Giới thiệu dự án

Chuyển đổi phương thức đào tạo đại học từ niên chế sang học chế tín chỉ đặt người học vào vị trí trung tâm của hoạt động nghiên cứu độc lập. Theo các khảo sát giáo dục đại học, mô hình tín chỉ yêu cầu sinh viên dành từ 2 đến 3 giờ tự học, tự nghiên cứu cho mỗi giờ học lý thuyết trên lớp. Trong bối cảnh đó, hệ thống phòng tư liệu chuyên ngành tại các trường đại học đóng vai trò như một "giảng đường thứ hai", quyết định trực tiếp đến chất lượng nghiên cứu khoa học và đào tạo học thuật.

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN) sở hữu 14 khoa và 2 bộ môn trực thuộc, trong đó Khoa Lịch sử là một trong bốn khoa nền tảng được thành lập từ năm 1956 tại Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử nắm giữ khối tài liệu đồ sộ có giá trị học thuật cao, bao gồm di sản từ Đông Dương đại học, Thư viện Viễn Đông Bác Cổ (EFEO), Bảo tàng Lịch sử, cùng nhiều bộ sưu tập tài liệu Hán Nôm và tài liệu chép tay quý hiếm.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               HIỆN TRẠNG QUẢN TRỊ TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ                           |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  TỔNG QUY MÔ KHO:                                                                 |
|  - 5.000 cuốn Hán Nôm | 2.200 cuốn Lịch sử chép tay (LS-TL)                       |
|  - 2.726 tài liệu nội sinh (2.430 Khóa luận, 160 Luận án, 136 Luận văn)           |
|  - 2.000 sách tiếng Anh | 899 sách LSVN | 16 chuyên mục tạp chí khoa học          |
+------------------------------------------+----------------------------------------+
|             ĐIỂM NGHẼN                   |           HỆ QUẢ KỸ THUẬT              |
|  - Kho kín (Closed Stacks)               |  - Thời gian chờ mượn: 15-25 phút      |
|  - Tra cứu phích thủ công (10.000 phiếu) |  - Nguy cơ thất lạc/hỏng phích vật lý  |
|  - Cơ sở dữ liệu mới đạt 400 biểu ghi    |  - Độ phủ số hóa danh mục < 5%         |
|  - Nhân lực: 01 cán bộ kiêm nhiệm        |  - Quá tải vận hành & xử lý nghiệp vụ  |
+------------------------------------------+----------------------------------------+

Vấn đề cốt lõi đặt ra là sự xung đột giữa nhu cầu khai thác tài liệu chuyên ngành lịch sử ngày càng tăng của giảng viên, học viên, sinh viên và phương thức quản lý thông tin - thư viện truyền thống mang tính thủ công.

Mục tiêu cụ thể của dự án nghiên cứu:

  1. Khảo sát toàn diện cơ cấu vốn tài liệu, cơ sở vật chất và nhu cầu tin của 200 người dùng tin tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử.
  2. Chuẩn hóa quy trình xử lý hình thức theo tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description) và xử lý nội dung theo khung phân loại DDC (Dewey Decimal Classification).
  3. Đẩy mạnh tin học hóa hoạt động quản trị tư liệu thông qua triển khai phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISIS for Windows (WINISIS).
  4. Thiết lập hệ thống ký hiệu xếp giá (KHXG) chuyên biệt và xây dựng quy chế lưu thông, bảo quản tài liệu quý hiếm.

Giải pháp được lựa chọn là mô hình quản trị tư liệu tích hợp: kết hợp số hóa danh mục dữ liệu thư mục trên nền tảng WINISIS với tối ưu hóa quy trình dịch vụ bạn đọc và phân loại tài liệu khoa học. Mô hình này giúp nâng cao độ chính xác trong tra cứu, bảo tồn tài liệu vật lý xuống cấp và rút ngắn thời gian tiếp cận thông tin.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ vốn tài liệu truyền thống và tài liệu xám hiện có tại 3 phòng chức năng (~90m²) của Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử, dữ liệu khảo sát từ tháng 09/2009 đến tháng 05/2010. Dự án chưa mở rộng sang việc scan toàn văn (Full-text digitization) hay triển khai cổng tra cứu trực tuyến qua Internet (Web OPAC).

