Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), công tác quản lý văn bản (QLVB) tại các cơ quan nhà nước đang đứng trước yêu cầu cấp thiết phải hiện đại hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động. Tại Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội, số lượng văn bản đến và đi trong giai đoạn 2015-2019 trung bình mỗi năm trên 14.000 văn bản, trong đó năm 2019 số lượng văn bản đi tăng lên 23.054 văn bản, tăng khoảng 1,3 đến 1,6 lần so với các năm trước. Văn bản điện tử chiếm khoảng 77% tổng số văn bản đến, thể hiện xu hướng chuyển đổi số rõ nét. Tuy nhiên, công tác QLVB vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như việc sử dụng văn bản giấy vẫn phổ biến, quy trình xử lý chưa đồng bộ và hiệu quả chưa cao.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn 2015-2019, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, phù hợp với định hướng phát triển chính phủ điện tử (CPĐT) đến năm 2025. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại UBND huyện Sóc Sơn, với dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian 2015-2019, tập trung vào ứng dụng CNTT, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ QLVB.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc góp phần hoàn thiện công tác QLVB, thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước tại địa phương, đồng thời làm cơ sở tham khảo cho các cơ quan hành chính khác trong quá trình hiện đại hóa công tác văn thư.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý công, quản lý hành chính nhà nước và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Hai khung lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  1. Lý thuyết hiện đại hóa hành chính: Nhấn mạnh quá trình chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang quản lý hiện đại, ứng dụng công nghệ và đổi mới quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý nhà nước.

  2. Mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Áp dụng để xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng trong công tác QLVB, đảm bảo quy trình xử lý văn bản khoa học, minh bạch và hiệu quả.

Các khái niệm chính bao gồm: văn bản và văn bản điện tử, quản lý văn bản, hiện đại hóa công tác quản lý văn bản, hệ thống quản lý chất lượng ISO, phần mềm quản lý văn bản, và chính phủ điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập số liệu thống kê văn bản đến và đi từ phần mềm quản lý văn bản của UBND huyện Sóc Sơn giai đoạn 2015-2019; khảo sát trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất và quy trình quản lý văn bản tại UBND huyện; tài liệu pháp luật liên quan như Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tư 01/2019/TT-BNV, Quyết định 162/QĐ-UBND.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê số liệu văn bản, so sánh tỷ lệ văn bản điện tử và giấy, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT và áp dụng ISO trong QLVB. Phân tích tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác QLVB.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát toàn bộ cán bộ công chức làm công tác văn thư tại UBND huyện Sóc Sơn (97 người), trong đó 85,5% là nữ, đa số có trình độ trung cấp đến đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ hoặc các ngành khác.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập và phân tích dữ liệu từ năm 2015 đến 2019, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cho giai đoạn 2020-2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tăng trưởng số lượng văn bản và chuyển đổi số: Số lượng văn bản đi tại UBND huyện Sóc Sơn duy trì ổn định khoảng 14.000 văn bản/năm từ 2015-2018, tăng đột biến lên 23.054 văn bản năm 2019. Văn bản điện tử chiếm 100% văn bản đi năm 2019, trong khi văn bản đến điện tử chiếm khoảng 77% tổng số văn bản đến, cho thấy sự chuyển đổi mạnh mẽ sang quản lý văn bản điện tử.

  2. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản: UBND huyện sử dụng phần mềm QLVB&ĐHTN TDOffice với các chức năng quản lý văn bản đến, đi, xử lý công việc, phân quyền người dùng, theo dõi tiến độ xử lý văn bản. Phần mềm giúp giảm thiểu thời gian xử lý, tăng tính minh bạch và bảo mật thông tin.

  3. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015: UBND huyện đã ban hành hệ thống tài liệu, quy trình nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản, nâng cao trách nhiệm và hiệu quả công tác QLVB. Quy trình xử lý văn bản đi và đến được thực hiện chặt chẽ, có sự giám sát và theo dõi tiến độ.

  4. Cơ sở vật chất và nhân sự: 100% cán bộ công chức làm công tác văn thư được trang bị máy tính, máy scan, tủ đựng tài liệu và các thiết bị cần thiết. Tuy nhiên, trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ còn hạn chế, không có cán bộ trên đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ, phần lớn là trung cấp và đại học ngành khác.

Thảo luận kết quả

Việc tăng trưởng số lượng văn bản và tỷ lệ văn bản điện tử cao phản ánh xu hướng chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn. Phần mềm QLVB&ĐHTN đã góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản, giảm thiểu thất lạc và tăng cường bảo mật thông tin. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp chuẩn hóa quy trình, nâng cao trách nhiệm cán bộ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát, đánh giá hiệu quả công tác.

