sản phẩm bao bì nhựa và giấy mà còn chú trọng đến việc tối ưu hóa quy trình sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Để đạt được điều này, công ty đã áp dụng các công nghệ tiên tiến, trong đó có tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng bằng RPA. Việc áp dụng robotic process automation giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả trong quản lý đơn hàng. Công ty đang hướng tới việc cải tiến quy trình làm việc để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

1.1 Thực trạng quy trình xử lý đơn đặt hàng

Quy trình xử lý đơn đặt hàng hiện tại của Công ty Đồng Phát chủ yếu được thực hiện thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn như chậm trễ và sai sót trong việc nhập liệu. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Việc áp dụng công nghệ tự động hóa sẽ giúp công ty giải quyết những vấn đề này, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

1.2 Định hướng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu này nhằm mục tiêu tìm hiểu và ứng dụng RPA vào quy trình xử lý đơn hàng của Công ty Đồng Phát. Mục tiêu chính là tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc. Nghiên cứu sẽ phân tích các yêu cầu cần thiết để triển khai giải pháp tự động hóa, từ đó đưa ra các khuyến nghị cụ thể cho công ty trong việc áp dụng công nghệ này.

II. Tổng quan về RPA và phần mềm UiPath Studio

RPA, hay tự động hóa quy trình bằng robot, là một công nghệ đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc. Công nghệ này cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại mà không cần sự can thiệp của con người. UiPath Studio là một trong những phần mềm phổ biến nhất trong lĩnh vực này, cung cấp giao diện thân thiện và dễ sử dụng cho người không chuyên về IT. Việc sử dụng UiPath giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc. Các ứng dụng của RPA trong doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc xử lý đơn hàng mà còn mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác như quản lý dữ liệu và báo cáo.

2.1 Lợi ích của RPA

Việc áp dụng RPA mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí. Công nghệ này cho phép tự động hóa các quy trình phức tạp, giúp nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Hơn nữa, RPA còn giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua việc xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác.

2.2 Hạn chế của RPA

Mặc dù RPA mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế. Việc triển khai công nghệ này đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn và cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng công nghệ thông tin. Ngoài ra, không phải tất cả các quy trình đều phù hợp để tự động hóa, do đó cần phải phân tích kỹ lưỡng trước khi quyết định áp dụng.

III. Nghiên cứu tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng

Nghiên cứu này tập trung vào việc áp dụng RPA vào quy trình xử lý đơn đặt hàng của Công ty Đồng Phát. Mục tiêu là phân tích và thiết kế quy trình tự động hóa nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Các bước trong quy trình bao gồm nhận đơn hàng từ email, kiểm tra thông tin và gửi phản hồi cho khách hàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý.

3.1 Phân tích yêu cầu

Phân tích yêu cầu là bước quan trọng trong việc triển khai RPA. Cần xác định rõ các bước trong quy trình xử lý đơn hàng, từ việc nhận đơn đến việc gửi phản hồi. Các yêu cầu này sẽ giúp thiết kế quy trình tự động hóa một cách hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các bước đều được thực hiện chính xác và nhanh chóng.

3.2 Triển khai quy trình tự động

Sau khi phân tích yêu cầu, bước tiếp theo là triển khai quy trình tự động. Việc này bao gồm cài đặt phần mềm UiPath Studio, thiết lập các kịch bản tự động hóa và kiểm tra quy trình. Quá trình triển khai cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru và hiệu quả. Kết quả đạt được từ việc áp dụng RPA sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí như thời gian xử lý đơn hàng và tỷ lệ sai sót.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tối ưu hóa vận hành trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì nhựa, bao bì giấy và thương mại phụ trợ. Tuy nhiên, hoạt động tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của công ty trong giai đoạn khảo sát vẫn thực hiện hoàn toàn thủ công qua thư điện tử (email), dẫn đến tốc độ phản hồi chậm, dễ phát sinh sai sót trong việc đối soát dữ liệu, báo giá và phân loại thứ tự ưu tiên đơn hàng.

Để giải quyết các tồn đọng trên mà không làm gia tăng chi phí nhân sự vận hành, tác giả Trịnh Thị Thu (sinh viên lớp Tin học kinh tế 58, Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) đã thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: "Nghiên cứu tự động hóa quy trình bằng robot RPA vào nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát" dưới sự hướng dẫn của TS. Trần Thị Thu Hà vào năm 2020.

