Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới căn bản và toàn diện nền giáo dục Việt Nam theo hướng hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đặc biệt là đội ngũ viên chức hành chính (VCHC) trong các trường đại học, trở thành nhiệm vụ chiến lược. Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHSPKT TPHCM) đặt mục tiêu phát triển thành trường đại học thông minh vào giai đoạn 2025-2030, đồng thời đổi mới hệ thống quản lý và nhân sự theo cơ chế tự chủ toàn phần. Để thực hiện mục tiêu này, xây dựng đội ngũ VCHC có kỹ năng mềm (KNM) phù hợp là yếu tố then chốt nhằm đáp ứng yêu cầu đào tạo trong nền kinh tế tri thức và quản trị giáo dục đại học hiệu quả.

Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 4 đến tháng 9 năm 2017, tập trung khảo sát thực trạng KNM của 205 viên chức hành chính tại ĐHSPKT TPHCM, trong tổng số 761 cán bộ viên chức (CBVC). Tỷ lệ giảng viên/VCHC là 2,71/1 và sinh viên/VCHC là 88,6/1, cho thấy áp lực công việc của VCHC khá cao. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đề xuất các biện pháp nâng cao KNM cho đội ngũ VCHC, qua đó nâng cao hiệu quả công việc và chuyên nghiệp hóa công tác hành chính trong nhà trường.

Kết quả khảo sát và phân tích mức độ cần thiết của các kỹ năng mềm cho thấy các KNM như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, lập kế hoạch và ứng dụng công nghệ thông tin đều được đánh giá rất cao về tầm quan trọng. Nghiên cứu góp phần xây dựng khung kỹ năng mềm phù hợp với đặc thù công việc của VCHC tại ĐHSPKT TPHCM, đồng thời đề xuất các biện pháp bồi dưỡng khả thi, có tính ứng dụng cao trong thực tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

  • Thuyết kiến tạo xã hội (Social Constructivism) của Lev Vygotsky: Nhấn mạnh vai trò chủ động của người học trong quá trình tiếp nhận và kiến tạo tri thức, đặc biệt qua tương tác xã hội và hợp tác. Khái niệm "vùng phát triển gần" (ZPD) được vận dụng để thiết kế các hoạt động bồi dưỡng KNM nhằm phát huy tối đa tiềm năng của VCHC.

  • Thuyết thang bậc nhu cầu của Abraham Maslow: Giúp hiểu rõ các nhu cầu cơ bản và động lực thúc đẩy học tập, phát triển kỹ năng của cá nhân. Việc bồi dưỡng KNM cần đáp ứng nhu cầu an toàn, xã hội, được quý trọng và tự hoàn thiện của VCHC.

  • Khung kỹ năng công việc của ACCI (The Australian Chamber of Commerce and Industry): Xác định 8 nhóm kỹ năng mềm thiết yếu gồm giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, sáng tạo, lập kế hoạch, quản lý bản thân, học tập và công nghệ. Khung này được điều chỉnh phù hợp với đặc thù công việc của VCHC tại ĐHSPKT TPHCM.

  • Quan điểm học tập suốt đời: Nhấn mạnh việc học tập liên tục, tự chủ và linh hoạt trong suốt cuộc đời, phù hợp với đặc điểm công việc và nhu cầu phát triển KNM của VCHC.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu được thu thập từ khảo sát trực tuyến với 68 VCHC (tỷ lệ phản hồi 33,17%) và 32 cán bộ quản lý (CBQL) tại ĐHSPKT TPHCM. Ngoài ra, phỏng vấn định tính với 22 VCHC và ý kiến chuyên gia từ 15 CBQL có thâm niên trên 10 năm được sử dụng để bổ sung.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả và suy diễn qua phần mềm Excel để xử lý dữ liệu định lượng. Phân tích nội dung phỏng vấn và ý kiến chuyên gia nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất biện pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được tiến hành trong 6 tháng (4/2017 - 9/2017), bao gồm khảo sát thực trạng, xây dựng khung kỹ năng, đề xuất và thử nghiệm các biện pháp bồi dưỡng, đánh giá hiệu quả và xin ý kiến chuyên gia.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng kỹ năng mềm của VCHC: KNM của VCHC đạt mức khá, tuy nhiên không đồng đều giữa các kỹ năng. Ví dụ, kỹ năng giao tiếp hiệu quả được sử dụng thường xuyên hoặc luôn luôn bởi hơn 80% VCHC, trong khi kỹ năng thích ứng và sáng tạo chỉ đạt khoảng 55,9% thường xuyên sử dụng. Tỷ lệ VCHC có kỹ năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề cũng ở mức cao, lần lượt khoảng 61,8% và 98% nhận diện và giải quyết vấn đề hiệu quả.

