Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức và cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, hoạt động thông tin - thư viện đã trở thành nhân tố then chốt, đóng vai trò nguồn lực kinh tế chiến lược thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Tại Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ (NISTPASS), lực lượng cán bộ trực tiếp làm công tác nghiên cứu chiếm khoảng 66,7% tổng số nhân sự toàn cơ quan, cùng với đội ngũ lãnh đạo quản lý chiếm 15% (trong đó hơn 80% cán bộ có trình độ từ tiến sĩ trở lên và 60% trực tiếp làm chủ nhiệm đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước). Điều này đặt ra yêu cầu đặc biệt khắt khe về việc cung cấp các nguồn tin kịp thời, chuẩn xác phục vụ công tác tham mưu và hoạch định chính sách khoa học công nghệ quốc gia.

Tuy nhiên, trước yêu cầu đổi mới ngày càng cao, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại Viện vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Các sản phẩm thông tin chủ yếu dừng lại ở dạng thư mục truyền thống, cơ sở dữ liệu tra cứu đơn giản, thiếu vắng các báo cáo tổng quan, tổng luận phân tích chuyên sâu có tính dự báo chiến lược. Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức, vận hành hệ thống thông tin - thư viện, phân tích đặc điểm nhu cầu tin của từng nhóm đối tượng, từ đó thiết lập các giải pháp chiến lược nhằm đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại không gian Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ trong mốc thời gian từ năm 2009 đến năm 2015. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của công trình thể hiện ở việc tối ưu hóa hiệu quả khai thác kho tư liệu với hơn 4.800 biểu ghi, giúp các nhà khoa học tiết kiệm từ 20% đến 40% quỹ thời gian tìm kiếm tài liệu, đồng thời cung cấp luận cứ khoa học vững chắc phục vụ việc ban hành chính sách quản lý khoa học và công nghệ tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện hiện đại kết hợp với quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Khung lý thuyết vận dụng mô hình chu kỳ sống của sản phẩm thông tin gồm 5 giai đoạn nối tiếp nhau: giới thiệu, tăng trưởng, trưởng thành, suy giảm và hủy bỏ; qua đó khẳng định việc đổi mới, sáng tạo sản phẩm mới là điều kiện tiên quyết để duy trì sự phát triển bền vững của cơ quan thông tin.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp lý thuyết dịch vụ thông tin với 4 đặc tính then chốt: tính vô hình (Intangibility), tính đồng thời trong quá trình sản xuất và cung ứng, tính không đồng nhất (Heterogeneity) theo năng lực cán bộ và tính không thể tách rời (Inseparability) của chuỗi thao tác nghiệp vụ. Ba khái niệm trung tâm được phân định rành mạch gồm:

  • Sản phẩm thông tin - thư viện: Kết quả của quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin như biên mục, tóm tắt, tạo lập cơ sở dữ liệu, biên soạn tổng quan.
  • Dịch vụ thông tin - thư viện: Chuỗi hoạt động tương tác nhằm thỏa mãn nhu cầu tiếp cận và trao đổi thông tin của người dùng.
  • Nhu cầu tin và người dùng tin: Động lực thúc đẩy dòng lưu chuyển thông tin, được phân định giữa nhu cầu thực tế và nhu cầu tiềm năng.

Mô hình cấu trúc phân tầng mối quan hệ giữa chiều sâu thông tin, mức độ xử lý dữ liệu và nhóm người dùng tin được áp dụng để chuẩn hóa các dòng sản phẩm từ thông tin thư mục, thông tin dữ kiện đến các báo cáo phân tích tổng quan phục vụ lãnh đạo.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được tổng hợp đa kênh, kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp từ các văn bản quản lý nhà nước như Quyết định số 248/TTg ngày 23/04/1996 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 18/01/2007 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, Quyết định số 60/QĐ-CLCS và 64/QĐ-CLCS năm 2008 của Viện trưởng NISTPASS; cùng hệ thống biểu ghi trên phần mềm Ilib và các ấn phẩm Tạp chí Chính sách và Quản lý Khoa học và Công nghệ (mã chuẩn quốc tế ISSN 1859-3801).

Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát trên cỡ mẫu gồm 65 cán bộ nghiên cứu, quản lý thuộc 8 ban chức năng của Viện và 20 người dùng tin ngoài Viện (học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên thực tập). Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp chọn mẫu thuận tiện được lựa chọn nhằm đảm bảo bao quát đầy đủ 3 nhóm đối tượng: cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ nghiên cứu chuyên trách và người dùng tin bên ngoài.

