Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch của các tổ chức, đặc biệt trong khu vực hành chính sự nghiệp có thu như các cơ sở giáo dục đại học. Tại Việt Nam, việc áp dụng KSNB trong khu vực công còn khá mới mẻ, trong khi đó, các đơn vị như trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM (ĐH SPKT) đang ngày càng mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng đào tạo. Với quy mô hơn 30.000 sinh viên và đội ngũ cán bộ viên chức (CBVC) khoảng 780 người, trường ĐH SPKT cần một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để quản lý nguồn lực, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao chất lượng hoạt động. Nghiên cứu này tập trung đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trường ĐH SPKT trong giai đoạn 2011-2015, dựa trên khung lý thuyết của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) và COSO, nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Mục tiêu cụ thể là phân tích các yếu tố cấu thành KSNB gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát, đồng thời xác định các hạn chế và đề xuất cải tiến phù hợp với đặc thù của cơ sở giáo dục đại học. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại trường ĐH SPKT TP.HCM, với dữ liệu thu thập từ các phòng ban và khoa trong trường. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động đào tạo và quản trị, góp phần vào sự phát triển bền vững của nhà trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ của INTOSAI (1992, cập nhật 2004) và COSO (1992), trong đó hệ thống KSNB được cấu thành bởi năm yếu tố chính:

  • Môi trường kiểm soát: Bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, triết lý quản lý, năng lực nhân viên và cơ cấu tổ chức. Đây là nền tảng tạo nên ý thức kiểm soát trong toàn tổ chức.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và đối phó với các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm ngăn ngừa, phát hiện và bù đắp sai sót hoặc gian lận, bao gồm phân quyền, phân chia trách nhiệm, kiểm soát vật chất và kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho các cấp quản lý và các bên liên quan, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
  • Giám sát: Quá trình đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB để duy trì tính hữu hiệu qua thời gian, bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.

Ngoài ra, nghiên cứu sử dụng các khái niệm chuyên ngành như: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, và các mục tiêu kiểm soát nội bộ gồm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập dữ liệu sơ cấp qua bảng câu hỏi khảo sát gửi đến CBVC các phòng ban và khoa của trường ĐH SPKT, kết hợp phỏng vấn sâu và quan sát thực tế tại phòng Kế hoạch - Tài chính. Tổng số mẫu khảo sát khoảng 150 người, đại diện cho các bộ phận liên quan.
  • Phương pháp chọn mẫu: Sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện và mẫu có chủ đích nhằm đảm bảo thu thập thông tin từ các đối tượng có liên quan trực tiếp đến hệ thống KSNB.
  • Phương pháp phân tích: Áp dụng phân tích thống kê mô tả để tổng hợp kết quả khảo sát, so sánh tỷ lệ phần trăm các câu trả lời “đạt”, “không đạt” và “chưa đạt” trên từng yếu tố cấu thành hệ thống. Phân tích nội dung phỏng vấn để làm rõ nguyên nhân và đề xuất giải pháp.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 3 đến tháng 11 năm 2012, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, xử lý và phân tích thông tin, viết báo cáo và hoàn thiện luận văn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát:

    • 85% CBVC đánh giá Ban Giám hiệu thực hiện nghiêm túc tính chính trực và các giá trị đạo đức, tuy nhiên chỉ khoảng 40% cho biết Nhà trường đã ban hành các quy tắc ứng xử chính thức.
    • Công tác phổ biến các giá trị đạo đức chưa được thực hiện thường xuyên, ảnh hưởng đến nhận thức chung của CBVC.
    • Cơ cấu tổ chức được đánh giá phù hợp với đặc điểm hoạt động của trường, 100% các câu hỏi về cơ cấu tổ chức được đánh giá “đạt”.

  2. Đánh giá rủi ro:

    • Nhà trường chưa có hệ thống đánh giá rủi ro chính thức, việc nhận diện và phân tích rủi ro còn mang tính chủ quan và chưa được thực hiện thường xuyên.
    • Khoảng 60% CBVC cho rằng việc đối phó với rủi ro chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến một số rủi ro tiềm ẩn chưa được kiểm soát hiệu quả.