Tuy nhiên, hạn chế về trình độ chuyên môn của đội ngũ văn thư và sự phụ thuộc vào phần mềm cũng đặt ra thách thức trong việc duy trì và phát triển hệ thống QLVB hiện đại. So với một số nghiên cứu trong ngành quản lý công, việc đầu tư nâng cao năng lực cán bộ và cải thiện hạ tầng CNTT là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của quá trình hiện đại hóa.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượng văn bản đến và đi theo năm, biểu đồ tỷ lệ văn bản điện tử so với văn bản giấy, bảng phân loại trình độ chuyên môn nhân sự và sơ đồ quy trình xử lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao năng lực cán bộ công chức làm công tác văn thư: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư lưu trữ và kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ lên ít nhất 30% trong giai đoạn 2021-2025. Chủ thể thực hiện: UBND huyện phối hợp với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

  2. Mở rộng và nâng cấp hạ tầng CNTT: Đầu tư nâng cấp hệ thống mạng LAN, WAN, đảm bảo kết nối ổn định, tốc độ cao phục vụ trao đổi văn bản điện tử liên tục, không gián đoạn. Thời gian thực hiện trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Phòng CNTT UBND huyện phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ.

  3. Hoàn thiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO: Cập nhật, rà soát và cải tiến quy trình QLVB theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đảm bảo quy trình xử lý văn bản minh bạch, hiệu quả và có khả năng thích ứng với các thay đổi công nghệ. Chủ thể thực hiện: Văn phòng UBND huyện, Ban ISO.

  4. Tăng cường ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và mở rộng phạm vi sử dụng: Đẩy mạnh việc sử dụng phần mềm QLVB&ĐHTN trong toàn bộ các phòng ban, đơn vị trực thuộc và các xã, thị trấn trên địa bàn huyện. Mục tiêu đạt 100% các đơn vị sử dụng phần mềm trong vòng 3 năm tới. Chủ thể thực hiện: Văn phòng UBND huyện, Phòng CNTT.

  5. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, thân thiện: Cải thiện không gian làm việc, trang thiết bị văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công chức thực hiện công tác QLVB hiệu quả. Chủ thể thực hiện: UBND huyện, Ban quản lý dự án đầu tư cơ sở vật chất.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ: Nắm bắt kiến thức về hiện đại hóa QLVB, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm và áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công việc hàng ngày.

  2. Lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, xã: Hiểu rõ thực trạng và giải pháp hiện đại hóa QLVB để chỉ đạo, điều hành công tác văn thư hiệu quả, góp phần xây dựng CPĐT.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản lý công, hành chính học: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn về hiện đại hóa công tác QLVB tại địa phương.

  4. Các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý văn bản và giải pháp CNTT cho chính phủ điện tử: Hiểu nhu cầu thực tế, đặc điểm quy trình và yêu cầu kỹ thuật để phát triển sản phẩm phù hợp với cơ quan nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản là gì?
    Hiện đại hóa công tác QLVB là quá trình chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang ứng dụng công nghệ thông tin, tiêu chuẩn quản lý chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả, tính minh bạch và giảm thiểu giấy tờ trong xử lý văn bản.

  2. Tại sao cần áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong quản lý văn bản?
    ISO 9001:2015 giúp chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản, nâng cao trách nhiệm cán bộ, đảm bảo tính khoa học, minh bạch và hiệu quả trong công tác QLVB, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho giám sát và cải tiến liên tục.

  3. Phần mềm QLVB&ĐHTN có những chức năng chính nào?
    Phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản đến, đi, xử lý công việc, phân quyền người dùng, theo dõi tiến độ xử lý, lưu trữ tài liệu, thống kê báo cáo và hỗ trợ làm việc từ xa qua thiết bị di động.

  4. Những khó khăn chính trong hiện đại hóa công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn là gì?
    Khó khăn gồm trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư chưa đồng đều, hạ tầng CNTT còn hạn chế, thói quen sử dụng văn bản giấy vẫn phổ biến và cần cải tiến quy trình xử lý văn bản để phù hợp với công nghệ mới.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác QLVB trong các cơ quan nhà nước?
    Cần đào tạo nâng cao năng lực cán bộ, đầu tư hạ tầng CNTT, áp dụng phần mềm quản lý văn bản hiện đại, xây dựng quy trình chuẩn theo tiêu chuẩn ISO và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện.

Kết luận

  • Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Sóc Sơn đã đạt được nhiều kết quả tích cực với tỷ lệ văn bản điện tử chiếm khoảng 77-100% trong giai đoạn 2015-2019.
  • Việc ứng dụng phần mềm QLVB&ĐHTN và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản, giảm thiểu thất lạc và tăng cường bảo mật thông tin.
  • Hạn chế về trình độ chuyên môn cán bộ và hạ tầng CNTT cần được khắc phục để đảm bảo sự phát triển bền vững của công tác QLVB hiện đại.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực cán bộ, đầu tư hạ tầng, hoàn thiện quy trình và mở rộng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong giai đoạn 2020-2025.
  • Nghiên cứu là tài liệu tham khảo hữu ích cho cán bộ công chức, lãnh đạo cơ quan, nhà nghiên cứu và các đơn vị phát triển giải pháp CNTT trong lĩnh vực quản lý công.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan, đơn vị cần triển khai đồng bộ các giải pháp đề xuất, tăng cường đào tạo và đầu tư hạ tầng để thúc đẩy hiện đại hóa công tác quản lý văn bản, góp phần xây dựng chính phủ điện tử hiệu quả.