Tổng quan nghiên cứu

Trong hệ thống hạ tầng giao thông vận tải quốc gia, nguồn vốn đầu tư công dành cho lĩnh vực đường sắt hàng năm chỉ chiếm khoảng 2% đến 3% tổng nguồn vốn toàn ngành. Đáng chú ý, ngân sách nhà nước cấp cho công tác quản lý và bảo trì kết cấu hạ tầng đường sắt chỉ đáp ứng bình quân 40% theo định mức kinh tế kỹ thuật tính đủ. Trong bối cảnh nguồn lực tài chính hạn hẹp và hệ thống công nghệ đường sắt tồn tại nhiều điểm lạc hậu, việc bảo đảm an toàn chạy tàu phụ thuộc chặt chẽ vào năng lực vận hành của các đơn vị chuyên trách. Công ty Cổ phần Thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội là đơn vị chủ lực với hơn 44 năm xây dựng và phát triển, chịu trách nhiệm quản lý, bảo trì hệ thống thông tin tín hiệu trên các tuyến đường sắt trọng điểm phía Bắc thông qua các hợp đồng đặt hàng hàng năm với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.

Tuy nhiên, doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều rủi ro vận hành phức tạp, điển hình là các vụ tai nạn giao thông tại đường ngang làm hư hỏng thiết bị cần chắn, gây phát sinh đột biến chi phí vật tư và nhân công khắc phục sự cố mà tỷ lệ thu hồi bồi thường đạt mức rất thấp. Bên cạnh đó, thị trường lao động thiếu hụt nguồn nhân lực kỹ thuật chuyên sâu về thông tin tín hiệu đường sắt. Nhằm giải quyết các thách thức này, đề tài nghiên cứu tập trung đánh giá toàn diện thực trạng và xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. Phạm vi nghiên cứu bao quát dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2021–2023. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thiết thực, giúp doanh nghiệp cắt giảm từ 15% đến 20% các tổn thất chi phí không đáng có, nâng cao tính minh bạch tài chính và duy trì chỉ số an toàn kỹ thuật chạy tàu đạt 100%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng khuôn mẫu kiểm soát nội bộ hiện đại của Ủy ban COSO (ban hành năm 1992 và cập nhật năm 2013). Theo khuôn mẫu COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu sự chi phối bởi Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên, được thiết kế nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý để đạt được ba nhóm mục tiêu cốt lõi: hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính và sự tuân thủ pháp luật. Khuôn mẫu này bao gồm 5 thành phần gắn kết hữu cơ với 17 nguyên tắc nền tảng:

  1. Môi trường kiểm soát: Thể hiện cam kết về tính liêm chính, chuẩn mực đạo đức, cơ cấu tổ chức và chính sách phát triển nguồn nhân lực.
  2. Đánh giá rủi ro: Nhận diện, phân tích các rủi ro chiến lược, hoạt động, tài chính và rủi ro gian lận nhằm xác định biện pháp ứng phó.
  3. Hoạt động kiểm soát: Thiết lập các chính sách, thủ tục phê duyệt, phân tách trách nhiệm và kiểm soát vật chất.
  4. Thông tin và truyền thông: Đảm bảo dòng luân chuyển thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, chuẩn xác từ nội bộ ra bên ngoài.
  5. Hoạt động giám sát: Đánh giá định kỳ và thường xuyên chất lượng vận hành của hệ thống để kịp thời khắc phục khiếm khuyết.

