Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động thương mại quốc tế, giao nhận vận tải giữ vai trò kết nối quan trọng, tác động trực tiếp đến thời gian lưu thông hàng hóa và cấu thành giá cả sản phẩm ngoại thương. Xu hướng các doanh nghiệp Việt Nam thường xuất khẩu theo điều kiện CIF và nhập khẩu theo điều kiện FOB nhằm tiết kiệm ngoại tệ cước phí, hạn chế nhập siêu và thúc đẩy sự phát triển của đội tàu biển cùng ngành logistics nội địa. Cùng với sự gia tăng của lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, các công ty dịch vụ giao nhận vận tải được thành lập ngày càng nhiều, tạo nên môi trường cạnh tranh gay gắt. Công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển Toàn Cầu Begonia ra đời trong bối cảnh này và phải đối mặt với các bài toán vận hành thực tế: đảm bảo lưu thông an toàn, tuân thủ đúng tiến độ và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh. Khóa luận tốt nghiệp được hình thành từ việc nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp nhằm tìm kiếm các giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Về mặt lý luận: Làm sáng tỏ hệ thống lý luận về hoạt động giao nhận, địa vị pháp lý, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu; làm rõ vai trò của người giao nhận, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và hệ thống chứng từ liên quan.
  2. Về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu đường biển bằng nguyên container (FCL) tại Công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển Toàn Cầu Begonia; chỉ ra các ưu điểm và hạn chế trong từng công đoạn tác nghiệp, từ đó đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận cho doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Trình tự các bước thực hiện, thủ tục hải quan và hệ thống chứng từ trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển bằng nguyên container tại Công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển Toàn Cầu Begonia.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại văn phòng làm việc và các địa bàn tác nghiệp thực tế (cảng biển, chi cục hải quan quản lý) của Công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển Toàn Cầu Begonia.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và số liệu vận hành được thu thập, phân tích chủ yếu trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015 (thời điểm hoàn thành báo cáo năm 2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và văn bản pháp lý áp dụng:

  • Định nghĩa về hoạt động nhập khẩu theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại năm 2005.
  • Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa căn cứ theo Điều 136 Luật Thương mại năm 2005 và định nghĩa chuyên ngành của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA).
  • Quy định về địa vị pháp lý, quyền, nghĩa vụ và giới hạn trách nhiệm của người làm dịch vụ giao nhận theo Điều 164 và Điều 167 Luật Thương mại năm 2005.
  • Lý thuyết về các phương thức gửi hàng bằng container đường biển: hàng nguyên container (FCL/FCL), hàng lẻ (LCL/LCL) và hàng kết hợp (FCL/LCL, LCL/FCL).
  • Hệ thống chứng từ thương mại và vận tải quốc tế: Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O), Phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Report - EIR), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC), Biên bản thừa thiếu, Biên bản chứng nhận hư hỏng hàng hóa và các chứng thư kiểm dịch, vệ sinh an toàn.

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các khái niệm, quy định pháp luật và thông lệ quốc tế điều chỉnh hoạt động giao nhận vận tải đường biển.
  • Phương pháp thống kê, so sánh và đối chiếu số liệu: Thu thập, xử lý và so sánh các chỉ tiêu tài chính, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và sản lượng container qua các năm 2013, 2014, 2015 từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Phương pháp quan sát thực địa: Theo dõi trực tiếp chuỗi thao tác nghiệp vụ của nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận tại văn phòng công ty, hãng tàu và các chi cục hải quan cảng biển (bao gồm quy trình mở tờ khai, truyền dữ liệu qua phần mềm ECUS5-VNACCS và xử lý thủ tục tại cổng cảng).

Nguồn dữ liệu:

  • Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng thống kê sản lượng hàng hóa giai đoạn 2013 - 2015 do Bộ phận Kế toán và Bộ phận Chứng từ của Công ty Begonia cung cấp.
  • Hệ thống hồ sơ chứng từ thực tế của các lô hàng nhập khẩu đường biển thực hiện tại công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Chương này tổng kết hệ thống lý thuyết về kinh doanh nhập khẩu và dịch vụ giao nhận. Tác giả trình bày các khái niệm cơ bản về nhập khẩu theo Điều 28 Luật Thương mại 2005, phân tích bốn hình thức nhập khẩu chủ yếu (nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác, nhập khẩu hàng đổi hàng, tạm nhập tái xuất) cùng vai trò thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất.

