Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội" do sinh viên Nguyễn Thị Xoa thực hiện tại Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thu Thảo.
Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển và tri thức trở thành nguồn tài nguyên cốt lõi, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện đóng vai trò là thước đo hiệu quả hoạt động, công cụ quản lý nguồn tin và cầu nối giữa người dùng tin (NDT) với hệ thống thông tin của thư viện. Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (ĐHBKHN) là cơ sở giáo dục đại học kỹ thuật đa ngành quy mô lớn. Nhằm đáp ứng yêu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học, từ năm 2001, Nhà nước đã cấp kinh phí đầu tư xây dựng dự án Thư viện điện tử với tổng mức đầu tư khoảng 220 tỷ đồng, đưa vào vận hành tòa nhà Thư viện Tạ Quang Bửu hiện đại từ năm học 2006–2007. Để khai thác tối đa giá trị nguồn lực thông tin và nâng cao chất lượng phục vụ trong giai đoạn chuyển đổi sang mô hình thư viện hiện đại, việc khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống sản phẩm, dịch vụ thông tin – thư viện tại đơn vị là yêu cầu thực tiễn cấp bách.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát và làm rõ thực trạng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện đang được triển khai tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng, nhận diện những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác tạo lập sản phẩm và tổ chức dịch vụ thông tin.
- Đề xuất hệ thống các giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện, đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
- Phạm vi không gian: Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ khi đưa Thư viện điện tử vào hoạt động (năm học 2006–2007) đến năm 2010.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết và chuẩn nghiệp vụ
Nghiên cứu vận dụng các khái niệm nền tảng của ngành Khoa học Thông tin – Thư viện:
- Sản phẩm thông tin – thư viện: Kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân hoặc tập thể thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin.
- Dịch vụ thông tin – thư viện: Tập hợp các hoạt động cung cấp, phổ biến và hỗ trợ khai thác nguồn lực thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng.
Khóa luận phân tích việc áp dụng các tiêu chuẩn và công nghệ nghiệp vụ thư viện quốc tế tại Thư viện Tạ Quang Bửu:
- Quy tắc biên mục: Chuẩn mô tả thư mục Anh – Mỹ rút gọn và chuẩn hóa (AACR2).
- Khổ mẫu biên mục đọc máy: Khổ mẫu MARC 21 (vận dụng các trường chính phù hợp đặc thù tài liệu của trường).
- Khung phân loại: Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress Classification - LCC), thay thế cho bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam từ cuối năm 2005.
- Phần mềm quản trị thư viện tích hợp: Hệ thống VTLS (Visionary Technology in Library Solutions) với phân hệ Virtua, tích hợp các chuẩn chức năng FRBR (Yêu cầu chức năng đối với biểu ghi thư mục) và hệ dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc SDI trên Web.
Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận được triển khai dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đọc và tổng hợp các văn bản pháp quy, báo cáo tổng kết hoạt động, quy chế nghiệp vụ và tài liệu chuyên ngành liên quan đến hoạt động của Thư viện ĐHBKHN.
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn: Trực tiếp quan sát quy trình tổ chức kho, quy trình vận hành các điểm phục vụ và phỏng vấn cán bộ thư viện, người dùng tin về quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân loại, so sánh, đối chiếu số liệu thống kê về vốn tài liệu, cơ sở dữ liệu và tình hình phục vụ bạn đọc qua các năm.
Nguồn dữ liệu
Số liệu và tư liệu thực chứng được trích xuất từ các báo cáo hoạt động nghiệp vụ, thống kê nguồn lực thông tin năm 2005, 2007 và các dữ liệu vận hành hệ thống phần mềm thư viện (CDS/ISIS, VTLS Virtua) tại Thư viện Tạ Quang Bửu đến quý 1 năm 2010.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
Chương 1 trình bày lịch sử phát triển của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (thành lập theo Nghị định số 147/NĐ ngày 06/3/1956) và quá trình trưởng thành của Thư viện trường từ quy mô ban đầu 5.000 cuốn sách với 2 cán bộ. Tháng 4/2002, công trình Thư viện điện tử được khởi công xây dựng với kinh phí khoảng 220 tỷ đồng; tháng 11/2003 sáp nhập Thư viện với Trung tâm Thông tin và Mạng; đến tháng 9/2008 chính thức tách ra thành đơn vị độc lập mang tên Thư viện Tạ Quang Bửu. Cơ sở vật chất hiện tại là tòa nhà 10 tầng với tổng diện tích sàn 37.000 m², hệ thống phòng đọc mở từ tầng 1 đến tầng 5 phục vụ cùng lúc hơn 2.000 chỗ ngồi và 2 phòng học đa phương tiện quy mô 150 máy tính kết nối Internet mỗi phòng.
