CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Đặc điểm, nội dung và yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm, ý nghĩa hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 02) thì hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Như vậy, theo IAS 02 thì hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa doanh nghiệp mua vào để bán, thành phẩm trong kho, vật tư chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị sản phẩm dở dang. Cũng theo IAS 02 thì hàng tồn kho không bao gồm những hàng hóa, thành phẩm trong kho, vật tư bị hư hỏng, lỗi thời, không dùng được trong sản xuất kinh doanh. Dựa vào IAS 02 doanh nghiệp có thể xác minh được nội dung cụ thể về hàng tồn kho trong doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra ở đây là trong trường hợp doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa nhưng còn đang đi đường chưa về nhập kho hay những vật tư doanh nghiệp nhận giữ hộ, bán hộ, ký gửi; vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đang gửi bán thì có thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp hay không? Theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về việc ban hành hệ thống kế toán doanh nghiệp, hàng tồn kho được định nghĩa là những tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất.Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bên ngoài, do doanh Luan van 11 nghiệp sản xuất ra để dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc để cung cấp dịch vụ, hoặc để bán.
Hàng tồn kho doanh nghiệp bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa. Như vậy, khái niệm hàng tồn kho trong hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam về cơ bản thống nhất với khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02. Hơn nữa, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam đã bổ sung thêm điều kiện để xác định hàng tồn kho của doanh nghiệp đó là quyền sở hữu về tài sản. Do đó, giải quyết được vấn đề số hàng doanh nghiệp đã mua nhưng còn đang đi đường chưa về nhập kho, hàng hóa đang gửi bán nếu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì được xác định là hàng tồn kho của doanh nghiệp; còn hàng mà doanh nghiệp nhận bán hộ, ký gửi thuộc quyền sở hữu của bên gửi hàng thì thuộc hàng tồn kho của bên gửi hàng.
Theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1 và Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 về việc hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán này thì hàng tồn kho được định nghĩa theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS02) là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hiện nay, theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 do Bộ Tài chính ban hành trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 đã quy định rõ nội dung hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: Hàng hoá mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biên); Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn Luan van 12 thành chưa làm thủ tục nhập kho); Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường; Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang; Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp. Như vậy, khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02) là sự chuẩn hoá về khái niệm hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và đã đưa ra phạm vi, đặc điểm, cũng như điều kiện để nhận biết về hàng tồn kho của doanh nghiệp. Đó là sự tổng kết, kế thừa có chọn lọc các quan điểm về hàng tồn kho trong các văn bản, tài liệu pháp lý của nước ta và quốc tế từ trước tới nay.
Tóm lại, một cách chung nhất, trong phạm vi doanh nghiệp, hàng tồn kho được hiểu là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất, bao gồm hàng hoá mua về để bán, thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang, nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và hàng mua đang đi đường. Ý nghĩa hàng tồn kho Trong các doanh nghiệp hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng mà người quản lý cần quan tâm. Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho mà người quản lý có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyết định về sản xuất, dự trữ và bán ra với số lượng là bao nhiêu… Đặc biệt số liệu hàng tồn kho còn ảnh hưởng đến thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Mặt khác kế toán hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho về mặt số lượng, giá trị, chủng loại được chi tiết theo từng địa điểm, thời gian, Luan van 13 không gian nhất định, giúp cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp chặt chẽ. Đặc biệt, kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về trị giá vốn hàng tiêu thụ để giúp cho việc tính toán kết quả kinh doanh và từ đó nhà quản lý có sách lược sản xuất, kinh doanh phù hợp. Đặc điểm của hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1 trong đó có chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho thì hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. Như vậy, hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có rất nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh.
Nhưng nhìn chung hàng tồn kho của doanh nghiệp thường có những đặc điểm cơ bản sau đây: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, có hình thái vật chất, có thể luân chuyển qua kho, được đo lường bằng đơn vị vật lý trước khi đánh giá giá trị tiền tệ ghi sổ của hàng tồn kho và hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Luan van 14 Thứ hai, hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các hình thái biểu hiện như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời, lỗi mốt,. do đó đòi hỏi phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại hàng tồn kho, xu hướng biến động của nó trên bình diện ngành để có thể xác định chính xác tổn thất tiềm tàng về hàng tồn kho. Thứ ba, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp.
Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, các công trình xây dựng cơ bản, đồ cổ, kim khí quý. Thứ tư, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, lại do nhiều người quản lý. Do đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh thường có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với tần suất nhiều, luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật để chuyển hoá thành những hình thái tài sản khác nhau như tiền, các khoản nợ phải thu.
Nội dung và yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp có những có những điểm khác nhau. Nhưng nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, cán bộ kế toán, nhân viên bán hàng. Thứ hai, phải theo dõi thông tin, nắm bắt tình hình thị trường, tình Luan van 15 hình cung cấp hàng hóa, giá cả, chất lượng của hàng hóa,. để có được các thông tin cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, tránh tình trạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng hàng tồn kho ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, cần phải theo dõi, quản lý chặt chẽ đối với từng loại hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị của hàng tồn kho đầu kỳ, hàng tồn kho thu mua, sản xuất trong kỳ, hàng tồn kho xuất sử dụng trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Khi xác định gía trị hàng tồn kho xuất trong kỳ doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp đó là: phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO).