CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ Ý THỨC TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN VIÊN VIỆT NAM KHỐI VĂN PHÒNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN 1. Những vấn đề chung về ý thức trách nhiệm 1. Ý thức trách nhiệm “Trách nhiệm của một người là việc người đó phải đảm bảo một kết quả phải xảy ra trong tương lai một cách chính xác và kịp thời (kể cả có ý thức hoặc vô ý thức). Nếu không hoàn thành trách nhiệm là mắc lỗi, và người đó phải gánh chịu hậu quả không tốt xảy ra do lỗi đó của mình”.
Trách nhiệm là người ta có ý thức làm những việc họ được giao và những gì Công ty muốn họ làm. Nhân viên có thể thiếu trách nhiệm là do sự thiếu cân đối trong trách nhiệm và kết quả mà công ty phân công. Người ta thường phản ứng tiêu cực với một hệ thống công việc không rõ ràng và đó là nguyên nhân dẫn đến nhân viên ngày càng thiếu trách nhiệm. Ý thức trách nhiệm được hình thành dựa trên cơ sở những ước mơ khát khao, hy vọng của người lao động trong công việc cũng như với tổ chức.
Trong tổ chức, nếu người lao động thấy được vai trò, vị thế, sự cống hiến hay sự phát triển, thăng tiến của mình được coi trọng và đánh giá một cách công bằng, bình đẳng thì họ cảm thấy yên tâm, phấn khởi, tin tưởng vào tổ chức. Đây là cơ sở để nâng cao tính trách nhiệm, sự rèn luyện, phấn đấu vươn lên, cố gắng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động. “Ý thức: Ý nghĩa của cụm từ “ý thức” ở đây bao gồm các nội dung: - Nhận thức (nhận biết một cách có ý thức) về trách nhiệm của mình - Nhận thức về việc mình phải nhận trách nhiệm này - Dựa trên lòng tự trọng hoặc dựa trên lợi ích của bản thân, ra quyết định nhận trách nhiệm đó một cách có ý thức - Thực thi trách nhiệm một cách có ý thức” (Theo Proself. - Ý thức trách nhiệm trong công việc: Ý thức trách nhiệm là thái độ của một người với công việc và công ty của họ.
Mức độ ý thức trách nhiệm của một người LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 quyết định thái độ của anh ta làm việc, đồng thời cũng quyết định thành tích công việc của anh ta. Khi có được ý thức trách nhiệm cao trong công việc, con người ta có thể học được từ công việc nhiều kiến thức mới, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và cũng từ đó tìm thấy niềm vui. Ý thức trách nhiệm (hay tinh thần trách nhiệm) là việc: Nhận thức được mình phải đảm bảo một kết quả phải xảy ra trong tương lai một cách chính xác và kịp thời. Nhận thức về việc nếu không hoàn thành công việc đó thì mình là người có lỗi và mình phải gánh chịu hậu quả không tốt xảy ra do không hoàn thành công việc đó.
Một cách có ý thức phải đưa ra quyết định nhận trách nhiệm đó dựa trên lòng tự trọng hoặc dựa trên lợi ích của bản thân. Cuối cùng, thực thi công việc một cách có ý thức để đảm bảo kết quả đó phải xảy ra trong tương lai một cách chính xác và kịp thời. Con người là tài sản quý báu của bất cứ một doanh nghiệp nào. Quản lý con người là một khoa học đòi hỏi người sử dụng phải biết tiếp cận và phát huy hết năng lực của nhân viên, tránh lãng phí trong điều hành và xử lý trí tuệ của đội ngũ làm việc.
Khi nhân viên có ý thức một cách chủ động về trách nhiệm của mình, doanh nghiệp đã vượt qua một trở ngại lớn để có thể khai thác hiệu quả hơn sức lao động của nhân viên. Điều này mang lại nguồn lợi cho tập thể không chỉ về mặt vật chất mà còn mang lại một giá trị cao hơn, đó là xây dựng được môi trường lao động tốt hơn, mang tính chuyên nghiệp và gắn bó nhiều hơn. Để xây dựng nó, nhà quản lý cần ý thức rõ ràng về những chế độ đãi ngộ doanh nghiệp có thể mang lại cho mỗi cá nhân, cũng như có những mức thưởng phạt phân minh nhằm hỗ trợ, khuyến khích thái độ làm việc đúng đắn nơi công sở. Có như vậy, người nhân viên mới cảm thấy thoải mái để nhận lãnh trách nhiệm và làm việc với một tinh thần chủ động, linh hoạt nhất có thể.
Có hai loại ý thức trách nhiệm của người nhân viên trong công việc đó là: Ý thức trách nhiệm với công việc và ý thức trách nhiệm với tổ chức. Ý thức trách nhiệm với công việc “Trách nhiệm trong công việc của người nhân viên có được là nhờ họ ý thức được trách nhiệm của mình trong công việc. Trách nhiệm của họ ở đây không phải LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 chỉ là trách nhiệm với cấp trên, với đồng nghiệp mà trước hết là trách nhiệm đối với chính bản thân mình. Sở dĩ như vậy là bởi vì họ ý thức được vai trò là người chủ công việc của chính mình.
Mình chính là người chủ có quyền ra quyết định tham dự tổ chức này hay tổ chức khác, có quyền lựa chọn công việc này hay công việc khác. Tất cả đều là sự lựa chọn của mình cho nên mình phải có trách nhiệm đối với nó. Trách nhiệm ở đây là trách nhiệm với sự lựa chọn của mình, trách nhiệm với những gì mà mình đã cam kết. Hình ảnh về một người không giữ lời hứa, không giữ cam kết là một hình ảnh không đẹp, nếu không nói là rất xấu.
