CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.Khái niệm và đặc điểm chuyển đổi số cho doanh nghiệp 1.Khái niệm chuyển đổi số Trong những năm gần đây, chuyển đổi số (Digital Transformation) đã nổi lên như một vấn đề trọng yếu trong nghiên cứu về chiến lược hệ thống thông tin. Ở cấp độ vĩ mô, chuyển đổi số bao gồm những thay đổi sâu sắc đang diễn ra trong xã hội và các ngành thông qua việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số (Agarwal và cộng sự 2020). Ở cấp độ doanh nghiệp, chuyển đổi số là việc ứng dụng công nghệ trong thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo thêm nhiều cơ hội và giá trị mới, giúp doanh nghiệp gia tăng tốc độ tăng trưởng và đạt doanh số tốt hơn (Công ty Nghiên cứu và Tư vấn công nghệ thông tin Gartner, 2020). Một cách hiểu khác, chuyển đổi số chính là tái cấu trúc tư duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con người nhằm tạo ra nhiều giá trị mới.
Chuyển đổi số không chỉ là ứng dụng công nghệ trong thay đổi mô hình kinh doanh, mà còn tham gia vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Nếu đạt hiệu quả, chuyển đổi số sẽ làm thay đổi toàn diện về chất (transformation) cách thức doanh nghiệp hoạt động, từ đó làm tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị lớn hơn cho khách hàng. Theo cẩm nang chuyển đổi số của Bộ Thông tin và Truyền thông, “Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số”. Còn Microsoft lại cho rằng: “Chuyển đổi số chính là tái cấu trúc tư duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con người nhằm tạo ra nhiều giá trị mới”.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp được định nghĩa là việc tích hợp, áp dụng 7 Viện Kinh tế và Quản lý – ĐHBK Hà Nội công nghệ số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao năng lực, sức cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo ra các giá trị mới. Các hoạt động chuyển đổi số có thể bao gồm từ việc số hóa dữ liệu quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp, áp dụng công nghệ số để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh, quy trình báo cáo, phối hợp công việc trong doanh nghiệp cho đến việc chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh, tạo thêm giá trị mới cho doanh nghiệp. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ đơn giản là đưa công nghệ số vào, mà cần kết hợp với chuẩn hóa quy trình kinh doanh, quy trình quản trị doanh nghiệp. Hình 1: Mô hình các giai đoạn trong chuyển đổi số (Nguồn: UNSAID và Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2021) Chuyển đổi số là sự thay đổi của doanh nghiệp ở nhiều khía cạnh, có thể đòi hỏi phải điều chỉnh cấu trúc, quy trình hoặc văn hóa kinh doanh. Chuyển đổi số sẽ mang lại tác động tích cực lớn đến sự phát triển lâu dài và bền vững của doanh nghiệp ở 07 khía cạnh trọng tâm của doanh nghiệp. 8 Viện Kinh tế và Quản lý – ĐHBK Hà Nội Giá trị Mô hình kinh Năng lực quản trị (capabilities) (value) doanh (core) Định Hướng trọng hướng Tăng khả năng quản trị số và văn tâm vào khách chiến hóa số trong doanh nghiệp hàng/thị trường lược Nghiệp vụ Hệ thống Xây dựng lại Bán hàng đa quản lý, tài công nghệ Quản lý rủi chiến lược kênh - tăng Chuỗi cung chính, kế Con người và thông tin và ro và an ninh cho doanh trải nghiệm ứng toán, kế tổ chức quản lý dữ mạng nghiệp khách hàng hoạch, nhân liệu sự, pháp lý Hình 2 Các khía cạnh trọng tâm chuyển đổi số của doanh nghiệp (Nguồn: UNSAID và Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 2021) Như vậy, về bản chất chuyển đổi số là ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào thay đổi mô hình kinh doanh, từ tập trung vào sản phẩm sang khách hàng, từ chuỗi cung ứng (supply chain) sang chuỗi giá trị số (digital value chain).
Đó là quá trình thay đổi mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số hiện đại. Sự thay đổi này không chỉ thể hiện ở cách thức tổ chức, cách thức làm việc, mà còn làm thay đổi hệ tư duy và văn hóa của doanh nghiệp. Có một số khái niệm chính liên quan đến chuyển đổi số như: số hoá (Digitazation), số hoá quy trình (Digitalization), Chuyển đổi số (Digital Transformation). Số hóa là việc biến đổi các giá trị thực của các thông tin, tín hiệu, âm thanh, hình ảnh từ dạng vật lý, analog sang dạng kỹ thuật số.