Phương pháp phân tích bao gồm: phương pháp điều tra bằng bảng hỏi, phương pháp phỏng vấn sâu, phương pháp quan sát thực địa và phương pháp thống kê toán học. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm lượng hóa chính xác mức độ hài lòng, làm rõ mối tương quan giữa chiều sâu xử lý nghiệp vụ với năng lực đáp ứng nhiệm vụ nghiên cứu các đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước trong suốt timeline từ năm 2009 đến năm 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, hệ thống sản phẩm thông tin truyền thống và bán tự động đã bước đầu hình thành nhưng mức độ số hóa còn rời rạc. Thư viện Viện duy trì tủ phiếu mục lục với quy mô trên 4.800 phích mục lục, phân chia thành mục lục công vụ (gồm 1.927 phích tài liệu tiếng nước ngoài ký hiệu VT và 2.881 phích tài liệu tiếng Việt ký hiệu VN) và mục lục phục vụ bạn đọc theo trật tự chữ cái tên tác giả và môn loại. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu điện tử tích hợp trên phần mềm quản lý Ilib và cổng thông tin điện tử mới chỉ cập nhật được khoảng 45% tổng khối lượng tài liệu hiện có, tỷ lệ cung cấp tài liệu toàn văn số hóa còn dưới mức 25%.

Thứ hai, nhu cầu tin có sự phân hóa sâu sắc theo chức năng và trình độ chuyên môn. Nhóm lãnh đạo quản lý (chiếm 15% nhân lực, 80% có học vị từ tiến sĩ) đòi hỏi nguồn thông tin có độ tinh lọc cao, báo cáo tổng quan dự báo xu thế khoa học công nghệ quốc tế với thời gian phản hồi khẩn cấp từ 2 đến 3 ngày hoặc tối đa trong vòng 1 tuần. Ngược lại, nhóm cán bộ nghiên cứu (chiếm 66,7% nhân lực) dành từ 20% đến 40% tổng quỹ thời gian cho việc tra cứu tài liệu chuyên sâu, yêu cầu dữ liệu sơ cấp, số liệu thống kê điều tra và tài liệu gốc phục vụ các chương trình nghiên cứu dài hạn.

Thứ ba, công tác xuất bản phẩm đạt bước tiến rõ nét nhưng các dịch vụ giá trị gia tăng chưa tương xứng. Viện đã xuất bản Tạp chí Chính sách và Quản lý Khoa học và Công nghệ đạt chuẩn ISSN 1859-3801 định kỳ 2 số/năm từ năm 2012, cùng Kỷ yếu khoa học và Báo cáo thường niên (Annual Report). Mặc dù vậy, dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS), dịch vụ dịch thuật chuyên ngành và dịch vụ hỏi đáp tư vấn mới chỉ đáp ứng được khoảng 35% kỳ vọng của các nhà khoa học, phần lớn độc giả bên ngoài (chiếm 10% lưu lượng) vẫn gặp khó khăn khi tiếp cận tài liệu nội sinh.

Thảo luận kết quả

Thực trạng nêu trên bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Về chủ quan, đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện tại Ban Thông tin - Thư viện và Đào tạo sau đại học còn mỏng, kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ đào tạo nên chưa dành đủ thời gian cho khâu xử lý nội dung bậc cao như biên soạn tổng luận, phân tích xu hướng công nghệ. Về khách quan, hạ tầng công nghệ thông tin và kinh phí bổ sung nguồn tin ngoại văn bản quyền còn hạn hẹp, chưa theo kịp tốc độ phát triển của các cơ quan thông tin hiện đại trong khu vực.

Dữ liệu nghiên cứu được lượng hóa rõ nét khi mô tả qua các bảng và sơ đồ kỹ thuật trong luận văn:

  • Sơ đồ ma trận phân tầng (Hình 2 trong tài liệu nghiên cứu) chỉ rõ sự tương phản giữa chiều sâu thông tin và mức độ xử lý: Cán bộ lãnh đạo cần thông tin có mức độ xử lý cao nhất (báo cáo tổng quan, dự báo), trong khi cán bộ chuyên môn đòi hỏi dữ liệu sự kiện chi tiết.
  • Bảng đối sánh sản phẩm - dịch vụ (Bảng 1 trong công trình) phân định rõ cán bộ quản lý phù hợp với dịch vụ tư vấn, truyền dữ liệu, trong khi cán bộ nghiên cứu gắn liền với dịch vụ tra cứu thư mục, cung cấp tài liệu gốc và dịch thuật.
  • Biểu đồ đánh giá cổng thông tin điện tử và hệ thống Ilib (Hình 12 trong luận văn) chỉ ra rằng tỷ lệ người dùng đánh giá giao diện ở mức trung bình và khó thao tác chiếm tới trên 55%, cho thấy tính thân thiện của hệ thống còn nhiều hạn chế.