Về nhân sự, Thư viện có 43 cán bộ với cơ cấu trình độ chuyên môn cụ thể:
| Trình độ chuyên môn |
Số lượng cán bộ |
Tỷ lệ (%) |
| Thạc sĩ Thông tin – Thư viện và Công nghệ thông tin |
10 |
22% |
| Kỹ sư Công nghệ thông tin và ngành kỹ thuật |
5 |
12% |
| Cử nhân Thông tin – Thư viện |
23 |
55% |
| Cử nhân Ngoại ngữ |
2 |
4% |
| Cử nhân Kinh tế |
3 |
7% |
| Tổng cộng |
43 |
100% |
Về đối tượng phục vụ, thư viện đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của hơn 30.000 sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh (thuộc 33 ngành, 90 chuyên ngành) cùng gần 3.000 cán bộ, giảng viên. Cơ cấu người dùng tin gồm: 80% là sinh viên và học viên cao học; 15% là cán bộ giảng dạy và chuyên viên; 5% là cán bộ lãnh đạo quản lý.
Về nguồn lực thông tin, vốn tài liệu của thư viện đạt khoảng 600.000 bản tài liệu đa ngôn ngữ (Việt, Anh, Nga, Pháp, Đức). Số liệu kiểm kê năm 2007 ghi nhận:
| Loại hình tài liệu |
Danh mục / Quy mô |
Ghi chú |
| Sách giáo trình truyền thống |
3.000 đầu mục (khoảng 180.000 bản) |
Xếp kho riêng phục vụ mượn theo kỳ |
| Sách tham khảo |
124.000 bản |
Đa dạng ngôn ngữ và chuyên ngành |
| Tài liệu nội sinh |
4.700 bản |
Luận văn, luận án, đề tài NCKH |
| Cơ sở dữ liệu điện tử |
ScienceDirect, EBSCOhost, Blackwell |
Mua theo dự án và qua Liên hợp thư viện |
| Băng cassette |
130 băng |
Phục vụ học ngoại ngữ |
| Đĩa CD-ROM, đĩa mềm |
3.200 đĩa |
Sách điện tử, tài liệu toàn văn đi kèm sách |
Chương 2: Các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu sản phẩm và các loại hình dịch vụ đang vận hành tại đơn vị:
1. Các sản phẩm thông tin – thư viện:
- Hệ thống mục lục dạng phiếu: Tổ chức theo mục lục chữ cái (chia theo khối ngôn ngữ La-tinh, tiếng Nga, tiếng Việt) và mục lục phân loại (từ năm 2005 chuyển sang phân loại LC). Phiếu mục lục được in ra từ CSDL và ép plastic; hiện duy trì chủ yếu tại phòng mượn tài liệu về nhà.
- Thư mục: Gồm Thư mục giới thiệu sách mới (phân loại theo môn loại, công bố định kỳ hoặc đưa lên mạng như Danh mục sách tặng biếu của TS. Mai Hà, Danh mục Báo và Tạp chí Quý 4/2009, Quý 1/2010) và Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học (in thành quyển, sắp xếp theo chuyên ngành đào tạo).
