Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động ngoại thương của Việt Nam thông qua việc tham gia các tổ chức và hiệp định thương mại như Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN), Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (APEC). Sự gia tăng của kim ngạch xuất nhập khẩu kéo theo nhu cầu mở rộng dịch vụ giao nhận vận tải, đặc biệt là phương thức vận tải đường biển – loại hình chuyên chở chiếm hơn 90% tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của cả nước nhờ ưu thế chi phí thấp (bằng 1/6 so với đường hàng không, 1/3 so với đường sắt, 1/2 so với đường bộ) và khả năng vận chuyển khối lượng lớn. Tuy nhiên, vận tải đường biển cũng tồn tại những hạn chế như tốc độ chậm, phụ thuộc điều kiện thời tiết, tính linh hoạt và mức độ tiếp cận không cao.

Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài được thành lập năm 2018 (chi nhánh thứ 17 của tập đoàn Portever Shipping thành lập năm 1996 tại Ninh Ba, Trung Quốc). Do thời gian hoạt động tại Việt Nam còn ngắn, kinh nghiệm và nghiệp vụ thực tế của đội ngũ nhân sự chưa đồng đều, phạm vi giao nhận còn tập trung ở một số mặt hàng nhất định, công ty phải đối mặt với áp lực cạnh tranh thị phần gay gắt từ các doanh nghiệp logistics trong và ngoài nước. Nhằm giải quyết các điểm nghẽn trong vận hành, khóa luận tập trung nghiên cứu thực trạng và xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giai đoạn 2023-2028.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và các quy định pháp lý, tiêu chuẩn liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam, nhận diện các nhân tố ảnh hưởng bên trong và bên ngoài.
  3. Đề xuất các hàm ý quản trị và giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong giai đoạn 2023–2028.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam.
  • Phạm vi nội dung: Quy trình nghiệp vụ của người giao nhận, thủ tục hải quan, chuẩn bị chứng từ và xử lý các giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng nhập khẩu bằng đường biển.
  • Phạm vi không gian: Bộ phận giao nhận và vận hành (Operations - OPS) tại Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2019–2021; số liệu sơ cấp giai đoạn 2021–2022; định hướng giải pháp áp dụng cho giai đoạn 2023–2028.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài dựa trên các khái niệm chuẩn mực về giao nhận và logistics theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) và Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005. Các vai trò cơ bản của người giao nhận được phân loại cụ thể gồm: Môi giới hải quan (Customs Broker), Đại lý (Agent), Người gom hàng (Cargo Consolidator), Người chuyên chở (Carrier), Người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) và Người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator - MTO). Cơ sở lý thuyết quản trị vận hành áp dụng khung 5 chức năng của Roger Schroeder (quy trình, năng lực, tồn kho, lực lượng lao động và chất lượng), kết hợp mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter (đối thủ cạnh tranh hiện tại, đối thủ tiềm ẩn, sản phẩm thay thế, khách hàng và nhà cung ứng) để phân tích môi trường ngành.

Cơ sở pháp lý quốc tế và trong nước được trích dẫn gồm:

  • Pháp luật quốc tế: Công ước Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (Công ước Viên 1980 - CISG); Công ước quốc tế về thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Brussels 1924); Nghị định thư Visby 1968/1986; Công ước Liên Hợp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển (Hamburg 1978/1987); Công ước Liên Hợp Quốc về vận tải hàng hóa đa phương thức quốc tế (Geneva 1980).
  • Văn bản pháp luật trong nước: Luật Thương mại 2005; Luật Hàng hải Việt Nam 2005; Luật Tổ chức Chính phủ 2001; Nghị định số 12/2006/NĐ-CP; Nghị định số 140/2007/NĐ-CP; Quyết định số 2106/QĐ-GTVT ngày 32/8/1997 của Bộ Giao thông Vận tải quy định về xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam.
  • Cơ sở thanh toán quốc tế: Phân tích các phương thức Chuyển tiền, Nhờ thu (D/P, D/A), Ghi sổ, Hàng đổi hàng và Tín dụng chứng từ (L/C không thể hủy ngang, L/C có xác nhận, L/C miễn truy đòi, L/C chuyển nhượng, L/C giáp lưng, L/C tuần hoàn, L/C dự phòng, L/C đối ứng, L/C điều khoản đỏ).