Khi so sánh với các nghiên cứu cùng thời kỳ tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội hoặc Trung tâm Thông tin Tư liệu thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, kết quả của luận văn hoàn toàn tương đồng về xu hướng dịch chuyển tất yếu: Một cơ quan thông tin nghiên cứu chính sách không thể chỉ đóng vai trò "kho giữ sách" mà bắt buộc phải chuyển đổi thành trung tâm tri thức phân tích và tư vấn chiến lược.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm giải quyết triệt để các tồn tại và hiện đại hóa hoạt động thông tin - thư viện tại Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ, hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao được đề xuất:

  • Số hóa và chuẩn hóa 100% nguồn lực thông tin nội sinh: Tiến hành hồi cố, xử lý tiền máy và chuyển đổi toàn bộ 4.800 biểu ghi mục lục cùng các báo cáo đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước, kỷ yếu hội thảo vào cơ sở dữ liệu số trên phần mềm Ilib. Thiết lập mục tiêu hoàn thành 100% kho tài liệu điện tử trước quý IV năm 2017 do Ban Thông tin - Thư viện và Đào tạo sau đại học chủ trì thực hiện.
  • Tái cấu trúc và nâng cấp chuỗi dịch vụ thông tin giá trị gia tăng: Tập trung nguồn lực xây dựng dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (CAS), biên soạn định kỳ bản tin tóm tắt chính sách khoa học công nghệ thế giới và các báo cáo tổng quan chuyên đề. Đặt mục tiêu nâng tỷ lệ đáp ứng các yêu cầu thông tin đột xuất của lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Viện trong thời hạn 48 giờ đạt mức trên 90%, triển khai đồng bộ từ năm 2015 đến 2018.
  • Hiện đại hóa hạ tầng công nghệ và tối ưu hóa giao diện trực tuyến: Nâng cấp khung phân loại chuyên ngành (vốn xây dựng từ năm 1990) theo các chuẩn biên mục quốc tế hiện đại, tích hợp công cụ tìm kiếm ngữ nghĩa trên website của Viện nhằm giảm thiểu thời gian tra cứu xuống dưới 3 phút/phiên truy cập, nâng tỷ lệ người dùng đánh giá hài lòng về độ thân thiện lên trên 85% vào năm 2017.
  • Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự và mở rộng hợp tác chia sẻ tài nguyên: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về kỹ năng phân tích dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu quốc tế và nâng cao trình độ ngoại ngữ cho 100% cán bộ thông tin - thư viện trước năm 2016. Thiết lập cơ chế liên kết, chia sẻ tài nguyên thông tin với Trung tâm Thông tin Phát triển Việt Nam (VDIC), Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị tham khảo thực tiễn và học thuật sâu sắc cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  • Lãnh đạo và nhà quản lý tại các cơ quan nghiên cứu, hoạch định chính sách: Cung cấp phương pháp luận khoa học để đánh giá hiệu quả đầu tư cho hoạt động thông tin, xây dựng chiến lược phát triển nguồn lực tri thức phục vụ trực tiếp công tác điều hành vĩ mô.
  • Cán bộ quản lý thư viện và chuyên viên thông tin - tư liệu: Sử dụng luận văn như một cẩm nang nghiệp vụ thực tế về quy trình tổ chức kho mục lục phân loại chuyên ngành, phương pháp tích hợp phần mềm quản lý thư viện điện tử Ilib và quy trình biên soạn xuất bản phẩm học thuật định kỳ đạt chuẩn quốc tế.
  • Học viên cao học, nghiên cứu sinh ngành Khoa học Thông tin - Thư viện và Quản lý Khoa học Công nghệ: Nguồn tài liệu học thuật giá trị về thiết kế bảng hỏi khảo sát người dùng tin, ứng dụng mô hình lý thuyết dịch vụ và phương pháp phân tích nhu cầu tin chuyên biệt trong môi trường nghiên cứu chính sách.
  • Các tổ chức nghiên cứu và doanh nghiệp khoa học công nghệ: Nắm bắt cơ chế tra cứu, khai thác nguồn tài liệu xám, báo cáo nghiệm thu đề tài cấp quốc gia và ấn phẩm chuyên ngành nhằm phục vụ nghiên cứu phát triển và chuyển giao công nghệ.