- Cơ sở dữ liệu (CSDL): Hệ thống các CSDL thư mục xây dựng trên nền phần mềm CDS/ISIS trước đây và CSDL tích hợp trên phần mềm VTLS Virtua:
| Tên CSDL |
Nội dung phản ánh |
Số lượng biểu ghi |
| BKSH |
Sách tiếng Việt, sách tiếng La-tinh (gồm 1.896 biểu ghi luận văn, 276 luận án) |
38.000 |
| BKTC |
Tạp chí tiếng Việt, Nga và các nước tư bản (lập từ 1999) |
1.275 |
| RUSS |
Sách tiếng Nga xuất bản sau năm 1970 đã La-tinh hóa |
15.100 |
| BKCD |
Chuyên đề nghiên cứu của nghiên cứu sinh |
230 |
| NGV |
Sách chuyên môn nghiệp vụ thư viện |
35 |
| BKBD |
Quản lý bạn đọc |
Thử nghiệm |
| CSDL tích hợp (VTLS) |
Tổng hợp sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn tra cứu qua OPAC |
Khoảng 51.269 |
- Bản tin điện tử và Trang chủ: Cung cấp thông tin hoạt động, hướng dẫn nghiệp vụ, lịch phục vụ và cổng tra cứu trực tuyến OPAC tại địa chỉ mạng nội bộ
http://library.vn/.
2. Các dịch vụ thông tin – thư viện:
- Dịch vụ đọc tại chỗ: Tổ chức theo mô hình kho mở tại 4 phòng đọc chuyên ngành (tầng 4 và tầng 5), tài liệu sắp xếp trên giá theo 6 yếu tố ưu tiên: Khung phân loại LC -> Ngôn ngữ -> Chỉ số Cutter -> Số tập -> Năm xuất bản -> Thứ tự bản sao. Phòng đọc báo - tạp chí duy trì 221 loại ấn phẩm (năm 2005 phục vụ 98.000 cuốn cho 20.000 lượt bạn đọc). Phòng đọc luận văn, luận án sắp xếp theo mã xếp giá.
- Dịch vụ mượn tài liệu về nhà: Gồm Phòng mượn giáo trình (quản lý khoảng 2.000 tên/180.000 cuốn; cán bộ được mượn 1 năm, sinh viên mượn 1 học kỳ với định mức tối đa 18 cuốn/kỳ; phục vụ gần 1.000 lớp/năm với 392.000 lượt tài liệu mượn trả) và Phòng mượn sách tham khảo (phục vụ trung bình 420 lượt bạn đọc/tháng, 5% vốn tài liệu là sách văn nghệ giải trí).
- Dịch vụ sao chụp tài liệu: Cung cấp dịch vụ in ấn, photocopy trực tiếp tại các phòng đọc và thực hiện các hợp đồng sao chụp tài liệu chuyên ngành cho các đơn vị ngoài trường (Đại học Thái Nguyên, trường Mật mã).
- Dịch vụ tài liệu đa phương tiện: Vận hành 2 phòng multimedia tầng 2 và tầng 3, cung cấp máy tính tra cứu Internet miễn phí, đọc đĩa CD-ROM đi kèm tài liệu và thử nghiệm truy cập các CSDL trực tuyến quốc tế (SciTech, Elsevier, SkillSoft qua iGroup Việt Nam từ 04/03/2010 đến 04/04/2010).
- Dịch vụ trao đổi thông tin: Thực hiện hỏi – đáp thông tin trực tiếp; tổ chức đào tạo kỹ năng thông tin cho người dùng tin mới vào đầu năm học với quy mô hơn 100 lớp (kèm bài kiểm tra trắc nghiệm đánh giá điều kiện cấp thẻ); bố trí phòng học nhóm phục vụ thảo luận chuyên đề.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Chương 3 tổng kết các ưu điểm và nhận diện các mặt tồn tại của hệ thống, trên cơ sở đó đề xuất các nhóm giải pháp phát triển:
- Ưu điểm: Ứng dụng công nghệ hiện đại đồng bộ (VTLS Virtua, phân loại LC, biên mục MARC 21); cơ sở vật chất khang trang; chuyển đổi thành công sang mô hình kho mở; phục vụ liên tục cả buổi trưa và buổi tối; đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao.
