Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh tự chủ đại học theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Luật Giáo dục Đại học sửa đổi số 34/2018/QH14, hơn 200 cơ sở giáo dục đại học công lập tại Việt Nam đang phải đối mặt với bài toán đổi mới cơ chế quản trị tài chính. Đối với Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, một đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Y tế tự bảo đảm một phần chi thường xuyên, quy mô đào tạo mở rộng nhanh chóng đã kéo theo khối lượng thu chi tài chính gia tăng vượt bậc. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết những rủi ro phát sinh trong khâu luân chuyển chứng từ, hạch toán và kiểm soát nguồn thu sự nghiệp chưa thực sự chặt chẽ.

Mục tiêu cụ thể của công trình là hệ thống hóa lý luận kiểm soát nội bộ trong khu vực công, phân tích thực trạng kiểm soát hoạt động thu chi tại Học viện và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao. Phạm vi nghiên cứu được xác định không gian tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam và phạm vi thời gian tập trung vào giai đoạn 3 năm 2017–2019.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học giúp Học viện bảo toàn và sử dụng tối ưu 100% các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp cũng như nguồn thu dịch vụ đào tạo, khám chữa bệnh. Kết quả nghiên cứu hướng đến mục tiêu đảm bảo trích lập tối thiểu 25% chênh lệch thu chi vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, đồng thời nâng cao thu nhập hợp pháp cho hơn 500 cán bộ, viên chức và người lao động của toàn đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp của hai khung lý thuyết nền tảng gồm: Khung kiểm soát nội bộ hợp nhất COSO 2013 với 17 nguyên tắc chuẩn mực và Hướng dẫn về chuẩn mực kiểm soát nội bộ cho khu vực công INTOSAI GOV 9100 (kết hợp các hướng dẫn bổ trợ INTOSAI GOV 9110 và 9130). Bên cạnh đó, luận văn quán triệt các quy định pháp lý chuyên ngành gồm Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 315 ban hành theo Thông tư 214/2012/TT-BTC và các nghị định hướng dẫn tự chủ tài chính y tế như Nghị định 85/2012/NĐ-CP và Nghị định 16/2015/NĐ-CP.

Hệ thống khái niệm chính trong đề tài bao gồm 4 thuật ngữ cốt lõi:

  1. Đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần chi thường xuyên (nhóm 3).
  2. Kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi: Quy trình do ban giám đốc và nhân sự thực thi nhằm đảm bảo tính tuân thủ, tính kinh tế và hiệu quả sử dụng ngân sách.
  3. Môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro tài chính: Nền tảng văn hóa quản trị và quy trình nhận diện các nguy cơ thất thoát nguồn thu.
  4. Quy chế chi tiêu nội bộ: Công cụ pháp lý nội bộ xác lập các định mức, tiêu chuẩn thanh toán thống nhất trong toàn học viện.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập toàn diện từ hệ thống văn bản pháp luật hiện hành, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và 8 phụ lục kế toán chuyên sâu của Học viện trong giai đoạn 2017–2019. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát trực tiếp quy trình xử lý luân chuyển chứng từ tại Phòng Tài chính Kế toán và khảo sát thực địa.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 100% hồ sơ dự toán, quyết toán tài chính 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019) kết hợp phỏng vấn sâu mẫu chọn có chủ đích gồm 15 cán bộ chuyên trách, bao gồm đại diện Ban Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán và các kế toán viên phụ trách trực tiếp các phần hành thu chi.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định lượng (thống kê mô tả, so sánh tỷ trọng, tốc độ tăng trưởng) kết hợp phân tích định tính (so sánh đối chiếu thực tế với 5 thành phần kiểm soát theo INTOSAI GOV 9100) là nhằm bảo đảm tính khách quan, giúp nhận diện rõ nét cả các sai lệch trên số liệu kế toán lẫn các khiếm khuyết trong quy trình vận hành kiểm soát nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về môi trường kiểm soát và cơ cấu tổ chức: Học viện đã xây dựng và ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ áp dụng thống nhất cho các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, đơn vị chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hay ban kiểm soát độc lập chuyên trách; hoạt động giám sát tài chính còn lồng ghép vào công tác chuyên môn của Phòng Tài chính Kế toán, tạo ra rủi ro nhất định trong việc phân định trách nhiệm.

Thứ hai, về kết quả chấp hành dự toán thu chi: Phân tích số liệu 3 năm giai đoạn 2017–2019 cho thấy cơ cấu tài chính của Học viện có sự dịch chuyển mạnh mẽ khi nguồn thu sự nghiệp (học phí, viện phí, hoạt động dịch vụ y học cổ truyền) chiếm tỷ trọng lớn trên 60% tổng nguồn thu, trong khi nguồn ngân sách nhà nước cấp chiếm khoảng 35% đến 40%. Tỷ lệ giải ngân và chấp hành dự toán chi thường xuyên đạt mức cao từ 92% đến 96% hàng năm, phản ánh sự chủ động trong quản lý chi tiêu nhưng việc lập dự toán thu ở một số hạng mục dịch vụ sự nghiệp vẫn chưa thực sự sát với thực tế phát sinh.