Nếu mình không có trách nhiệm thì tức là mình đang làm tổn thương lòng tự trọng của chính mình, đang làm hình ảnh của mình xấu đi trước hết là trong mắt mình và sau đó là xấu đi trong mắt người khác. Đây chính là căn bản của vấn đề ý thức trách nhiệm với công việc”. Ý thức trách nhiệm với tổ chức “Khác với ý thức trách nhiệm với công việc là chỉ nhận trách nhiệm với những gì mình cam kết, ý thức trách nhiệm với tổ chức đạt đến mức độ trách nhiệm cao hơn. Đó là việc người nhân viên tự đặt ra cho mình trách nhiệm với cả những điều mình không cam kết.
Có những sự việc không ai yêu cầu họ phải làm hay phải thực hiện, nhưng họ vẫn làm và tự thấy mình phải có trách nhiệm với những công việc đó. Những công việc đó thường là những sự hỗ trợ đồng nghiệp, đề ra những sáng kiến, ý kiến đóng góp cho cấp trên để công việc được tốt hơn. Những việc đó phát sinh khi người nhân viên không chỉ quan tâm đến kết quả trong phần việc của mình mà còn quan tâm đến kết quả chung của tổ chức, của công ty mình đang làm. Họ ý thức được sự gắn kết giữa quyền lợi cũng như lợi ích của tổ chức, của công ty với lợi ích của bản thân.
Trong một số trường hợp, họ sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân để bảo vệ lợi ích của công ty, vì họ thấy rõ bảo vệ lợi ích của công ty cũng chính là bảo vệ lợi ích cá nhân của mình. Họ thấy rõ đây chỉ la hy sinh cái nhỏ để bảo vệ cái lớn mà thôi”. Vai trò của ý thức trách nhiệm trong công việc của người nhân viên văn phòng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Mỗi công việc đều ẩn chứa trách nhiệm. Nhiều người nghĩ rằng, trách nhiệm chỉ đối với những người có vị trí, quyền hạn nhất định, đối với những việc nhất định.
Điều đó không đúng. Mỗi người phải làm việc có trách nhiệm với công việc được giao, dù đó là công việc gì, bởi mỗi công việc đều có vai trò tác dụng của riêng nó như mỗi mắt xích trong một dây chuyền, mỗi việc phát sinh, tồn tại đều có lý do của nó. Những người làm việc có tính chuyên nghiệp không bao giờ coi thường những việc nhỏ, họ thực hiện những việc nhỏ, đơn giản với sự cẩn thận, nghiêm túc. Cấp trên bao giờ cũng mong đợi và đánh giá cao những nhân viên làm việc có trách nhiệm.
Sự làm việc thiếu trách nhiệm, thái độ “làm cho xong” thường dẫn đến làm việc qua loa, đại khái, cẩu thả và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, “sai một ly đi một dặm”. Tinh thần trách nhiệm đối với công việc thể hiện ngay trên mỗi kết quả, sản phẩm. Sự sai sót, mắc nhiều lỗi chính tả, trình bày cẩu thả, câu văn lệch lạc trong văn bản cũng đủ thể hiện sự thiếu trách nhiệm của người soạn thảo văn bản. Một lỗi sản phẩm đã được phát hiện, nhưng bỏ qua và vẫn đưa ra thị trường, rất có thể dẫn đến sự mất uy tín, tẩy chay sản phẩm của doanh nghiệp.
Với những sai sót xảy ra trong tập thể, việc thừa nhận và tìm cách cải thiện là việc đáng được khuyến khích và tôn trọng. Điều này trước hết thể hiện một thái độ làm việc đúng đắn, một sự tự trọng cao khi người nhân viên biết vượt qua những mặc cảm cá nhân, sợ sự chê cười của tập thể. Thực tế trong công việc cũng như cuộc sống, không ai có thể chắc chắn rằng mình không mắc lỗi lầm. Nhưng thái độ trốn tránh trách nhiệm, không dám thừa nhận sự thiếu sót của mình chỉ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu tính tự giác của người lao động.
Điều này là không thể chấp nhận đối với môi trường làm việc ngày một toàn cầu hóa. Và hậu quả mà nó gây ra cho doanh nghiệp chính là không tìm được lỗi sai mà sửa, mặt khác khiến môi trường làm việc mất tính đoàn kết và thiếu tin tưởng lẫn nhau. Trong công việc, không ít người thường biện hộ cho việc làm của mình, mà không thừa nhận trách nhiệm. Một người làm việc chuyên nghiệp luôn sẵn sàng đương đầu với những khó khăn, tập trung và cố gắng giải quyết vấn đề.
Giấu giếm lỗi lầm, tránh việc khó khăn, đùn đẩy việc cho người khác, đổi lỗi cho hoàn cảnh là LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 thái độ làm việc của những người nghiệp dư. Tính chuyên nghiệp xuất phát từ ý thức của con người làm việc vì nghĩa vụ và trách nhiệm đối với tổ chức, công ty, với đồng nghiệp và chính bản thân người đó. Khi có ý thức trách nhiệm, năng suất lao động sẽ tăng thêm, doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh tế lâu dài và bền vững, giảm thiểu được sự lãng phí trong nguồn lực con người và vật chất. Ý thức trách nhiệm trong công việc còn là một nét văn hóa.