Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng và lắp máy nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực xây lắp, các doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức về kiểm soát chi phí, quản lý dự án và rủi ro pháp lý. Công ty cổ phần xây dựng và lắp máy Trung Nam (Trungnam E&C), thành lập năm 2008, là một trong những doanh nghiệp tiêu biểu trong ngành xây lắp với hơn 300 thiết bị cơ giới trị giá trên 500 tỷ đồng và đã được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Tuy nhiên, qua thực tiễn công tác, hệ thống KSNB tại Trungnam E&C vẫn còn nhiều hạn chế, chưa phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các rủi ro tiềm ẩn, ảnh hưởng đến tính bền vững và hiệu quả kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung đo lường tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Trungnam E&C dựa trên mô hình COSO 2013, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong bối cảnh đặc thù của doanh nghiệp xây lắp. Phạm vi nghiên cứu bao gồm dữ liệu thu thập trong năm 2020 tại Trungnam E&C, với đối tượng khảo sát là các nhà quản lý, nhân viên và cán bộ kiểm soát nội bộ. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao năng lực quản trị và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành xây dựng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ COSO 2013, bao gồm năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Mô hình này được nhiều nghiên cứu quốc tế và trong nước áp dụng để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp.

Ngoài ra, nghiên cứu còn tham khảo các lý thuyết về quản trị rủi ro và kiểm toán nội bộ nhằm làm rõ vai trò của các hoạt động kiểm soát trong việc giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Các khái niệm chính bao gồm: tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, rủi ro trong doanh nghiệp xây lắp, kiểm soát chi phí xây lắp, và vai trò của giám sát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu định tính được thu thập qua phỏng vấn sâu với các nhà quản lý cấp cao, kế toán trưởng, trưởng ban kiểm soát và nhân viên tại Trungnam E&C nhằm hiểu rõ các vấn đề tồn tại và nguyên nhân hạn chế trong hệ thống KSNB. Dữ liệu định lượng được thu thập qua khảo sát bằng bảng câu hỏi Likert 5 điểm với 140 mẫu hợp lệ, bao gồm các cán bộ quản lý và nhân viên các phòng ban.

Phân tích dữ liệu sử dụng các kỹ thuật thống kê mô tả, kiểm định độ tin cậy Cronbach’s Alpha và phân tích nhân tố khám phá (EFA) để đánh giá tính hợp lệ của thang đo. Phương pháp chọn mẫu xác suất được áp dụng nhằm đảm bảo tính đại diện của mẫu khảo sát. Thời gian thu thập dữ liệu diễn ra trong năm 2020 tại trụ sở chính của Trungnam E&C, tỉnh Lâm Đồng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Khoảng 30% lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc xử lý sai phạm chưa nghiêm túc và bộ phận kiểm toán nội bộ thiếu tính độc lập. Điều này làm giảm hiệu quả phát hiện và ngăn ngừa rủi ro.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công ty chưa có cơ chế đánh giá rủi ro đầy đủ, đặc biệt là các rủi ro nội bộ như nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí, thủ quỹ kiêm nhiệm thu mua vật tư, gây nguy cơ gian lận và thất thoát tài sản. Khoảng 65% nhân viên khảo sát cho biết công tác đánh giá rủi ro chưa được thực hiện thường xuyên.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa chặt chẽ: Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm 60-70% tổng chi phí, còn nhiều sơ hở. Công tác kiểm tra, giám sát mang tính hình thức, chưa có chế tài đủ mạnh để xử lý sai phạm kịp thời.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống báo cáo còn chồng chéo, không kịp thời cung cấp thông tin biến động về lãi suất, tỷ giá và các yếu tố tài chính quan trọng. Khoảng 40% nhân viên kế toán không được đào tạo cập nhật về chế độ kế toán xây lắp mới nhất.

  5. Giám sát nội bộ yếu kém: Ban giám sát chuyên trách còn mỏng, chưa chuyên nghiệp, chưa có đầu mối chịu trách nhiệm chính. Kế hoạch kiểm tra giám sát hàng năm chỉ bao phủ một phần nhỏ các phòng ban, chưa thực hiện giám sát hợp nhất và theo dõi toàn diện công ty.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy hệ thống KSNB tại Trungnam E&C đang ở mức trung bình thấp về tính hữu hiệu, tương đồng với các nghiên cứu trong ngành xây dựng tại Việt Nam và quốc tế. Việc thiếu sự quan tâm của lãnh đạo cấp cao và sự thiếu độc lập của bộ phận kiểm toán nội bộ là nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả kiểm soát. Các rủi ro nội bộ phổ biến như kiêm nhiệm chức năng và thiếu kiểm tra chéo tạo điều kiện cho gian lận và sai sót.