Thứ ba, về đánh giá rủi ro và các hoạt động kiểm soát: Học viện chưa xây dựng quy trình nhận diện rủi ro định kỳ bằng văn bản. Trong quy trình kiểm soát chứng từ thu chi, vẫn còn khoảng 10% đến 15% hồ sơ thanh toán bị chậm trễ trong khâu luân chuyển và đối chiếu giữa các khoa phòng chuyên môn với bộ phận kế toán.

Thứ tư, về hệ thống thông tin và giám sát: Học viện đã áp dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp hiện đại, nhưng việc tích hợp dữ liệu thu viện phí và học phí còn tồn tại độ trễ từ 1 đến 3 ngày; công tác tự kiểm tra tài chính kế toán chủ yếu thực hiện định kỳ cuối năm mà thiếu vắng các đợt kiểm tra đột xuất theo chuyên đề.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ áp lực tự chủ tài chính ngày càng cao theo lộ trình của Chính phủ, trong khi nguồn nhân lực kế toán còn mỏng và chưa được đào tạo bài bản về kỹ năng quản trị rủi ro theo chuẩn mực quốc tế.

So sánh với các nghiên cứu tương đồng tại các cơ sở đào tạo y tế công lập, điển hình là công trình nghiên cứu của Nguyễn Xuân Phúc năm 2016 tại Viện Đào tạo Y học và Y tế công cộng (Trường Đại học Y Hà Nội) hay nghiên cứu của Nguyễn Thùy Linh năm 2016 tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung, kết quả cho thấy các đơn vị sự nghiệp có thu đều đối mặt với điểm nghẽn chung là thiếu vắng bộ phận kiểm soát độc lập và nguy cơ kiêm nhiệm trong quy trình xét duyệt chi tiêu.

Để trực quan hóa các kết luận trên, toàn bộ dữ liệu tài chính của Học viện có thể được biểu diễn qua biểu đồ cột chồng thể hiện tỷ trọng 62% nguồn thu sự nghiệp so với 38% nguồn ngân sách nhà nước, kết hợp bảng ma trận đánh giá rủi ro phân loại theo 5 mức độ nghiêm trọng của chứng từ kế toán nhằm hỗ trợ đắc lực cho các quyết định điều hành của ban lãnh đạo.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, kiện toàn môi trường kiểm soát: Thành lập Ban Kiểm soát nội bộ độc lập trực thuộc Ban Giám đốc trong thời hạn 6 tháng; tiến hành rà soát và cập nhật 100% các điều khoản trong Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với quy định tài chính mới; chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc phối hợp cùng Phòng Tổ chức cán bộ.

Thứ hai, thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ: Xây dựng bảng tiêu chí nhận diện rủi ro thu chi định kỳ 6 tháng một lần; đặt mục tiêu giảm thiểu 80% các sai sót phát sinh trong hồ sơ thanh toán tạm ứng và thanh quyết toán dịch vụ; chủ thể thực hiện là Phòng Tài chính Kế toán cùng trưởng các khoa, phòng chức năng.

Thứ ba, chuẩn hóa hoạt động kiểm soát và phân định trách nhiệm: Thực hiện triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa 3 chức năng phê duyệt, thủ quỹ và ghi chép kế toán; triển khai thu học phí và viện phí không dùng tiền mặt đạt tỷ lệ 100% trong giai đoạn 2022–2023; chủ thể thực hiện là Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin.

Thứ tư, nâng cấp hệ thống thông tin và tăng cường công tác giám sát: Thiết lập quy trình đối chiếu kép hàng tháng giữa tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng thương mại với sổ cái kế toán; thực hiện công khai báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, phấn đấu duy trì trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp tối thiểu 25% thặng dư chênh lệch thu chi mỗi năm; chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc và Ban Thanh tra nhân dân.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Ban Giám đốc và các nhà quản trị trường đại học, học viện y dược công lập. Nghiên cứu cung cấp khung giải pháp tái cấu trúc bộ máy quản lý tài chính, giúp nâng cao hiệu quả tự chủ ngân sách theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP.

Nhóm 2: Cán bộ quản lý và chuyên viên Phòng Tài chính - Kế toán tại các cơ sở y tế và giáo dục. Luận văn là cẩm nang thực tiễn để chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ thu chi, loại bỏ rủi ro kiêm nhiệm và hoàn thiện biểu mẫu kế toán.