Phương pháp nghiên cứu bao gồm:

  • Phương pháp tiếp cận: Tiếp cận vi mô tại doanh nghiệp và tiếp cận vĩ mô qua môi trường thị trường ngành logistics.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thống kê mô tả từ báo cáo tài chính, tài liệu vận hành nội bộ; thu thập thông tin sơ cấp thông qua phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng Logistics tại công ty.
  • Phương pháp phân tích: Phương pháp so sánh tương đối và tuyệt đối các chỉ tiêu kết quả kinh doanh; xây dựng Ma trận đánh giá các yếu tố bên trong (IFE), Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài (EFE) và Ma trận điểm mạnh - điểm yếu - cơ hội - thách thức (SWOT) để định hình chiến lược.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Chương 1 hệ thống hóa khái niệm, đặc điểm của dịch vụ giao nhận (không tạo ra sản phẩm vật chất, mang tính thụ động, chịu tính thời vụ, phụ thuộc cơ sở hạ tầng kỹ thuật và trình độ nhân sự) cùng vai trò đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Tác giả trình bày chi tiết các phương thức gửi hàng bằng container (FCL/FCL, LCL/LCL) cùng các chỉ tiêu kỹ thuật tiêu chuẩn của 3 loại container phổ biến.

Chỉ tiêu kỹ thuật Đơn vị tính Container 20'DC Container 40'DC Container 40'HC
Chiều dài bên trong m 5,01 - -
Chiều rộng bên trong m 2,33 - -
Chiều cao bên trong m 2,69 - 2,69
Chiều rộng cửa m 2,33 - -
Chiều cao cửa m 2,28 - -
Trọng lượng riêng kg 2.229 3.701 3.968
Trọng tải kg 23.956 26.780 26.512
Trọng lượng toàn phần kg 23.956 30.481 30.480

Bên cạnh đó, chương này phân tích 6 nhân tố bên trong (quản trị, sản xuất/vận hành, marketing, tài chính/kế toán, R&D, hệ thống thông tin) và 4 nhân tố môi trường vĩ mô (kinh tế, tự nhiên - văn hóa - xã hội, pháp luật, công nghệ) tác động đến dịch vụ. Tác giả xác lập 6 tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận: (1) Thiết kế, bố trí hợp lý; (2) Nhanh chóng - kịp thời; (3) Đồng bộ; (4) Tin cậy, chính xác; (5) An toàn; (6) Giá dịch vụ hợp lý.

Chương 2: Thực trạng của Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Chương 2 mô tả quá trình thành lập của Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam (mã số thuế 0314921971, đại diện pháp luật: Bành Đại Khoa, trụ sở tại số 262 Huỳnh Văn Bánh, Phường 11, Quận Phú Nhuận, TP.HCM, slogan "You trust we do best"). Cơ cấu tổ chức công ty được thiết lập gồm 134 nhân sự phân bổ tại các bộ phận chức năng:

Phòng ban Bộ phận trực thuộc Số lượng nhân sự (người)
Ban Giám đốc Giám đốc & Phó Giám đốc 2
Phòng Hàng nhập Trưởng phòng 1
Bộ phận Chứng từ 20
Bộ phận Import Customer Service 20
Bộ phận Operations (OPS) 30
Phòng Hàng xuất Trưởng phòng 1
Bộ phận Chứng từ 25
Bộ phận Export Customer Service 19
Phòng Logistics Trưởng phòng Logistics 1
Bộ phận Khai báo hải quan 22
Bộ phận Giao nhận 30
Bộ phận Đóng mở container 36
Phòng Kế toán - Nhân sự Kế toán trưởng & Kế toán viên 3
Nhân sự 1

Số liệu tài chính phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019–2021 tăng trưởng đều đặn qua các năm:

Chỉ tiêu tài chính Năm 2019 (Triệu đồng) Năm 2020 (Triệu đồng) Năm 2021 (Triệu đồng) Biến động 2020/2019 (%) Biến động 2021/2020 (%)
Tổng doanh thu 3.517.289 3.945.921 4.212.902 +12,19 +6,77
Tổng chi phí 3.321.836 3.689.341 3.915.671 +11,06 +6,13
Lợi nhuận trước thuế 195.453 256.580 297.231 +31,27 +15,84
Lợi nhuận sau thuế 175.908 230.922 267.589 +31,27 +15,87

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thực tế tại công ty được khảo sát gồm 8 bước tác nghiệp:

  1. Tìm kiếm, liên hệ khách hàng có nhu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ (Phòng Sales thực hiện, báo giá linh hoạt theo nhóm khách hàng).
  2. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu (Sales tiếp nhận bản gốc, chuyển OPS kiểm tra chéo lần 2).
  3. Khai báo hải quan điện tử (Nhân viên OPS chứng từ sử dụng phần mềm "ECUS5-VNACCS" để truyền dữ liệu).
  4. Lấy Lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu.
  5. Làm thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu tại các chi cục hải quan.
  6. Tiến hành lấy hàng tại cảng/kho và giao cho khách hàng.
  7. Bàn giao hồ sơ, hóa đơn và quyết toán chi phí làm hàng với phòng kế toán.

Đánh giá thực trạng chỉ ra các hạn chế: doanh nghiệp chưa có phòng Marketing chuyên trách khiến việc tiếp cận khách hàng phụ thuộc vào nỗ lực ngẫu nhiên của Sales; tình trạng quá tải cục bộ xảy ra vào mùa cao điểm ảnh hưởng đến chất lượng tác nghiệp của OPS; một số sai sót chứng từ vẫn xuất hiện làm phát sinh chi phí phạt và kéo dài thời gian thông quan. Chương 2 cũng tổng hợp các yếu tố môi trường để xây dựng ma trận IFE, EFE và mô hình SWOT cho doanh nghiệp.

Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp

Chương 3 xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động của Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam đến năm 2028, tập trung củng cố vị thế đại lý gom hàng lẻ và mở rộng cung cấp dịch vụ logistics tích hợp. Trên cơ sở kết quả ma trận IFE, EFE và SWOT, tác giả đề xuất 7 nhóm giải pháp (hàm ý quản trị):

  1. Mở rộng thị trường kinh doanh, thiết lập mạng lưới đối tác trong và ngoài nước nhằm tối ưu hóa lợi nhuận.
  2. Duy trì và tăng cường quan hệ phối hợp với cơ quan Hải quan tại các cảng/chi cục để rút ngắn thời gian xử lý thủ tục.
  3. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý, kiểm soát và tối ưu hóa các chi phí vận hành phát sinh trong khâu làm hàng.
  4. Nâng cao chất lượng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, thiết lập lộ trình tuyển dụng và đánh giá năng lực rõ ràng.
  5. Kiểm soát nghiêm ngặt các công đoạn trong quy trình nhập khẩu, đặc biệt là khâu rà soát tính hợp lệ của bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai.
  6. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chứng từ, theo dõi lộ trình đơn hàng và trao đổi dữ liệu điện tử.
  7. Tìm kiếm đối tác cung ứng dịch vụ vận chuyển phụ trợ và đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ kho bãi và khai thác hàng hóa.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu và đóng góp thực tiễn:

  • Phân tích chi tiết quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại một doanh nghiệp logistics có vốn đầu tư nước ngoài, làm rõ sự phối hợp giữa các bộ phận Sales, Chứng từ, OPS hiện trường và Kế toán.
  • Đánh giá định lượng kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019–2021: doanh thu tăng trưởng từ 3.517.289 triệu đồng lên 4.212.902 triệu đồng; lợi nhuận sau thuế tăng từ 175.908 triệu đồng lên 267.589 triệu đồng.
  • Nhận diện các điểm nghẽn thực tế: thiếu phòng Marketing chuyên biệt, áp lực biến động theo mùa vụ, rủi ro sai sót chứng từ khi truyền phần mềm ECUS5-VNACCS.
  • Đề xuất hệ thống 7 giải pháp quản trị mang tính đồng bộ từ thị trường, nhân sự, kiểm soát quy trình đến công nghệ nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận của doanh nghiệp giai đoạn 2023–2028.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế do điều kiện nghiên cứu:

  • Dữ liệu thứ cấp phục vụ phân tích tài chính chỉ giới hạn trong giai đoạn 2019–2021 và dữ liệu sơ cấp đến năm 2022.
  • Phạm vi khảo sát chuyên sâu tập trung tại bộ phận giao nhận đường biển của chi nhánh TP.HCM, chưa so sánh toàn diện với các phương thức vận tải khác (đường hàng không, nội địa) của công ty hoặc so sánh đối chuẩn (benchmarking) trực tiếp với các doanh nghiệp logistics đối thủ trong cùng phân khúc.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát định lượng về mức độ hài lòng của khách hàng sử dụng dịch vụ và đánh giá hiệu quả kinh tế sau khi triển khai các nhóm giải pháp đề xuất.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo cho:

  • Sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng khi tìm hiểu cấu trúc thực tế của một bài khóa luận tốt nghiệp theo định hướng phân tích thực trạng và xây dựng ma trận chiến lược (IFE, EFE, SWOT).
  • Người học và nhân viên mới làm việc tại các công ty logistics, đại lý giao nhận cần tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình tác nghiệp của bộ phận OPS hàng nhập khẩu bằng đường biển và cách thức sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam được thành lập khi nào và thuộc hệ thống nào?
    Công ty được thành lập vào ngày 15 tháng 03 năm 2018 tại TP.HCM với 100% vốn nước ngoài, là chi nhánh thứ 17 và là công ty nước ngoài đầu tiên thuộc hệ thống Công ty TNHH Portever Shipping (thành lập năm 1996 tại Ninh Ba, Chiết Giang, Trung Quốc).

  2. Bộ phận nào trong công ty trực tiếp thực hiện việc mở tờ khai và làm việc tại hiện trường cảng?
    Bộ phận Operations (OPS) thuộc Phòng Hàng nhập phối hợp cùng Phòng Logistics thực hiện các nhiệm vụ này; trong đó nhóm chứng từ OPS lên tờ khai điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS và nhóm hiện trường trực tiếp làm thủ tục hải quan, lấy lệnh giao hàng (D/O) và nhận hàng tại cảng.

  3. Kết quả doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2020 và 2021 biến động ra sao?
    Năm 2020, doanh thu đạt 3.945.921 triệu đồng (tăng 12,19%) và lợi nhuận sau thuế đạt 230.922 triệu đồng (tăng 31,27% so với năm 2019). Năm 2021, doanh thu đạt 4.212.902 triệu đồng (tăng 6,77%) và lợi nhuận sau thuế đạt 267.589 triệu đồng (tăng 15,87% so với năm 2020).

  4. Khóa luận chỉ ra những hạn chế chính nào trong khâu tìm kiếm khách hàng và kiểm tra chứng từ tại công ty?
    Công ty chưa có phòng Marketing chuyên biệt khiến nhân viên Sales tìm kiếm khách hàng thụ động, chịu áp lực thời vụ; khâu kiểm tra chứng từ đôi khi vẫn để lọt sai sót dẫn đến việc tờ khai hải quan bị từ chối hoặc bị xử phạt hành chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Anh Thư đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phân tích thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Portever Shipping Việt Nam. Thông qua việc phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019–2021 và quy trình vận hành của bộ phận OPS, nghiên cứu chỉ rõ các thành tựu tăng trưởng cùng các hạn chế về marketing, chứng từ và áp lực thời vụ. Trên cơ sở đó, tác giả xây dựng 7 nhóm giải pháp quản trị thực tiễn nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả giao nhận của doanh nghiệp trong giai đoạn 2023–2028.