So sánh với mô hình COSO 2013, Trungnam E&C chưa thực hiện đầy đủ các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong đánh giá rủi ro và giám sát. Việc cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông cũng là yếu tố then chốt để nâng cao khả năng phản ứng kịp thời với các biến động tài chính và thị trường.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo, biểu đồ tròn phân bố các loại rủi ro nội bộ và bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ hài lòng về hoạt động kiểm soát chi phí xây lắp. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ nét các điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống KSNB hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường vai trò lãnh đạo trong kiểm soát nội bộ: Ban giám đốc cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của KSNB, cam kết thực hiện nghiêm túc các quy định kiểm soát, đồng thời phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.

  2. Xây dựng và hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro: Thiết lập hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện, bao gồm rủi ro nội bộ và bên ngoài, định kỳ rà soát và cập nhật. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Phòng kiểm soát nội bộ phối hợp với các phòng ban.

  3. Cải thiện hoạt động kiểm soát chi phí xây lắp: Áp dụng các điểm kiểm soát cơ bản như kiểm kê đột xuất, phân tách nhiệm vụ rõ ràng, tăng cường kiểm tra chéo trong quản lý nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng kế toán và Ban kiểm soát.

  4. Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin và truyền thông: Đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán, đào tạo nhân viên cập nhật chế độ kế toán mới, xây dựng hệ thống báo cáo kịp thời, chính xác phục vụ quản lý. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng công nghệ thông tin và phòng kế toán.

  5. Tăng cường năng lực và số lượng cán bộ giám sát: Tuyển dụng và đào tạo cán bộ chuyên trách giám sát nội bộ, xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát toàn diện, tổ chức họp giao ban định kỳ để trao đổi thông tin. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Ban kiểm soát và Ban giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây lắp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản trị rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh, từ đó có chiến lược phát triển phù hợp.

  2. Phòng kế toán và kiểm soát nội bộ: Cung cấp các phương pháp đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát chi phí, đặc biệt trong quản lý nguyên vật liệu và chi phí xây lắp, giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị: Là tài liệu tham khảo khoa học về mô hình COSO 2013 áp dụng trong thực tiễn doanh nghiệp xây lắp tại Việt Nam, đồng thời cung cấp phương pháp nghiên cứu hỗn hợp hiệu quả.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và kiểm toán: Hỗ trợ trong việc đánh giá, giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp xây dựng, từ đó đề xuất chính sách và hướng dẫn phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
    Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ thể hiện khả năng hệ thống đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật, đồng thời giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót. Ví dụ, một hệ thống hữu hiệu sẽ đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.

  2. Tại sao doanh nghiệp xây lắp cần hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ?
    Doanh nghiệp xây lắp có đặc thù sản phẩm đơn chiếc, chi phí lớn và kéo dài thời gian thi công, nên dễ phát sinh rủi ro về chi phí và quản lý dự án. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ngăn ngừa thất thoát nguyên vật liệu và đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình.

  3. Các yếu tố nào ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB?
    Theo mô hình COSO 2013, năm yếu tố chính gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi yếu tố đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.

  4. Làm thế nào để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB?
    Có thể sử dụng khảo sát với các thang đo chuẩn dựa trên COSO 2013, kết hợp phân tích định lượng và định tính để đánh giá mức độ thực hiện các thành phần kiểm soát, cũng như hiệu quả đạt được trong thực tế.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại doanh nghiệp xây lắp?
    Các giải pháp bao gồm tăng cường vai trò lãnh đạo, hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro, cải tiến hoạt động kiểm soát chi phí, nâng cấp hệ thống thông tin và đào tạo nhân sự, đồng thời tăng cường năng lực giám sát nội bộ. Ví dụ, phân tách nhiệm vụ kế toán và thủ quỹ giúp giảm thiểu rủi ro gian lận.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây dựng và lắp máy Trung Nam còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong môi trường kiểm soát và giám sát nội bộ.
  • Đánh giá rủi ro chưa toàn diện, hoạt động kiểm soát chi phí xây lắp chưa chặt chẽ, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và quản lý tài chính.
  • Thông tin và truyền thông chưa kịp thời, gây khó khăn trong việc ra quyết định quản lý chính xác và nhanh chóng.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao tính hữu hiệu hệ thống KSNB, tập trung vào vai trò lãnh đạo, quy trình đánh giá rủi ro, kiểm soát chi phí, hệ thống thông tin và năng lực giám sát.
  • Kế hoạch hành động chi tiết được xây dựng để triển khai các giải pháp trong vòng 6-12 tháng tới, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời theo dõi, đánh giá định kỳ để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy tối đa hiệu quả.