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Khảo sát phương thức quản lý thông tin tại các cơ quan tài liệu chuyên ngành cho thấy sự phân hóa rõ rệt giữa các giải pháp:

Tiêu chí kỹ thuật Mục lục phích truyền thống (Thủ công) Hệ thống WINISIS (Dự án áp dụng) Hệ thống ILS tích hợp (Koha/Kipos)
Chi phí bản quyền/triển khai Thấp (giấy, tủ phích) Miễn phí (UNESCO tài trợ) Cao (máy chủ, phí bảo trì)
Cấu hình phần cứng tối thiểu Không yêu cầu 01 PC cấu hình cơ bản, Windows OS Máy chủ chuyên dụng, hạ tầng mạng LAN/Web
Tốc độ tra cứu truy xuất Chậm (5-15 phút/lần tra) Nhanh (< 1 giây qua tệp đảo) Nhanh (< 1 giây qua giao diện web)
Tính linh hoạt trường dữ liệu Kém (phiếu in cố định) Rất cao (định nghĩa FDT tùy biến) Chuẩn hóa theo MARC21
Khả năng đào tạo nhân sự Đơn giản Dễ tiếp cận cho cán bộ TT-TV Phức tạp, cần chuyên viên CNTT

Yêu cầu người dùng được phân loại theo mô hình MoSCoW:

  • Must have: CSDL điện tử cho tài liệu xám (luận văn, khóa luận, luận án); hệ thống ký hiệu xếp giá đồng bộ; quy trình phân loại DDC chuẩn xác.
  • Should have: Biểu thức tìm tin đa tiêu chí (tác giả, từ khóa, nhan đề, năm xuất bản); giao diện tra cứu có trợ giúp cho bạn đọc.
  • Could have: Thư mục chuyên đề in định kỳ; quy chế mượn chuyên biệt cho hệ chất lượng cao.
  • Won't have (giai đoạn này): Đọc tài liệu toàn văn trực tuyến; mượn trả tự động qua mã vạch.

Thách thức kỹ thuật lớn nhất nằm ở tính không đồng nhất của dữ liệu nguồn: tài liệu đa ngôn ngữ (Việt, Hán Nôm, Anh, Pháp, Nga), chất liệu tài liệu cổ xuống cấp nhanh chóng dưới tác động của khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, và hạn chế về tài nguyên máy trạm (chỉ có 01 máy tính kết nối mạng).

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc hệ thống quản trị tư liệu CDS/ISIS dựa trên cơ chế tệp dữ liệu văn bản có cấu trúc:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               KIẾN TRÚC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CSDL CDS/ISIS (WINISIS)                 |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                                                                                   |
|  [DỮ LIỆU ĐẦU VÀO] ---> [BẢNG ĐỊNH NGHĨA TRƯỜNG (FDT)] ---> [MẪU NHẬP TIN (FMT)]  |
|                                                                    |              |
|                                                                    v              |
|  [TỆP CHÍNH (Master File .MST)] <------------------------ [BIỂU GHI THƯ MỤC]     |
|             |                                                                     |
|             v                                                                     |
|  [BẢNG CHỌN TRƯỜNG (FST)] ---> [BỘ TẠO TỆP ĐẢO] ---> [TỆP ĐẢO TRUY TÌM (.CNT/.IFP)]|
|                                                                    |              |
|                                                                    v              |
|  [NGƯỜI DÙNG TIN] <--- [ĐỊNH DẠNG HIỂN THỊ (PFT)] <--- [BỘ XỬ LÝ TRUY VẤN BOOLEAN] |
|                                                                                   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Cấu trúc từ điển dữ liệu thư mục được thiết kế tương thích chuẩn ISBD:

Tag Tên trường dữ liệu Kiểu dữ liệu Kỹ thuật lập chỉ mục FST Mục đích tra cứu
V100 Tác giả chính Chuỗi ký tự Kỹ thuật 0 (Toàn bộ dòng) Tra cứu theo tên tác giả
V200 Nhan đề chính / Phụ chú Văn bản Kỹ thuật 4 (Từng từ) Tra cứu theo từ khóa nhan đề
V300 Thông tin xuất bản (NXB, năm) Cấu trúc Kỹ thuật 0 (Toàn bộ dòng) Lọc tài liệu theo thời gian
V400 Ký hiệu xếp giá (KHXG) Mã định danh Kỹ thuật 0 (Toàn bộ dòng) Định vị vật lý trong kho
V500 Từ khóa chủ đề (Keywords) Danh sách từ Kỹ thuật 2 (Phân cách <...>) Truy xuất chủ đề chuyên sâu
V600 Chỉ số phân loại DDC Ký số thập phân Kỹ thuật 0 (Toàn bộ dòng) Gom nhóm tri thức môn loại

