Chương 1: Cơ sở lý luận; - Chương 2: Thực trạng kế toán nợ phải trả nhà cung cấp của Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam; - Chương 3: Nhận xét – Kiến nghị. Với kiến thức còn hạn hẹp nên bài khóa luận này không thể tránh khỏi những sai sót, kính mong sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của thầy cô. 1 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải trả cho ngƣời bán 1.1 Khái niệm Nợ phải trả là một nguồn vốn bổ sung nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả người lao động, thuế phải nộp, phải trả khác.
Nợ phải trả thể hiện trách nhiệm kinh tế của doanh nghiệp đối với các chủ nợ, hay nói cách khác, doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán bằng các nguồn lực của mình. Phải trả người bán là một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. Phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán (là đơn vị độc lập với người mua, gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, công ty liên doanh, liên kết). Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác).
Kế toán theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả người bán theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.2 Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 331 – Phải trả cho người bán để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cũng được phản ánh vào tài khoản này. Tình hình thanh toán chính là số tiền phải trả, số tiền đã trả, số tiền còn phải trả, số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán, số tiền phải thu người bán do doanh nghiệp đã trả nhiều hơn số phải trả. Kế toán cần mở tài khoản chi tiết cho từng đối tượng.
Mỗi người bán phải có một sổ chi tiết để theo dõi riêng. 2 Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc có thông báo giá chính thức; - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc có thông báo giá chính thức; - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là một tài khoản lưỡng tính, nó có thể có số dư bên Nợ, hoặc số dư bên Có.
3 - Số dư bên Có: số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. - Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán, hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên phần “Tài sản” và bên phần “Nguồn vốn” của Bảng Cân đối kế toán. Bên phần “Tài sản” là chỉ tiêu “Trả trước cho người bán”, bên phần “Nguồn vốn” là chỉ tiêu “Phải trả người bán”.
Ngoài ra, kế toán còn phải căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản nợ phải trả người bán, các khoản trả trước cho người bán để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn, cụ thể như sau, chỉ tiêu “Phải trả người bán” gồm “Phải trả người bán ngắn hạn” và “Phải trả người bán dài hạn”, chỉ tiêu “Trả trước cho người bán” gồm “Trả trước cho người bán ngắn hạn” và “Trả trước cho người bán dài hạn”.3 Nguyên tắc hạch toán Nợ phải trả cho người bán của doanh nghiệp phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trường hợp mua hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu như khoản phải trả người bán thông thường. Sử dụng giá tạm tính để ghi sổ đối với những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa chưa về nhập kho doanh nghiệp thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”.
Nếu đến cuối tháng mà nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi nhận khoản nợ phải trả cho người bán theo giá đã có thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn. 4 Nếu các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch khi hạch toán chi tiết các khoản này. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản nợ phải trả người bán để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên hoặc có số dư về nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra, đối chiếu về tình hình công nợ đã phát sinh với từng đối tượng và định kỳ phải có xác nhận nợ bằng văn bản với các chủ nợ.
Tài khoản nợ phải trả cho người bán chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quan hệ với từng chủ nợ, tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số đã trả lớn hơn số phải trả. Cuối kỳ kế toán, khi lập Báo cáo tài chính cho phép lấy số dư chi tiết của tài khoản này để lên hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” của Bảng Cân đối kế toán. Kế toán phải xác định các khoản phải trả người bán thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính. Khoản nợ phải trả người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ nếu khoản nợ này phải trả bằng ngoại tệ, ngoại trừ các khoản trả trước cho người bán.
Trường hợp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ phải nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì các khoản này được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ hoặc việc thanh toán các khoản phải trả cho người bán đó phải theo dõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ kế toán theo nguyên tắc: - Khi phát sinh các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch phát sinh); 5 - Khi thanh toán các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh; - Trường hợp trong kỳ phát sinh nhiều khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ với cùng một đối tượng thì tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động của các giao dịch với đối tượng đó; - Cuối kỳ, kế toán phải đánh giá lại số dư các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch, do doanh nghiệp tự lựa chọn) và được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính. Riêng các khoản trả trước cho người bán bằng ngoại tệ thì không được đánh giá lại, trừ trường hợp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ phải nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ, thì kế toán phải đánh giá lại các khoản trả trước cho người bán này theo tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. - Tài sản được mua có liên quan đến giao dịch trả trước cho người bán thì giá trị tài sản tương ứng với số tiền trả trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời diểm trả trước cho người bán (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận tài sản).