- Hạn chế: Mục lục phiếu truyền thống chưa đồng bộ, còn phiếu viết tay chữ mờ; số lượng máy tính tra cứu còn ít, đường truyền mạng thiếu ổn định; quá trình hồi cố dữ liệu chưa triệt để dẫn đến trùng lặp biểu ghi trong CSDL; sản phẩm thông tin gia tăng (tổng quan, tổng thuật, thư mục chuyên đề chuyên sâu) chưa được phát triển; kho mở thiếu trang thiết bị an ninh bảo vệ tài liệu; tỷ lệ bạn đọc đến thư viện (1.000–2.000 lượt/ngày) còn thấp so với quy mô đào tạo; vốn tài liệu khoa học công nghệ mới cập nhật còn hạn chế.
- Hệ thống giải pháp đề xuất:
- Hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin – thư viện (chuẩn hóa dữ liệu biên mục, nâng cao độ chính xác của CSDL).
- Nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có (tối ưu hóa quy trình mượn trả, hoàn thiện công tác phục vụ kho mở).
- Đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ (biên soạn sản phẩm thông tin tóm tắt, tổng thuật, mở rộng dịch vụ phân phối thông tin chọn lọc).
- Tăng cường phát triển nguồn lực thông tin (bổ sung tài liệu chuyên ngành mới, mở rộng đăng ký CSDL điện tử).
- Nâng cao hiệu quả đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật (bổ sung máy trạm tra cứu, nâng cấp hạ tầng mạng và lắp đặt cổng an ninh từ).
- Phát huy nguồn lực con người (bồi dưỡng kỹ năng ngoại ngữ, tin học và nghiệp vụ chăm sóc người dùng tin cho cán bộ thư viện).
Kết quả và đóng góp
Kết quả nghiên cứu chính
Khóa luận đã hệ thống hóa toàn diện các số liệu thực tế về nguồn lực và hoạt động phục vụ tại Thư viện Tạ Quang Bửu:
- Khảo sát chi tiết cơ cấu 43 cán bộ thư viện (với 77% có trình độ cử nhân và thạc sĩ chuyên ngành TT-TV).
- Phản ánh trung thực quy mô vốn tài liệu với 600.000 bản tài liệu truyền thống và 51.269 biểu ghi CSDL tích hợp trên phần mềm VTLS Virtua.
- Cung cấp số liệu cụ thể về hoạt động của phòng mượn giáo trình (gần 1.000 lớp/năm, 392.000 lượt tài liệu mượn trả) và phòng báo – tạp chí (221 loại ấn phẩm, phục vụ 98.000 cuốn/năm).
Giải pháp và kiến nghị của tác giả
Khóa luận xác lập 6 nhóm giải pháp đồng bộ từ khâu xử lý nghiệp vụ, phát triển nguồn tài nguyên thông tin, hoàn thiện hạ tầng công nghệ đến bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu nghiên cứu khoa học kỹ thuật đặc thù của ĐHBKHN.
Đóng góp về lý luận và thực tiễn
- Về lý luận: Khóa luận bổ sung tư liệu khảo cứu thực tế về quá trình ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế (AACR2, MARC 21, LCC) và phần mềm tích hợp VTLS vào mô hình thư viện đại học kỹ thuật tại Việt Nam.
- Về thực tiễn: Cung cấp bức tranh toàn cảnh, đánh giá khách quan điểm mạnh và điểm yếu trong tổ chức sản phẩm – dịch vụ của Thư viện Tạ Quang Bửu giai đoạn đầu chuyển đổi mô hình thư viện điện tử, làm cơ sở tham khảo cho công tác quản trị thư viện trường.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn hệ thống Thư viện Tạ Quang Bửu đang trong quá trình chuyển giao công nghệ và hồi cố dữ liệu sang phần mềm VTLS nên một số chỉ số thống kê biểu ghi CSDL chưa đạt độ ổn định tuyệt đối; phạm vi khảo sát tập trung chủ yếu vào quy trình nghiệp vụ nội bộ, chưa thực hiện điều tra xã hội học diện rộng bằng bảng hỏi định lượng đối với người dùng tin.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá mức độ hài lòng của người dùng tin đối với từng loại hình dịch vụ điện tử; nghiên cứu chuyên sâu về quy trình xây dựng các sản phẩm thông tin gia tăng giá trị (tổng quan tài liệu, lược thuật khoa học) phục vụ trực tiếp các đề tài, dự án chuyển giao công nghệ trọng điểm của trường.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng thụ hưởng: Sinh viên, học viên ngành Khoa học Thông tin – Thư viện, Quản trị thông tin; cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ tại hệ thống thư viện các trường đại học khối kỹ thuật và công nghệ.
