phần mở đầu, phần kết luận, phần mục lục, phần phụ lục, tài liệu tham khảo. Bài báo cáo kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết và phƣơng pháp nghiên cứu. Chƣơng 2: Phân tích thực trạng tại công ty. Chƣơng 3: Đề xuất các giải pháp cho việc áp dụng hiệu quả mô hình 5S tại công ty TNHH MTV Văn Tiến Nghĩa.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ 5S 1. Khái niệm, thành phần và bản chất của 5S 1. Khái niệm 5S là các chữ cái đầu tiên của các từ: Theo tiếng Nhật là: “seiri”, “seiton”, “seiso”, “seiketsu”, và “shitsuke”.
Theo tiếng Việt là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, và sẵn sàng. Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, và “sustain”. 5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trƣờng làm việc. Phƣơng châm của 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, ngăn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và ngăn nắp nhƣ ở nhà.
Các thành phần 5S Sàng lọc: Có nghĩa là xem xét tất cả các vật dụng xung quanh và chia ra làm hai loại là các vật dụng thƣờng dùng và các vật dụng không thƣờng dùng. Trong đó: Vật dụng thường dùng sẽ phân loại thành: - Vật dụng cần dùng hằng ngày. - Vật dụng cần dùng hằng tuần. - Vật dụng cần dùng 1 hoặc 2,3 tháng 1 lần.
- Vật dụng cần dùng 6 dến 12 tháng 1 lần. - Vật dụng cần dùng hơn 1 năm 1 lần. Đối với các vật dụng thƣờng ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra để lƣu lại vật dụng này. Vật dụng không thường dùng sẽ phân loại thành: - Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của ngƣời thanh lý.
- Các vật dụng chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lƣu giữ vật dụng này. VD: Địa điểm lƣu giữ các vật dụng, hình thức đánh dấu vật dụng. Sắp xếp: Khẳng định đã loại đi các vật dụng không cần dùng. Nhiệm vụ các thành viên của tổ chức giờ đây là sắp xếp các vật dụng cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng.
Các lƣu ý khi sắp xếp: - Bố trí các đồ vật tuỳ theo tần số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao thì vật dụng càng phải đƣợc bố trí gần nơi làm việc, ngƣợc lại tần số sử dụng càng thấp thì bố trí càng xa nơi làm việc. - Khi sắp xếp có thể them các nhãn mác vào những vật dụng. Ví dụ: các vật dụng nào hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với với các vật dụng có tần số thấp.
- Khi đặt các vật dụng cần lƣu ý đến tƣ thế đặt sao cho thuận tiện trong quá trình sử dụng. - Thông báo quy tắc sắp xếp các vật dụng để các thành viên biết đƣợc vật dụng nào đƣợc lƣu trữ ở đâu. Sạch sẽ: Sạch sẽ ở đây mang ý nghĩa là kiểm tra. Phƣơng châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trƣờng làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh.
Để thực hiện nội dung này cần phải phát động phong trào. Ví dụ: phong trào làm vệ sinh 3-5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc. Mọi ngƣời cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trƣờng xung quanh nơi làm việc, những ngƣời làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để tự mỗi cá nhân đó phụ trách. Săn sóc: Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc.
Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S nhƣ một yêu cầu đối với mội thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 ngƣời tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thƣờng xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ. Sẵn sàng: Sẵn sàng ở đây có nghĩa là tạo dựng thói quen để thực hiện 5S. Ở đây , tổ chức phải làm cho các nhân viên tin rằng việc thực hiện 5S nhƣ là một hệ thống.
Để làm đƣợc điều đó, tổ chức cần phải thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc nhƣ là ngôi nhà thứ hai của mình. Lịch sử phát triển của 5S Tại Nhật Bản. Mô hình 5S đƣợc áp dụng qua nhiều năm với ý nghĩa chủ yếu là sàng lọc nhằm có thể hỗ trợ cho các hoạt động an toàn, chất lƣợng, hiệu suất và môi trƣờng. Năm 1986, mô hình 5S lần đầu tiên lần đầu tiên đƣợc xuất bản thành sách, từ đó 5S đƣợc biết đến với một ý nghĩa đầy đủ và trọn vẹn hơn.
Bao gồm: SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng). Từ đó, 5S đƣợc các công ty thực hành và phổ biến rộng rãi hơn. 5S đƣợc bắt đầu áp dụng tại một công ty mẫu trong Dự án năng suất JICA vào năm 1986. Hiện nay đã trở thành một hoạt động mang tính rộng rãi và đạt tới cấp độ cao ở nhiều tổ chức.