  3. Hoạt động kiểm soát:

    • Phân quyền và phân chia trách nhiệm được thực hiện rõ ràng, giảm thiểu sự chồng chéo và tăng cường kiểm soát chéo giữa các bộ phận.
    • Tuy nhiên, công tác kiểm soát vật chất và kiểm soát quá trình xử lý thông tin còn nhiều hạn chế do thiếu các quy trình chuẩn hóa và ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ.
    • Hoạt động kiểm soát công tác kế toán được đánh giá đạt khoảng 75% hiệu quả, với một số tồn tại về kiểm soát chứng từ và báo cáo tài chính.

  4. Thông tin và truyền thông:

    • Hệ thống thông tin nội bộ được duy trì tốt với các kênh truyền thông từ Ban Giám hiệu đến CBVC, nhưng việc truyền thông về các quy định, chính sách kiểm soát nội bộ chưa đầy đủ và kịp thời.
    • Khoảng 65% CBVC cho biết chưa nhận được thông tin đầy đủ về các quy trình kiểm soát nội bộ.

  5. Giám sát:

    • Giám sát thường xuyên được thực hiện qua các cuộc họp giao ban và báo cáo định kỳ, đạt tỷ lệ hài lòng 80%.
    • Giám sát định kỳ qua kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập còn hạn chế về tần suất và phạm vi, chưa phát huy hết vai trò phát hiện và ngăn ngừa sai phạm.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy môi trường kiểm soát tại trường ĐH SPKT có nền tảng tốt với sự cam kết của Ban Giám hiệu và cơ cấu tổ chức phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận hành hệ thống KSNB. Tuy nhiên, việc thiếu các quy định chính thức về đạo đức và quy tắc ứng xử làm giảm hiệu quả của môi trường kiểm soát. So với các nghiên cứu trong khu vực giáo dục đại học, trường ĐH SPKT có tỷ lệ CBVC có trình độ sau đại học đạt 65%, cao hơn mức trung bình ngành, góp phần nâng cao năng lực kiểm soát.

Đánh giá rủi ro chưa được thực hiện bài bản là điểm yếu lớn, làm giảm khả năng nhận diện và xử lý kịp thời các rủi ro tiềm ẩn. Điều này tương đồng với báo cáo của ngành giáo dục về việc các cơ sở giáo dục đại học còn thiếu hệ thống quản lý rủi ro toàn diện. Hoạt động kiểm soát dù có phân quyền rõ ràng nhưng còn hạn chế trong kiểm soát vật chất và công nghệ thông tin, cần được cải thiện để phù hợp với xu hướng số hóa hiện nay.

Thông tin và truyền thông chưa được khai thác tối đa, ảnh hưởng đến sự hiểu biết và tuân thủ của CBVC về các quy trình kiểm soát. Giám sát định kỳ cần được tăng cường để đảm bảo hệ thống KSNB vận hành hiệu quả và phát hiện sớm các sai phạm. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phần trăm đánh giá “đạt” trên từng yếu tố, giúp minh họa rõ ràng mức độ hiệu quả của hệ thống hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành và phổ biến quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp

    • Xây dựng văn bản quy định chính thức về các giá trị đạo đức và quy tắc ứng xử dành cho CBVC.
    • Tổ chức các buổi đào tạo, tuyên truyền định kỳ để nâng cao nhận thức và tuân thủ.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu và Phòng Tổ chức Cán bộ, trong vòng 6 tháng.

  2. Xây dựng hệ thống đánh giá và quản lý rủi ro toàn diện

    • Thiết lập quy trình nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro theo chuẩn mực INTOSAI và COSO.
    • Áp dụng công cụ định lượng và định tính để đánh giá mức độ rủi ro.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp với Ban Kiểm soát nội bộ, trong vòng 12 tháng.