Hệ thống bảo mật dữ liệu áp dụng cơ chế sao lưu tự động định kỳ các tệp .MST và .XRF ra ổ lưu trữ ngoài, đồng thời phân quyền truy cập: cán bộ quản trị có quyền ghi/sửa/xóa, người dùng tin chỉ có quyền đọc/truy vấn qua module tra cứu.

Methodology

Dự án áp dụng phương pháp triển khai theo từng pha cuốn chiếu:

  1. Pha 1 (Tháng 09/2009 - 11/2009): Khảo sát thực địa, phát phiếu điều tra xã hội học (210 phiếu phát ra, thu về 200 phiếu hợp lệ), phân loại và thống kê kho sách.
  2. Pha 2 (Tháng 12/2009 - 02/2010): Thiết kế FDT/FST/PFT trên CDS/ISIS, chuẩn hóa bảng ký hiệu xếp giá, thí điểm nhập 400 biểu ghi đầu tiên (160 Luận văn, 150 Khóa luận, 90 Sách Lịch sử Việt Nam).
  3. Pha 3 (Tháng 03/2010 - 05/2010): Đánh giá hiệu năng tìm kiếm, hoàn thiện quy định mượn đọc, biên soạn hướng dẫn tra cứu cho bạn đọc.

Đánh giá rủi ro hệ thống:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        MA TRẬN QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN                              |
+----------------------+------------+------------+----------------------------------+
| RỦI RO               | XÁC SUẤT   | MỨC ĐỘ     | GIẢI PHÁP GIẢM THIỂU             |
+----------------------+------------+------------+----------------------------------+
| Hỏng hóc tệp dữ liệu | Trung bình | Cao        | Backup hàng ngày tệp .MST/.IFP   |
| Sai lệch chỉ số DDC  | Thấp       | Trung bình | Xây dựng sổ tay tra cứu DDC chuẩn|
| Xuống cấp tư liệu cổ | Cao        | Nghiêm trọng| Đưa vào tủ khóa, cấm photocopy,  |
|                      |            |            | giới hạn đọc tại chỗ             |
+----------------------+------------+------------+----------------------------------+

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình số hóa và xử lý nghiệp vụ được thực thi qua chuỗi 4 công đoạn chuẩn hóa:

+------------------+     +------------------+     +------------------+     +------------------+
| ĐĂNG KÝ VẬT LÝ   | --> | MÔ TẢ HÌNH THỨC  | --> | XỬ LÝ NỘI DUNG   | --> | NHẬP TIN CSDL    |
| - Vào sổ cá biệt |     | - Áp dụng ISBD   |     | - Định DDC 10 lớp|     | - Nhập vào WINISIS|
| - Đóng dấu trang |     | - Gán nhãn KHXG  |     | - Trích từ khóa  |     | - Tạo tệp đảo    |
|   tên sách và 17 |     |   (Bảng 5)       |     |   chuyên ngành   |     | - Kiểm tra PFT   |
+------------------+     +------------------+     +------------------+     +------------------+

Mã định dạng hiển thị phiếu thư mục (Print Format Table - PFT) chuẩn hóa trong CDS/ISIS:

/* Định dạng hiển thị ISBD chuẩn trên màn hình tra cứu WINISIS */
V400, " - ", V100, ". ", /
V200, " / ", V100, " ; ", V110, ".- ", 
V300^a, " : ", V300^b, ", ", V300^c, ".- ", 
V350, " tr. ; ", V360, " cm.", /
"Từ khóa: ", (V500, "; "), /
"Chỉ số DDC: ", V600, /

Cú pháp truy vấn Boolean được chuẩn hóa để tối ưu hóa khả năng truy tìm thông tin của người dùng tin:

# Biểu thức tìm kiếm kết hợp Tác giả VÀ Chủ đề:
(V100 : 'Phung Huu Phu') * (V500 : 'Lich su Viet Nam')

# Biểu thức tìm kiếm luận văn theo năm và chuyên ngành:
(V400 : 'LV-ThS') * (V300 : '2008') * (V500 : 'Khao co hoc')

Hệ thống Ký hiệu xếp giá (KHXG) được mã hóa nhất quán để phân loại và định vị sách trong kho:

  • CLC-V: Sách chất lượng cao Lịch sử chung
  • KCH-V: Chuyên ngành Khảo cổ học
  • KL-CN: Khóa luận tốt nghiệp cử nhân
  • LA-TS: Luận án tiến sĩ
  • LS-TL: Tài liệu lịch sử chép tay quý hiếm
  • LV-ThS: Luận văn thạc sĩ
  • LSTG-H / LSTG-N / LSTG-A: Lịch sử thế giới tiếng Hán / Nga / Anh

Testing và validation

Khảo sát thực chứng được tiến hành trên mẫu $N = 200$ người dùng tin, phân bổ theo các nhóm đối tượng nghiên cứu:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               PHÂN BỐ ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT NGƯỜI DÙNG TIN (N = 200)                |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [========================================] Sinh viên: 145 người (72.5%)          |
|  [======] Học viên cao học: 26 người (13.0%)                                      |
|  [======] Cán bộ giảng dạy: 25 người (12.5%)                                      |
|  [=] Nghiên cứu sinh: 4 người (2.0%)                                              |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Đánh giá định lượng về hiệu năng của các công cụ tra cứu:

Hệ thống tra cứu Đánh giá "Dễ tra cứu" Đánh giá "Khó tra cứu" Đánh giá "Rất khó"
Mục lục điện tử (WINISIS) 90.0% 5.0% 5.0%
Mục lục phân loại (DDC) 65.0% 30.0% 5.0%
Mục lục chữ cái (Phích truyền thống) 60.0% 35.0% 5.0%

Thống kê lượt phục vụ bạn đọc từ tháng 09/2009 đến tháng 05/2010 đạt 1.200 lượt:

  • Sinh viên trong khoa: 900 lượt (75.0%)
  • Cán bộ giảng viên: 150 lượt (12.5%)
  • Học viên sau đại học: 100 lượt (8.3%)
  • Độc giả ngoài khoa: 50 lượt (4.2%)

Tỷ lệ sử dụng các hình thức dịch vụ tại Phòng Tư liệu:

  • Đọc tại chỗ: 100%
  • Mượn về nhà (áp dụng cho cán bộ và sinh viên chất lượng cao): 60%
  • Sao chụp tài liệu (photocopy theo yêu cầu): 50%

Kết quả đạt được

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               KẾT QUẢ TRIỂN KHAI DỰ ÁN SO VỚI MỤC TIÊU BAN ĐẦU                    |
+-----------------------------------+-----------------------+-----------------------+
| HẠNG MỤC MỤC TIÊU                 | KẾ HOẠCH ĐỀ RA        | KẾT QUẢ THỰC TẾ       |
+-----------------------------------+-----------------------+-----------------------+
| CSDL Luận văn Thạc sĩ             | 100% tài liệu hiện có | 160 biểu ghi (100%)   |
| CSDL Khóa luận Tốt nghiệp         | Toàn bộ K47 - K50     | 150 biểu ghi (Đạt)    |
| CSDL Sách Lịch sử Việt Nam        | Thí điểm số hóa       | 90 biểu ghi (Đạt)     |
| Tốc độ tìm kiếm tài liệu          | Dưới 2 phút           | ~15 - 30 giây         |
| Tỷ lệ hài lòng với tra cứu số     | Trên 80%              | 90.0%                 |
| Hệ thống KHXG chuẩn hóa           | 100% kho tài liệu     | Hoàn tất 13 mã KHXG   |
+-----------------------------------+-----------------------+-----------------------+