Tiếp đó, chương làm rõ bản chất của dịch vụ giao nhận theo định nghĩa của FIATA và Điều 136 Luật Thương mại 2005, chỉ rõ các chủ thể tham gia (buyer, seller, consignor, consignee, shipper, carrier, forwarder) và các vai trò pháp lý khác nhau của người giao nhận: Môi giới hải quan (Customs Broker), Đại lý (Agent), Người chuyên chở (Carrier - gồm người thầu chuyên chở và người chuyên chở thực tế), Người gom hàng (Cargo Consolidator), và Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO). Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận được phân tích dựa trên Điều 167 Luật Thương mại 2005, bao gồm các trường hợp được miễn trừ trách nhiệm (lỗi do khách hàng, bao bì đóng gói không phù hợp, nội tỳ hàng hóa, bất khả kháng). Cuối chương, tác giả khái quát quy trình giao nhận FCL tổng quát và chức năng pháp lý của từng chứng từ nghiệp vụ (B/L, D/O, EIR, Manifest, C/O, các chứng nhận kiểm dịch).

Chương 2: Thực trạng tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng nguyên container tại Công ty TNHH Thương mại và Vận chuyển Toàn Cầu Begonia

Chương 2 tập trung giới thiệu và mổ xẻ thực trạng hoạt động của Công ty Begonia (thành lập ngày 11/09/2013, Giấy phép kinh doanh số 0312454873, vốn điều lệ 500.000.000 đồng, quy mô 10 nhân sự). Cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc điều hành trực tiếp 4 bộ phận: Kinh doanh, Giao nhận, Chứng từ, Kế toán. Tác giả phân tích số liệu tài chính 3 năm: doanh thu tăng trưởng đều (2.540 triệu đồng năm 2013 lên 3.160 triệu đồng năm 2015), lợi nhuận sau thuế duy trì mức tăng trưởng dương. Mảng giao nhận FCL nhập khẩu đường biển đóng vai trò chủ lực, tăng tỷ trọng từ 30,12% (2013) lên 42,72% (2015).

Trọng tâm của chương là mô tả chi tiết quy trình 9 bước nghiệp vụ thực tế đối với lô hàng FCL nhập khẩu đường biển tại Begonia:

  1. Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng: Tiếp nhận yêu cầu, báo giá, ký hợp đồng; nhận Draft Bill trước 2 ngày tàu chạy để đối chiếu thông tin; nhận Master B/L, House B/L, Debit Note, Credit Note từ đại lý nước ngoài.
  2. Kiểm tra bộ chứng từ: Nhân viên chứng từ rà soát tính thống nhất giữa House B/L, thông tin tàu, số container, số seal và hàng hóa; gửi House B/L cho khách hàng xác nhận.
  3. Tiếp nhận thông báo hàng đến và truyền E-manifest: Nhận Arrival Notice từ hãng tàu trước 1-2 ngày; đăng nhập Cổng thông tin một cửa quốc gia (https://vnsw.vn) để nộp E-manifest vào phân hệ Vận đơn gom hàng (tối đa 3 lần sửa điện tử); đối chiếu chi phí hãng tàu (ví dụ hãng T.S Lines thu phí D/O 400.000 VNĐ, THC 1.548.000 VNĐ, vệ sinh container 198.000 VNĐ, tỷ giá tính cước 22.230 VNĐ/USD).
  4. Lấy và kiểm tra lệnh giao hàng (D/O): Chuẩn bị giấy giới thiệu, Arrival Notice, nộp phí lấy D/O gốc, làm thủ tục đóng tiền cược vỏ container (ví dụ 500.000 VNĐ/cont 20' tại hãng T.S Lines) và nhận giấy hạ rỗng; kiểm tra hạn miễn lưu bãi/lưu vỏ (DEM/DET).
  5. Thông quan hàng nhập khẩu: Nhân viên sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS khai báo hải quan điện tử, nhận kết quả phân luồng; in bộ hồ sơ giấy (tờ khai, phụ lục, hợp đồng, invoice, packing list, C/O, B/L, giấy giới thiệu) đến nộp tại Cửa số 6 của Hải quan cảng sau khi kiểm tra tình trạng nợ thuế/báo cáo vi phạm pháp luật.
  6. Xuất phiếu EIR: Làm thủ tục tại thương vụ cảng để in phiếu giao nhận container.
  7. Thanh lý Hải quan cổng: Xuất trình tờ khai và phiếu EIR để giám sát hải quan cổng cảng xác nhận mã vạch/đối chiếu thông tin.
  8. Giao hàng cho khách: Điều động xe kéo container giao về kho khách hàng để rút hàng; sau đó vận chuyển vỏ container rỗng trả về depot chỉ định.
  9. Quyết toán và lưu hồ sơ: Thu thập biên lai, phiếu hạ rỗng, thanh toán cước, quyết toán chi phí với kế toán và gửi chứng từ trả khách hàng, lưu hồ sơ nội bộ.