Đề tài xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

1. Nghiên cứu hệ thống hóa các kiến thức cốt lõi, cơ bản về công nghệ Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và các phạm vi ứng dụng trong doanh nghiệp.
2. Khảo sát, phân tích thực trạng quy trình xử lý đơn đặt hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát.
3. Xác định quy trình và trình tự các bước tiêu chuẩn để xây dựng một hệ thống tự động hóa.
4. Cài đặt và sử dụng thành thạo công cụ phần mềm UiPath Studio.
5. Thiết kế và triển khai thử nghiệm quy trình tự động hóa bằng Robot RPA cho nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình xử lý đơn đặt hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát; quy trình tự động hóa RPA; trình tự các bước xây dựng hệ thống tự động; công cụ phần mềm hỗ trợ xây dựng hệ thống UiPath Studio.
• Phạm vi không gian: Khảo sát và triển khai ứng dụng thực tế tại Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát (Thôn Liêu Thượng, Xã Liêu Xá, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên).
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào các tác vụ tiếp nhận email đặt hàng, bóc tách dữ liệu từ phiếu đặt hàng, kiểm tra tính hợp lệ của thông tin, tổng hợp lưu trữ dữ liệu vào bảng tính Excel và gửi email tự động phản hồi cho khách hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên nền tảng lý thuyết về Tự động hóa quy trình bằng Robot (Robotic Process Automation - RPA). RPA được định nghĩa là công nghệ phần mềm mô phỏng lại các hành động bàn giấy của con người trên máy tính dựa trên các quy tắc xác định trước. RPA tương thích tối ưu với các quy trình có dữ liệu cấu trúc, nghiệp vụ đã chuẩn hóa, thao tác lặp đi lặp lại và dễ xảy ra sai sót do con người.

Về công cụ thực nghiệm, nghiên cứu sử dụng nền tảng UiPath Studio – môi trường phát triển RPA cho phép cấu hình quy trình thông qua việc kéo thả các hoạt động (activities), hỗ trợ tích hợp với Microsoft Excel, hệ thống tệp và các giao thức mạng internet.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

• Phương pháp tiếp cận có hệ thống: Khảo sát toàn diện bài toán xử lý đơn hàng thực tế tại doanh nghiệp, phân tích các điểm nghẽn của quy trình thủ công và xác định yêu cầu đầu vào - đầu ra cho hệ thống tự động.
• Phương pháp phân tích và thiết kế: Mô hình hóa các luồng nghiệp vụ hiện tại thành sơ đồ logic, thiết kế thuật toán phân nhánh điều kiện, cấu hình các biến, đối số và hàm xử lý chuỗi trên UiPath Studio.
• Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đánh giá hiệu quả trước và sau khi áp dụng tự động hóa về mặt thời gian phản hồi, độ chính xác của thông tin và tính ổn định của luồng xử lý dữ liệu.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu gồm các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017–2019 do Phòng Kế toán cung cấp, hồ sơ cơ cấu tổ chức và vị trí việc làm từ Phòng Hành chính – Nhân sự, cùng các mẫu phiếu đặt hàng và email giao dịch thực tế từ Phòng Kinh doanh của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát.

Thiết kế và triển khai

Quy trình tự động hóa xử lý đơn đặt hàng được xây dựng qua hai phân đoạn chính: cấu hình giao thức xử lý email và thiết kế chuỗi hành động trên phần mềm UiPath Studio.

1. Cấu hình giao thức kết nối Email

Hệ thống sử dụng dịch vụ thư điện tử Gmail của doanh nghiệp. Để Robot có thể tự động truy cập hòm thư, khóa luận phân tích và thiết lập thông số cho hai giao thức truyền thông:

• Giao thức POP (Post Office Protocol): Máy chủ pop.gmail.com, yêu cầu bảo mật SSL với cổng (port) kết nối là 995. Máy chủ gửi thư SMTP sử dụng địa chỉ smtp.gmail.com, cổng 465 (kết nối SSL) hoặc cổng 587 (kết nối TLS/STARTTLS).
• Giao thức IMAP (Internet Message Access Protocol): Được lựa chọn để Robot đồng bộ trực tiếp hòm thư đến trên máy chủ, tải danh sách email chưa đọc và hỗ trợ truy cập đa nền tảng mà không làm xóa thư gốc trên máy chủ.

2. Kiến trúc và quy trình logic xử lý của Robot

Luồng hoạt động của Robot được thiết kế dưới dạng chuỗi các hoạt động tuần tự kết hợp rẽ nhánh điều kiện:

[Nhận Email có tiêu đề "ĐƠN ĐẶT HÀNG"]
   [Đọc và trích xuất tệp đính kèm]
[Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đơn hàng]
[Lưu vào File Excel đơn ĐẠT]    [Lưu vào File Excel đơn KHÔNG ĐẠT]
[Gửi Email xác nhận & báo giá]  [Gửi Email yêu cầu bổ sung]

Cụ thể, Robot vận hành tự động theo các bước:

1. Tiếp nhận email: Robot quét định kỳ hộp thư, sử dụng hàm lọc điều kiện để nhận diện các email chứa tiêu đề chính xác ĐƠN ĐẶT HÀNG.
2. Trích xuất thông tin: Tự động mở tệp biểu mẫu đính kèm trong thư mục tạm, bóc tách các trường dữ liệu: thông tin khách hàng (Họ và tên, Số điện thoại, Địa chỉ) và thông tin sản phẩm (Chất liệu, Kích thước, Số lượng, Mục đích sử dụng).
3. Phân loại và lưu trữ dữ liệu:
   • Đơn hàng hợp lệ (Đạt yêu cầu): Cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng và thông số sản phẩm. Robot ghi dữ liệu vào bảng tổng hợp đơn hàng đạt trên Microsoft Excel, tự động tạo và gửi email phản hồi bao gồm thông tin xác nhận, bảng đơn giá theo chất liệu/kích thước, quy cách sản xuất và chi phí vận chuyển.
   • Đơn hàng không hợp lệ (Không đạt yêu cầu): Thiếu một trong các thông tin bắt buộc. Robot ghi nhận vào bảng Excel tổng hợp đơn không đạt và gửi email tự động với nội dung: "Quý khách đặt hàng chưa thành công, vui lòng kiểm tra và điền đầy đủ thông tin".
4. Đóng gói và triển khai: Dự án được xuất bản (publish) lên trình quản lý Robot (UiPath Robot / Orchestrator) để chạy ngầm hoặc kích hoạt theo lịch biểu mà không cần sự can thiệp thủ công của nhân viên.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát và định hướng đề tài

Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát (thành lập theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0106899958 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 09/07/2015; tháng 05/2016 đưa nhà máy chế biến sản phẩm bao bì vào hoạt động với tổng kinh phí đầu tư 850 triệu đồng).

Cơ cấu quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến - chức năng, bao gồm Ban Giám đốc (Giám đốc và các Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh, Tổ chức, Sản xuất) và 5 bộ phận trực thuộc: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Bộ phận sản xuất (xưởng sản xuất) và Bộ phận lưu kho.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017–2019 của công ty được tổng hợp như sau:

STT	Chỉ tiêu tài chính	Năm 2017 (đồng)	Năm 2018 (đồng)	Năm 2019 (đồng)
1	Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	17.564...	Tăng so với 2017	—
2	Các khoản giảm trừ doanh thu	447.960	—	—
3	Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV	17.604...	Tăng 99.518 đồng (đạt 100,56% so với 2017)	—
4	Giá vốn hàng bán	15.864...	Tăng 519 so với 2017	—
5	Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV	2.740...	Giảm so với 2017	—
6	Doanh thu hoạt động tài chính	728.762	—	—
7	Chi phí tài chính (Chi phí lãi vay: 0)	5.432	—	—
8	Chi phí quản lý kinh doanh	1.805...	Giảm 56 so với 2017	—
9	Lợi nhuận thuần từ HĐKD	698.265	—	—
10	Thu nhập khác / Chi phí khác	20.326 / 174.342	—	—
11	Lợi nhuận khác	-154.040.016	—	—
12	Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế	544.297.882	-154.249	—
13	Lợi nhuận sau thuế TNDN	544.249...	Giảm 699.160 đồng (chiếm 28,42% so với 2017)	—

Phân tích thực trạng quy trình xử lý đơn hàng thủ công tại Phòng Kinh doanh cho thấy các tồn đọng lớn: tiếp nhận email chậm, công việc nhập liệu Excel lặp đi lặp lại gây nhàm chán cho nhân sự, tỷ lệ sai sót thủ công cao trong báo giá và xác định độ ưu tiên đơn hàng. Từ đó, tác giả xác định định hướng đề tài, mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu.

