CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Quan niệm về công tác quản lý văn bản 1. Khái niệm văn bản và quản lý văn bản 1. Khái niệm văn bản Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.
Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể được diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ viết thì được gọi là ngôn bản, hay tên còn gọi thông thường là văn bản. Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều các định nghĩa về văn bản.
Theo nghĩa rộng thì văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Theo nghĩa hẹp, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các CQNN, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế.
như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. Ngoài ra còn một số cách hiểu khác từ các nhà nghiên cứu khác nhau: - Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội” [4]; - Quan niệm 2: Theo quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, Luan van 9 có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ” [4]; - Quan niệm 3: Theo quan niệm của các nhà nghiên cứu hành chính thì nghĩa rộng của văn bản “là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [4]. Tại Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư đã khái quat chung lại, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Văn bản như một hình thức, công cụ, phương tiện với mục tiêu nhằm truyền đạt từ chủ thể này đến chủ thể khác một cách chính xác nhất.
Để làm được việc này thì cần thiết phải có sự QLVB, không chủ nhằm mục tiêu truyền đạt thông tin chính xác mà còn để từ đó làm căn cứ thực hiện các hoạt động theo từng bước nhất định, nhằm khiến cho đối tượng hiểu chủ thể mong muốn hướng tới theo một nghĩa duy nhất. Văn bản điện tử là một dạng của văn bản nói chung và bắt đầu khi loại hình văn bản này được ghi lại ở mô hình kĩ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Khái niệm về “văn bản điện tử” xuất hiện khá nhiều trên một số văn bản pháp luật của nhà nước như: Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động QLNN, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đây là khái niệm chung nhất về thuật ngữ này và có cái nhìn khái quát chung xuất hiện trong quá trình ứng dụng thông tin trong QLNN.
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, cũng quy định rõ về việc giấy tờ phục vụ cho việc đăng ký doanh nghiệp cũng giải thích: Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24.2019 của BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc Luan van 10 của các cơ quan, tổ chức cũng quy định: Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa. Theo Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư mới nhất hiện nay, “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Do vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng.
Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp. Khái niệm quản lý văn bản Để tổ chức và thực hiện CCHC quốc gia cần phải thiết lập một hệ thống về các mục tiêu, tiêu chí cũng như đưa ra nhiệm vụ tối ưu nhằm từng bước hoàn thiện và HĐH hành chính cần thiết có sự tham gia, hỗ trợ của hệ thống văn bản và QLVB. QLVB là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.
QLVB áp dụng các phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi, đến và lưu hành trong cơ quan tổ chức, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan tổ chức, đảm bảo luân chuyển văn bản kip thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản. Là một trong bốn mặt của hoạt động của công tác văn thư, vì vậy QLVB góp phần hỗ trợ, củng cố và hoàn thiện hơn các hoạt động trong công tác văn thư, làm cơ sở tiền đề cho công tác lưu trữ được nhanh chóng, dễ dàng. QLVB nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc. “Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ Luan van 11 cho mọi hoạt động của cơ quan” [14].
“Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức” [18]. Vai trò của văn bản và quản lý văn bản Trong xã hội hiện đại, đặc biệt là trong hoạt động quản lý và điều hành, thông tin là một nguồn lực quan trọng hàng đầu, không thể thiếu và nhà quản lý cần phải có một phương tiện để ghi nhận thông tin, phải thu thập, xứ lý và truyền đạt, lưu trữ thông tin, và để làm được điều này thì văn bản như một phương tiện giải pháp hữu hiệu và không thể thiều để giải quyết được vấn đề đó. Ngoài ra, văn bản là nguồn thông tin chính thức, có độ tin cậy cao và quan trọng, mà cần thiết phải xây dựng hệ thống QLVB để điều hành cũng như quản lý cơ quan, tổ chức mang lại sự chuyên nghiệp. Văn bản là nguồn thông tin chính thức, có độ tin cậy cao và luôn gắn liền với hoạt động quản lý, thể hiện quyền lực của nhà quản lý trong cơ quan hay trong tổ chức.
Do vậy cần xác định rõ vai trò của văn bản không chỉ trong đời sống xã hội mà còn trong cơ quan, tổ chức thường xuyên sử dụng phương tiện này: - Nhà nước sử dụng hệ thống văn bản để hình thành nền hành chính quốc gia, để thống nhất quá trình quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội và hành chính. - Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng văn bản như là công cụ đắc lực trong việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. - Công dân dùng văn bản để chuyển những nguyện vọng, nhu cầu, mong muốn cho nhau hoặc cho các cơ quan có thẩm quyền. Việc QLVB đi đến một cách hiệu quả sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của cơ quan, hiệu quả xử lý công việc và đảm bảo bí mật thông tin: - Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội.
Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. - Thứ hai, giúp cho CBCC nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó Luan van 12 CBCC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. - Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức.
Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. - Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản được dựa trên căn cứ tại Điều 4 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05.2020 của CP về công tác văn thư và Điều 4, Điều 9 của Thông tư 01/2019/TT-BNV về quy trình xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư lưu trữ đã được Bộ Nội vụ ban hành 24.