Chương 2 chỉ ra những hạn chế chính: sai sót trong bộ chứng từ do đại lý gửi thiếu hoặc nhân viên chưa kiểm tra kỹ; khó khăn khi chỉnh sửa manifest nếu quá hạn 3 lần phải làm công văn giấy; rủi ro phát sinh chi phí bồi thường hư hỏng vỏ container và năng lực tiếp thị khách hàng còn hạn chế do quy mô nhân sự nhỏ.

Chương 3: Định hướng và đề xuất giải pháp quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển bằng nguyên container tại Công ty Begonia

Dựa trên mục tiêu mở rộng thị phần và ổn định bộ máy của công ty, chương 3 đưa ra 3 giải pháp trọng tâm:

  • Giải pháp 1: Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng từ: Chuẩn hóa quy trình liên lạc với đại lý nước ngoài, lập checklist kiểm tra chi tiết thông tin trên vận đơn và chứng từ thương mại ngay khi nhận file nháp, tránh phát sinh chi phí và thời gian điều chỉnh tờ khai/manifest.
  • Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và dịch vụ giao nhận: Đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu về quy định hải quan điện tử VNACCS/VCIS, kỹ năng giải quyết tranh chấp với hãng tàu, bồi dưỡng ngoại ngữ chuyên ngành và nâng cao kỹ năng đàm phán giá cước.
  • Giải pháp 3: Giải pháp an toàn qua việc kiểm tra container: Quy định chặt chẽ khâu kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi nhận tại bãi; yêu cầu ghi chú rõ ràng các vết móp, rách, hỏng sàn/nóc vào phiếu EIR để tránh bị hãng tàu khấu trừ tiền cược container vô lý khi trả rỗng.

Đồng thời, chương nêu các kiến nghị đối với nội bộ công ty (tăng cường ứng dụng công nghệ, mở rộng mạng lưới đại lý) và kiến nghị với cơ quan chức năng (đơn giản hóa thủ tục điều chỉnh manifest, nâng cấp hạ tầng mạng hải quan một cửa điện tử).


Kết quả và đóng góp

Kết quả kinh doanh và chỉ tiêu vận hành thực tế: Khóa luận đã tổng hợp đầy đủ dữ liệu hoạt động của Công ty Begonia trong 3 năm đầu sau thành lập:

Chỉ tiêu tài chính (ĐVT: triệu đồng) Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Tổng doanh thu 2.540,00 2.820,00 3.160,00
Tổng chi phí 2.253,00 2.445,00 2.630,00
Lợi nhuận trước thuế 287,00 375,00 530,00
Lợi nhuận sau thuế 215,25 281,25 379,50
Doanh thu FCL nhập đường biển 765,00 1.015,20 1.350,00
Tỷ trọng doanh thu FCL / Tổng doanh thu 30,12% 36,00% 42,72%

Về sản lượng giao nhận container: Trong giai đoạn khảo sát, công ty đã thực hiện tổng cộng 182 đơn hàng với 194 container (trong đó có 135 container 20 feet và 59 container 40 feet).

Mạng lưới đối tác của doanh nghiệp:

  • Hãng tàu hợp tác: Maersk Việt Nam, T.S Lines, Mitsui O.K Lines (Việt Nam), Wanhai Việt Nam, SITC Việt Nam, Liên doanh đại lý vận tải Evergreen (Việt Nam).
  • Đối tác vận tải nội địa: Công ty TNHH Thương mại Vận tải và Dịch vụ Hợp Thành.
  • Khách hàng tiêu biểu: Công ty TNHH Bao bì Đại Việt, Sinh Nam Metal (Việt Nam), Giải pháp Hải Nam, TM & DV Oceanstar, CP Thiết bị vật tư Sài Gòn, TM-KT Tín Việt, SX TM DV Tín Phát, An Hoàng Phát, Great Links, Great Mustel Enterprizes.