Đổi mới và đóng góp

  1. Chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu thư mục chuyên ngành: Chuyển đổi toàn bộ quy trình mô tả thủ công sang áp dụng chuẩn quốc tế ISBD kết hợp phân loại DDC (10 lớp môn loại từ 000 đến 900). Việc này tạo cơ sở đồng bộ hóa dữ liệu với Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN.
  2. Thiết lập hệ thống Ký hiệu xếp giá chuyên biệt (KHXG): Xây dựng hệ thống phân loại kết hợp chữ viết tắt thể loại ngôn ngữ/chuyên ngành với số đăng ký cá biệt, giúp giảm thiểu 60% thời gian định vị vị trí sách trên giá gỗ và tủ tài liệu chuyên dụng.
  3. Số hóa quản trị nguồn tài nguyên nội sinh (Grey Literature): Xử lý khoa học 2.726 tài liệu nghiên cứu chưa xuất bản (2.430 khóa luận, 160 luận án, 136 luận văn), đưa 400 biểu ghi vào CSDL điện tử, ngăn chặn nguy cơ trùng lặp đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên và học viên cao học.
  4. Quy trình bảo tồn tài liệu quý hiếm phân tầng: Phân định ranh giới khai thác nghiêm ngặt đối với 2.200 bản sách chép tay (LS-TL) và 5.000 cuốn Hán Nôm: cấm tuyệt đối việc photocopy cơ học gây tổn hại cấu trúc giấy cổ, chuyển sang chế độ đọc có giám sát tại chỗ.
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               SO SÁNH CÁC CHỈ SỐ HOẠT ĐỘNG TRƯỚC VÀ SAU ĐỔI MỚI                  |
+-----------------------------------+-----------------------+-----------------------+
| CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG                   | PHƯƠNG THỨC CŨ        | SAU KHI CẢI TIẾN      |
+-----------------------------------+-----------------------+-----------------------+
| Thời gian tra tìm danh mục        | 10 - 20 phút/tài liệu | 15 - 30 giây (WINISIS)|
| Khả năng tìm kiếm giao thoa       | Không thể (chỉ 1 phích)| Đa tiêu chí (Boolean) |
| Tỷ lệ bạn đọc tiếp cận CSDL       | 0% (Hoàn toàn thủ công)| Phục vụ 100% cán bộ   |
| Mức độ hư hại tài liệu quý        | Cao do photocopy tùy tiện | Kiểm soát 100% kho kín |
+-----------------------------------+-----------------------+-----------------------+

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản vận hành thực tế

  • Kịch bản 1 - Nghiên cứu sinh tìm tài liệu Lịch sử Đảng: Nghiên cứu sinh nhập biểu thức tìm kiếm LSĐ-V * 2005 trên WINISIS. Hệ thống lập tức hiển thị toàn bộ tài liệu chuyên ngành kèm số định danh vị trí giá tủ (ví dụ: LSD-V / CC: 6/2005). Cán bộ tư liệu rút sách từ tủ chuyên dụng trong vòng 60 giây.
  • Kịch bản 2 - Sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp: Sinh viên tra cứu danh mục in Khóa luận K47-K50 để kiểm tra các hướng nghiên cứu đã thực hiện, tránh trùng lặp phạm vi đề tài lịch sử địa phương hoặc lịch sử cận - hiện đại.

Yêu cầu triển khai hệ thống

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                       YÊU CẦU CẤU HÌNH VẬN HÀNH HỆ THỐNG                          |
+----------------------+------------------------------------------------------------+
| THÀNH PHẦN           | THÔNG SỐ KỸ THUẬT                                          |
+----------------------+------------------------------------------------------------+
| Phần cứng máy trạm   | CPU Intel Pentium IV 1.8GHz trở lên, RAM 512MB, HDD 80GB   |
| Môi trường phần mềm  | Hệ điều hành Windows XP / Vista / Windows 7                |
| Phần mềm ứng dụng    | UNESCO CDS/ISIS for Windows (WINISIS) v1.53                |
| Cơ sở vật chất kho   | 3 phòng (~30m²/phòng), 10 tủ gỗ có khóa, 10 giá sách 5 tầng|
| Thiết bị bảo quản    | 01 Máy điều hòa nhiệt độ, ẩm kế kiểm soát môi trường       |
+----------------------+------------------------------------------------------------+

Lộ trình nâng cấp và mở rộng

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               LỘ TRÌNH 4 BƯỚC MỞ RỘNG NĂNG LỰC HỆ THỐNG TƯ LIỆU                   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                                                                                   |
|  [GIAI ĐOẠN 1] Hoàn thiện 100% biểu ghi số hóa cho 2.726 tài liệu nội sinh        |
|         |                                                                         |
|         v                                                                         |
|  [GIAI ĐOẠN 2] Chuyển đổi định dạng dữ liệu WINISIS sang chuẩn biên mục MARC21    |
|         |                                                                         |
|         v                                                                         |
|  [GIAI ĐOẠN 3] Triển khai máy trạm tra cứu OPAC dành riêng cho sinh viên tại chỗ  |
|         |                                                                         |
|         v                                                                         |
|  [GIAI ĐOẠN 4] Tích hợp CSDL Khoa vào hệ sinh thái thư viện số chung của ĐHQGHN   |
|                                                                                   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật và tài nguyên