Bên cạnh đó, đề tài kết hợp các cơ sở pháp lý và chuẩn mực nghề nghiệp gồm: Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (ban hành theo Thông tư 214/2012/TT-BTC) về nhận diện rủi ro có sai sót trọng yếu qua tìm hiểu kiểm soát nội bộ, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 quy định về trách nhiệm thiết lập kiểm soát nội bộ và chức năng giám sát của Ban Kiểm soát, Ủy ban kiểm toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng với nguồn dữ liệu hỗn hợp:

  • Dữ liệu sơ cấp: Được thu thập thông qua khảo sát bằng bảng hỏi cấu trúc bám sát 17 nguyên tắc COSO 2013, phát ra cho 36 cán bộ chủ chốt (gồm thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Trưởng/Phó các phòng nghiệp vụ, Giám đốc các chi nhánh trực thuộc và nhân viên chuyên trách). Số lượng phiếu phát ra là 36, thu về 36 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi 100%. Tác giả thực hiện phỏng vấn sâu trực tiếp 9 cá nhân lãnh đạo (03 thành viên Hội đồng quản trị, 03 thành viên Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Trưởng phòng Kế hoạch vật tư, Trưởng phòng Kỹ thuật an toàn và 01 Giám đốc chi nhánh). Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm khai thác ý kiến chuyên sâu từ những nhân sự trực tiếp vận hành hệ thống kiểm soát.
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ báo cáo tài chính đã kiểm toán giai đoạn 3 năm 2021, 2022, 2023, điều lệ công ty, 18 bộ hồ sơ quy chế quy trình và hệ thống chứng từ kế toán thực tế.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả (tần số, tỷ lệ phần trăm) để xử lý dữ liệu khảo sát, kết hợp kỹ thuật quan sát thực tế và phân tích tài liệu để đối chiếu mức độ tương thích giữa quy chế ban hành với thực tế thực hiện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội giai đoạn 2021–2023 ghi nhận 4 phát hiện quan trọng:

  • Môi trường kiểm soát còn thiếu tính gắn kết: Mặc dù doanh nghiệp duy trì được truyền thống văn hóa kỷ luật với 100% cán bộ nắm bắt nội quy cơ bản, nhưng việc phân công phân nhiệm giữa các phòng ban chức năng và chi nhánh còn hiện tượng chồng chéo. Chính sách tuyển dụng đối mặt với thách thức lớn khi tỷ lệ lao động được đào tạo đúng chuyên ngành thông tin tín hiệu đường sắt trên thị trường chiếm dưới 5%, khiến công ty gặp áp lực thiếu hụt kỹ sư tay nghề cao trong 3 năm tới.
  • Công tác nhận diện và đánh giá rủi ro mang tính bị động: Doanh nghiệp chưa thiết lập danh mục hồ sơ rủi ro và thiếu bộ phận chuyên trách quản trị rủi ro. Các sự cố phương tiện đường bộ đâm va vào thiết bị tín hiệu đường ngang xảy ra thường xuyên, làm tăng chi phí phát sinh hàng năm từ 5% đến 8% so với dự toán, nhưng tỷ lệ thu hồi bồi thường thành công từ đối tượng vi phạm chỉ đạt dưới 30% do tình trạng lái xe bỏ trốn.
  • Hoạt động kiểm soát chứng từ chặt chẽ nhưng thiếu tự động hóa: Quy trình phê duyệt thanh toán và tạm ứng qua 3 bước kiểm soát cơ bản đảm bảo tính hợp lệ của 100% chứng từ tài chính. Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát việc bảo quản vật tư chuyên ngành tại các chi nhánh ngoại tỉnh còn lỏng lẻo, khâu phân tách trách nhiệm giữa người lập kế hoạch vật tư và người nhận bàn giao nghiệm thu đôi lúc chưa tách bạch hoàn toàn.
  • Hệ thống truyền thông nội bộ và công tác giám sát định kỳ chưa đồng đều: Việc lưu chuyển thông tin kỹ thuật từ hiện trường về trung tâm quản lý vẫn tồn tại độ trễ từ 12 đến 24 giờ. Hoạt động giám sát của Ban Kiểm soát chủ yếu tập trung vào tính hợp pháp của các báo cáo tài chính cuối năm mà chưa thực hiện đầy đủ các cuộc kiểm tra giám sát chuyên biệt định kỳ theo quý tại các đội sản xuất trực tiếp.

Thảo luận kết quả

Các dữ liệu nghiên cứu được lượng hóa trực quan qua hệ thống 13 bảng tổng hợp kết quả khảo sát và 4 bảng ma trận đánh giá rủi ro (từ Bảng 3.1 đến Bảng 3.13 và Bảng 4.1 đến Bảng 4.4). Thông qua việc đối chiếu giữa số liệu tài chính giai đoạn 2021–2023 và sơ đồ quy trình vận hành bộ máy kế toán, nghiên cứu làm rõ các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các hạn chế nêu trên.

Thứ nhất, rào cản từ cơ chế đặt hàng dịch vụ công ích đường sắt khiến nguồn thu của doanh nghiệp phụ thuộc tới hơn 85% vào ngân sách Tổng công ty Đường sắt Việt Nam phân bổ, làm giảm tính chủ động trong đầu tư hiện đại hóa công nghệ kiểm soát. Thứ hai, mô hình quản trị công ty cổ phần có vốn Nhà nước chi phối khiến quy trình ra quyết định còn nặng tính hành chính. So sánh với các nghiên cứu tiền nhiệm tại các tổng công ty xây lắp và vận tải, hạn chế về đánh giá rủi ro và giám sát độc lập là điểm nghẽn phổ biến. Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phần Thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội, tính chất phân tán địa lý trải dài qua nhiều tỉnh thành của các cung thông tin tín hiệu càng làm gia tăng mức độ rủi ro vận hành nếu hệ thống kiểm soát không được số hóa kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty đến năm 2025:

  • Tái cấu trúc môi trường kiểm soát: Hoàn thiện bảng mô tả vị trí việc làm chi tiết cho 100% phòng ban và chi nhánh; ban hành Bộ quy tắc ứng xử đạo đức nghề nghiệp bằng văn bản trong quý 1/2025. Ban Giám đốc phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính xây dựng chính sách thu hút nhân tài thông qua việc liên kết đào tạo với các trường đại học khối giao thông, cam kết nâng tỷ lệ kỹ sư chuyên ngành đạt trên 80% lực lượng kỹ thuật.
  • Xây dựng quy trình quản trị rủi ro toàn diện: Thành lập Tổ đánh giá rủi ro trực thuộc Ban Giám đốc trong vòng 6 tháng tới. Tổ này có nhiệm vụ thiết lập ma trận xếp hạng rủi ro định kỳ 6 tháng/lần, xây dựng kịch bản ứng phó cho 4 nhóm rủi ro chính (chiến lược, vận hành, tài chính và thông tin), phấn đấu giảm thiểu tỷ lệ thiệt hại tài chính không thể thu hồi do sự cố đường ngang xuống dưới 10%.
  • Tăng cường chốt chặn trong hoạt động kiểm soát: Phân tách triệt để quyền hạn giữa thủ kho, kế toán vật tư và kỹ thuật viên hiện trường. Phòng Tài chính kế toán triển khai ứng dụng phần mềm kế toán tích hợp quy trình phê duyệt điện tử cho 100% giao dịch tạm ứng, thanh toán chi phí sản xuất trong năm 2025.
  • Nâng cấp hệ thống thông tin truyền thông: Trang bị phần mềm quản lý kỹ thuật trực tuyến kết nối dữ liệu hiện trường về trụ sở chính, bảo đảm rút ngắn thời gian tiếp nhận thông tin sự cố kỹ thuật xuống dưới 30 phút. Thiết lập kênh phản ánh nội bộ bảo mật nhằm bảo vệ người lao động khi phát hiện các vi phạm quy trình.
  • Nâng cao hiệu lực hoạt động giám sát: Ban Kiểm soát và Ủy ban kiểm toán xây dựng chương trình kiểm toán nội bộ định kỳ hàng quý tại ít nhất 3 chi nhánh trực thuộc, thực hiện đánh giá độc lập tính hữu hiệu của các chốt kiểm soát và báo cáo trực tiếp lên Đại hội đồng cổ đông.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý doanh nghiệp ngành đường sắt: Sử dụng làm tài liệu tham khảo thực tiễn để rà soát cơ cấu tổ chức, thiết lập sơ đồ phân quyền và tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh tại các đơn vị thành viên.
  • Kiểm soát viên và cán bộ kiểm toán nội bộ: Ứng dụng trực tiếp bộ câu hỏi khảo sát 5 thành phần theo chuẩn COSO và phương pháp lập ma trận rủi ro để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp cổ phần có vốn Nhà nước.
  • Học viên cao học và nhà nghiên cứu chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Sử dụng làm nguồn tài liệu tham khảo học thuật về phương pháp luận nghiên cứu điển cứu (case study) kết hợp phân tích định tính và định lượng trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ ngành dịch vụ công ích.
  • Cơ quan quản lý nhà nước và Tổng công ty Đường sắt Việt Nam: Có thêm luận cứ thực tiễn để hoàn thiện các văn bản định mức kinh tế kỹ thuật và cơ chế giao dự toán bảo trì hạ tầng đường sắt minh bạch, an toàn.

