CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TIẾP QUỸ TẬP TRUNG 1. Khái niệm tiếp quỹ tập trung Tiếp quỹ tập trung được hiểu là các hoạt động thu và chi bằng tiền mặt của các cơ quan nhà nước để đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ mà Nhà nước giao phó. Như vậy, bản chất hoạt động tiếp quỹ tập trung là hoạt động thu chi tiền mặt. Mọi khoản thu, chi tiền mặt phải căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Chứng từ của ngày nào phải thực hiện thu, chi ngay trong ngày đó, đồng thời phải ghi chính xác, kịp thời vào các sổ nghiệp vụ. Chứng từ thu, chi tiền mặt phải qua kiểm soát và được chuyển đến bộ phận thu, chi tiền bằng đường nội bộ.Việc ghi sổ nghiệp vụ phải tuân thủ khi chi ghi trước, khi thu ghi sau. Trước khi thu, chi tiền mặt phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; khi thu, chi phải kiểm đếm chính xác. Khách hàng nộp tiền mặt phải chứng kiến việc kiểm đếm.
Trường hợp khách hàng nộp tiền nhưng việc kiểm đếm, giao nhận chưa hoàn thành do hết giờ làm việc, nếu khách hàng có nhu cầu gửi tiền tại kho tiền của kho quỹ thì tự niêm phong bao, hòm tiền trước sự chứng kiến của Ban Quản lý kho và làm thủ tục gửi kho theo bao, hòm niêm phong. Khách hàng khi nhận tiền mặt phải xuất trình giấy chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân, ghi rõ họ tên và ký trên chứng từ, bảng kê chi tiền đồng thời kiểm đếm, xác nhận đã nhận đủ tiền trước khi rời khỏi quầy giao dịch của Kho quỹ. Trước khi chi tiền cho khách hàng, nếu bó tiền còn nguyên niêm phong thì nhân viên tiếp quỹ chi tiền phải xé, bỏ niêm phong và giao cho khách hàng kiểm đếm. Trên chứng từ và bảng kê thu, chi (hoặc biên bản giao, nhận) phải có đủ chữ ký theo quy định.
Kho quỹ không chịu trách nhiệm đền bù số tiền mặt 5 nếu thiếu, mất khi khách hàng đã ký tên trên chứng từ kế toán và bảng kê sau khi rời khỏi quầy giao dịch. Không thu vào quỹ các loại tiền khách hàng đem nộp như tiền giả, tiền nghi giả, tiên mẫu, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông có tính chất phá hoại. Nếu phát hiện các loại tiền như trên, nhân viên tiếp quỹ thu tiền lập biên bản, giữ hiện vật và xử lý theo quy định. Các hình thức tiếp quỹ tập trung - Nộp – Lĩnh tiền mặt giữa Trung tâm và Ngân hàng nhà nước - Giao nhận tiền mặt, tài sản giữa trung tâm với các đơn vị thuộc BIDV - Nộp/lĩnh tiền mặt giữa Trung tâm với các TCTD/QTK trên địa bàn - Quản lý và tiếp quỹ các máy giao dịch tự động ( ATM ) 1.
Quy trình tiếp quỹ tập trung Tiếp quỹ tập trung trong các cơ quan, đơn vị được tiến hành theo chu trình bao gồm ba bước: bắt đầu từ việc quản lý việc lập dự toán tiếp quỹ tập trung, sau đó là quản lý việc chấp hành dự toán và cuối cùng là việc quyết toán tiếp quỹ tập trung. - Lập dự toán Lập dự toán tiếp quỹ tập trung trong mỗi cơ quan, đơn vị là khâu mở đường quan trọng mang ý nghĩa quyết định đến toán bộ quá trình quản lý quỹ tập trung trong tổ chức. Bởi nó là cơ sở thực hiện và dẫn dắt toàn bộ quá trình thực hiện quản lý quỹ tập trung sau này của cơ quan, đơn vị. Hàng năm, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ tài chính và hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên; căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao; căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và dự kiến cho năm kế hoạch; căn cứ vào các định mức, chế độ chi tiêu hiện hành của nhà nước quy định cơ quan, đơn vị lập dự toán thu và dự toán chi theo đúng chế độ quy định.
- Thực hiện dự toán 6 Trong quá trình thực hiện dự toán, các cơ quan, đơn vị tuyệt đối chấp hành dự toán thu chi hàng năm đã được duyệt theo chế độ chính sách của Nhà nước và toàn bộ các khoản thu chi trên thực tế phải được căn cứ trên các văn bản quy định pháp luật có liên quan và dựa trên cơ sở cân đối giữa thu và chi. Các cơ quan, đơn vị phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi qua kho bạc nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc NSNN và được mở tài khoản tại ngân hàng hoặc tại kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu thi của các hoạt động khác của đơn vị như hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ. - Quyết toán Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tiếp quỹ tập trung của các cơ quan, đơn vị. Cuối quý, cuối năm các cơ quan, đơn vị phải tiến hành lập báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán thu chi về tình hình sử dụng nguồn tài chính để gửi đến các cơ quan chức năng theo quy định.
Báo cáo quyết toán ngân sách của các cơ quan, đơn vị phản ánh tổng hợp tính hình thu chi và kết quả sử dụng nguồn lực quỹ tập trung tại cơ quan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin tài chính của đơn vị giúp cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của cơ quan, đơn vị. Quản lý rủi ro tiếp quỹ tập trung 1. Khái niệm rủi ro trong tiếp quỹ tập trung Có nhiều định nghĩa khác nhau về rủi ro nhưng cùng đề cập đến hai đặc điểm cơ bản của rủi ro, đó là: sự không chắc chắn có thể đo lường được và là khả năng xảy ra kết quả không mong muốn. Trong các khả năng xảy ra, có ít nhất một khả năng đưa đến kết quả bất lợi so với dự tính.