  • Phạm vi số hóa danh mục: Hệ thống mới chỉ lưu trữ 400 biểu ghi điện tử trên tổng số hàng chục nghìn tư liệu của Khoa (đạt tỷ lệ dưới 5% tổng dung lượng kho).
  • Hạn chế phần cứng: Chỉ có duy nhất 01 máy vi tính dùng chung cho cả công tác nghiệp vụ nội bộ lẫn tra cứu hỗ trợ, khiến sinh viên chưa thể trực tiếp thao tác tra cứu trên máy tính mà vẫn phải phụ thuộc vào cán bộ tư liệu.
  • Hạn chế phần mềm WINISIS: Khả năng xử lý tính toán số liệu thống kê tự động còn yếu; chưa hỗ trợ giao diện tương tác hỏi đáp trực tuyến hoặc hướng dẫn cú pháp logic trực quan cho người dùng mới.
  • Áp lực nhân sự: Phòng chỉ có 01 cán bộ chuyên trách có trình độ cử nhân Thông tin - Thư viện nhưng phải kiêm nhiệm vị trí trợ lý đào tạo sau đại học, tạo ra sự quá tải trong các khâu xử lý nội dung chuyên sâu (tóm tắt tài liệu chưa thể triển khai).

Định hướng nghiên cứu và phát triển

  • Ứng dụng công nghệ quét quang học (OCR) và số hóa quét hình ảnh chất lượng cao đối với 2.200 đầu mục tài liệu chép tay (LS-TL) nhằm bảo tồn vĩnh viễn nội dung gốc dưới dạng tài liệu điện tử (Digital Archives).
  • Chuyển đổi mô hình CSDL từ CDS/ISIS sang hệ quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở (như Koha) hỗ trợ giao thức Z39.50 và chuẩn MARC21.
  • Xây dựng cổng tra cứu tài liệu thư mục trực tuyến (Web-based OPAC), cho phép cán bộ và sinh viên Khoa Lịch sử tra cứu tài liệu từ xa trước khi đến mượn trực tiếp.
  • Mở rộng các lớp đào tạo kỹ năng thông tin (Information Literacy) định kỳ hàng năm cho sinh viên năm thứ nhất nhằm nâng cao khả năng khai thác hệ thống phân loại DDC và CSDL điện tử.

Đối tượng hưởng lợi

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        MA TRẬN GIÁ TRỊ HƯỞNG LỢI                                  |
+--------------------+------------------------------------+-------------------------+
| NHÓM ĐỐI TƯỢNG     | GIÁ TRỊ HỌC THUẬT & THỰC TIỄN      | ĐỊNH LƯỢNG LỢI ÍCH      |
+--------------------+------------------------------------+-------------------------+
| Sinh viên          | - Tra cứu tài liệu học phần nhanh  | Giảm 60% thời gian tìm  |
| (72.5% bạn đọc)    | - Tiếp cận 2.430 khóa luận mẫu     | tài liệu tham khảo      |
|                    | - Sử dụng tài liệu chuyên ngành    |                         |
+--------------------+------------------------------------+-------------------------+
| Cán bộ giảng dạy   | - Khai thác tài liệu nguồn quý hiếm| Tiếp cận nguồn tư liệu  |
| (12.5% bạn đọc)    | - Định hướng chuyên đề nghiên cứu  | Hán Nôm & sách nước     |
|                    | - Cung cấp học liệu cho sinh viên  | ngoài không qua trung gian|
+--------------------+------------------------------------+-------------------------+
| Học viên SĐH & NCS | - Rà soát khoảng trống học thuật   | Tránh trùng lặp 100%    |
| (15.0% bạn đọc)    | - Tiếp cận 296 luận văn, luận án   | các đề tài đã bảo vệ    |
|                    | - Nguồn sử liệu gốc cho công trình |                         |
+--------------------+------------------------------------+-------------------------+
| Cán bộ quản lý     | - Quản lý tài sản tài liệu chặt chẽ| Giảm thiểu thất thoát,  |
| tư liệu            | - Tối ưu hóa không gian kho chứa   | bảo quản tư liệu cổ     |
|                    | - Nâng cao năng suất lao động      | đạt chuẩn khoa học      |
+--------------------+------------------------------------+-------------------------+

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai phần mềm CDS/ISIS for Windows tại phòng tư liệu là gì?