Nhóm 3: Học viên cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán. Đề tài mang lại tài liệu tham khảo giá trị về cách thức ứng dụng kết hợp khung lý thuyết COSO 2013 và INTOSAI GOV 9100 vào khảo sát thực chứng tại một đơn vị sự nghiệp có thu.

Nhóm 4: Các cơ quan quản lý nhà nước thuộc Bộ Y tế, Bộ Tài chính và Kiểm toán Nhà nước. Nghiên cứu cung cấp dữ liệu thực tế từ cơ sở đào tạo chuyên ngành y dược cổ truyền phục vụ việc hoạch định chính sách phân bổ ngân sách và ban hành hướng dẫn kiểm soát nội bộ ngành y tế.

Câu hỏi thường gặp

Khung lý thuyết INTOSAI GOV 9100 đóng vai trò gì trong việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Học viện? Khung INTOSAI GOV 9100 cung cấp 5 thành phần kiểm soát đặc thù cho khu vực công, giúp Học viện chuẩn hóa toàn diện từ môi trường kiểm soát đến giám sát. Trong thực tế giai đoạn 2017–2019, việc áp dụng khung này giúp đơn vị nhận diện rõ 4 nhóm rủi ro thu chi và thiết lập các chốt kiểm soát khoa học.

Đơn vị sự nghiệp tự chủ một phần chi thường xuyên gặp rủi ro lớn nhất ở khâu nào? Rủi ro lớn nhất nằm ở khâu quản lý nguồn thu sự nghiệp và kiểm soát các khoản chi vượt định mức. Tại Học viện, các nguồn thu đào tạo và dịch vụ khám chữa bệnh chiếm trên 60% tổng ngân sách hoạt động; nếu thiếu cơ chế kiểm soát đối chiếu liên tục sẽ dễ dẫn đến chậm trễ luân chuyển chứng từ.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được triển khai thế nào trong hoạt động thu chi của đơn vị? Học viện cần phân định độc lập 3 nhóm nhiệm vụ: người ra quyết định chi tiêu, thủ quỹ bảo quản tiền mặt và kế toán viên ghi sổ. Việc thực hiện nghiêm ngặt nguyên tắc này giúp loại bỏ 100% các sơ hở quản lý, ngăn ngừa hiện tượng lạm quyền hoặc thông đồng trục lợi tài sản công.

Việc công khai Quy chế chi tiêu nội bộ mang lại lợi ích cụ thể gì cho người lao động? Công khai quy chế giúp hơn 500 cán bộ, viên chức nắm rõ định mức chi tiêu và chủ động thực hiện giám sát chéo. Điều này tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, giảm hơn 90% thắc mắc liên quan đến chế độ chi trả thu nhập tăng thêm và định mức phụ cấp chuyên môn.

Dữ liệu nghiên cứu giai đoạn 2017–2019 có giá trị áp dụng cho công tác quản trị hiện nay không? Toàn bộ số liệu trích xuất từ 8 phụ lục kế toán giai đoạn 2017–2019 phản ánh đúng giai đoạn bản lề chuyển đổi cơ chế tự chủ tài chính. Các phát hiện cốt lõi và 4 nhóm giải pháp đề xuất vẫn giữ nguyên giá trị thực tiễn đối với lộ trình đổi mới quản trị tại các trường đại học y dược công lập hiện nay.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi theo chuẩn mực INTOSAI GOV 9100 và hệ thống văn bản pháp luật hiện hành của Việt Nam.
  • Đánh giá thực chứng bức tranh tài chính 3 năm giai đoạn 2017–2019 tại Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, chỉ rõ cơ cấu nguồn thu sự nghiệp chiếm trên 60% tổng nguồn thu.
  • Xác định chính xác 4 nhóm tồn tại trong 5 thành phần kiểm soát nội bộ, đặc biệt là sự thiếu vắng bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập và tình trạng chậm luân chuyển chứng từ kế toán.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao gắn với lộ trình triển khai từ 6 đến 12 tháng, chú trọng số hóa 100% quy trình thu viện phí và học phí không dùng tiền mặt.
  • Cung cấp nguồn tài liệu học thuật và thực tiễn giá trị cho công tác quản trị tài chính tại các đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục trên cả nước.

Bước tiếp theo, Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam cần nhanh chóng thành lập Ban Kiểm soát nội bộ trong quý tới và hoàn thiện đề án thanh toán không dùng tiền mặt. Các nhà quản lý giáo dục, chuyên gia tài chính và quý độc giả quan tâm vui lòng tham khảo chi tiết toàn văn luận văn để áp dụng hiệu quả mô hình kiểm soát nội bộ vào đơn vị của mình.