  2. Mức độ cần thiết của các kỹ năng mềm theo đánh giá của CBQL: Tất cả 8 nhóm kỹ năng mềm đều được đánh giá cần thiết với tỷ lệ từ 68,8% trở lên ở mức khá cần thiết và rất cần thiết. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả đứng đầu với 100% đánh giá cần thiết, trong khi kỹ năng thích ứng và sáng tạo thấp nhất với 68,8%.

  3. Áp lực công việc cao: Tỷ lệ giảng viên/VCHC là 2,71/1 và sinh viên/VCHC là 88,6/1, cho thấy mỗi VCHC phải phục vụ khối lượng công việc lớn, đòi hỏi phải có kỹ năng mềm tốt để đáp ứng hiệu quả.

  4. Hiệu quả thử nghiệm các biện pháp bồi dưỡng: Các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, quản lý và phát triển bản thân, ứng dụng công nghệ thông tin được tổ chức thành công với tỷ lệ hài lòng trên 85%. Ví dụ, 86% VCHC đánh giá khóa bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cung cấp kiến thức bổ ích, 98% đánh giá không khí học tập thoải mái, phấn khích, và 54% nhận thấy kỹ năng giao tiếp được nâng lên rõ rệt.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy mặc dù VCHC chưa được đào tạo bài bản về KNM, họ đã tự học hỏi và rèn luyện qua thực tế công việc để đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên, sự không đồng đều giữa các kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng thích ứng và sáng tạo còn thấp, phản ánh nhu cầu cấp thiết phải có các chương trình bồi dưỡng chuyên sâu.

So sánh với các nghiên cứu quốc tế, như khung kỹ năng của ACCI và các nghiên cứu tại Mỹ, Canada, Úc, các kỹ năng mềm được đánh giá là yếu tố quyết định thành công nghề nghiệp, chiếm đến 80% thành tựu sự nghiệp. Điều này phù hợp với kết quả nghiên cứu tại ĐHSPKT TPHCM, khẳng định tầm quan trọng của việc bồi dưỡng KNM cho VCHC.

Việc áp dụng thuyết kiến tạo và quan điểm học tập suốt đời trong thiết kế các biện pháp bồi dưỡng giúp VCHC chủ động tiếp nhận, vận dụng kiến thức và kỹ năng vào thực tiễn công việc, đồng thời tạo động lực học tập liên tục. Các biện pháp thử nghiệm đã chứng minh tính khả thi và hiệu quả, được VCHC và chuyên gia đánh giá cao.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thể hiện tỷ lệ sử dụng và mức độ cần thiết của từng kỹ năng mềm, cũng như kết quả khảo sát hiệu quả các lớp bồi dưỡng, giúp minh họa rõ nét sự cải thiện kỹ năng và sự hài lòng của người học.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tổ chức bồi dưỡng KNM theo nhóm công việc đặc thù: Xây dựng các khóa đào tạo định kỳ, tập trung vào các kỹ năng mềm thiết yếu phù hợp với từng nhóm công việc của VCHC. Thời gian tổ chức nên linh hoạt, ít nhất mỗi học kỳ một lần, do phòng Tổ chức Hành chính phối hợp với Công đoàn và Trung tâm Đào tạo ngắn hạn thực hiện.

  2. Phát triển chuyên mục học tập suốt đời trực tuyến: Cung cấp tài liệu học tập KNM online và hỗ trợ trao đổi trực tuyến với chuyên gia nhằm khuyến khích VCHC tự học, tự rèn luyện theo nhu cầu cá nhân. Công đoàn trường cần duy trì và cập nhật thường xuyên nội dung, đồng thời quảng bá rộng rãi đến toàn thể VCHC.

  3. Tổ chức tọa đàm, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn: Các đơn vị, tổ chức đoàn thể trong trường nên thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm, chia sẻ kinh nghiệm vận dụng KNM trong công việc nhằm tạo môi trường học tập và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề.

  4. Lồng ghép bồi dưỡng KNM với đào tạo chuyên môn: Khi xây dựng chương trình bồi dưỡng chuyên môn, cần tích hợp các kỹ năng mềm tương ứng để nâng cao hiệu quả học tập và ứng dụng thực tế, giúp VCHC phát triển toàn diện.