- Nội dung giá trị:
- Quy trình phân loại và tổ chức kho mở theo chuẩn LCC với 6 tiêu chí sắp xếp tài liệu trên giá.
- Kinh nghiệm triển khai tích hợp các CSDL chuyên biệt (sách, tạp chí, luận văn) trên hệ thống phần mềm thư viện tích hợp VTLS Virtua.
- Phương thức tổ chức các lớp đào tạo kỹ năng thông tin đầu khóa quy mô lớn (>100 lớp/năm) gắn với quy trình cấp thẻ bạn đọc.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu trình độ của 43 cán bộ tại Thư viện Tạ Quang Bửu được phân bổ như thế nào?
Theo số liệu thống kê trong khóa luận, đội ngũ 43 cán bộ của thư viện bao gồm: 10 Thạc sĩ Thông tin – Thư viện và CNTT (chiếm 22%), 5 Kỹ sư CNTT và kỹ thuật (12%), 23 Cử nhân Thông tin – Thư viện (55%), 2 Cử nhân Ngoại ngữ (4%) và 3 Cử nhân Kinh tế (7%).
2. Tài liệu tại các phòng đọc kho mở (tầng 4 và 5) được sắp xếp trên giá theo những tiêu chí nào?
Tài liệu kho mở được sắp xếp theo 6 tiêu chí ưu tiên từ 1 đến 6: (1) Ký hiệu phân loại LC, (2) Ngôn ngữ, (3) Chỉ số Cutter tác giả/tác phẩm, (4) Số tập, (5) Năm xuất bản, (6) Thứ tự số bản sao chép (copy).
3. Quy mô CSDL thư mục trước và sau khi triển khai phần mềm VTLS Virtua có sự thay đổi như thế nào?
Trước khi hợp nhất, thư viện duy trì các CSDL riêng lẻ trên phần mềm CDS/ISIS gồm BKSH (38.000 biểu ghi), BKTC (1.275 biểu ghi), RUSS (15.100 biểu ghi), BKCD (230 biểu ghi), NGV (35 biểu ghi). Khi chuyển sang phần mềm tích hợp VTLS Virtua, hệ thống CSDL hợp nhất đạt khoảng 51.269 biểu ghi dùng chung tra cứu qua OPAC.
4. Quy định mượn sách giáo trình đối với sinh viên và cán bộ tại Thư viện ĐHBKHN được thiết lập ra sao?
Phòng mượn giáo trình quy định sinh viên được mượn tối đa 18 cuốn tài liệu trong thời hạn 1 học kỳ (có thể mượn bổ sung sau vòng 1); đối với cán bộ, thời hạn mượn là 01 năm. Hàng năm, phòng phục vụ gần 1.000 lớp với 392.000 lượt tài liệu mượn trả.
5. Công tác đào tạo người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu được tổ chức với quy mô và nội dung gì?
Thư viện mở hơn 100 lớp đào tạo bạn đọc vào đầu mỗi năm học. Nội dung đào tạo bao gồm: giới thiệu vốn tài liệu, nội quy phòng đọc/mượn, dịch vụ sao chụp/ghi đĩa, kỹ năng tra cứu mục lục truyền thống, tra cứu CSDL điện tử/OPAC, sử dụng toán tử Boolean và tra tìm trên Internet; người tham gia phải hoàn thành bài kiểm tra trắc nghiệm đạt yêu cầu mới được cấp thẻ thư viện.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Xoa là công trình khảo cứu chuyên khảo phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong giai đoạn đầu vận hành mô hình thư viện điện tử hiện đại. Nghiên cứu đã tập hợp số liệu thực tế về nguồn lực thông tin, cơ cấu nhân sự và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến đang áp dụng tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Đồng thời, tác giả chỉ ra các rào cản kỹ thuật, bất cập trong khâu tra cứu và đề xuất 6 nhóm giải pháp khả thi nhằm phát triển năng lực phục vụ của thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học kỹ thuật.