Câu hỏi thường gặp

  • Luận văn áp dụng khung lý thuyết nào để đánh giá kiểm soát nội bộ? Nghiên cứu áp dụng khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO 2013 với 5 thành phần cốt lõi và 17 nguyên tắc chuẩn mực, kết hợp Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 315 và các quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành.

  • Cỡ mẫu và phương pháp thu thập dữ liệu trong nghiên cứu được thực hiện ra sao? Tác giả phát 36 phiếu khảo sát cấu trúc tới 100% cán bộ chủ chốt từ HĐQT, Ban Giám đốc đến quản lý cấp cơ sở (thu về 36 phiếu hợp lệ), kết hợp phỏng vấn sâu 9 cán bộ quản lý cấp cao và tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính 3 năm (2021–2023).

  • Điểm nghẽn lớn nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty là gì? Điểm nghẽn lớn nhất nằm ở khâu nhận diện, ứng phó rủi ro bị động trước các sự cố tai nạn đường sắt ngoại cảnh và công tác giám sát độc lập định kỳ tại các chi nhánh phân tán chưa được thực hiện thường xuyên.

  • Việc phân tách trách nhiệm trong hoạt động kiểm soát có vai trò gì đối với doanh nghiệp? Phân tách trách nhiệm giúp loại trừ rủi ro gian lận hoặc sai sót khi một cá nhân kiểm soát toàn bộ chu trình giao dịch, bảo đảm mọi nghiệp vụ từ đề xuất, phê duyệt, thực hiện đến ghi chép sổ sách và quản lý tài sản đều được kiểm tra chéo độc lập.

  • Doanh nghiệp cần lộ trình bao lâu để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo đề xuất? Lộ trình thực hiện khả thi được xác định trong giai đoạn 12 đến 24 tháng (từ đầu năm 2025 đến hết năm 2026), tập trung ưu tiên số hóa thông tin kỹ thuật và thành lập bộ phận quản trị rủi ro chuyên trách ngay trong năm đầu tiên.

Kết luận

  • Đề tài đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế COSO 2013 gắn liền với đặc thù quản lý của doanh nghiệp công ích đường sắt.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội qua dữ liệu 3 năm (2021–2023), chỉ rõ các điểm mạnh và 4 nhóm hạn chế điển hình.
  • Đóng góp hệ thống 5 nhóm giải pháp đồng bộ từ hoàn thiện môi trường kiểm soát, thiết lập ma trận rủi ro, kiểm soát quy trình đến số hóa truyền thông và tăng cường giám sát độc lập.
  • Kế hoạch triển khai được phân kỳ rõ ràng cho từng phòng ban trong giai đoạn 2025–2026 với các chỉ số mục tiêu định lượng cụ thể.
  • Doanh nghiệp cần nhanh chóng ban hành nghị quyết của Hội đồng quản trị để phê duyệt đề án hoàn thiện kiểm soát nội bộ, tạo tiền đề nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.