  5. Đẩy mạnh phong trào học tập và bồi dưỡng KNM qua các tổ chức đoàn thể: Tổ chức các cuộc thi, hoạt động văn hóa, thể thao, thuyết trình nhằm tạo động lực và môi trường thuận lợi cho VCHC rèn luyện và nâng cao kỹ năng mềm.

Các giải pháp trên cần được triển khai đồng bộ, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, công đoàn và lãnh đạo nhà trường, với sự giám sát, đánh giá thường xuyên để điều chỉnh phù hợp, đảm bảo nâng cao hiệu quả công tác hành chính và phát triển đội ngũ VCHC chuyên nghiệp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các trường đại học và cơ sở giáo dục: Giúp xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực, đặc biệt là đội ngũ viên chức hành chính, nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và chất lượng đào tạo.

  2. Phòng Tổ chức Hành chính và các đơn vị quản lý nhân sự: Tham khảo để thiết kế các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng mềm phù hợp với đặc thù công việc và nhu cầu phát triển của viên chức hành chính.

  3. Viên chức hành chính và cán bộ quản lý: Nắm bắt được tầm quan trọng của kỹ năng mềm, từ đó chủ động tham gia các khóa bồi dưỡng, tự học để nâng cao năng lực cá nhân và hiệu quả công việc.

  4. Các nhà nghiên cứu và giảng viên ngành Giáo dục học, Quản trị nhân sự: Sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu liên quan đến phát triển kỹ năng mềm, đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực giáo dục và hành chính công.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng đối với viên chức hành chính?
    Kỹ năng mềm giúp viên chức hành chính giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và thích ứng với thay đổi, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và môi trường làm việc chuyên nghiệp.

  2. Các kỹ năng mềm nào được đánh giá là cần thiết nhất cho viên chức hành chính?
    Kỹ năng giao tiếp hiệu quả, lập kế hoạch và tổ chức công việc, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và ứng dụng công nghệ thông tin được đánh giá cao nhất theo khảo sát tại ĐHSPKT TPHCM.

  3. Làm thế nào để nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính?
    Thông qua các khóa bồi dưỡng chuyên biệt theo nhóm công việc, học tập trực tuyến, tham gia tọa đàm, lồng ghép kỹ năng mềm trong đào tạo chuyên môn và phong trào học tập suốt đời.

  4. Có thể tự học kỹ năng mềm không?
    Có thể, việc tự học qua tài liệu online, trao đổi với chuyên gia và thực hành trong công việc hàng ngày là cách hiệu quả để phát triển kỹ năng mềm liên tục.

  5. Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình bồi dưỡng kỹ năng mềm?
    Đánh giá qua khảo sát ý kiến người học, theo dõi sự cải thiện trong công việc, phản hồi từ quản lý và đồng nghiệp, cũng như qua các bài thu hoạch và thực hành sau khóa học.

Kết luận

  • Nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả công tác hành chính và phát triển đội ngũ chuyên nghiệp tại ĐHSPKT TPHCM.
  • Khung kỹ năng mềm gồm 8 nhóm kỹ năng được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận quốc tế và thực tiễn công việc của VCHC.
  • Thực trạng KNM của VCHC hiện đạt mức khá nhưng chưa đồng đều, đặc biệt kỹ năng thích ứng và sáng tạo còn hạn chế.
  • Các biện pháp bồi dưỡng KNM được đề xuất và thử nghiệm gồm đào tạo theo nhóm công việc, học tập trực tuyến, tọa đàm, lồng ghép đào tạo chuyên môn và phong trào học tập suốt đời.
  • Các biện pháp này được đánh giá cao về tính khả thi và hiệu quả, góp phần thúc đẩy phong trào học tập suốt đời và nâng cao năng lực làm việc của VCHC.

Next steps: Triển khai đồng bộ các biện pháp bồi dưỡng, xây dựng chuẩn kỹ năng mềm cho từng vị trí công tác, và tiếp tục nghiên cứu mở rộng sang đội ngũ cán bộ giảng dạy.

Call to action: Các đơn vị quản lý nhân sự và viên chức hành chính cần chủ động tham gia và phối hợp tổ chức các chương trình bồi dưỡng kỹ năng mềm để đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn tự chủ đại học và hội nhập quốc tế.