Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu áp dụng 5s tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp nghiên cứu áp dụng 5s tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại văn, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải

• Tác giả: Nguyễn Thị Phương
• Người hướng dẫn: Đinh Thị Hải Yến - Giảng viên
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
• Loại tài liệu: khóa luận
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về nghiên cứu áp dụng 5S tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Nghiên cứu áp dụng 5S trong văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Chương trình 5S không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý giúp cải thiện môi trường làm việc. Việc áp dụng 5S sẽ giúp tổ chức loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng công việc và nâng cao hiệu quả làm việc. Đề tài này sẽ phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cụ thể để áp dụng 5S hiệu quả.

1.1. Khái niệm và ý nghĩa của chương trình 5S

Chương trình 5S bao gồm năm bước: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Việc hiểu rõ từng bước sẽ giúp cán bộ công chức tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn áp dụng 5S một cách hiệu quả hơn.

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của 5S

5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1980 và đã được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Sự phát triển của 5S gắn liền với các hệ thống quản lý chất lượng, giúp các tổ chức nâng cao năng suất và cải thiện môi trường làm việc.

II. Thách thức trong việc áp dụng 5S tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Việc áp dụng quy trình 5S tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn gặp phải nhiều thách thức. Những khó khăn này có thể đến từ việc thay đổi thói quen làm việc của cán bộ công chức, sự thiếu hụt về đào tạo và nhận thức về lợi ích của 5S. Để vượt qua những thách thức này, cần có sự hỗ trợ từ lãnh đạo và các chương trình đào tạo phù hợp.

2.1. Những khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc

Cán bộ công chức thường có thói quen làm việc cố định, việc thay đổi để áp dụng 5S có thể gặp phải sự phản kháng. Cần có các biện pháp khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên để họ chấp nhận thay đổi.

2.2. Thiếu hụt về đào tạo và nhận thức

Nhiều cán bộ công chức chưa hiểu rõ về quy trình 5S và lợi ích của nó. Việc tổ chức các khóa đào tạo và hội thảo sẽ giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên.

III. Phương pháp áp dụng 5S hiệu quả tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Để áp dụng 5S hiệu quả, cần có một quy trình rõ ràng và cụ thể. Quy trình này bao gồm các bước chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra và cải tiến. Mỗi bước cần được thực hiện một cách đồng bộ và có sự tham gia của tất cả cán bộ công chức.

3.1. Giai đoạn chuẩn bị cho việc áp dụng 5S

Giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc đánh giá hiện trạng văn phòng, xác định các vấn đề cần cải thiện và lập kế hoạch chi tiết cho việc áp dụng 5S. Cần có sự tham gia của lãnh đạo để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.

3.2. Giai đoạn thực hiện và kiểm tra

Trong giai đoạn thực hiện, cần tổ chức các buổi họp để theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh. Việc kiểm tra định kỳ sẽ giúp đánh giá hiệu quả của việc áp dụng 5S và điều chỉnh kịp thời.

IV. Kết quả nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn của 5S tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc áp dụng 5S đã mang lại nhiều lợi ích cho văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Môi trường làm việc trở nên ngăn nắp, khoa học hơn, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Các cán bộ công chức cũng cảm thấy thoải mái hơn trong công việc.

4.1. Những lợi ích đạt được từ việc áp dụng 5S

Việc áp dụng 5S giúp giảm thiểu lãng phí, cải thiện chất lượng công việc và nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ công chức. Môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp cũng góp phần tạo ra sự hài lòng cho nhân viên.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng 5S

Các bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng 5S tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho thấy tầm quan trọng của sự lãnh đạo, đào tạo và sự tham gia của tất cả cán bộ công chức trong quá trình thực hiện.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của chương trình 5S tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Chương trình 5S đã chứng minh được tính hiệu quả trong việc nâng cao hiệu quả làm việc tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Tương lai, cần tiếp tục duy trì và phát triển chương trình này để đảm bảo môi trường làm việc luôn được cải thiện và nâng cao năng suất.

5.1. Định hướng phát triển chương trình 5S trong tương lai

Định hướng phát triển chương trình 5S trong tương lai cần tập trung vào việc nâng cao nhận thức và kỹ năng cho cán bộ công chức, đồng thời duy trì sự hỗ trợ từ lãnh đạo.

5.2. Những giải pháp để duy trì và phát triển 5S

Cần có các giải pháp cụ thể để duy trì và phát triển chương trình 5S, bao gồm việc tổ chức các khóa đào tạo định kỳ, kiểm tra và đánh giá hiệu quả thường xuyên.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHÒNG 1. Khái quát chung về chương trình 5S 1. Một số khái niệm Trên thế giới hiện nay, một số hệ thống quản lý chất lượng và công cụ quản lý đã và đang trở nên rất phổ biến với các doanh nghiệp, tổ chức, có thể kể đến như: hệ thống quản lý chất lượng TQM, bộ tiêu chuẩn ISO 9000, Kaizen, … 5S cũng được biết đến là một chương trình quản lý được các cơ quan, tổ chức của nhiều quốc gia áp dụng và mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong việc nâng cao năng suất làm việc và cải tiến đối với các tổ chức áp dụng nó.  Hệ thống quản lý chất lượng Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được nhiều tổ chức nghiên cứu.

- Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý chất lượng của Nhật Bản cho rằng: “Quản lý chất lượng là quá trình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng”. 1 - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản lý chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong một khuôn khổ nhất định”.2 1 Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 2 TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu (2008), xuất bản lần 3 7 - Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”. Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống quản lý có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, của từng thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động. Hệ thống quản lý chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý chất lượng.3 Hệ trống quản lý chất lượng tập hợp các yếu tố trên bao gồm: + Cơ cấu tổ chức + Các quá trình liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ + Các quy tắc điều chỉnh tác nghiệp + Nguồn lực: Bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng.

- Theo Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các yếu tố: Cơ cấu tổ chức; các quy định mà tổ chức tuân thủ; các quá trình”. Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lý nhân lực, hệ thống quản lý tài chính. Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác.  Chương trình quản lý 5S: 5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật, đó là SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU và SHITSUKE được sử dụng làm nền tảng cho việc phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dung quản lý chất lượng tập thể 4 Theo nghiên cứu của Bamber, ông cho rằng 5S bao gồm một hệ thống tiêu chuẩn, quy tắc, phương pháp và công cụ.

Tại các nước khác nhau 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không hề thay đổi. 3 Theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9000:2007 4 Bamber và cộng sự (2000), Triết lý Kaizen và công cụ 5S 8 5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm: SEIRI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), và SHITSUKE (Sẵn sàng). 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Lịch sử hình thành 5S Cũng như rất nhiều các phương pháp và công cụ khác, 5S hình thành với quá trình phát triển của các hệ thống quản lý chất lượng trên thế giới. Tại Nhật Bản: 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là SEIRI SEITON để hỗ trợ cho hoạt động “An Toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường”. Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ hơn bao gồm: SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng).

Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên và duy trì ở mức độ cao. Tại Singapore, Trung Quốc, Ba Lan, .: Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan. 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong dự án Năng suất JICA vào năm 1986. Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới uỷ ban 5S.

Hiện nay nó đã đạt tới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức. 5 Phan Chí Anh (2008), cuốn sách Thực hành 5S – Nền tảng cải tiến năng suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội. 9 Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành công trong giai đoạn đầu nhưng nó đã nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và không hữu ích do áp dụng sai. Tại Việt Nam: 5S được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S từ năm 1993.

5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn và thành phố Hồ Chí Minh trong nhiều ngành khác nhau như: y tế, khách sạn hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắp ráp ô tô, in ấn, … Ở Việt Nam đã từ rất lâu, có rất nhiều các chương trình đào tạo, huấn luyện và hướng dẫn triển khai 5S, kèm theo là các chương trình hỗ trợ từ các cơ quan ban ngành và đơn vị sự nghiệp nhà nước cho doanh nghiệp. Song, trong thực tế còn rất nhiều các khó khăn để áp dụng thành công 5S và đặc biệt là làm sao để 5S mang lại hiệu quả cao, bên cạnh đó là phải duy trì được hoạt động một cách lâu dài và hoàn toàn tự nguyện, làm sao để 5S phải được ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong tổ chức, từ bảo vệ, tiếp tân, các phòng ban chức năng, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi và Lãnh đạo doanh nghiệp rồi ngay cả khách hàng và nhà cung ứng.3 Nội dung chương trình 5S 5S là chữ cái viết tắt của 5 từ đều bắt đầu bằng chữ "S". + 5S theo tiếng Nhật là: "Seri", "SEITON", "SEISO", "SEIKETSU" và "SHITSUKE". + 5S theo tiếng Anh là: " Sort", "Set in order", "Standardize", "Sustaint" và "Selfdiscipline".

+ 5S theo tiếng Việt là: "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng": 10 1. Sàng lọc – S1 (SEIRI): Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi làm việc. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

Sắp xếp – S2 (SEITON): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để. Sạch sẽ – S3 (SEISO): Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh ….

S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì. Săn sóc – S4 (Sheiketsu): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển 11 khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCC trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

Sẵn sàng – S5 (SHITSUKE): Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức cao hơn. Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S * Mục tiêu chính của chương trình 5S 5S là một chương trình quản lý rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất cơ quan, tổ chức. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: a, Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.

Trong thực tế không có gì tồn tại vĩnh cửu, do đó các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Vì vậy, để cải thiện môi trường làm việc hay thậm chí để duy trì một hiện trạng nào đó cũng cần phải nỗ lực liên tục. Chương trình 5S cũng vậy, bằng việc thực hiện chương trình này, cơ quan tổ chức sẽ cải thiện được phương pháp làm việc, quan hệ công việc cũng như điều kiện làm việc. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, mọi thứ lại bắt đầu trở nên bừa bãi, lộn xộn.

Do vậy, lại phải lặp đi lặp lại chương trình 5S ở mức độ cao hơn.