Chương 2: Tổng quan về RPA và phần mềm UiPath Studio

Chương 2 khái quát cơ sở lý luận về RPA và công cụ thực thi:

• Đặc trưng RPA: Là phần mềm robot thực hiện tự động hóa các tác vụ lặp lại dựa trên quy tắc. Các dạng RPA gồm Attended RPA (tự động hóa có giám sát), Unattended RPA (tự động hóa không giám sát) và Hybrid RPA (kết hợp cả hai).
• Ưu điểm và hạn chế: RPA mang lại lợi ích về khả năng mở rộng quy mô, tăng tốc độ xử lý, độ chính xác tuyệt đối theo cấu hình, hỗ trợ khách hàng liên tục 24/7, tính giản đơn trong thiết kế và tiết kiệm chi phí vận hành. Hạn chế hiện tại là đòi hỏi người phát triển có kiến thức tổng quan quy trình, chi phí triển khai ban đầu tương đối lớn, nhân lực RPA tại Việt Nam còn thiếu và chưa tự xử lý được các tác vụ đòi hỏi khả năng phán đoán sáng tạo nếu không kết hợp AI.
• Phạm vi ứng dụng: Phân tích ứng dụng RPA trong ngân hàng, nhân sự, chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, chăm sóc khách hàng, logistics và quản trị chuỗi cung ứng.
• Nền tảng UiPath Studio: Lược sử hình thành từ năm 2005 bởi Daniel Dines và Marius Tirca. Giới thiệu 4 loại cấu trúc dự án (Blank, Simple Process, Agent Process Improvement, Robotic Enterprise Framework), 3 mô hình điều khiển luồng (Sequences, Flowchart, State Machines) và 7 thành phần giao diện chính (Recording, Screen/Data Scraping, User Events, Variables, Activity Pane, Properties Pane, Control Bar).
• Quy trình chuẩn xây dựng RPA: Gồm 4 giai đoạn: (1) Đánh giá quy trình; (2) Phân tích và thiết kế quy trình; (3) Thực hiện và kiểm thử; (4) Vận hành, giám sát và bảo trì.

Chương 3: Tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát

Chương 3 là phần thực nghiệm trọng tâm của khóa luận:

• Mô tả bài toán: Xác lập chi tiết các yêu cầu đầu vào từ email khách hàng gửi đến địa chỉ công ty và đầu ra tương ứng.
• Yêu cầu hệ thống: Phải tải được tệp biểu mẫu từ email; phân loại chính xác đơn hàng hợp lệ/không hợp lệ; tự động lưu trữ thông tin trích xuất vào các bảng Excel riêng biệt trên máy chủ nội bộ; tự động gửi email phản hồi chính xác theo từng kịch bản phân loại.
• Thiết kế và cấu hình chi tiết:
  • Thiết lập kết nối email thông qua cấu hình cổng IMAP/POP và giao thức SMTP.
  • Sử dụng các hoạt động chuyên dụng của UiPath như: Get Outlook Mail Messages/Get IMAP Mail Messages, For Each, If (xét điều kiện tiêu đề và nội dung phiếu), Read Range/Write Range, Assign, Send Mail Message.
  • Thiết lập biến dữ liệu (TypeArgument), bắt lỗi ngoại lệ trong quá trình mở và đọc tệp Excel.
• Kiểm thử và đánh giá: Chạy thực nghiệm quy trình trên tập dữ liệu phiếu đặt hàng thử nghiệm, kiểm tra độ chính xác của các bảng tổng hợp đơn đạt, đơn không đạt và nội dung email phản hồi tự động gửi tới khách hàng.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại các kết quả cụ thể về mặt ứng dụng thực tiễn tại doanh nghiệp:

• Xây dựng thành công kịch bản Robot tự động hóa hoàn chỉnh trên nền tảng UiPath Studio cho nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát.
• Tự động hóa 100% các khâu lặp lại: quét và tải thư điện tử có tiêu đề ĐƠN ĐẶT HÀNG, bóc tách 7 trường thông tin (Họ tên, SĐT, Địa chỉ, Chất liệu, Kích thước, Số lượng, Mục đích sử dụng), kiểm tra tính đầy đủ của thông tin, tổng hợp vào tệp Microsoft Excel và gửi phản hồi thư điện tử tức thì.
• Loại bỏ hoàn toàn sự chậm trễ trong khâu tiếp nhận thông tin ban đầu, giúp phản hồi khách hàng nhanh chóng 24/7, hạn chế tối đa các lỗi nhầm lẫn về đơn giá và thông số kỹ thuật do con người gây ra.
• Giải phóng nhân viên Phòng Kinh doanh khỏi các tác vụ nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại, cho phép nhân sự tập trung vào các khâu chuyên môn như tư vấn thiết kế chuyên sâu, đàm phán hợp đồng và chăm sóc khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ ra các hạn chế còn tồn đọng trong quá trình thực hiện:

