Chương 1: Giới thiệu Đề tài nghiên cứu; Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp; Chương 3: Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Công nghệ Thiên Việt; Chương 4: Thảo luận kết quả và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Công nghệ Thiên Việt. 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Lý luận chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ trong Doanh nghiệp 2.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay, có rất nhiều quan điểm về hệ thống KSNB. Cụ thể là: Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) Theo chuẩn mực Kiểm toán ISA 315 về “Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường doanh nghiệp và đánh giá rủi ro có trọng yếu” của Liên đoàn Kế toán quốc tế, KSNB được hiểu là “một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động cùng hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ” [31]. Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị.
KSNB được hiểu không phải là hệ thống mà là qui trình. Theo quan điểm của Hiệp hội các tổ chức tài trợ (COSO) Theo quan điểm của COSO, “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các qui định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả” [24]. Theo đó, KSNB được hiểu là: KSNB là một quá trình: Tất cả các hoạt động của một đơn vị đều phải thông qua một chuỗi các quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát được hoạt động của mình, các hoạt động này được diễn ra hằng ngày và được hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của một tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.
6 KSNB do con người chi phối, bao gồm: HĐQT, BGĐ, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là công cụ của nhà quản lý chứ không thay thế cho quản lý. Con người sẽ vạch ra mục tiêu đưa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Mỗi thành viên tham gia trong một tổ chức với những khả năng, kinh nghiệm, kiến thức khác nhau.
Việc hiểu rõ, trao đổi, hành động nhiều khi không nhất quán. Do vậy, để KSNB có hiệu quả thì mọi thành viên trong một tổ chức phải hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được mối liên hệ, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, điều này khẳng định KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối. Bởi KSNB khi vận hành vẫn còn có những hạn chế vốn có như: sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý.Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
Theo quan điểm của Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ AICPA: Hệ thống KSNB được định nghĩa là “Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra” [26] Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán. Như vậy, mỗi một khái niệm đều có cách nhìn nhận về hệ thống kiểm soát nội bộ trên các góc độ khác nhau. Từ bản chất của hệ thống KSNB có thể rút ra các mục tiêu của hệ thống KSNB, bao gồm: Thứ nhất, nhóm mục tiêu về Báo cáo tài chính. KSNB đảm bảo về tính trung thực, đáng tin cậy, hợp lý của Báo cáo tài chính.
Các thông tin kinh tế, tài chính được cung cấp thông qua hệ thống Báo cáo tài chính là căn cứ cho việc ra các quyết 7 định của nhà quản lý. Để đảm bảo tính đúng đắn, phù hợp của các quyết định quản lý thông tin đó phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính đầy đủ, khách quan, trung thực và đáng tin cậy về thực trạng tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của DN; phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và có thể so sánh được. Với mục tiêu trên hệ thống các qui định, chính sách, các thủ tục và bước kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN phải đảm bảo: Các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý). Có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành sao cho không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn). Để kiểm soát, bảo vệ được tài sản thì mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm. Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra có thể dẫn đến một sự lừa đảo và ảnh hưởng làm tổn thất tài sản. Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, các tài sản hiện có phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ).
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành nhằm không để bất cứ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, hay một tài sản hiện có nào nằm ngoài sổ kế toán. Chúng phải được ghi đầy đủ vào các sổ kế toán kế toán và được tổng hợp trên các Báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế, các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính toán đúng đắn (sự đánh giá và tính toán). Hệ thống kiểm soát nội bộ phải có các quá trình kiểm soát để đảm bảo là không để xảy ra sai sót trong khi đánh giá, tính toán và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.
Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Các quá trình kiểm soát phải bao gồm một hệ thống các tài khoản thích hợp, được qui định rõ ràng về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế một cách đúng đắn. 8 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh kịp thời, đúng kỳ (tính đúng kỳ và kịp thời). Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi trước hoặc sau khi chúng sảy ra sẽ làm tăng khả năng sai sót trong việc bỏ quên hoặc ghi trùng, nếu khác kỳ chúng sẽ làm sai lệch thông tin trên các Báo cáo tài chính.
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế để đảm bảo rằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi kịp thời, đúng kỳ vào các sổ kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết và phải được tổng hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp). Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ phải được ghi sổ chi tiết để theo dõi riêng, sau đó được tổng hợp và dùng để đối chiếu với ghi chép tổng hợp trên sổ cái. Hoặc nhiều trường hợp khác, các nghiệp vụ riêng lẻ được tổng hợp chung trước khi vào sổ nhật ký, sau đó từ sổ nhật ký chuyển qua các sổ cái tổng hợp và được tổng hợp trình bày trên các Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp có thể dùng các phương pháp thích hợp khác nhau để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế nhưng cần phải có các thủ tục kiểm soát để đảm bảo rằng việc tổng hợp, ghi sổ và chuyển sổ các nghiệp vụ đó là đúng đắn và chính xác. Muốn các mục tiêu đều được đảm bảo thì toàn bộ quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin trên Báo cáo tài chính là phải tuân thủ các qui định của Luật, của chuẩn mực, chế độ kế toán. Thứ hai, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB đảm bảo việc chấp hành luật pháp và các qui định. KSNB không những đảm bảo hoạt động của DN tuân thủ các qui định của pháp luật mà còn hướng mọi thành viên trong DN vào việc tuân thủ các chính sách, các qui định trong nội bộ DN, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu củaDN.
Nói cách khác, KSNB cần phải: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong các khâu hoạt động của doanh nghiệp. 9 Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Thứ ba, nhóm mục tiêu về hoạt động.
KSNB nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của việc sử dụng các nguồn lực.Để tiến hành các hoạt động của mình đơn vị cần phải huy động và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực, công nghệ thông tin. KSNB có mặt ở mọi nơi, mọi cấp giúp DN bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của mình, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của DN. KSNB còn được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp đi lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp, các sai phạm trong quá trình hoạt động tránh lãng phí trong hoạt động.