CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI SẢN NGẮN HẠN CỦA DOANH NGHIỆP. Tổng quan về tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về tài sản ngắn hạn Tài sản ngắn hạn là thuật ngữ dùng để biểu thị những tài sản trong doanh nghiệp có thời gian thu hồi vốn ngắn.
Thông thường, tài sản ngắn hạn sẽ được bán, chuyển đổi thành tiền mặt hoặc thanh lý để thanh toán các khoản nợ phải trả trong vòng một năm. Trong một số trường hợp khi chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp dài hơn một năm, thời hạn áp dụng của tài sản ngắn hạn sẽ phụ thuộc vào chu kỳ hoạt động của doanh nghiệp, thay vì một năm. Chu kỳ hoạt động là khoảng thời gian từ khi nguyên vật liệu được mua để sản xuất hoặc bán lại đến thời điểm khách hàng nhận được tiền mặt để thanh toán cho những nguyên vật liệu đó hoặc sản phẩm mà chúng có được từ đó. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu từ khách hàng, khoản phải thu của nhân viên, các chi phí trả trước (tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm…), hàng tồn kho (nguyên vật liệu, hàng hóa đang gia công, thành phẩm…), trang thiết bị kinh doanh… Các tài sản ngắn hạn phần lớn đóng vai trò là đối tượng lao động, tức là các vật bị tác động trong quá trình chế biến, bởi lao động của con người hay máy móc.
Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp được thể hiện ở các bộ phận: Tiền mặt, chứng khoán thanh khoản cao, phải thu và dự trữ tồn kho. Giá trị các loại tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp sản xuất thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của chúng. Quy mô tài sản ngắn hạn của một doanh nghiệp tăng giảm theo chu kì kinh doanh và xu hướng mùa vụ. Vào giai đoạn tăng trưởng của chu kì kinh doanh, doanh nghiệp thường đạt mức tài sản ngắn hạn tối đa.
Quản lý sử dụng hợp lý các loại tài sản ngắn hạn có ảnh hưởng rất quan trọng đối việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Việc sử dụng tài sản ngắn hạn một các khoa học có hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru, mang lại nguồn lợi nhuận lớn, giúp cho doanh nghiệp phát triển đi lên. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố, nhưng có thể thấy rằng sự bất lực của một số công ty trong việc hoạch định và kiểm soát một cách chặt chẽ các loại tài sản lưu động và các khoản nợ ngắn hạn cũng là một nguyên nhân dẫn đến sự thất bại cuối cùng. 1 Thư viện ĐH Thăng Long 1.
Vai trò của tài sản ngắn hạn Hiện nay, tài sản ngắn hạn của một doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể không có tài sản ngắn hạn. Tài sản ngắn hạn chính là nguồn vốn mà doanh nghiệp thường phải chi ra để sử dụng trong các hoạt động mua sắm, bảo trì các thiết bị; máy móc. Cùng với đó là việc mua sắm nguyên liệu, hàng hóa nhằm mục đích sử dụng cho công việc kinh doanh của một doanh nghiệp.
Chính vì thế, tài sản ngắn hạn có thể coi như một điều kiện tiên quyết của tất cả quá trình sản xuất, kinh doanh trong một doanh nghiệp. Tài sản ngắn hạn giúp cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp được vận hành một cách liên tục, không bị gián đoạn. Trong sản xuất, tài sản ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp sản xuất thông suốt, đảm bảo quy trình công nghệ, công đoạn sản xuất. Trong lưu thông, tài sản ngắn hạn đảm bảo dự trữ thành phẩm đáp ứng đơn đặt hàng của khách và nhu cầu tiêu thụ nhịp nhàng.
TSNH còn là công cụ phản ánh, đánh giá quá trình mua sắm, dữ trữ, sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp. Nhu cầu từ lượng hàng hóa , vật tư dự trữ ở các khẩu nhiều hay ít phản ánh nhu cầu TSNH nhiều hay ít. TSNH luân chuyển nhanh hay chậm phản ánh số hàng hóa vật tư tiết kiệm hay lãng phí, thời gian quay vòng và mức độ luân chuyển có hợp lý và đạt yêu cầu hay không. Vì vậy, thông qua sự vận động của TSNH có thể đánh giá được tình hình dự trữ, tiêu thụ sản phẩm, tình hình sử dụng TSNH của doanh nghiệp.
Tài sản ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được khả năng thanh toán, khi duy trì ở một mức độ hợp lý nó đem lại cho doanh nghiệp những lợi thế nhất định như được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán… Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, làm tăng lợi nhuận, tránh khỏi tình trạng mất khả năng thanh toán và góp phần ngăn chặn được nguy cơ phá sản của doanh nghiệp. Tài sản ngắn hạn giúp doanh nghiệp tạo dựng được mối quan hệ mật thiết với khách hàng, đặc biệt là khách hàng lớn và thân thuộc thông qua chính sách tín dụng thương mại. Một doanh nghiệp nếu có khối lượng tài sản ngắn hạn đủ sẽ đảm bảo được các hoạt động kinh doanh cũng như quyết định được quy mô phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay. Thời gian luân chuyển tài sản ngắn hạn lớn khiến cho công việc quản lý và sử dụng tài sản ngắn hạn luôn diễn ra thường xuyên, liên tục.