• Quy trình tự động mới áp dụng cho các tệp đơn đặt hàng tuân thủ đúng định dạng biểu mẫu chuẩn (form mẫu) của công ty; chưa hỗ trợ bóc tách tự động dữ liệu phi cấu trúc từ nội dung văn bản tự do hoặc hình ảnh chụp quét không theo quy chuẩn.
• Khả năng xử lý các trường hợp ngoại lệ (exception handling) khi đường truyền mạng gián đoạn hoặc định dạng tệp đính kèm bị lỗi phức tạp còn ở mức cơ bản.

Hướng phát triển tiếp theo của đề tài bao gồm:

• Mở rộng tích hợp công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và Trí tuệ nhân tạo (AI/Machine Learning) vào UiPath để bóc tách dữ liệu từ các hóa đơn, chứng từ viết tay hoặc hình ảnh quét scan phức tạp.
• Kết nối trực tiếp quy trình RPA với hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý kho của công ty để tự động hóa toàn diện từ khâu đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho đến xuất hóa đơn và lập lệnh sản xuất.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành: Sinh viên ngành Tin học kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin và Kinh tế số có thể tham khảo cấu trúc một đề tài ứng dụng RPA hoàn chỉnh từ khâu phân tích bài toán nghiệp vụ kinh tế đến thiết kế kỹ thuật trên UiPath Studio.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Các doanh nghiệp sản xuất, thương mại có quy trình xử lý đơn hàng, kế toán, văn thư tương tự có thể tham khảo mô hình phân tích logic và quy trình 4 bước để triển khai tự động hóa quy trình với chi phí tối ưu.
• Phần đáng tham khảo nhất: Chương 2 (hệ thống hóa các thành phần giao diện, dự án của UiPath) và Chương 3 (chi tiết các bước cấu hình biến, hàm điều kiện, thiết lập giao thức email và luồng rẽ nhánh phân loại đơn hàng).

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài áp dụng công cụ công nghệ nào để tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng?
Đề tài sử dụng phần mềm UiPath Studio để thiết kế, đóng gói và quản lý Robot tự động hóa quy trình (RPA), kết hợp cấu hình giao thức thư điện tử IMAP/POP và SMTP trên dịch vụ Gmail cùng ứng dụng bảng tính Microsoft Excel.

2. Tiêu chí nào được Robot sử dụng để phân loại đơn hàng "Đạt" và "Không đạt"?
Robot kiểm tra tính đầy đủ của 7 trường dữ liệu bắt buộc trong phiếu đặt hàng gửi về: thông tin khách hàng (Họ và tên, Số điện thoại, Địa chỉ) và thông số sản phẩm (Chất liệu, Kích thước, Số lượng, Mục đích sử dụng). Đơn hàng cung cấp đầy đủ sẽ được xếp vào danh sách "Đạt", đơn hàng thiếu bất kỳ thông tin nào sẽ bị xếp vào danh sách "Không đạt".

3. Nội dung email tự động phản hồi cho khách hàng gồm những gì?

• Đối với đơn đạt: Email xác nhận lại thông tin khách hàng, yêu cầu sản phẩm, gửi kèm bảng giá chi tiết theo chất liệu/kích thước, quy cách sản xuất và chi phí vận chuyển.
• Đối với đơn không đạt: Email thông báo nội dung: "Quý khách đặt hàng chưa thành công, vui lòng kiểm tra và điền đầy đủ thông tin".

4. Vì sao giao thức IMAP được đề xuất ưu tiên trong quy trình?
Giao thức IMAP cho phép đồng bộ và quản lý hộp thư đến trực tiếp trên máy chủ, cho phép người dùng và Robot cùng truy cập từ nhiều ứng dụng khác nhau, tải trước danh sách email theo bộ lọc mà không làm xóa hay gián đoạn việc lưu trữ thư gốc trên hệ thống.

5. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát gồm những phòng ban nào?
Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng do Ban Giám đốc điều hành trực tiếp, bên dưới gồm 5 bộ phận/phòng ban chức năng: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Bộ phận sản xuất (xưởng sản xuất) và Bộ phận lưu kho.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Trịnh Thị Thu đã giải quyết thành công bài toán tự động hóa nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát bằng công nghệ RPA trên nền tảng UiPath Studio. Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa phân tích thực trạng tổ chức kinh doanh và giải pháp thiết kế kỹ thuật, chứng minh tính khả thi của việc ứng dụng robot phần mềm nhằm giảm thiểu thao tác thủ công và nâng cao tốc độ phục vụ khách hàng. Đây là tài liệu tham khảo có tính ứng dụng cao cho việc nghiên cứu và triển khai công nghệ tự động hóa quy trình trong các doanh nghiệp thời kỳ chuyển đổi số.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 sẽ giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát, cung cấp thông tin về lich sử hình thành, cơ cấu tổ chức, báo cáo kết quả kinh doanh,.Dong thời cũng cho thấy thực trạng, những khó khăn còn ton đọng của công ty. Sau đó sẽ dua ra định hướng dé tài, mục tiêu, nội dung nghiên cứu của dé tài.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phat Công ty cô phan sản xuất bao bì Đồng Phát là một công ty trên 10 năm kinh nghiệm trong ngành sản xuất, kinh doanh bao bì, bao bì nhựa, bao bì giấy. Sự ra đời của Đồng Phát là sự kết hợp giữa kinh nghiệm ngành nghề, kinh nghiệm về quản trị tài chính và điều hành doanh nghiệp theo tư duy kinh doanh mới kết hợp với đam mê kinh doanh để tạo nên một Công ty sản xuất bao bì sẽ có hướng đi đột phá riêng trong ngành. Mục tiêu của Đồng Phát nhằm tạo ra những sản phẩm bao bì, các sản phẩm và dịch vụ kinh doanh khác đã đăng ký, tối ưu cho tất cả các đối tác của Đồng Phát.1 Thông tin chỉ tiết Thông tin chỉ tiết của Công ty sản xuất bao bì Đông Phát gồm: * Tên doanh nghiệp : Công ty cô phan sản xuất bao bì Đồng Phát * Tên giao dịch DONG PHAT PACKAGING MANUFACTURE JOINT STOCK COMPANY * Dia chỉ: Thôn Liêu Thượng — Xã Liêu Xá - Huyện Yên Mỹ - Tỉnh Hưng Yên * Mã số thuế : 0106899958 ¢ Người đại diện: Trần Văn Thành Chức vụ: Chủ tịch HĐQT « Số điện thoại liên hệ: 022.1819 SV: Trinh Thi Thu Lép: Tin hoc kinh té 58 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 7 + Ngày cấp giấy phép kinh doanh: 09/07/2015 + Ngày bat đầu hoạt động: 09/07/2015 ¢ Gmail : thanh.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần sản xuất bao bì Đồng Phát được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106899958 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 09 tháng 07 năm 2015.

Đến tháng 05 năm 2016, nhà máy chế biến sản phẩm bao bì chính thức đi vào hoạt với tông kinh phí dau tư là 850 triệu VND. Từ năm 2018 đến này, công ty đã phát triển hệ thống phân phối cửa hàng bao bì trên cả nước.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty Hiện tai, Công ty Cổ phan sản xuất bao bì Đồng Phát kinh doanh rất nhiều ngành nghề, cụ thé như sau: + Sản xuất sản pham từ plastic + Sản xuất giấy nhăn, bìa nhăn, bao bì từ giấy và bìa + Sản xuất plastic và cao su tổng hop dạng nguyên sinh -Inấn + Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm + Bán buôn thực pham » Bán buôn vải, hang may mặc, giày dép * Bán lẻ đồ điện gia dụng, đồ nội thất, đèn và bộ đèn điện * Dịch vụ liên quan đến in * Bao bì thực phẩm, màng phức hợp, màng thạch rau câu, thực phẩm, thủy sản, thuôc bảo vệ thực vật SV: Trinh Thị Thu Lép: Tin học kinh tế 58 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 8 * Mang phủ nông nghiệp * Túi băng dính chờ, túi cắt nhiệt, túi dán cao tan * Túi dán cao tan + Túi giấy, túi zip * Túi nắp xoáy định hình » Túi PVC hóa dẻo 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đồng Phát Trong thời gian qua, tình hình kinh doanh của Công ty cũng có nhiều phát triển, sau đây là bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây và được thê hiện rõ ở Hình 1. Don vị tiền tệ: đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Doanh thu bán 1 hang và cung cấp 17.