Tại Việt Nam. 5S đƣợc áp dụng thành công tại các tỉnh thành: Hà Nội, Quy Nhơn, thành phố Hồ Chí Minh ở nhiều ngành khác nhau: Y tế, khách sạn, hay một số ngành nhƣ sản xuất lắp ráp…[7] LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. 5S thông thƣờng và 5s thực tiễn. Bảng 1: SO SÁNH 5S THÔNG THƢỜNG VÀ 5S THỰC TIỄN NỘI DUNG STT 5S 5S thông thƣờng 5S thực tiễn (Giai đoạn 1) (Giai đoạn 2) Lọc ra và dời đi Lọc ra những vật những vật không 1 Seiri không cần thiết cần thiết khỏi nơi và loại bỏ chúng.
Sắp xếp những vật Sắp xếp để dùng, dụng cần thiết sao luôn trong điều 2 Seiton cho thuận tiện cho kiện tốt để sẵn sàng việc sử dụng. và bảo đảm an toàn. Làm sạch mà không Dọn dẹp sạch sẽ tại hƣ hại vật dụng, 3 Seiso nơi làm việc. kiểm tra và sửa chữa nếu có lỗi.
Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ Ngăn ngừa bụi bẩn 4 Seiketsu sinh và sắp xếp nơi và duy trì vệ sinh ở làm việc gọn gàng mức cao. mọi lúc mọi nơi Hƣớng dẫn mọi Hƣớng dẫn mọi ngƣời tự giác tuân ngƣời tự giác tuân 5 Shitsuke theo nguyên tắc theo nguyên tắc giữ giữ gìn thật tốt tại gìn thật tốt tại nơi nơi làm việc. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Mối quan hệ giữa các thành phần trong 5S.
Hình 1: SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ CỦA 5S Seiri Seiketsu Shitsuke Seiton Seiso Nguồn: Hajime Suzuki. Global Consulting, Japan (2006) Các thành phần trong mô hình 5S có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Seiri làm tiền đề để có thể thực hiện các bƣớc tiếp theo. Việc kết hợp thực hiện Shitsuke và Seiketsu nhằm tạo ra một thói quen thực hiện 5S trong công ty và cải tiến nó lên một tầm cao mới.
Mục tiêu chung của 5S.[3] Việc áp dụng mô hình 5S trong công ty là tiền đề để thực hiện các chƣơng trình cải tiến chất lƣợng trong công ty. Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng, đối thủ cạnh tranh và chính đội ngũ nhân viên công ty. Xây dựng tinh thần đồng đội, tăng hiệu quả làm việc nhóm giữa mọi ngƣời. Phát triển vai trò lãnh đạo và quản lý của đội ngũ cán bộ.
Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu tối đa thời gian trong quá trình tìm kiếm, chuẩn bị và tiến hành công việc. Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hoá trong kho. Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ có quy trình kiểm tra Seiso. An toàn trong quá trình lao động đƣợc nâng cao.
Giảm chi phí. Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Việc tạo ra giá trị và nhận thức sự lãng phí.
Bất cứ hoạt động nào không cần thiết và không tạo ra thêm giá trị gia tăng cho khách hàng đều đƣợc coi nhƣ sự lãng phí. Khách hàng là ngƣời quyết định giá trị của sản phẩm, nếu họ không muốn chi trả cho phần nào hay tính năng, giá trị nào của sản phẩm thì đó chính là lãng phí. Các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (value - added activities): là bất kỳ phần nào của quy trình sản xuất mà giúp nâng cao giá trị sản phẩm cho khách hàng. Các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (nonvalue - added activities): là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hóa vật tƣ thành sản phẩm mà khách hàng mong muốn.
Những phần làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều đƣợc xem là không tạo ra giá trị tăng thêm. Theo một cách nhìn khác, lãng phí là bất kỳ vật tƣ hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua. Ví dụ nhƣ thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu cũng đƣợc xem là lãng phí vì chúng có thể đƣợc loại trừ trong trƣờng hợp quy trình sản xuất đƣợc cải thiện để loại bỏ các khuyết tật. Các hoạt động cần thiết nhƣng không tạo ra giá trị tăng thêm (necessary nonvalue - added avtivities): là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhƣng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm.
Dạng lãng phí này có thể đƣợc loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong khoảng thời gian ngắn. Chẳng hạn nhƣ mức tồn kho cao đƣợc yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần đƣợc giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn. Taiichi Ohno, phó chủ tịch Toyota đã đƣa ra 7 loại lãng phí: - Sản xuất dƣ thừa (Overproduction)” - sản xuất nhiều hơn hoặc sớm hơn cả khi khách hàng yêu cầu, bất kỳ loại tồn kho nào đều là lãng phí. - Sự chờ đợi (Queues) - “thời gian chết” - thời gian chờ đến công đoạn tiếp theo, cất trữ đều là lãng phí vì nó không gia tăng giá trị.