Với vai trò to lớn như vậy, việc tăng tốc độ luân chuyển tải sản lưu động, nâng cao hiệu quả quản lý TSNH trong doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp. Phân loại tài sản ngắn hạn Việc quản lý tài sản ngắn hạn nếu như muốn kiểm soát hay tiến hành một cách khoa học và hiệu quả luôn đòi hỏi người thực hiện nắm rõ các thành phần và kết cấu. Tùy theo tính chất vận động cũng như yêu cầu hiệu quả quản lý mà tài sản ngắn hạn sẽ có những cách phân loại khác nhau. Thông thường người ta sẽ phân loại theo ba cách chính như sau: Cách phân loại đầu tiên là dựa vào quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn, TSNH được chia thành 3 loại: Đầu tiên, TSNH trong khâu dự trữ là toàn bộ TSNH tồn tại trong khâu dự trữ của doanh nghiệp mà không tính đến hình thái biểu hiện của chúng bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ trong kho, hàng gửi gia công, trả trước cho người bán.
TSNH trong khâu sản xuất là toàn bộ TSNH tồn tại trong khâu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm: Giá trị bán thành phẩm, các chí phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí trả trước, chi phí chưa kết chuyển, các khoản chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất,. Cuối cùng, TSNH trong khâu lưu thông là toàn bộ TSNH trong khâu lưu thông của doanh nghiệp, bao gồm: Thành phẩm, hàng tồn kho (HTK), hàng gửi bán, các khoản nợ phải thu của khách hàng. Cách phân chia này giúp xác định tỷ trọng TSNH trong từng khâu. Do đó, nhà quản trị có thể điều chỉnh kịp thời khi thấy những dấu hiệu bất ổn trong việc phân bổ TSNH ở các khâu.
Từ đó, điều chỉnh hợp lý để mang lại hiệu quả quản lý cao nhất cho doanh nghiệp. Cách phân loại thứ 2 là dựa vào các khoản mục trên bảng cân đối kế toán: Phân chia TSNH căn cứ vào khoản mục trong bảng cân đối kế toán là cách phân loại phổ biến được các doanh nghiệp Việt Nam phân loại theo chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính quy định. Theo đó, TSNH, bao gồm: tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho và TSNH khác. Tiền và các khoản tương đương tiền, trong đó tiền có thể hiểu là các khoản thu như tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng hay tiền đang chuyển.
Cụ thể hơn, tiên mặt tại quỹ là số tiền mà doanh nghiệp đang giữ tại quỹ như tiền Việt Nam, ngoại tệ, ngân phiếu, các loại chứng từ có giá hay vàng bạc, kim cương, đá quý,…Tiếp theo, tiền gửi ngân hàng là số tiền có trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hay công ty tài chính nhằm thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Cuối cùng là các khoản tiền đang chuyển, đây là số tiền bao gồm cả tiền Việt Nam và 3 Thư viện ĐH Thăng Long ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo từ bên ngân hàng, kho bạc… Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, là các khoản đầu tư có khả năng thu hồi vốn trên ba tháng và không quá một năm. Các khoản này thường gồm đầu tư chứng khoán ngắn hạn , cho vay ngắn hạn, các loại tài sản đầu tư như cổ phiếu, trái phiếu, kỷ phiếu, thương phiếu,… Trong đầu tư tài chính ngắn hạn, việc đầu tư vào các chứng khoán có tính lỏng cao là hết sức quan trọng. Các chứng khoán này giữ vai trò như một “ bước đệm” cho tiền mặt.
Vì nếu số dư tiền mặt lớn, doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán đó nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng thành tiền một cách dễ dàng ít tốn kém. Trong quản lý tài chính, các chứng khoán có tính lỏng cao được sử dụng để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Các khoản phải thu ngắn hạn, đây là tài sản của đơn vị nhưng bị các tổ chức, tập thể hay cá nhân khác chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm thu hồi thuộc các khoảng như phải thu từ khách hàng, phải thu từ nội bộ, các khoản thế chấp, cầm cố, ký quỹ, ký cược,…Nếu doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ các khoản thu này thì có thể sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải những khó khăn, hay có thể dẫn đến nguy cơ mất khả năng thanh toán. Hàng tồn kho (HTK), là tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân đo, đong đếm được.
Trong quá trình luân chuyển vốn lưu động phục vụ cho sản xuất kinh doanh thì việc tồn tại vật tư hàng hóa dự trữ, tồn kho là bước đệm cần thiết cho quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Dự trữ tồn kho bao gồm: hàng mua đi đường, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm tồn kho, hàng hóa tồn kho, hàng hóa gửi bán, dự phòng giảm giá tồn kho.