Câu hỏi thường gặp

Sản phẩm thông tin - thư viện tại cơ quan nghiên cứu chính sách có điểm gì khác biệt so với thư viện công cộng?
Sản phẩm thông tin tại cơ quan nghiên cứu chính sách tập trung cao độ vào chiều sâu xử lý nội dung. Thay vì chỉ cung cấp danh mục sách báo đơn thuần, đơn vị phải sản xuất các sản phẩm có hàm lượng chất xám cao như báo cáo tổng luận, phân tích dự báo xu thế công nghệ và hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành hẹp phục vụ trực tiếp việc ra quyết định quản lý.

Hệ thống phân loại tài liệu tại Viện NISTPASS được tổ chức theo nguyên tắc nào?
Thư viện Viện sử dụng "Khung phân loại chuyên ngành sử dụng trong các thư viện chuyên ngành về chiến lược phát triển và chính sách khoa học và công nghệ" được xây dựng từ năm 1990. Hệ thống này phân chia tài liệu chi tiết theo từng lĩnh vực quản lý nhà nước, cơ chế tài chính khoa học công nghệ, thị trường công nghệ và nhân lực nghiên cứu.

Tại sao nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý lại yêu cầu thời gian đáp ứng thông tin ngắn từ 2 đến 3 ngày?
Nhóm lãnh đạo thường xuyên phải tham gia các phiên họp Quốc hội, đàm phán ký kết hiệp định quốc tế hoặc trực tiếp chỉ đạo xây dựng dự thảo luật (như Luật Khoa học và Công nghệ). Do đó, họ cần dữ liệu xác thực, báo cáo tóm lược chính sách mới nhất trong thời gian cực ngắn để kịp thời đưa ra quyết định chuẩn xác.

Phần mềm quản lý thư viện Ilib đóng góp vai trò gì trong hoạt động của Viện?
Phần mềm Ilib đóng vai trò xương sống trong việc tự động hóa các khâu tiền máy, biên mục tài liệu, quản lý lưu thông và hỗ trợ bạn đọc tra cứu mục lục trực tuyến (OPAC). Đây là công cụ kỹ thuật nền tảng giúp chuyển đổi từ quản trị thư viện truyền thống bằng phiếu sang môi trường điện tử.

Tạp chí Chính sách và Quản lý Khoa học và Công nghệ có vai trò như thế nào trong chuỗi sản phẩm của Viện?
Tạp chí (mã số ISSN 1859-3801, xuất bản 2 số/năm từ năm 2012) là sản phẩm thông tin khoa học đỉnh cao của Viện. Đây là diễn đàn học thuật công bố các công trình nghiên cứu lý luận, tổng kết thực tiễn, trao đổi kinh nghiệm quốc tế và phổ biến các bài học quản lý khoa học công nghệ đến toàn xã hội.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về chu kỳ sống 5 giai đoạn và 4 đặc tính cơ bản của sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện trong bối cảnh phát triển nền kinh tế tri thức.
  • Khảo sát thực chứng và phân tích toàn diện hiện trạng kho tài nguyên với hơn 4.800 biểu ghi mục lục cùng hệ thống cơ sở dữ liệu trên phần mềm Ilib tại NISTPASS.
  • Nhận diện chính xác quy luật phân hóa nhu cầu tin của 3 nhóm đối tượng, khẳng định mối tương quan trực tiếp giữa mức độ xử lý thông tin và hiệu quả công tác nghiên cứu chính sách.
  • Đánh giá vai trò học thuật của Tạp chí Chính sách và Quản lý Khoa học và Công nghệ (ISSN 1859-3801) cùng hệ thống kỷ yếu, báo cáo thường niên trong việc lan tỏa tri thức.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược đồng bộ với lộ trình rõ ràng từ năm 2015 đến năm 2018 nhằm số hóa 100% tài nguyên nội sinh và nâng cao năng lực phục vụ tin.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã giải quyết thành công bài toán thực tiễn về việc tối ưu hóa mối quan hệ tương hỗ giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin trong một viện nghiên cứu chính sách đầu ngành. Để tiếp tục hoàn thiện, các đơn vị quản lý cần khẩn trương phê duyệt đề án đầu tư nâng cấp hạ tầng số hóa và mở rộng liên kết mạng lưới thông tin khoa học công nghệ quốc gia. Quý độc giả, các nhà nghiên cứu và nhà quản lý quan tâm hãy khai thác triệt để các nguồn dữ liệu học thuật của luận văn để ứng dụng hiệu quả vào công tác thực tiễn và phát triển các công trình khoa học tiếp theo.