  3. Cải tiến hoạt động kiểm soát vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin

    • Chuẩn hóa quy trình kiểm soát tài sản, chứng từ và nghiệp vụ kế toán.
    • Đầu tư hệ thống phần mềm quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ hiện đại.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, Phòng Thiết bị - Vật tư và Phòng Công nghệ Thông tin, trong vòng 18 tháng.

  4. Tăng cường truyền thông nội bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ

    • Thiết lập kênh thông tin chính thức và thường xuyên cập nhật các quy định, hướng dẫn liên quan đến KSNB.
    • Khuyến khích phản hồi và đối thoại giữa Ban Giám hiệu và CBVC để nâng cao sự hiểu biết và đồng thuận.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý chất lượng và Phòng Tổ chức Cán bộ, trong vòng 6 tháng.

  5. Nâng cao hiệu quả giám sát định kỳ và kiểm toán nội bộ

    • Tăng tần suất kiểm toán nội bộ, mở rộng phạm vi kiểm tra các hoạt động trọng yếu.
    • Đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ chuyên nghiệp, áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát nội bộ và Phòng Kế hoạch - Tài chính, trong vòng 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu và lãnh đạo các cơ sở giáo dục đại học

    • Hỗ trợ xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù giáo dục đại học.
    • Áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động đào tạo.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán và Kiểm toán nội bộ

    • Tham khảo các quy trình kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát nội bộ để cải tiến công tác kiểm soát tài chính.
    • Nâng cao năng lực kiểm toán nội bộ và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị giáo dục

    • Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong khu vực công và giáo dục đại học.
    • Là tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và tài chính công

    • Hỗ trợ đánh giá, giám sát và xây dựng chính sách quản lý tài chính, kiểm soát nội bộ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu.
    • Tham khảo kinh nghiệm thực tiễn để hoàn thiện khung pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng trong trường đại học?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Trong trường đại học, nó giúp quản lý tài chính minh bạch, nâng cao chất lượng đào tạo và giảm thiểu rủi ro gian lận.

  2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI là gì?
    Bao gồm năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua mức độ đạt được các mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ, dựa trên khảo sát ý kiến CBVC, phân tích số liệu tài chính, kiểm toán nội bộ và giám sát định kỳ.

  4. Những hạn chế phổ biến của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ sở giáo dục đại học là gì?
    Thường gặp là thiếu quy định chính thức về đạo đức, đánh giá rủi ro chưa bài bản, kiểm soát vật chất và công nghệ thông tin chưa đồng bộ, truyền thông nội bộ chưa hiệu quả và giám sát định kỳ còn hạn chế.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường ĐH SPKT?
    Bao gồm ban hành quy tắc ứng xử, xây dựng hệ thống quản lý rủi ro, chuẩn hóa hoạt động kiểm soát, tăng cường truyền thông và nâng cao giám sát định kỳ. Việc áp dụng công nghệ thông tin cũng là yếu tố then chốt.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM có nền tảng tốt với sự cam kết của Ban Giám hiệu và cơ cấu tổ chức phù hợp, nhưng còn tồn tại hạn chế về quy định đạo đức, đánh giá rủi ro và kiểm soát vật chất.
  • Việc áp dụng khung lý thuyết INTOSAI và COSO giúp phân tích toàn diện các yếu tố cấu thành hệ thống, từ đó xác định các điểm mạnh và điểm yếu cụ thể.
  • Kết quả khảo sát cho thấy cần tăng cường ban hành quy định chính thức, xây dựng hệ thống quản lý rủi ro bài bản, cải tiến hoạt động kiểm soát và nâng cao truyền thông nội bộ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể với lộ trình thực hiện rõ ràng nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch của hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn 2012-2015.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho các cơ sở giáo dục đại học khác trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần phát triển bền vững và nâng cao chất lượng đào tạo.

Hành động tiếp theo: Ban Giám hiệu và các phòng ban liên quan cần triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp với thực tế. Độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng các kết quả nghiên cứu này để nâng cao hiệu quả quản trị trong đơn vị mình.