Hệ thống yêu cầu máy tính chạy hệ điều hành Windows (Windows 98/2000/XP/Vista/7), bộ nhớ RAM tối thiểu 512MB, ổ cứng trống từ 100MB cho phần mềm và tệp CSDL. Giao diện yêu cầu cài đặt bộ font chữ TCVN3 hoặc Unicode phù hợp để hiển thị chính xác tiếng Việt có dấu.

2. CDS/ISIS có đáp ứng được việc mở rộng dung lượng dữ liệu lên hàng trăm nghìn biểu ghi không?

CDS/ISIS hỗ trợ tạo lập không giới hạn số lượng cơ sở dữ liệu. Mỗi CSDL có thể chứa tối đa 16 triệu biểu ghi với kích thước tệp Master File lên đến 500MB. Cấu trúc tệp đảo (.IFP, .CNT) cho phép truy vấn dữ liệu theo thời gian thực với độ trễ dưới 1 giây ngay cả khi dung lượng biểu ghi mở rộng.

3. Làm thế nào để đồng bộ dữ liệu từ WINISIS sang các phần mềm quản trị thư viện hiện đại sau này?

Dữ liệu trong CDS/ISIS được xuất ra chuẩn trao đổi quốc tế ISO 2709. Hầu hết các hệ quản trị thư viện tích hợp hiện đại (như Koha, DSpace, PMB) đều tích hợp sẵn bộ chuyển đổi dữ liệu từ ISO 2709 sang chuẩn MARC21 hoặc Dublin Core, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi nâng cấp hệ thống.

4. Quy trình bảo quản tài liệu chép tay (LS-TL) và tài liệu Hán Nôm được quy định thế nào?

2.200 cuốn sách chép tay và 5.000 cuốn Hán Nôm được lưu trữ trong tủ gỗ chuyên dụng có khóa tại phòng riêng. Tài liệu được kiểm soát nhiệt độ bằng điều hòa, định kỳ vệ sinh chống ẩm mốc và mối mọt. Tuyệt đối không cho mượn về nhà hoặc photocopy; người dùng chỉ được đọc trực tiếp tại chỗ dưới sự giám sát của thủ thư.

5. Chi phí đầu tư và thời gian hoàn vốn (ROI) của giải pháp tin học hóa này được tính toán ra sao?

Giải pháp tận dụng phần mềm miễn phí CDS/ISIS do UNESCO tài trợ và trang thiết bị phần cứng sẵn có của Khoa, do đó chi phí đầu tư trực tiếp gần như bằng không (0 VNĐ phí bản quyền). Hiệu quả đầu tư (ROI) thể hiện qua việc tiết kiệm hàng trăm giờ lao động nghiệp vụ mỗi năm, nâng cao 90% mức độ hài lòng của 1.200 lượt bạn đọc và bảo tồn an toàn khối tài sản học thuật có giá trị lịch sử vô giá.

Kết luận

Dự án nghiên cứu đã đánh giá toàn diện hiện trạng hoạt động và triển khai thành công mô hình chuẩn hóa, tin học hóa tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN). Thông qua việc thiết lập hệ thống CSDL thư mục trên nền tảng CDS/ISIS, chuẩn hóa mô tả tài liệu ISBD, phân loại DDC và ban hành khung ký hiệu xếp giá chuyên dụng, nghiên cứu đã giải quyết căn bản các điểm nghẽn trong công tác quản lý tư liệu truyền thống.

Kết quả triển khai 400 biểu ghi số hóa ban đầu cho các tài liệu nội sinh và sách chuyên ngành đã chứng minh tính khả thi, nâng tỷ lệ người dùng đánh giá dễ dàng tra cứu lên 90.0%, đồng thời tối ưu hóa công tác phục vụ hơn 1.200 lượt độc giả. Đây là tiền đề khoa học và thực tiễn vững chắc để Khoa Lịch sử tiếp tục mở rộng quy mô số hóa, tiến tới xây dựng thư viện điện tử chuyên ngành tích hợp hoàn chỉnh trong mạng lưới thông tin - thư viện của Đại học Quốc gia Hà Nội.