phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và các phần kết cấu khác, luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Khái quát chung về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. Chƣơng 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam. 6 Chƣơng 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.
Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một trong những thuật ngữ phổ biến đối với các đơn vị trong nền kinh tế thị trường, được rất nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu. Có nhiều quan điểm khác nhau về KSNB tùy theo góc độ nhìn nhận, sau đây là một số khái niệm về KSNB theo các quan điểm khác nhau: Theo INTOSAI GOV 9100 thì KSNB được định nghĩa “là một quá trình không thể tách rời được thực hiện bởi nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức. Quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức”.
Những mục tiêu cần phải đạt được: (1) Thực hiện các hoạt động trong đơn vị một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp; (2) Thực hiện trách nhiệm giải trình; (3) Tuân thủ theo luật pháp hiện hành và các nguyên tắc, quy định tại đơn vị; (4) Bảo vệ các nguồn lực để không thất thoát, sử dụng sai mục đích [14, tr. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, KSNB được hiểu “là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính (BCTC) đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” [30, tr. Tương tự, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 315 ban hành năm 2012 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” [5, tr.3] (thay thế cho chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 400) và chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 trước đây) cũng thống nhất với quan điểm của COSO về định nghĩa cũng như các yếu tố cấu thành của KSNB, đưa ra khái niệm KSNB như sau: “KSNB là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới các mục tiêu sau: độ tin cậy của lập báo cáo tài chính; tính hiệu quả và hiệu năng trong hoạt động của đơn vị; tuân thủ luật lệ và quy định” [5, tr. 7 Đến năm 2013, COSO đã điều chỉnh báo cáo “KSNB - Khuôn khổ hợp nhất” thay thế cho bản báo cáo năm 1992, trong đó, COSO đã sửa đổi định nghĩa về KSNB và sử dụng định nghĩa tương đối có ý nghĩa mở nhằm cung cấp những khái niệm cơ bản nhất làm nền tảng cho các tổ chức với cơ cấu, ngành nghề và vị trí địa lý khác biệt có thể sử dụng để thiết kế, thực hiện và tiến hành KSNB, đồng thời bổ sung thêm 17 nguyên tắc để xây dựng một KSNB có hiệu quả.
Như vậy, định nghĩa mới nhất của COSO như sau: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ” [11, tr. Tại Việt Nam, khái niệm về KSNB bắt đầu được các tổ chức và cá nhân quan tâm vào những năm đầu của thế kỷ XXI, theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400) về “Đánh giá rủi ro và KSNB” được thiết lập và định nghĩa KSNB: “KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý có hiệu quả tài sản của đơn vị. KSNB bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát” [4, tr. Sau đó, theo sự phát triển của lý luận KSNB trên thế giới, Việt Nam cũng điều chỉnh chuẩn mực về KSNB.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012 của Bộ Tài chính thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 đã thay đổi các thành phần của KSNB bộ từ 03 (ba) thành phần lên 05 (năm) thành phần bao gồm: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, các hoạt động kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán và giám sát các kiểm soát. Đồng thời, định nghĩa KSNB được tổng hợp và sửa đổi từ các định nghĩa được dùng rộng rãi trên thế giới: “KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suát hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” [5, tr. Theo Điều 39 Luật Kế 8 toán số 88/2015/QH13 thì “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [24, tr. Từ các khái niệm trên cho thấy, khái niệm về KSNB của các tổ chức và cá nhân đều có đặc điểm chung là: KSNB là một quá trình, được thiết kế và vận hành bởi các nhà quản lý và các nhân viên nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị, tổ chức.
Qua nghiên cứu các khái niệm nói trên về KSNB, quan điểm của tác giả luận văn này đồng thuận cao với khái niệm về KSNB của INTOSAI, có thể khái quát về KSNB như sau: KSNB là một quy trình: mọi tổ chức, đơn vị muốn đạt được các mục tiêu đã đề ra thì tổ chức, đơn vị đó phải kiểm soát được các hoạt động của mình trong các khâu, đồng thời các hoạt động kiểm soát phải được có mặt và diễn ra liên tục ở mọi bộ phận trong đơn vị; KSNB không chỉ có chức năng quản lý về kế toán mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng khác nữa trong đơn vị, như: tổ chức nhân sự, kế hoạch phát triển của đơn vị,. - Để đảm bảo phát triển bền vững, các đơn vị phải thiết kế và thực hiện các chính sách, thủ tục, nội quy, quy chế và luật pháp; bảo vệ tài sản, thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và kết quả của các hoạt động hoặc chương trình của đơn vị, đảm bảo mục tiêu về tính chính trực và giá trị đạo đức; - KSNB trong đơn vị gắn liền với quản trị rủi ro, là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. - KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý mà không đảm bảo tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý vì KSNB luôn luôn có những hạn chế vốn có, như: Xu hướng tiết kiệm chi phí cho hoạt động kiểm soát; Phần lớn các quy chế kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là cho các nghiệp vụ không thường xuyên; Do bản thân con người luôn tồn tại những 9 hạn chế cố hữu, như thiếu tập trung, hạn chế về năng lực. dẫn đến mắc sai phạm trong quá trình kiểm soát (tự kiểm soát hay kiểm soát con người, bộ phận khác); Khả năng KSNB không phát hiện được sự thông đồng giữa những người có liên quan trong đơn vị khi họ tham ô, trục lợi cho lợi ích cá nhân của từng người hay một nhóm người; Khả năng người thực hiện kiểm soát lạm dụng đặc quyền của mình để tham ô, trục lợi cho lợi ích cá nhân của họ và do thay đổi cơ chế, yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, điều này dẫn đến phát sinh hoặc bỏ lọt sai phạm.
Như vậy, KSNB là khâu quan trọng trong quản lý mọi quy trình hoạt động của đơn vị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc xây dựng và duy trì KSNB trong đơn vị để đạt được các mục tiêu của đơn vị. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Mục tiêu của KSNB bao gồm ba mục tiêu: mục tiêu kết quả hoạt động; mục tiêu thông tin và mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành [14, tr. mục tiêu hiệu quả hoạt động bao gồm hiệu quả và hiệu suất hoạt động: - Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác nhau. - Hạn chế các rủi ro.
- Đảm bảo sự phối hợp của toàn bộ các bộ phận để đạt được mục tiêu của đơn vị với hiệu năng và sự nhất quán. - Tránh các chi phí không đáng có do việc đặt lợi ích khác (của nhân viên, khách hành,.) lên trên lợi ích của đơn vị. Thứ hai, mục tiêu thông tin phải đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin: Trong một đơn vị để ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuy nhiên thông tin về kế toán tài chính vẫn là thông tin quan trọng nhất. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động.