Trong hoạt động ngân hàng, tiếp quỹ là hoạt động nghiệp vụ tiềm ẩn rủi ro rất lớn. Các thống kê và nghiên cứu cho thấy, rủi ro tiếp quỹ chiếm đến 70% trong tổng rủi ro hoạt động ngân hàng. Mặc dù hiện nay đã có sự chuyển dịch trong cơ cấu của ngân hàng, theo đó thu chi từ hoạt động tiếp quỹ có xu hướng giảm xuống và thu chi dịch vụ có xu hướng tăng lên nhưng thu nhập từ 7 tiếp quỹ vẫn chiếm từ 1/2 đến 2/3 thu chi ngân hàng. Kinh doanh ngân hàng là kinh doanh rủi ro, theo đuổi lợi nhuận với rủi ro chấp nhận được là bản chất ngân hàng.
Rủi ro tiếp quỹ là một trong những nguyên nhân chủ yếu gây tổn thất và ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng ngân hàng. Có nhiều định nghĩa khác nhau về rủi ro tiếp quỹ, trong đó khái niệm chung nhất là: Rủi ro trong tiếp quỹ tập trung là rủi ro gây ra tổn thất do các nguyên nhân như con người, sự không đầy đủ hoặc vận hành không tốt các quy trình, hệ thống; các sự kiện khách quan bên ngoài Cùng với rủi ro khác trong hoạt động của ngân hàng, rủi ro tiếp quỹ tập trung là một trong những rủi ro chủ yếu trong hoạt động tiếp quỹ diễn ra tại Trung tâm quản lý và dịch vụ kho quỹ của ngân hàng. Bản chất rủi ro trong tiếp quỹ tập trung Rủi ro luôn gắn liền với các hoạt động của ngân hàng thương mại.Trong tiếp quỹ tập trung rủi ro là thất thoát tài sản, tiền mặt. Tuy nhiên, không một nhà kinh doanh ngân hàng tài ba nào có thể dự đoán chính xác các vấn đề sẽ xảy ra.
Khả năng thất thoát tài sản, tiền mặt cỏ thể bị thay đổi theo nhiều nguyên nhân. Hơn nữa, nhiều cán bộ ngân hàng không có khả năng thực hiện phân tích yếu tố hình thành rủi ro thích đáng. Do vậy rủi ro trong tiếp quỹ tập trung là không thể tránh khỏi, là khách quan. Nó là kẻ thù trong kinh doanh, có thể đề phòng, hạn chế chứ không thể bài trừ.
Vì thế rủi ro dự kiến luôn được xác định trước trong chiến lược hoạt động chung của ngân hàng. Các nguyên nhân và dấu hiệu của rủi ro trong tiếp quỹ tập trung * Nguyên nhân của rủi ro trong tiếp quỹ tập trung: - Nguyên nhân chủ quan thuộc về Trung tâm, các đơn vị: Thứ nhất: Sự yếu kém của đội ngũ cán bộ tiếp quỹ. Sự yếu kém ở đây bao gồm cả về năng lực và phẩm chất đạo đức. Nếu một cán bộ tiếp quỹ non kém về trình độ, thiếu kiến thức, thiếu kinh nghiệm thì sẽ không có khả năng thẩm định và xử lý thông tin, đánh giá khách hàng thiếu chính xác, mức thu, 8 chi và kỳ hạn không phù hợp; dẫn đến chất lượng tiếp quỹ, rủi ro cao.
Ngoài ra, nếu cán bộ tiếp quỹ không tuân thủ theo đúng quy trình tiếp quỹ như giải ngân trước khi hoàn thành chứng từ hay không kiểm tra giám sát việc sử dụng quỹ thì việc mất quỹ rất dễ xảy ra. Hơn nữa, cán bộ tiếp quỹ mà phẩm chất đạo đức kém, không có tinh thần trách nhiệm, dễ bị cám dỗ thì sẽ gây thiệt hại rất lớn cho ngân hàng bằng cách tiếp quỹ chỉ dựa trên mối quan hệ với khách hàng, dựa trên lợi ích cá nhân mà bỏ qua những điều kiện và thủ tục cần thiết Thứ hai: Sự giám sát của các cấp quản lý trong ngân hàng là thiếu sát sao. Cán bộ tiếp quỹ cần có sự phê duyệt của lãnh đạo trước khi tiến hành tiếp quỹ. Vậy nên nếu cấp trên không có sự kiểm tra, đánh giá xem quyết định của cán bộ đã thực sự chính xác chưa thì nguy cơ rủi ro tiếp quỹ sẽ là rất cao.
Hơn nữa, sau khi tiếp quỹ rồi, cán bộ tiếp quỹ vẫn phải tiếp tục theo dõi khách hàng để sớm phát hiện ra dấu hiệu của những khoản quỹ có vấn đề. Tuy nhiên, việc theo dõi này đối với nhiều cán bộ chỉ mang tính hình thức. Do vậy, nếu các cấp quản lý không có sự giám sát đối với cán bộ tiếp quỹ, hoạt động của các cán bộ tiếp quỹ sẽ không hiệu quả, thậm chí dẫn đến những sai phạm đạo đức trong tiếp quỹ. Ngoài ra, các cơ quan cấp trên không quan tâm đến thực trạng tiếp quỹ của ngân hàng thì sẽ không có những chỉ đạo kịp thời để ngăn ngừa và xử lý rủi ro xảy ra.
Thứ ba: Ngân hàng chưa đa dạng hoá các danh mục tiếp quỹ. Một công cụ luôn được nhắc đến trong quản trị tiếp quỹ ở tất cả các ngân hàng trên thế giới là quản trị danh mục tiếp quỹ.