Sau khi chuyển đổi, các thông tin được biểu thị dưới dạng số nhị phân (0 và 1) và có thể được lưu trữ trong các hệ thống máy tính, truyền tín hiệu giữa các hệ thống máy tính. Ví dụ của số hóa đó là việc thay thế các văn bản giấy tờ bản giấy bằng các hình thức tài liệu số, thay thế gửi thư tay sang thư điện tử, thay 9 Viện Kinh tế và Quản lý – ĐHBK Hà Nội thế truyền hình analog sang truyền hình kỹ thuật số, thay thế việc chụp ảnh sử dụng film sang chụp ảnh kỹ thuật số, v. Số hóa qui trình (Digitalization) là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình vận hành để đơn giản hóa, tự động hóa các quá trình xử lý thông tin, giúp tăng hiệu suất công việc cho nhân viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc số hóa quy trình thông thường không làm thay đổi mô hình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Ví dụ của Số hóa qui trình là việc thay đổi từ phê duyệt các văn bản, giấy tờ, chứng từ trên giấy sang việc phê duyệt qua email hoặc trên hệ thống; việc thay đổi từ hội họp trực tiếp tại các phòng họp sang họp trực tuyến qua các phần mềm và kết nối mạng; v.v Chuyển đổi số (Digital Transformation) được hiểu là ở mức độ cao hơn hai khái niệm trên và nó sẽ bao gồm cả số hóa và số hóa quy trình, nhằm mục tiêu tạo ra các mô hình sản xuất, mô hình kinh doanh, các luồng doanh thu mới cho doanh nghiệp. Một số ví dụ CĐS phổ biến hiện nay là thanh toán theo mã vạch ma trận QR code, thanh toán điện tử (thay các mô hình thanh toán Séc, thanh toán tiền mặt); Mô hình bán hàng Thương mại điện tử, Online to Offline, Dropship; Mô hình chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại đa kênh (facebook fanpage, AI/Chat bot, v.) thay thế mô hình chăm sóc khách hàng trực tiếp, qua thư tín, điện thoại; Mô hình quản lý, thiết kế, mô phỏng sử dụng công nghệ in 3D, nhanh chóng thiết kế nguyên mẫu (prototype) của sản phẩm v.Các cấp độ chuyển đổi số của doanh nghiệp Quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp thường được chia thành ba cấp độ số hóa thông tin, số hóa tổ chức; và chuyển đổi số. + Số hóa thông tin (digitization) là giai đoạn chuyển từ các phương thức truyền thống (analog) sang các nền tảng số; tạo ra biểu diễn số của các thực thể (tức tạo ra dữ liệu đặc trưng cho các thực thể này). Ví dụ chuyển từ quảng 10 Viện Kinh tế và Quản lý – ĐHBK Hà Nội cáo trên TV sang quảng cáo trên mạng.
Việc chỉ chuyển đổi thông tin sang dạng kỹ thuật số thì chưa đủ để gọi đó là chuyển đổi số. Yếu tố quyết định là thông tin dạng kỹ thuật số phải được xử lý bởi các hệ thống và máy móc khiến nó có thể hoạt động và có thể sử dụng được. Quá trình này mở ra cho doanh nghiệp một không gian mới, mô hình kinh doanh mới và tiềm năng cho những tiến bộ và đổi mới công nghệ đang chờ được khai thác (Rojers, 2018). + Số hóa tổ chức (digitalization) hay ứng dụng số hóa là sử dụng dữ liệu số để tinh giản hóa công việc.
Cấp độ này nhằm đổi mới mô hình kinh doanh (business model) của doanh nghiệp để thích nghi với sự hiện hữu của các môi trường số hóa, tức chuyển đổi cách thức hoạt động với việc dùng công nghệ số và dữ liệu để tạo ra giá trị mới lớn hơn cho doanh nghiệp (Brennen & Kreiss, 2016). Giai đoạn số hóa là bước đệm đầu để doanh nghiệp có thể chuyển đổi số thành công. Ở giai đoạn này, mọi tài liệu, giấy tờ vật lý được chuyển toàn bộ qua dạng dữ liệu điện tử; được lưu trữ trên môi trường mạng, trên nền tảng điện toán đám mây, từ đó có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được không gian để lưu trữ, chi phí in ấn, hạn chế thất lạc tài liệu.
+ Chuyển đổi số (digital transformation) là việc áp dụng dữ liệu và quy trình trong các mô hình kinh doanh mới (Nambisan và cộng sự, 2017). Lợi ích của chuyển đổi số Khoa học và công nghệ (KH&CN) góp phần rất quan trọng vào thúc đẩy tăng trưởng kinh tế thông qua tác động đến tổng cung và tổng cầu. Sự phát triển của KH&CN có tác động mang tính quyết định đối với tăng trưởng dài hạn và chất lượng tăng trưởng. Báo cáo của các công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner, IDC… đều chỉ ra rằng chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh… Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số 11 Viện Kinh tế và Quản lý – ĐHBK Hà Nội đối với doanh nghiệp đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên… những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.
Chuyển đổi số tác động tích cực tới các yếu tố bên ngoài về kinh doanh, thị trường, khách hàng và cả các yếu tố bên trong về quản trị, vận hành, nhân sự, an toàn, hạ tầng sản xuất. Năm 2020, Chính phủ đã xây dựng “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” nhằm mục tiêu kép vừa phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, vừa hình thành các doanh nghiệp công nghệ số Việt Nam có năng lực đi ra toàn cầu.