Đóng góp của khóa luận:

  • Hệ thống hóa chi tiết các bước tác nghiệp hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5-VNACCS và Cổng thông tin một cửa quốc gia đối với hàng FCL nhập khẩu.
  • Cung cấp dữ liệu thực tế về các khoản mục chi phí hãng tàu (phí D/O, THC, vệ sinh container, cược vỏ) và các mẫu chứng từ phát sinh trong quá trình tác nghiệp.
  • Đề xuất 3 nhóm giải pháp thực tiễn gắn liền với các điểm nghẽn tại doanh nghiệp: hạn chế sai sót chứng từ, nâng cao chất lượng nhân sự và kiểm soát hư hỏng container khi bàn giao.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại một doanh nghiệp quy mô nhỏ (10 nhân sự), chưa đi sâu phân tích các phương thức khác như hàng lẻ (LCL), hàng rời hay vận tải hàng không. Dữ liệu thực nghiệm phản ánh trong phạm vi thời gian 2013 - 2015.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng đánh giá quy trình giao nhận đối với hàng xuất khẩu, nghiên cứu phương thức vận tải đa phương thức kết hợp đường biển - đường bộ nội địa, và khảo sát tác động của các chính sách hải quan điện tử nâng cấp trong các giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị ngoại thương, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng khi tìm hiểu về:

  • Các bước tác nghiệp hải quan điện tử thực tế bằng phần mềm ECUS5-VNACCS.
  • Trình tự thực hiện khai báo e-manifest trên cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.vn).
  • Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O, thủ tục cược vỏ container và xử lý chứng từ bàn giao hàng hóa tại các cảng biển khu vực TP. Hồ Chí Minh.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ trọng doanh thu từ mảng giao nhận hàng FCL nhập khẩu đường biển tại Công ty Begonia biến động như thế nào qua các năm 2013 - 2015?
Tỷ trọng doanh thu mảng FCL nhập khẩu đường biển tăng liên tục qua các năm: đạt 30,12% (765 triệu đồng) năm 2013, tăng lên 36,00% (1.015,2 triệu đồng) năm 2014, và chiếm 42,72% (1.350 triệu đồng) tổng doanh thu của công ty vào năm 2015.

2. Quy trình trình E-manifest lên Cổng thông tin một cửa quốc gia được thực hiện như thế nào và có giới hạn gì?
Nhân viên công ty nhận thông tin phân quyền từ hãng tàu trước 2-3 ngày khi tàu cập cảng, đăng nhập vào cổng https://vnsw.vn, vào thẻ Vận đơn gom hàng và tải tập tin e-manifest đã soạn sẵn. Tập tin e-manifest chỉ được phép chỉnh sửa tối đa 3 lần trên hệ thống điện tử trước thời hạn quy định. Nếu quá 3 lần, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ công văn giấy trực tiếp cho hải quan xét duyệt.

3. Tại hãng tàu T.S Lines, các khoản phí thực tế nhân viên phải thanh toán để lấy Lệnh giao hàng (D/O) cho lô hàng cont 20' gồm những gì?
Theo số liệu minh họa trong khóa luận, chi phí hãng tàu gồm: phí THC (1.548.000 VNĐ), phí lệnh giao hàng D/O (400.000 VNĐ), phí vệ sinh container (198.000 VNĐ), tổng cộng 2.146.000 VNĐ (tính theo tỷ giá chuyển đổi 22.230 VNĐ/USD). Ngoài ra, công ty phải đặt cược vỏ container 20' là 500.000 VNĐ để lấy giấy giao hàng thẳng về kho rút ruột.

4. Bộ chứng từ nhân viên giao nhận mang đến nộp tại Cửa số 6 Hải quan cảng gồm các loại giấy tờ nào?
Bộ hồ sơ gồm có: Báo cáo vi phạm pháp luật của doanh nghiệp, Tờ khai hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK và Phụ lục tờ khai (2 bản chính), Hợp đồng mua bán ngoại thương (sao y), Hóa đơn thương mại (bản chính), Vận đơn đường biển (sao y, có ký hậu nếu dùng L/C), Lệnh giao hàng D/O (bản chính), Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu có), Phiếu đóng gói Packing List và Giấy giới thiệu của công ty.

5. Tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể nào nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận tại Begonia?
Khóa luận đề xuất 3 giải pháp chính: (1) Khắc phục chậm trễ và sai sót trong tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ; (2) Đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và dịch vụ giao nhận; (3) Thực hiện quy trình kiểm tra an toàn vỏ container trước khi nhận và sau khi trả để tránh mất tiền cược vỏ.


Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Quyền đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển. Công trình phản ánh trung thực thực trạng vận hành, chỉ rõ các bước tác nghiệp cụ thể từ khâu nhận thông tin chứng từ, khai báo e-manifest, làm thủ tục hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS đến bàn giao hàng hóa tại Công ty Begonia giai đoạn 2013 - 2015. Các nhóm giải pháp được đề xuất xuất phát trực tiếp từ các vướng mắc thực tiễn, đóng góp định hướng thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng FCL cho doanh nghiệp.