Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm về hiệu quả Hiệu quả là khái niệm được dùng phổ biến trong đời sống kinh tế, xã hội và nhận thức của con người. Hiệu quả là phạm trù kinh tế - xã hội khách quan, là thước đo quan trọng để đánh giá hoạt động của các chủ thể.
Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất mà các chủ thể muốn đạt được. Việc nâng cao hiệu quả là một đòi hỏi khách quan của các chủ thể, hiệu quả là phạm trù thể hiện mối tương quan giữa kết quả thu được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.Hiệu quả là thuật ngữ dùng để chỉ các kết quả hoạt động của các sự vật hiện tượng. Theo từ điển Cambridge: “Hiệu quả là khả năng thành công hoặc sản xuất ra những kết quả mong muốn” [39]. Hiệu quả được gắn với sự thành công và những kết quả đạt được của các sự vật, hiện tượng trong đời sống kinh tế - xã hội của con người.
Theo từ điển Bách khoa toàn thư mở Wikipedia “Hiệu quả là khả năng tạo ra kết quả mong muốn hoặc khả năng sản xuất ra sản lượng mong muốn. Khi cái gì đó được coi là có hiệu quả, nó có nghĩa là nó có một kết quả mong muốn hoặc mong đợi, hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc, sinh động” [32]. Từ điển Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính của Đoàn Trọng Truyến cho rằng Hiệu quả là kết quả thực hiện mọi chủ trương chính sách được xác định bằng sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí (về lao động, vật tư, tài chính.); kết quả đó thì tối đa, chi phí thì tối thiểu. Hiệu quả là một chi tiêu quan trọng trong hoạt động kinh tế, trong kinh doanh, thể hiện ở lợi nhận, ở thu nhập trên một đồng vốn đầu tư hay vốn sản xuất - kinh doanh.
Nhưng không thể xét 10 đơn thuận hiệu quả kinh tế về lợi nhuận, mà phải xét hiệu quả kinh tế - xã hội [8.115] Hiệu quả theo nghĩa chung nhất là “kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm vụ nhất định. Hiệu quả là kết quả như yêu cầu của một việc làm mang lại”. Một công việc được coi là hiệu qủa khi mà kết quả, sản phẩm nó tạo ra như người thực hiện mong muốn, xứng đáng với công sức, chi phí bỏ ra trong cả quá trình tiến hành công việc đó. Hiệu quả còn được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để sản sinh ra các kết quả đầu ra cao hơn.
Dưới góc độ thông tin, hiệu quả được hiểu là kết quả thông tin đạt được theo yêu cầu trong một khoảng không gian, thời gian, công sức và nguồn lực cụ thể. Hiệu quả thông tin cho phép so sánh để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể cung cấp thông tin và khách thể tiếp cận thông tin cùng chi phí mà họ bỏ ra để có kết quả đó trong điều kiện nhất định. Dưới góc độ nghiên cứu quản lý hành chính, các nhà nghiên cứu cho rằng: Hiệu quả Chính phủ là hiệu quả tích cực thu được trong công tác hoặc hoạt động quản lý của Chính phủ. Do vậy, hiệu quả là kết quả đạt được của một hoạt động, là sự so sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được.
Trên thế giới hiện nay có 2 quan niệm phổ biến về hiệu quả đó là: Quan điểm truyền thống: Hiệu quả là nói đến phần còn lại của kết quả sau khi đã trừ đi chi phí. Hiệu quả là tỷ lệ giữa kết quả thu được với chi phí bỏ ra. Quan điểm hiện đại: Theo quan điểm hiện đại khi tính hiệu quả phải căn cứ vào các yếu tố như: Trạng thái động của mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra; yếu tố thời gian là một yếu tố quan trọng trong tính toán hiệu quả. Đặc biệt trong lưu trữ, 11 việc tính đến yếu tố thời gian là rất quan trọng).
Hiệu quả còn tính đến trên các phương diện tài chính, xã hội và môi trường. Từ việc phân tích khái niệm và các quan điểm về hiệu quả trên, trong phạm vi luận văn, tác giả đưa ra khái niệm hiệu quả như sau: Hiệu quả là phạm trù phản ánh trình độ năng lực quản lý điều hành của các chủ thể nhằm đạt được kết quả đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất. Khái niệm lưu trữ Lưu trữ là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong đời sống xã hội. Có rất nhiều các quan niệm khác nhau về lưu trữ: Theo cuốn “Lưu trữ hiện đại - Nguyên tắc và kỹ thuật” (Modern Archives Principle techniques): Các cơ quan Lưu trữ có thể có nguồn gốc từ các nền văn minh Hy Lạp cổ đại.
“Trong thế kỷ thứ 5 và thứ 4 trước Công nguyên người dân Athens giữ các tài liệu có giá trị của họ trong đền thờ người mẹ của các vị thần, đó là đền Metroon nằm cạnh tòa án, tại quảng trường công cộng ở Athens. Trong ngôi đền này có các điều ước, luật, biên bản đại hội công chúng và các văn bản khác của Nhà nước. Trong số các tài liệu đó có tuyên bố của Socrates viết trong phòng riêng của mình, các bản thảo viết tay của các tác phẩm của Aeschylus, Sophocles, và Euripides, và danh sách những người chiến thắng trong các thế vận hội Olympic. Những tác phẩm đã được bảo quản và truyền từ thời xa xưa cho đến khoảng thế kỷ thứ ba sau Công nguyên ở dạng các cuộn giấy cói” [38, tr.
Theo từ điển tiếng Việt cho rằng: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác” [16, tr. Do đó, lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để nhằm mục đích tra cứu, khai thác và sử dụng chúng. Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Lưu trữ có hai nghĩa, nghĩa thứ nhất là “Giữ lại các văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết” và nghĩa thứ hai “Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ 12 bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [20, tr. Trong cuốn “Principles and Techniques” (1956) tác giả Theodore Roosevelt Schellenberg xác định lưu trữ hay còn gọi là cơ quan lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011 không có khái niệm lưu trữ là gì mà chỉ có khái niệm về tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.” Từ các quan niệm trên, tác giả luận văn đưa ra quan niệm về lưu trữ như sau: Lưu trữ là việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích quốc gia, cơ quan, tổ chức và cá nhân. Khái niệm về hoạt động lưu trữ Hoạt động là quá trình tác động qua lại tích cực giữa con người với thế giới khách quan mà qua đó mối quan hệ thực tiễn giữa con người với thế giới khách quan được thiết lập. Hoạt động bao gồm có đối tượng; có tính mục đích, vận hành theo nguyên tắc gián tiếp.
Căn cứ Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [22]. Đây là định nghĩa mà chúng tôi sử dụng trong suốt quá trình làm luận văn này. Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ Hiệu quả hoạt động là phạm trù phản ánh trình độ năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đạt được kết quả đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất trong hoạt động lưu trữ và phục vụ cho lợi ích xã hội, cơ quan, tổ chức và cá nhân. Hiệu quả hoạt động lưu trữ là kết quả đạt được khi tiến hành các hoạt động lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài 13 liệu lưu trữ) nhằm tác động đến tài liệu lưu trữ nhằm đạt được mục tiêu, yêu cầu đặt ra.
Vai trò hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam Thứ nhất, phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác lưu trữ nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng Hiện nay, bên cạnh sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường của nước ta, vị thế của lưu trữ ngày càng được đánh giá cao. Thông tin tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên thông tin quan trọng cho hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm. Đây là một kho tài liệu vô cùng quý báu của quốc gia, giúp cho tổ chức, đơn vị, cá nhân… tìm kiếm thông tin hữu ích để nghiên cứu đề tài khoa học; làm luận án, luận văn trong và ngoài nước; giảng dạy; biên soạn sách; tìm lại những hồ sơ, làm các chế độ chính sách cho đội ngũ công chức, viên chức và người lao động… Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm còn phục vụ các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao và nhiều hoạt động khác trong xã hội. Viện Hàn lâm là cơ quan nghiên cứu khoa học lớn nhất của cả nước.
Tài liệu lưu trữ được hình thành gồm 2 khối: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học và công nghệ. Các khối tài liệu đó có ý nghĩa thực tiễn quan trọng là phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành, thực hiện yêu cầu khai thác của Lãnh đạo và tất cả các chuyên viên của các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm. Tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm phản ánh thông tin lịch sử về Viện Hàn lâm một cách trực tiếp và trung thực. Nếu được thu thập và tổ chức tốt thì những giá trị cơ bản và thực tiễn của tài liệu có thể phục vụ tốt cho nghiên cứu, biên soạn lịch sử của Viện Hàn lâm; phục vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ; phục vụ hoạt động quản lý.